陳培紀(jì)

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)生活和生產(chǎn)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理手段不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。電子檔案已逐步形成了一套完整的管理體系，具有準(zhǔn)確性高、信息容量大、效率高的特點(diǎn)。在當(dāng)前的檔案工作中，電子文件管理數(shù)量逐漸增多，為了更準(zhǔn)確、完整、可靠地利用電子檔案，本文從檔案管理入手，分析電子檔案的意義、問題及措施。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;安全;管理利用

隨著近年來網(wǎng)絡(luò)、多媒體以及軟件應(yīng)用等各種信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的方式以及載體都發(fā)生了很大的變化。電子檔案的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，電子檔案具有載體形式多、存貯密度高、檢索速度快等優(yōu)點(diǎn)，能夠有效提升現(xiàn)代檔案管理水平，豐富檔案資料的保存管理形式。但電子檔案同樣也存在一些不容忽視的缺陷，并且會(huì)在一定程度上對(duì)檔案管理的安全性造成影響。在此背景下，如何對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的管理加以改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化體系的建設(shè)，已成為當(dāng)前檔案部門重點(diǎn)研究項(xiàng)目中的一個(gè)主題，對(duì)促進(jìn)電子檔案管理更加高效、規(guī)范的發(fā)展具有非常重要的意義。

一、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

（一）有利于節(jié)省人力物力。首先，在傳統(tǒng)檔案管理中，辦公人員和辦公費(fèi)用通常是用增加人數(shù)和費(fèi)用來提高效率，導(dǎo)致管理成本急劇上升。特別是一些較脆弱的檔案資料，通常需要大量的人財(cái)物力才能維持好，并且不可避免地存在破壞的風(fēng)險(xiǎn)。而以網(wǎng)絡(luò)為載體的電子檔案閱讀不僅方便快捷，而且節(jié)省了存儲(chǔ)成本，節(jié)省了空間，避免了重復(fù)打印數(shù)據(jù)造成的紙張和人員的浪費(fèi)。其次，計(jì)算機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。利用計(jì)算進(jìn)行文件管理，有效地解決了傳統(tǒng)文件歸檔中文件遺漏時(shí)，避免重新進(jìn)行拆卷的問題，現(xiàn)在只需敲一下，就可以將檔案的目錄進(jìn)行修改，可以隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，避免出現(xiàn)文檔存積問題，省時(shí)省力。

（二）有利于提高服務(wù)質(zhì)量。數(shù)字化的檔案管理使得查詢數(shù)據(jù)非常簡單，使辦公人員能夠真正了解世界大事而足不出戶。由于信息在時(shí)間和空間上的流動(dòng)，數(shù)字化檔案實(shí)際上成了“無墻檔案”，檔案也從實(shí)體的存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)楸憷男畔⒖刂浦行摹?/p>

（三）有利于滿足多樣化需求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們滿足紙質(zhì)這種查看方式，一是不方便，二是太單調(diào)。他們更喜好以圖像、視頻的方式閱讀。電子檔案滿足了信息保存的多樣性，逐漸成為多樣化需求的主要解決方案。隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和需求也將發(fā)生變化，加強(qiáng)電子檔案管理有利于滿足這一多樣化的需求。

（四）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，不僅豐富了保存形式，還增加了異質(zhì)備份，它使檔案的管理、使用更加安全。特別是對(duì)于珍貴檔案來說，數(shù)字化處理后無疑能對(duì)其更好地保護(hù)，同時(shí)也防止了一些檔案篡改行為。

二、電子檔案管理現(xiàn)狀

（一）電子檔案載體安全。一般而言，電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)包括光盤、軟盤、硬盤和計(jì)算機(jī)內(nèi)存。由于這些載體較為復(fù)雜，在性能方面容易被外界環(huán)境影響。如溫度較高且潮濕的環(huán)境中容易滋生有害生物，空氣中的有害氣體和灰塵，光向外輻射產(chǎn)生的熱量等都會(huì)影響電子載體的耐久性致使電子檔案介質(zhì)的壽命短。與紙質(zhì)介質(zhì)相比，這些介質(zhì)的使用壽命較短，以普通的光盤為例，其使用壽命通常只有幾年。針對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)脆弱性這個(gè)問題，檔案管理人員不僅需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)，同時(shí)還要將檔案信息進(jìn)行備份處理。

