朱婧文 王燕

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）06-00-01

“科技檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位或個(gè)人在科技活動(dòng)中形成的、作為歷史記錄整理留存的信息載體?！彼哂兄R(shí)性和信息性、原始性和記錄性、成果性和社會(huì)文化性等重要性質(zhì)，是進(jìn)行科技生產(chǎn)活動(dòng)、日常工作學(xué)習(xí)和技術(shù)研究等不可缺少的重要理論依據(jù)，一直被大量傳閱、借閱、查詢、復(fù)印。作為人類重要的信息資源，科技檔案資源對(duì)人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步都有著重要意義。研究院所的主要工作職責(zé)是對(duì)科研項(xiàng)目的研究和創(chuàng)新，科技檔案是研究院所很多年來(lái)科研成果的保存和累積，也是科研單位知識(shí)生產(chǎn)的重要表現(xiàn)形式，科技檔案的開(kāi)發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的根本途徑。鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值也是現(xiàn)代科技產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的必然趨勢(shì)，那么作為知識(shí)資源載體的科技檔案知識(shí)化的有效整合，建立科技檔案資源庫(kù)就顯得尤為重要了。

一、轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)發(fā)和整理檔案信息資源

科技檔案對(duì)研究院所學(xué)術(shù)研究和科研創(chuàng)新工作的促進(jìn)意義是顯而易見(jiàn)的?？萍紮n案內(nèi)容的廣泛性和知識(shí)性等特性，使科技檔案在立檔與分類、系統(tǒng)整理和科學(xué)編目等檔案工作中提出了更高的要求。

首先，研究院所缺乏對(duì)科技檔案的整合管理工作?？蒲许?xiàng)目相關(guān)的管理性文件如立項(xiàng)審批文件、開(kāi)題報(bào)告、申請(qǐng)書(shū)、結(jié)題驗(yàn)收等歸科技處預(yù)立卷，專利證書(shū)歸國(guó)有資產(chǎn)處管理，科學(xué)研究性文件如實(shí)驗(yàn)記錄和總結(jié)、科研（項(xiàng)目）課題的研究報(bào)告、論文（著作）、設(shè)計(jì)文件和圖紙等的形成和管理部門(mén)在各個(gè)研究室或課題組。同一個(gè)課題的科技檔案預(yù)立卷工作，歸多個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)和管理，使得具有檔案最終保存和整理編研職責(zé)的綜合檔案室，在對(duì)其收集時(shí)有很大的難度，更難以進(jìn)行后面的價(jià)值和開(kāi)發(fā)與利用。

其次，科技檔案涉及的內(nèi)容復(fù)雜并形式多樣，既有與科研項(xiàng)目相關(guān)的實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)圖紙、論文專著、成果報(bào)告、學(xué)位論文等，也有立項(xiàng)審批、結(jié)題驗(yàn)收、進(jìn)展報(bào)告等科研管理文件，既有大量的紙質(zhì)文檔，也有越來(lái)越多的電子文檔，進(jìn)行分類、整合與管理，既要有檔案專業(yè)知識(shí)，還要有相應(yīng)的人力、資金和場(chǎng)地。部分科研院所因?yàn)闄n案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)，管理落后，設(shè)備老化，難免造成科研成果和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等資料的保存不當(dāng)或丟失，使科技檔案不完整，不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的參考借鑒作用。

再次，科研院所在對(duì)科研課題整理和分類時(shí)，通常是以課題分類法，這個(gè)方法就比較適用于獨(dú)立的研究課題進(jìn)行檔案和立檔管理。但是，往往一個(gè)專業(yè)的科研院所，所研究的領(lǐng)域和專業(yè)是十幾年甚至幾十年的創(chuàng)新和知識(shí)的研究累積，是若干個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目或課題的形式存在的。這些課題雖然研究?jī)?nèi)容和名稱各有不同，但很多是有相同的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相同的研究對(duì)象、相同的研究方法，在同一研究專業(yè)和領(lǐng)域有著內(nèi)在的聯(lián)系。檔案以科研項(xiàng)目或課題獨(dú)立保存，割裂了項(xiàng)目和課題間的有機(jī)聯(lián)系。

