摘要??? 本文從人社檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)人社檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了比較全面的分析。從設(shè)計(jì)目標(biāo)、功能框架、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等層面對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，旨在為社會(huì)保障業(yè)構(gòu)建一個(gè)精細(xì)化、一體化、科學(xué)化、規(guī)范化的信息系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 系統(tǒng)建設(shè) 設(shè)計(jì)策略

1 引言

公共就業(yè)服務(wù)是我國(guó)最重要的基本公共服務(wù)之一，各地都在努力改善，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，以便更好地執(zhí)行積極的公共就業(yè)服務(wù)政策，以最大程度地降低失業(yè)率，促進(jìn)就業(yè)。隨著人民群眾日益增長(zhǎng)的需求和政府能力建設(shè)的要求，將公共就業(yè)信息化建設(shè)擺在了突出的位置，體現(xiàn)了信息化建設(shè)的重要性和迫切性。人社部門一直致力于就業(yè)信息化的建設(shè)，也取得了巨大的成果。

為了減少檔案手工操作、適應(yīng)無(wú)紙化要求，在此基礎(chǔ)上提出了對(duì)檔案要求影像化管理和檔案審批辦理的流程化管理。

2 人社檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)

人社檔案管理系統(tǒng)建設(shè)按照系統(tǒng)工程的規(guī)范要求，以業(yè)務(wù)一體化為根本點(diǎn)，以信息一體化為基礎(chǔ)，梳理各類業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程，尤其是在就失業(yè)與社保保險(xiǎn)的聯(lián)動(dòng)方面，旨在提高經(jīng)辦效率，能更加全面、準(zhǔn)確地掌握就失業(yè)信息。同時(shí)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦的環(huán)節(jié)中，融入電子影像化管理，既能簡(jiǎn)化各級(jí)、各部門間的審批流程，又能便于日后調(diào)閱和備查。

其建設(shè)的總體目標(biāo)為：利用電子簽名技術(shù)、安全文檔、安全存儲(chǔ)技術(shù)、自動(dòng)切屏技術(shù)、業(yè)務(wù)提醒與推送技術(shù)等，提供將傳統(tǒng)的紙質(zhì)業(yè)務(wù)受理轉(zhuǎn)化為電子業(yè)務(wù)受理的方式，解決業(yè)務(wù)操作中紙質(zhì)文件管理的問(wèn)題、耗材成本控制的問(wèn)題、時(shí)間成本的問(wèn)題、業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)化的問(wèn)題等多種問(wèn)題，提供低成本、高效率的電子業(yè)務(wù)受理方式。

同時(shí)，對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理和規(guī)劃，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組。將原先單層的業(yè)務(wù)架構(gòu)升級(jí)為兩層的業(yè)務(wù)架構(gòu)，通過(guò)信息化手段將業(yè)務(wù)下放到基層人社機(jī)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦的效率和準(zhǔn)確率。精細(xì)劃分工作人員權(quán)限，理清工作人員的責(zé)任，保障系統(tǒng)的安全和滿足管理工作要求。

3 人社檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的整體規(guī)劃圖

應(yīng)用系統(tǒng)總體架構(gòu)正如建筑物的框架結(jié)構(gòu)，規(guī)模越大對(duì)結(jié)構(gòu)要求越高，軟件也是一樣，系統(tǒng)越龐大，生命周期越長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)的重要性就越明顯。建設(shè)一體化的檔案管理系統(tǒng)必須具有合理的整體規(guī)劃，這是整個(gè)一體化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。各種應(yīng)用只有在這個(gè)框架內(nèi)才能實(shí)現(xiàn)各類功能。

人社檔案管理系統(tǒng)總體架構(gòu)應(yīng)以社保系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、資源庫(kù)系統(tǒng)為主要支撐平臺(tái);以信息交換平臺(tái)為核心部件，實(shí)現(xiàn)一體化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，以及所有應(yīng)用之間的業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng);以統(tǒng)一的勞動(dòng)保障資源數(shù)據(jù)庫(kù)作為服務(wù)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ);通過(guò)統(tǒng)一公共服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)紙化和影像化。籍此，管理系統(tǒng)的整體規(guī)劃如圖1所示。