（二）計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題存在隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的高度普及使得任何個(gè)人或機(jī)構(gòu)都能夠抓取網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)信息。檔案信息在信息化之后，其儲(chǔ)存載體與互聯(lián)網(wǎng)相連接，因此會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等的威脅，進(jìn)而影響到檔案信息的安全性;計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生故障，電子檔案就無法讀取;在不更新設(shè)備的情況下，不可能解決格式轉(zhuǎn)換問題，也會(huì)造成無法讀取。因?yàn)樯呻娮訖n案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件不同，所以有可能會(huì)出現(xiàn)無法兼容的情況，從而造成電子檔案不能讀取的現(xiàn)象;網(wǎng)絡(luò)本身也具有多種不安全因素，病毒和黑客的入侵導(dǎo)致電子文件數(shù)據(jù)泄露或被篡改和破壞，從而嚴(yán)重影響到電子文件的機(jī)密性、完整性和真實(shí)性。

（三）檔案內(nèi)容保密性方面的問題?，F(xiàn)階段，無紙化辦公已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢，但是由于這種辦公方式過于依賴計(jì)算機(jī)，電子操作設(shè)備成為數(shù)字檔案使用的基礎(chǔ)，從而使得檔案信息的儲(chǔ)存形式存在較高的單一性。這也是影響檔案信息安全性的一個(gè)重要因素。檔案是對(duì)一個(gè)單位成長的記錄，包括決策、發(fā)展目標(biāo)及運(yùn)行方式等機(jī)密性內(nèi)容，關(guān)乎一個(gè)單位的生死存亡。然而，電子檔案管理的保密性存在很大風(fēng)險(xiǎn)，主要包括兩個(gè)方面：第一，可以通過網(wǎng)絡(luò)使用任何終端設(shè)備獲取在某個(gè)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的電子文件。第二，在某個(gè)終端中的電子文件可以同時(shí)發(fā)送到多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。從這兩點(diǎn)來看，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)需要保密或限制的內(nèi)容，有著很大的安全保密風(fēng)險(xiǎn)。

（四）缺乏健全的管理制度和經(jīng)費(fèi)投入。由于現(xiàn)階段還有一些部門沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而造成了電子檔案管理和利用過程中操作規(guī)范不夠嚴(yán)格，無法有效應(yīng)對(duì)緊急事件的現(xiàn)狀;缺乏專門的組織機(jī)構(gòu)以及專門負(fù)責(zé)檔案信息管理安全的技術(shù)人員。由于經(jīng)費(fèi)投入不足，因此無法滿足必要的人員及崗位配置要求，這些因素都會(huì)對(duì)電子檔案管理的安全性造成直接的威脅。

（五）檔案管理人員缺乏足夠的安全意識(shí)以及能力水平。長期以來，由于傳統(tǒng)觀念的影響，尤其是在一些網(wǎng)絡(luò)發(fā)展較為落后的地區(qū)，大部分檔案工作者都不具備必要的網(wǎng)絡(luò)信息安全知識(shí)和技能，因此往往會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、無意侵權(quán)和電子文件儲(chǔ)存錯(cuò)誤的情況。一些檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)不了解，無法很好地適應(yīng)檔案管理信息化的要求。