因此，檔案工作要轉(zhuǎn)變觀念，檔案的核心工作不僅是檔案的保存，開(kāi)發(fā)和整理檔案信息資源也是檔案工作的重要組成部分。首先應(yīng)建立科研檔案的歸檔范圍和歸檔流程，細(xì)化每個(gè)歸檔文件材料及其及應(yīng)歸檔部門(mén)，確保文件的完整準(zhǔn)確。其次，要開(kāi)發(fā)和整理已歸檔的多種類檔案，將紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案等載體形式整合到一個(gè)資源庫(kù)，進(jìn)行編目和利用;將相同研究領(lǐng)域和專業(yè)的獨(dú)立的科研項(xiàng)目和課題檔案進(jìn)行整合和二次編研，形成知識(shí)化得科技檔案資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，體現(xiàn)科研院所整體的科研技術(shù)水平。

二、有效整合知識(shí)資源，加強(qiáng)科研檔案編研

如何高效運(yùn)用科技檔案，提升科研單位知識(shí)生產(chǎn)的效率和能力，發(fā)揮科技檔案資源在知識(shí)生產(chǎn)和社會(huì)生產(chǎn)中的作用，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，是科研單位科技檔案面臨的重要課題。長(zhǎng)期以來(lái)水平科研研究院所已經(jīng)沉淀了大量的科研項(xiàng)目檔案，是文獻(xiàn)性知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累?？萍紮n案作為一種原始信息記錄， 雖然具有很大的利用價(jià)值，但其信息的存儲(chǔ)形式是離散分布的，庫(kù)藏科技檔案缺乏系統(tǒng)性，科技人員需要逐份查閱相關(guān)科技檔案，花費(fèi)大量時(shí)間精力“大海撈針”才可能找到有用信息。檔案的整合和編研工作，可以通過(guò)對(duì)復(fù)雜科技檔案信息的優(yōu)化與有序化，增強(qiáng)科技檔案信息的針對(duì)性，提高檔案的利用效率。

科技檔案的整合和編研是指根據(jù)客觀的需要，按照一定的題目，在對(duì)科技檔案信息分析和研究的基礎(chǔ)之上，對(duì)它們進(jìn)行匯集、加工，編制成各種科技檔案編研成果，為科技、生產(chǎn)及其各項(xiàng)管理工作活動(dòng)提供科技檔案信息服務(wù)?？萍紮n案整合和編研工作是開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源的一種形式。簡(jiǎn)而言之，科技檔案的整合和編研就是將大量分散的科技檔案信息科學(xué)加工編排，形成形式多樣、系統(tǒng)性的信息成果。具體有以下幾種：

1.科技成果簡(jiǎn)介

這是一種對(duì)科技檔案內(nèi)容和特征進(jìn)行提煉，以文摘形進(jìn)行簡(jiǎn)介的編研成品，按照“序言、總目錄、檔案編號(hào)、成果名稱、研制背景、課題立項(xiàng)及批復(fù)情況、主要完成人員、研究起止時(shí)間、創(chuàng)新點(diǎn)、內(nèi)容概述、主要戰(zhàn)技指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益、專利情況、應(yīng)用推廣、成果鑒定意見(jiàn)、成果評(píng)審、成果批復(fù)文件、獲獎(jiǎng)證書(shū)、成果配套材料目錄等”欄目設(shè)置，詳細(xì)介紹了科技成果綜合情況?？萍既藛T通過(guò)查閱 《 科技成果簡(jiǎn)介》，可以很方便地找到需要的綜合數(shù)據(jù)，還可根據(jù)檔案編號(hào)找到所有原件檔案深層利用。

