王珊珊

摘要：高校人事管理信息化工作對提高工作效率、提升服務(wù)水平、優(yōu)化人力資源配置、促進(jìn)科學(xué)決策具有重要意義。近些年已有高校對此進(jìn)行了探索，但在實(shí)際開展過程中難免會遇到問題。就這些問題進(jìn)行剖析，提出相關(guān)對策，并就人事數(shù)據(jù)開發(fā)利用以及建設(shè)網(wǎng)上辦事大廳提出一些思考。

關(guān)鍵詞：高校人事管理；信息化；人事管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）30-0010-03

高校人事管理工作涵蓋了教職工從入校、晉升、調(diào)動、離退休乃至去世的整個(gè)過程，是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵工作之一，在此過程中產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)也被視為其他各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。人事管理信息化是依托先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理理念，對傳統(tǒng)人事管理工作模式加以改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人事管理工作網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、規(guī)范化運(yùn)行，提高人事工作效率，提升人事服務(wù)水平，促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置，并為科學(xué)決策提供支持。在過去的二十多年里，許多高校陸續(xù)開展了人事管理信息化工作，也建立了自己的人事管理信息系統(tǒng)，但開展信息化的過程往往很難一帆風(fēng)順，難免遇到各種各樣的問題。

一、高校人事管理信息化目前存在的問題

一項(xiàng)工作的成功開展，離不開各相關(guān)方面的支持，人事管理信息化工作亦是如此，對這項(xiàng)工作，可從信息系統(tǒng)外部支持和信息系統(tǒng)本身兩個(gè)方面進(jìn)行討論。從信息系統(tǒng)外部來看，常遇到的困難來自人員、經(jīng)費(fèi)和制度；從信息系統(tǒng)自身角度來看，在規(guī)范性、共享性、準(zhǔn)確性、信息開發(fā)利用、服務(wù)水平等方面仍有不足。

1.信息系統(tǒng)外部支持不夠。信息系統(tǒng)外部支持不夠主要體現(xiàn)在人員、經(jīng)費(fèi)和制度三個(gè)方面：

第一，在信息化團(tuán)隊(duì)中，人事專員和技術(shù)人員是各自領(lǐng)域的專家，但是在共事過程中，由于彼此缺乏對方領(lǐng)域的專業(yè)知識，易出現(xiàn)“溝通障礙”，人事專員難理解技術(shù)名詞和技術(shù)細(xì)節(jié)，對技術(shù)實(shí)現(xiàn)難度把握不準(zhǔn)，而技術(shù)人員則是對人事工作內(nèi)容、政策、流程不熟悉，可能導(dǎo)致技術(shù)實(shí)現(xiàn)后的目標(biāo)與人事專員的理解存在偏差，從而造成多次返工，延緩系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，提高系統(tǒng)建設(shè)成本。

第二，人事管理信息化工作是一個(gè)長期、持續(xù)的工作，這也意味著需要有長期、穩(wěn)定、足額的經(jīng)費(fèi)支持，而在實(shí)際工作中，常遇到的情況是校方對此項(xiàng)工作重要性認(rèn)識不夠?qū)е鲁跏冀?jīng)費(fèi)投入不夠，難以建成一套完整的人事信息系統(tǒng)，抑或是在學(xué)校發(fā)展過程中將其經(jīng)費(fèi)改投到其他項(xiàng)目上，導(dǎo)致中途資金鏈斷裂，信息系統(tǒng)后續(xù)維護(hù)困難。

第三，任何一項(xiàng)管理工作都需要有規(guī)范的制度做保障，信息化工作也不例外，常見問題是信息系統(tǒng)建成了，但是缺乏針對此系統(tǒng)的相關(guān)管理制度，導(dǎo)致信息系統(tǒng)在管理、維護(hù)等方面十分混亂，從而影響信息系統(tǒng)正常運(yùn)行。