三、電子檔案安全管理措施

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件收集歸檔工作。1.確定收集范圍。重要文件的修改、辦理過程及其定稿的電子版本;正式文件定稿后，經(jīng)過鑒定與紙質(zhì)一致并應(yīng)保存的文件;對(duì)在網(wǎng)絡(luò)中未辦理完畢，處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)的電子文件，應(yīng)采取措施，存儲(chǔ)在電子文件存儲(chǔ)器中，錯(cuò)過時(shí)機(jī)就可能散失;在收集文本電子文件時(shí)，文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具及其軟件一并保存;當(dāng)文字、圖像、圖形、視頻、音頻或多媒體獲得的文件格式無法轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)將其軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)、軟硬件環(huán)境一齊收集。2.整理歸檔工作。電子文件的歸檔是向檔案部門移交有保存價(jià)值的電子文件的一個(gè)必要過程。電子文件具有軟硬依賴，因而，電子文件內(nèi)容顯示的基本格式、數(shù)據(jù)信息及歸檔文件所支持的軟件文檔，都應(yīng)屬于歸檔范圍。電子文件的歸檔要求是把已分好、排列好的電子文件集中制成歸檔數(shù)據(jù)集，按照年度和期限在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上向檔案部門移交，歸檔的著錄信息和存儲(chǔ)地址自動(dòng)保存到位數(shù)據(jù)庫中。這樣檔案部門在準(zhǔn)確掌握歸檔文件信息，經(jīng)過審查后，對(duì)生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定、整理、編目并建立各門類檔案目錄，方便利用者通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱、查詢和檢索。3.建立“雙套制”模式，確保重要信息的完整性。所謂“兩套制”，就是指將光、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)兩種文件一同歸檔，從而形成兩套內(nèi)容完全一致的檔案，并將兩種載體的檔案運(yùn)用不同的編目方法與貯存手段同時(shí)保存，既可以做到安全持久，又可以互補(bǔ)各自的不足，確保檔案萬無一失。

（二）不斷提高電子檔案自身安全性。1.盡可能選擇優(yōu)質(zhì)的電子信息載體并為其創(chuàng)造良好的存儲(chǔ)環(huán)境。藍(lán)光光盤是最適于進(jìn)行大量數(shù)據(jù)長期安全保存的最佳離線載體。由于其在性能方面具有較好的表現(xiàn)，非常適合進(jìn)行大數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。加之其具有寫入后不可更改、使用壽命超過50年以上、抗電磁能力強(qiáng)和操作簡單等優(yōu)點(diǎn)，是現(xiàn)階段容量最大，成本最低，市場前景最好的存儲(chǔ)技術(shù)。其高存儲(chǔ)量和快速傳輸?shù)葍?yōu)點(diǎn)為檔案管理帶來極大的便利。存儲(chǔ)環(huán)境溫度控制在17℃-20℃，相對(duì)濕度控制在35%-45%，單片載體的保存環(huán)境應(yīng)注意防有害氣體和光、塵、磁場，單片豎立存放于盒中，載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂片;應(yīng)定期進(jìn)行電子檔案抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，若有問題及時(shí)恢復(fù)，如在更新網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或擴(kuò)充設(shè)備時(shí)，應(yīng)對(duì)新系統(tǒng)或庫存載體進(jìn)行確認(rèn)，確保其能夠兼容，如果無法兼容，則要及時(shí)進(jìn)行遷移操作。2.建立長期安全保存保障體系。為預(yù)防自然災(zāi)害，應(yīng)異質(zhì)異地多點(diǎn)多套保存電子檔案。要將備份管理制度、自檢制度以及互檢制度嚴(yán)格落到實(shí)處，管理和監(jiān)控好備份過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，在管理上保證電子檔案備份的各種載體數(shù)據(jù)上的完整性、一致性和可讀性，從而使電子檔案能夠在安全的儲(chǔ)存環(huán)境中保證檔案內(nèi)容的有效性。