4 人社檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)原則

人社檔案管理系統(tǒng)是一項(xiàng)龐大的信息系統(tǒng)工程，為了保證系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一體化，實(shí)現(xiàn)信息共享，各系統(tǒng)間互聯(lián)互通，設(shè)計(jì)中應(yīng)遵循如下的設(shè)計(jì)原則。

4.1 標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上，建設(shè)應(yīng)采用符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)，采用成熟、先進(jìn)的技術(shù)，采用被實(shí)踐證明可靠的技術(shù)，采用已被業(yè)界廣泛接受的技術(shù)。嚴(yán)格遵守國(guó)家、勞動(dòng)部有關(guān)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，國(guó)家關(guān)于電子政務(wù)信息系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)指標(biāo)體系。遵守勞動(dòng)部、信息產(chǎn)業(yè)部等頒布的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

4.2 先進(jìn)性和成熟性

系統(tǒng)設(shè)計(jì)，特別是應(yīng)用軟件解決方案，要充分體現(xiàn)檔案管理的特點(diǎn)，滿足國(guó)家金保工程建設(shè)的要求，把科學(xué)的管理理念和先進(jìn)的技術(shù)手段緊密結(jié)合起來(lái)，提出先進(jìn)合理的業(yè)務(wù)流程，真正做到緊扣未來(lái)發(fā)展方向;系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)用先進(jìn)成熟的技術(shù)手段和標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，具有較高性能，符合當(dāng)今技術(shù)發(fā)展的方向，確保系統(tǒng)具有較強(qiáng)的生命力，有長(zhǎng)期的使用價(jià)值，符合未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。

4.3 全面性和專注性

系統(tǒng)設(shè)計(jì)和規(guī)劃應(yīng)合理、完整，涵蓋檔案管理業(yè)務(wù)經(jīng)辦等各方面的功能，具有較強(qiáng)的實(shí)用性和可行性，滿足未來(lái)勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

4.4 經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性

信息系統(tǒng)性能優(yōu)良，價(jià)格合理，具有較好的性能價(jià)格比，幫助用戶節(jié)省投資，做到物有所值;設(shè)計(jì)應(yīng)面向?qū)嶋H、注重實(shí)效，堅(jiān)持實(shí)用、經(jīng)濟(jì)的原則，應(yīng)充分合理利用原有設(shè)備和信息資源，應(yīng)用軟件應(yīng)考慮用戶的操作習(xí)慣，為用戶提供友好的操作界面以及豐富的聯(lián)機(jī)幫助，全面提升系統(tǒng)的實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性。

4.5 可靠性和穩(wěn)定性

設(shè)計(jì)時(shí)要采用可靠的技術(shù)，系統(tǒng)各環(huán)節(jié)具備故障分析與恢復(fù)和容錯(cuò)能力，在安全體系建設(shè)、復(fù)雜環(huán)節(jié)解決方案和系統(tǒng)切換等各方面考慮周到、切實(shí)可行，建成的系統(tǒng)安全可靠，穩(wěn)定性強(qiáng)，從而把各種可能存在的風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

4.6 安全性和保密性

系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)把安全性放在首位，既要考慮信息資源的充分共享，也要考慮信息的保護(hù)和隔離;系統(tǒng)應(yīng)該在各個(gè)層次對(duì)訪問(wèn)進(jìn)行控制，設(shè)置嚴(yán)格的操作權(quán)限;并充分利用日志系統(tǒng)、健全的備份和恢復(fù)策略增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。

4.7 可擴(kuò)展性和易維護(hù)性

設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮檔案管理業(yè)務(wù)在未來(lái)若干年內(nèi)的發(fā)展趨勢(shì)，具有一定的前瞻性，并充分考慮系統(tǒng)升級(jí)、擴(kuò)容、擴(kuò)充和維護(hù)的可行性;并針對(duì)本系統(tǒng)涉及用戶多、數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)，充分考慮如何大幅度提高業(yè)務(wù)處理的響應(yīng)速度以及統(tǒng)計(jì)匯總的速度和精度。

