侯 怡

貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司貴陽(yáng)開(kāi)陽(yáng)供電局 貴州 貴陽(yáng) 550300

一、干部人事檔案現(xiàn)狀分析

1.1 干部人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)整理方式存在弊端 干部檔案分類(lèi)、整理標(biāo)準(zhǔn)不一,傳統(tǒng)的手工整理方式存在很多弊端。干部檔案材料以前須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,大于或小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行技術(shù)加工,剪裁、折疊、裱糊?，F(xiàn)在又規(guī)定統(tǒng)一用A4紙規(guī)格。這就需要我們花大量的時(shí)間對(duì)每一份檔案的每一頁(yè)加工處理,可謂艱辛瑣碎、耗時(shí)費(fèi)力。每年都有大批零散材料要?dú)w檔,常常是手中這一批檔案材料沒(méi)有裝訂完畢,新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進(jìn)來(lái)了。管理人員的大部分時(shí)間和精力都耗在剪、切、貼等方面,目錄大多是手工抄寫(xiě),勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)性強(qiáng)、效率低。

1.2 干部人事檔案歸檔材料審核鑒別力度不夠,影響檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性 由于多年來(lái)的重視不夠和管理不夠嚴(yán),致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問(wèn)題。主要有:一是材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等十項(xiàng)材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一,不真實(shí)。特別是干部的“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷),在填寫(xiě)相關(guān)資料時(shí)隨意性很大。比如姓名、出生日期,在檔案材料中前后不一致。三是填寫(xiě)不規(guī)范,比如有的個(gè)人履歷表需要填寫(xiě)的內(nèi)容沒(méi)有填全,并且未加蓋部門(mén)公章。而這些問(wèn)題往往都是由于檔案管理人員在收集時(shí)沒(méi)有把好材料審核關(guān)。

1.3 干部人事檔案信息化程度不高 隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新,計(jì)算機(jī)信息化的水平也在不斷提高,但有些先進(jìn)的技術(shù)手段在干部人事檔案管理中還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮。目前的干部人事檔案管理系統(tǒng)只是將干部檔案紙質(zhì)材料中的部分個(gè)人信息手工錄入,將基礎(chǔ)內(nèi)容數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)部分檔案目錄電子化。資料檢索、調(diào)閱檔案等仍是手工操作,無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。

二、規(guī)范干部人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

2.1 完善管理制度。(1)要進(jìn)一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理制度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問(wèn)題,確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠,維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。(2)要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)組織人事部門(mén)內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。(3)要建立工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度,保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)。

2.2 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。(1)組織人事部門(mén)應(yīng)有一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓干部人事檔案工作,從組織上保證檔案工作順利開(kāi)展,真正把干部人事檔案工作擺上重要位置,當(dāng)作一件經(jīng)常性的大事來(lái)抓。(2)要針對(duì)實(shí)際,制定目標(biāo)。結(jié)合本單位的實(shí)際情況,提出具體的工作目標(biāo),做到有計(jì)劃、有部署、有督查、有落實(shí)。(3)要加大投入力度,改善設(shè)施,保證檔案工作順利進(jìn)行而購(gòu)置必要的硬件所需經(jīng)費(fèi)。(4)單位要從信息資源的角度管理干部人事檔案,用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作,加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開(kāi)發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)轉(zhuǎn)變,把干部人事檔案管理部門(mén)建設(shè)成為干部、人才工作的信息庫(kù)和參謀部。

2.3 創(chuàng)新干部人事檔案管理機(jī)制。(1)在內(nèi)容上創(chuàng)新。完善單位干部人事檔案內(nèi)容,要在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上,建立職工工作業(yè)績(jī)檔案和能力檔案。(2)在整理手段上創(chuàng)新。一方面改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表,不進(jìn)個(gè)人檔案,將此類(lèi)表裝訂成冊(cè)歸入文書(shū)檔案,把考核結(jié)果、增資數(shù)額直接填入個(gè)人檔案目錄；另一方面改書(shū)本式檔案為活頁(yè)式檔案,這樣既可減輕裝訂檔案的勞動(dòng)強(qiáng)度,又利于檔案保護(hù)。

2.4 加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。(1)要有吃苦耐勞的精神。干部人事檔案工作是紛繁復(fù)雜的,要做大量艱苦細(xì)致的工作,這就要求檔案管理人員要淡泊名利,吃苦耐勞,忠于職守,踏實(shí)工作,增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心。(2)要有較高的政治素質(zhì)。要熱愛(ài)檔案事業(yè),具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感,這是做好檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。平時(shí),要重視和加強(qiáng)理論學(xué)習(xí),特別是要重視對(duì)新《條例》的學(xué)習(xí),切實(shí)提高自身素質(zhì),有嚴(yán)格的組織紀(jì)律和良好的職業(yè)道德,具備“依法治檔”、“依法用檔”意識(shí),有效維護(hù)檔案的完整與安全。(3)要有較強(qiáng)的服務(wù)理念。檔案工作本身就是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)的工作,人事檔案工作的宗旨就是服從和服務(wù)于干部工作。檔案管理工作者要努力練好基本功,熟悉業(yè)務(wù),當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職,按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案,防止檔案的破損、腿色、霉變和散失,確保檔案的完整和安全,并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密政策,嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度,為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之,我們要充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要作用,客觀(guān)真實(shí)地反映干部的真實(shí)面貌,為客觀(guān)評(píng)價(jià)、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。同時(shí),干部人事檔案管理不但要從制度上更新,還要從觀(guān)念上業(yè)務(wù)管理上更新,根據(jù)社會(huì)發(fā)展的總體趨勢(shì),采取有效措施,積極探索干部檔案現(xiàn)代管理模式,更好地為干部人事工作服務(wù)。