（三）提高網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，確保信息安全利用。1.采用電子文件加載版權(quán)數(shù)字水印技術(shù)，數(shù)字水印是難以篡改或偽裝的，它是不可知覺的，信號(hào)在經(jīng)過多次有意或無意的處理之后，依然能夠保持一定的完整性，并且可以被準(zhǔn)確鑒別出來，從而確保來自電子文件源的信息的真實(shí)性。2.利用身份認(rèn)證實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的保護(hù)，從而有效避免無關(guān)人員登錄系統(tǒng)訪問和修改電子文件數(shù)據(jù)。檔案管理部門應(yīng)在登錄方式上加入身份認(rèn)證的環(huán)節(jié)，采用統(tǒng)一的用戶認(rèn)證體系，每一位用戶分配一個(gè)唯一的賬號(hào)，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須通過身份驗(yàn)證后才能合法訪問檔案數(shù)據(jù)，從而達(dá)到有效保障電子檔案數(shù)據(jù)信息安全的作用。3.通過設(shè)置用戶權(quán)限的方式保證數(shù)據(jù)信息的安全性。不同的用戶可以對(duì)同一個(gè)功能模塊進(jìn)行操作，但是只能看到本單位相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，而不能查看其它用戶所在單位的相關(guān)數(shù)據(jù)。除此以外，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠查看下級(jí)工作人員操作的數(shù)據(jù)資料，下級(jí)工作人員則沒有查看上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍以內(nèi)數(shù)據(jù)的權(quán)限。4.對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保信息資料的安全性?，F(xiàn)階段，數(shù)字化檔案信息通常都是由JPG和TIFF格式轉(zhuǎn)換為PDF格式文件進(jìn)行利用，這是一種最為理想的數(shù)字信息傳播文檔格式，可以通過簡單的操作瀏覽數(shù)據(jù)資料，并且能夠?qū)υ紨?shù)據(jù)進(jìn)行有效的保護(hù)。5.采用前端控制的方式進(jìn)行電子檔案信息保護(hù)，主要采用防火墻技術(shù)，并進(jìn)行加密處理，從而使數(shù)據(jù)信息利用的安全性得到保障。用戶在瀏覽或下載PDF文件時(shí)，服務(wù)器可以在線加密這個(gè)PDF文件，再將已經(jīng)加密后的PDF文件傳輸至瀏覽器客戶端，客戶端在收到文件以后，再根據(jù)用戶的權(quán)限做到定點(diǎn)、定人、定時(shí)、定次、防復(fù)制、防拷貝、防離線、防打印、文件跟蹤、設(shè)置違規(guī)操作報(bào)警功能，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的安全利用。6.病毒防治技術(shù)。經(jīng)常對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，有效預(yù)防電腦病毒對(duì)檔案數(shù)據(jù)的破壞。

（四）強(qiáng)化安全意識(shí)，做好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)?；ヂ?lián)網(wǎng)屬于新興行業(yè)，中國互聯(lián)網(wǎng)分發(fā)展起步比較晚，因此檔案管理人員缺乏信息互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、信息安全意識(shí)和操作現(xiàn)代化設(shè)備的水平。另外，檔案工作人員的思想懈怠致使檔案管理人員在檔案管理過程中粗心大意、缺乏責(zé)任意識(shí)。隨著近年來我國檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)以及現(xiàn)代檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作者迎來了新的挑戰(zhàn)。在此背景下，檔案工作人員必須要不斷提高對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，通過參加培訓(xùn)和加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)等方式，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而達(dá)到提升自己計(jì)算機(jī)使用水平和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的目的。事實(shí)上，很多病毒的非法進(jìn)入和運(yùn)行都是因?yàn)楣芾磉^程中人為操作不當(dāng)而造成的，因此，在電子檔案的管理過程中，必須要重視以下幾點(diǎn)：一是要嚴(yán)格禁止電子檔案管理專用電腦進(jìn)行外網(wǎng)訪問。一旦電腦被網(wǎng)絡(luò)中潛藏的攻擊者鎖定，就很有可能導(dǎo)致書籍資料被篡改或破壞的情況發(fā)生。二是嚴(yán)格禁止隨意在電子檔案管理專用電腦上安裝軟件。電子檔案管理專用電腦上只能安裝與檔案管理工作相關(guān)的正版軟件，其他與檔案管理工作無關(guān)的軟件均不得安裝，以避免因此造成的系統(tǒng)沖突等情況。三是禁止隨意使用U盤進(jìn)行電子檔案傳輸。U盤是病毒最理想的傳播工具，盡量減少U盤的使用。

四、結(jié)語

總而言之，電子檔案誕生以來，既推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展，同時(shí)也為檔案管理者帶來了新的挑戰(zhàn)。為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保障電子檔案信息利用的安全性，檔案管理人員必須要積極適應(yīng)信息化的工作環(huán)境，勇于迎接技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，從現(xiàn)在開始研究和創(chuàng)新電子檔案管理問題，盡快熟悉并掌握信息化的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有用的信息資源，以適應(yīng)未來檔案事業(yè)的發(fā)展要求和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。

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