2.信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、管理、維護(hù)方面的問題。（1）系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)范性不夠。這一點(diǎn)體現(xiàn)在字段設(shè)計(jì)上，易出現(xiàn)以下三個(gè)問題：分別是字段名稱不夠規(guī)范，同一字段在不同功能頁面顯示名稱不同，字段取值范圍與國標(biāo)不一致，這些情況一方面易引起歧義，另一方面也難以與其他部門進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。（2）信息共享意愿不強(qiáng)。除了因?yàn)樵O(shè)計(jì)不夠規(guī)范所帶來的共享困難外，還存在各部門對數(shù)據(jù)共享的意愿不強(qiáng)，造成了很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)各自維護(hù)各自的，也很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致，進(jìn)而影響工作效率。（3）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不夠。通常情況下，每位教職工的人事信息字段少則幾十，多則上百，所以人事數(shù)據(jù)庫是非常龐大的，同時(shí)人事信息經(jīng)常出于各種原因發(fā)生變動，而人事部門人手有限，更新維護(hù)可能存在一定的滯后性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不夠。除此之外，因手工輸入所造成的誤差也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。（4）數(shù)據(jù)開發(fā)利用率低。人事系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)分析功能設(shè)計(jì)較為簡單，無法對人事數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)其實(shí)并未發(fā)揮真正作用，也難以為科學(xué)決策提供有力支持。（5）服務(wù)水平較差。人事部門常見的問題在于注重管理而忽視服務(wù)，在設(shè)計(jì)人事信息系統(tǒng)時(shí)更關(guān)注管理層而忽略了廣大教職工的使用需求，導(dǎo)致很多教職工對人事部門“望而生畏”，對人事工作的滿意度也較低。

二、高校人事管理信息化對策分析

人事管理信息化的實(shí)施可歸納為宏觀上設(shè)定清晰具體可操作的目標(biāo)，例如建設(shè)一個(gè)高效率、智能化、服務(wù)型、共享型的人事管理信息系統(tǒng)，在微觀上可據(jù)此設(shè)計(jì)詳細(xì)需求，并根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)修改需求，維護(hù)更新信息系統(tǒng)。對于信息化工作而言，信息系統(tǒng)之外的支持非常重要，主要包括三方面，分別是人員、經(jīng)費(fèi)、制度。在人員方面，要讓人事專員和技術(shù)人員“說上話”，可以對人事專員和技術(shù)團(tuán)隊(duì)分別就信息技術(shù)和人事工作進(jìn)行必要的培訓(xùn)，或考慮讓具有信息技術(shù)背景的人事專員參與到信息化項(xiàng)目中。在經(jīng)費(fèi)上，人事管理信息化的發(fā)展離不開必要的經(jīng)費(fèi)投入，人事部門要努力爭取足夠的經(jīng)費(fèi)以支持該項(xiàng)目的建設(shè)，尤其對于信息系統(tǒng)而言，不是一錘子買賣，后續(xù)還需要實(shí)時(shí)維護(hù)更新系統(tǒng)，并及時(shí)根據(jù)政策、業(yè)務(wù)變化調(diào)整信息系統(tǒng)。在制度建設(shè)上，需要結(jié)合當(dāng)前人事部門工作的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程以及信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定具有針對性的信息化管理制度，可以從信息系統(tǒng)的使用規(guī)范、操作程序、權(quán)限分配、共享辦法、保密須知等方面做出規(guī)定，從而在制度上約束個(gè)體行為，最大限度保障信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

1.信息系統(tǒng)建設(shè)要以安全性為基礎(chǔ)。人事信息對安全性和保密性要求極高，在實(shí)現(xiàn)人事管理信息化的過程中也要特別注意人事信息管理系統(tǒng)的安全性，例如可以在權(quán)限設(shè)置時(shí)設(shè)置不同角色，對不同角色的權(quán)限分別處理，使用者按需申請角色權(quán)限，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用，同時(shí)，系統(tǒng)使用人員還應(yīng)注意保管好自己的賬號密碼，盡可能使用動態(tài)口令的方式登錄系統(tǒng)，并需對系統(tǒng)中查詢到的信息保密。除此以外，安裝殺毒軟件、不點(diǎn)擊非法鏈接等方式也是保障信息系統(tǒng)安全的有效辦法。