2.科技工作年鑒

以年度為時(shí)限，條目記事體為體例結(jié)構(gòu)，由“前言編輯說(shuō)明、目錄、正文、統(tǒng)計(jì)表、圖片、附錄、索引”等組成，總結(jié)概括某特定單位“隸屬結(jié)構(gòu)、人員編制、資源管理、科技活動(dòng)情況、技術(shù)研究及學(xué)術(shù)交流、試驗(yàn)訓(xùn)練、設(shè)施建設(shè)、會(huì)議情況、大事計(jì)、各項(xiàng)基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、重大活動(dòng)影視圖片資料”的綜合性編研成品。年鑒全面系統(tǒng)反應(yīng)某特定單位建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，也為撰寫(xiě)各種史料提供真實(shí)、可靠的第一手材料。

3.科技史料

以本系統(tǒng)或本單位科技檔案為基礎(chǔ)編寫(xiě)，真實(shí)、全面反映本系統(tǒng)或本單位科技活動(dòng)歷史面貌和成果的史料性質(zhì)編研成品。

4.專題匯編與摘編

專題匯編是按照特定專題選取適用科技檔案，采用復(fù)制方法對(duì)分散的科技檔案部分或全文匯集加工的編研成品。 摘編是按照專題，以提供科技檔案精華內(nèi)容為目的，對(duì)科技檔案摘錄、整理編輯的編研成品。兩者選題范圍廣泛，內(nèi)容靈活，通過(guò)將分散的科技檔案信息有機(jī)整合，使利用者在最短時(shí)間內(nèi)獲得最大信息量。且不改變檔案原件、原圖內(nèi)容，既有憑證作用，又包含巨大使用價(jià)值。

5.圖集、圖冊(cè)

將設(shè)備生產(chǎn)、工程建造、測(cè)繪及某些專業(yè)性圖片、圖樣，如設(shè)計(jì)圖、施工圖、示意圖、完工圖等，配置必要的文字或數(shù)據(jù)說(shuō)明，按照專題匯編成集冊(cè)的編撰成品。其專業(yè)性、通用性強(qiáng)，可以直觀反映產(chǎn)品、設(shè)備或工程項(xiàng)目的技術(shù)數(shù)據(jù)和特征、用途，是相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員重要的參考資料和工作依據(jù)。

科技檔案編研是創(chuàng)新性科研活動(dòng)，它不是將科技檔案簡(jiǎn)單羅列串聯(lián)，而是對(duì)科技檔案信息進(jìn)行定向科學(xué)研究和加工整理，是具有研究性的科技服務(wù)工作?？萍紮n案編研著重通過(guò)對(duì)科技檔案信息內(nèi)容的分析研究，生產(chǎn)出科技檔案編研成果，是對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生的知識(shí)的分析、鑒別和整理，是使知識(shí)系統(tǒng)化的過(guò)程。搞好檔案服務(wù)工作，滿足實(shí)際的檔案利用服務(wù)需要，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，是開(kāi)展科技檔案編研工作的根本目的。

結(jié)束語(yǔ)

科技檔案是科研研究院所學(xué)術(shù)和科研發(fā)展歷史的見(jiàn)證，是寶貴的學(xué)術(shù)資源，具有重要的參考和促進(jìn)作用。我們知道科技檔案的整理和編研工作是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，我們必須引起足夠的重視，不可掉以輕心。這就要求我們改變以往陳舊的觀念，不能將科學(xué)檔案的整理工作簡(jiǎn)單的只當(dāng)做是保管的責(zé)任，而是結(jié)合目前的科技信息服務(wù)，打破傳統(tǒng)規(guī)則。創(chuàng)造出為科技檔案的整理和編研更切實(shí)可行的方案，讓檔案工作開(kāi)辟出一個(gè)新的局面，并發(fā)揮其最大作用，為人們提供更方便更快捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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