4.8 靈活性和兼容性

軟件設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的靈活要求，隨用戶需求的改變而及時(shí)調(diào)整，通過(guò)合理的模塊劃分，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用軟件對(duì)業(yè)務(wù)變更或軟件技術(shù)發(fā)展的靈活適應(yīng)能力。

5 人社檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開(kāi)發(fā)路線

為了保證系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)的開(kāi)放性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性，建議采用核心平臺(tái)三層框架結(jié)構(gòu)之上進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，我們采用如下的總體技術(shù)路線：

（1）在設(shè)計(jì)中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用B/S/S架構(gòu)，B/S/S架構(gòu)中的表現(xiàn)層以JSP技術(shù)為載體，控制邏輯以業(yè)界流行的Web Framework：Struts為核心實(shí)現(xiàn)手段，業(yè)務(wù)邏輯層采用J2EE/EJB的模式。

（2）中間層軟件（應(yīng)用服務(wù)器軟件）支持BEA WebLogic Server、Websphere等大型化、高性能平臺(tái)。關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)支持主流的ORACL數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

（3）采用J2EE體系架構(gòu)，并且參考了當(dāng)前主流的Web應(yīng)用框架（struts、WAF）等，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了適用于1+N人社作業(yè)系統(tǒng)的應(yīng)用框架。系統(tǒng)物理上整體分為客戶端、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。將業(yè)務(wù)邏輯處理集中到應(yīng)用服務(wù)器，應(yīng)用服務(wù)器具有良好的可擴(kuò)展性，對(duì)于提高系統(tǒng)的并發(fā)處理能力和計(jì)算能力有很大的幫助。

（4）采用面向?qū)ο蠹跋冗M(jìn)可行的分析和設(shè)計(jì)方法。采用最新的架構(gòu)驅(qū)動(dòng)的軟件開(kāi)發(fā)方法，按照CMM的要求制定一系列的開(kāi)發(fā)規(guī)范，并通過(guò)質(zhì)量保證小組在最大程度上保證了應(yīng)用體系架構(gòu)的總體質(zhì)量。用組件化、參數(shù)化、方法庫(kù)和工作流等技術(shù)，提高系統(tǒng)的擴(kuò)展性，以適應(yīng)各種業(yè)務(wù)的變化。

6 人社檔案管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)

根據(jù)人社檔案管理的業(yè)務(wù)要求、業(yè)務(wù)內(nèi)容和使用對(duì)象的不同，系統(tǒng)可分為檔案管理、退休管理和業(yè)務(wù)影像調(diào)閱管理等功能。

檔案管理包括了檔案托管、檔案日常管理、歷史檔案查詢及檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等業(yè)務(wù)功能，其具體流程如圖2所示。

其中檔案托管以個(gè)人或者單位向檔案管理部門提交申請(qǐng)，將檔案托管到檔案管理部門，經(jīng)由檔案管理部門按照姓名、身份證號(hào)、社保編號(hào)等進(jìn)行人員檔案新增入庫(kù)，生成檔案編號(hào)，打印標(biāo)簽，掃描材料（或高拍）存檔。申請(qǐng)經(jīng)中心統(tǒng)一確認(rèn)后，檔案最終入庫(kù)，完成檔案的托管。讀卡或錄入身份證號(hào)碼后，通過(guò)資源庫(kù)人員的機(jī)制處理，如果是新增的人員，通過(guò)讀取的身份證的信息入庫(kù)，如果已存在資源庫(kù)中的人員，需要與資源庫(kù)的姓名和身份證號(hào)，以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)情況進(jìn)行核對(duì);返回的結(jié)果如果需要合并的或業(yè)務(wù)處理的，則到業(yè)務(wù)科室進(jìn)行辦理。