2.字段設(shè)計(jì)需規(guī)范化。字段設(shè)計(jì)上，要考慮字段名稱的規(guī)范和一致，同時(shí)在取值范圍上有現(xiàn)行國家通用標(biāo)準(zhǔn)的，例如學(xué)歷、學(xué)位、職稱等，也應(yīng)以國標(biāo)為準(zhǔn)，以便于未來與其他部門（如教務(wù)部門、科研部門）交換數(shù)據(jù)。

3.信息應(yīng)主動共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代充分體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的價(jià)值，數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮需要數(shù)據(jù)集合大而全，這就需要各部門以全局為重，主動共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，例如教務(wù)、科研、工會、房產(chǎn)等部門經(jīng)常需要教職工的人事信息，因此可以將人事管理信息系統(tǒng)中的人員信息實(shí)時(shí)推送到其他信息系統(tǒng)中，讓其他部門也能及時(shí)掌握教職工信息的變化，這樣既減少了工作量，也可以降低因各部門掌握人員信息的不一致所存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

4.多方參與促進(jìn)信息準(zhǔn)確。人事信息準(zhǔn)確性非常重要，需要多方參與共同確保信息準(zhǔn)確。首先對人事部門而言，需要以人員檔案為參照，核對、錄入初始信息；其次，在后續(xù)維護(hù)上，也應(yīng)在人員信息發(fā)生變動時(shí)及時(shí)將變化體現(xiàn)在系統(tǒng)中，例如人員內(nèi)部調(diào)動、職稱職務(wù)晉升、學(xué)歷學(xué)位更新等等，同時(shí)，由于需要變動的信息數(shù)量非常龐大，而人事部門人手卻有限，可以考慮將部分權(quán)限開放給相關(guān)職能部門或二級院系，例如可請組織部維護(hù)黨員信息，統(tǒng)戰(zhàn)部維護(hù)非黨員信息，二級單位維護(hù)考勤信息等；同時(shí)，對于個(gè)人而言，還有一些可能隨時(shí)發(fā)生變化但是人事部門并不掌握也無須審核的信息，這部分信息則可以請教職工本人自行維護(hù)，例如郵箱、通訊地址、聯(lián)系方式、研究領(lǐng)域等。

5.挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。很多高校的人事管理信息系統(tǒng)還處于最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)收集和查詢階段，大量有價(jià)值的信息還未能充分挖掘利用，這就要求管理者對數(shù)據(jù)分析有一定的經(jīng)驗(yàn)，一方面清楚哪些數(shù)據(jù)可以分析，另一方面也要明白需要從這些信息中分析出哪些結(jié)果。對于高校而言，人才是核心和關(guān)鍵所在，而如何建設(shè)一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍也是各高校人事部門的重點(diǎn)工作。

6.建設(shè)教職工網(wǎng)上辦事大廳。高校人事部門具備管理和服務(wù)雙重職能，而只有服務(wù)好每一位教職工，解決他們的實(shí)際需求，才能稱得上是好的管理。好的服務(wù)不僅僅是態(tài)度上的親切，更應(yīng)該讓教職工感受到辦事效率提高，辦事更加容易，為此，可以建設(shè)網(wǎng)上辦事大廳，實(shí)現(xiàn)線上操作或自助打印，例如現(xiàn)在也有很多高校開發(fā)了校內(nèi)門戶，教職工用自己的賬戶登錄校內(nèi)門戶，就可以辦理多種人事業(yè)務(wù)，如開具在職證明、申報(bào)職稱等等，既方便了教職工辦事，也提高了人事工作的效率。

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