賈冠莉

【摘要】隨著信息化時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足基層檔案管理的需求，存在各種各樣的問題，這就要求各個單位要積極開展基層檔案管理信息化建設(shè)工作。本文從基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性入手，重點分析了當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并針對這些問題提出了幾點改善措施，希望能夠進一步促進基層檔案管理工作的開展。

【關(guān)鍵詞】基層檔案;信息化建設(shè);存在問題;改善措施

信息化時代的到來給基層檔案管理工作帶來了巨大影響，面對日益增多的檔案資料，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足檔案管理需求，這就要求基層單位要切實開展檔案信息化建設(shè)工作，這不僅能夠有效促進基層檔案管理工作的開展，同時也能有效解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的諸多問題。

一、基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

我們都知道檔案管理工作是基層單位的一項重要工作，這些檔案記錄了基層單位的發(fā)展歷程，對基層單位各項工作的開展具有非常重要的意義，然而傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是紙質(zhì)檔案管理，需要消耗大量的人力、物力，檔案管理效率較低，無法滿足基層單位對檔案工作的需求。而基層檔案管理信息化建設(shè)工作的前提就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過將紙質(zhì)檔案電子化能夠在很大程度上提高檔案使用效率。

當(dāng)前基層單位檔案管理設(shè)施都比較落后，容易造成紙質(zhì)檔案的損壞與丟失，無法滿足檔案管理的現(xiàn)代化需求，為了保證檔案管理工作的正常開展，必須將紙質(zhì)檔案電子化，這樣才能確保檔案的完整性和安全性，才能充分發(fā)揮出檔案管理的作用。

二、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）基層檔案管理信息化建設(shè)水平較低，無法真正發(fā)揮出信息化建設(shè)的作用。當(dāng)前基層檔案管理信息化建設(shè)水平較低，主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是基層單位的信息化設(shè)備不足，無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求，比如有些單位到現(xiàn)在都沒有配備完備的信息化設(shè)備，要么只有單一的計算機，要么只有打印、復(fù)印、掃描儀等，有的單位即便具有完備的信息化設(shè)備，但由于各種因素的影響，信息化設(shè)備的利用率也較低。二是基層單位檔案管理工作人員的水平較低，大多數(shù)基層檔案管理人員不是專業(yè)的檔案管理工作者，即便是專業(yè)的檔案管理工作者，面對信息化設(shè)備的迅速涌入，未切實掌握相關(guān)的管理技術(shù)，無法滿足檔案管理信息化建設(shè)工作的需求。

（二）對基層檔案管理信息化建設(shè)的認識不足。信息化時代的到來已經(jīng)將信息化技術(shù)滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，對于基層檔案管理工作而言，同樣受到信息化建設(shè)的影響，這就要求基層單位要充分重視基層檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。然而傳統(tǒng)的檔案管理思想已經(jīng)根深蒂固，基層單位對檔案管理的信息化建設(shè)工作不夠重視，一方面，認為信息化建設(shè)工作的開展可有可無，在具體的工作中仍然延用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，不愿意嘗試運用信息化管理方式，長此以往，勢必會影響檔案管理信息化建設(shè)進程。另一方面，只重視對檔案的保存和整理，卻忽視了檔案資料的運用，不利于提高檔案管理工作的水平。

（三）基層單位檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費投入不足。雖然基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作是大勢所趨，但是當(dāng)前對基層單位的檔案管理信息化經(jīng)費投入遠遠不足，這大大影響了檔案管理的信息化建設(shè)進程。這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理經(jīng)費經(jīng)常被挪用，無法真正運用到檔案管理工作中。二是沒有按照要求設(shè)立專門的檔案管理部門，認為檔案資料管理工作無關(guān)緊要。三是檔案資料的管理和利用缺乏系統(tǒng)性和穩(wěn)定性。

三、加強基層檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）持續(xù)加大對基層檔案管理信息化建設(shè)工作的投入。一是要加大硬件投入，為基層單位配備完備的信息化設(shè)備，比如計算機、掃描儀以及打印、復(fù)印機等，還要及時對這些設(shè)備進行維修和保養(yǎng)。二是要為基層檔案管理信息化建設(shè)工作設(shè)置專項資金，確保這些資金都用于信息化建設(shè)當(dāng)中，既要購置相應(yīng)的檔案管理信息化軟件設(shè)備，也要積極推進基層檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，這樣才能有效促進檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

（二）持續(xù)提高對基層檔案管理信息化建設(shè)的認識。通過提高人們對檔案管理信息化建設(shè)的認識，能夠使人們更加重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，一是要提高基層檔案管理工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的重視度，使他們認識到開展檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，這樣才能使其在具體工作中更多地運用信息化知識，更好地保管檔案、利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平。二是要提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)工作的重視度，使其充分認識到信息化建設(shè)的重要性，將信息化建設(shè)工作當(dāng)作一項重要工作來做。

（三）持續(xù)提升基層檔案管理信息化建設(shè)工作人員的能力。一是要使基層檔案管理人員認識到信息化建設(shè)的重要性，并不斷提升基層檔案管理工作人員的信息化水平。二是要不斷提升基層檔案管理人員的能力，使其能夠更好地開展檔案管理工作，將所學(xué)所用投入到檔案管理工作中。

四、結(jié)束語

綜上所述，我們知道檔案管理信息化建設(shè)是信息化時代的要求，也是其自身持續(xù)發(fā)展的要求，因此基層單位應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，一方面要持續(xù)提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，另一方面要持續(xù)加大對基層檔案管理信息化建設(shè)的投入，再一方面要持續(xù)提升基層檔案管理工作人員的工作能力。

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