檔案日常管理則是在檔案入庫(kù)之后，根據(jù)身份證號(hào)進(jìn)行檔案的查詢、轉(zhuǎn)移、調(diào)閱與檔案材料的變更。其中檔案查詢是根據(jù)身份證號(hào)查詢存檔信息，調(diào)出檔案系統(tǒng)材料信息，并記錄查閱檔案的來(lái)訪人員記錄;檔案移檔是根據(jù)身份證號(hào)查詢檔案的存檔信息，并根據(jù)來(lái)訪人員需求，錄入移檔信息，登記檔案轉(zhuǎn)移的詳細(xì)信息，掌握檔案流向;檔案借閱是根據(jù)身份證號(hào)查詢存檔信息，登記借檔信息（時(shí)間、借閱人、檔案信息），登記還檔信息（時(shí)間、還檔人、檔案信息），并做好借檔/還檔信息登記;檔案材料變更則是根據(jù)身份證號(hào)查詢存檔信息，通過(guò)錄入接口進(jìn)行檔案的增加/修改，并將新的檔案材料入庫(kù)，登記材料變更信息，做好檔案材料入庫(kù)標(biāo)記（現(xiàn)場(chǎng)/公司）。錄入接口要求為高拍儀、掃描儀或數(shù)據(jù)文件。

歷史檔案查詢則是在檔案托管、日常管理之后，根據(jù)姓名與身份證號(hào)進(jìn)行老檔案信息的模糊查詢。

而統(tǒng)計(jì)報(bào)表則包括了檔案托管統(tǒng)計(jì)表、檔案托管分級(jí)統(tǒng)計(jì)表、退休/退職的檔案托管人員統(tǒng)計(jì)表等，便于對(duì)檔案托管人員情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握存檔人員的詳細(xì)情況。

6.2 退休管理

根據(jù)退休的相關(guān)管理辦法，對(duì)于符合條件的退休申請(qǐng)人員，給予退休，及時(shí)進(jìn)行待遇調(diào)整，包括了退休申請(qǐng)、退休確認(rèn)、工資科審核、退休終審、退休證管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等業(yè)務(wù)功能，其具體流程如圖3所示。

只要符合退休條件的人員提交退休申請(qǐng)后，就管中心即可根據(jù)所提供材料進(jìn)行退休查詢（社保是否繳滿180個(gè)月，是否領(lǐng)取失業(yè)金，社保是否欠費(fèi)，選擇是否93年退休人員）。同時(shí)工資科審核、確認(rèn)退休申報(bào)人員工齡。在審核確認(rèn)后，計(jì)算養(yǎng)老待遇，社保系統(tǒng)做退休狀態(tài)標(biāo)記。最后根據(jù)身份證姓名等信息，打印并發(fā)放退休證

同時(shí)該系統(tǒng)還包括了統(tǒng)計(jì)報(bào)表，可以進(jìn)行退休申報(bào)花名冊(cè)、退休辦理完成花名冊(cè)、區(qū)級(jí)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在統(tǒng)計(jì)期內(nèi)的辦理退休統(tǒng)計(jì)表等，掌握退休人員的詳細(xì)情況。

6.3 業(yè)務(wù)影像調(diào)閱管理

為了方便業(yè)務(wù)的開(kāi)展，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了圖形化影像調(diào)閱組件。影像調(diào)閱組件提供了多種訪問(wèn)和展現(xiàn)方式，支持多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接入，提供相應(yīng)的檢索、查詢、訪問(wèn)、下載等多種影像服務(wù)。相關(guān)業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接調(diào)閱其權(quán)限范圍內(nèi)的影像，對(duì)于不具備相關(guān)權(quán)限的影像，則可通過(guò)申請(qǐng)方式調(diào)閱。

影像調(diào)閱組件可按業(yè)務(wù)類型對(duì)參保個(gè)人業(yè)務(wù)影像進(jìn)行劃分，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以查看到參保個(gè)人在整個(gè)人社業(yè)務(wù)生命周期中所有辦理業(yè)務(wù)的影像材料。同時(shí)還設(shè)置了個(gè)人影像時(shí)間軸，以時(shí)間點(diǎn)作為橫向維度可以定義出一個(gè)影像軸，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以直觀的點(diǎn)擊時(shí)間點(diǎn)查看對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)影像。如圖4、圖5所示。

總之，人社檔案管理系統(tǒng)是社會(huì)保障事業(yè)的重要組成部分，只有構(gòu)建一個(gè)高效、快捷、安全、業(yè)務(wù)一體化的信息系統(tǒng)，才能提高社會(huì)保障事業(yè)的管理和決策水平。

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