張兆婷

檔案管理工作是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的一項(xiàng)重要工作，越來越受到各方面的重視。但需要指出的是，在檔案管理工作中還存在著管理制度不完善，在檔案的收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏制度約束，沒有制度和規(guī)范所遵循，導(dǎo)致有些檔案管理工作管理混亂，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。針對(duì)檔案管理在制度化建設(shè)上存在的問題，本文就如何建立和完善社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理制度進(jìn)行了闡述。

1、建立和完善服務(wù)中心檔案管理制度的必要性

①是服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的必然要求

檔案管理規(guī)范化的的標(biāo)志就是制度化，制度是一切管理工作的基礎(chǔ)，沒有制度就會(huì)使管理工作出現(xiàn)混亂，更談不上工作質(zhì)量的提高。檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，更應(yīng)該以制度化為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理為手段，建立和完善各類管理制度，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

②是規(guī)范檔案管理工作人員行為的必然要求

用管理制度規(guī)范工作人員的行為，使其在制度許可的范圍內(nèi)從事本職工作，對(duì)違規(guī)行為按照制度規(guī)定進(jìn)行處罰，這是制度化管理的根本。制度化管理可以改變粗放式管理的混亂狀態(tài)，達(dá)到精細(xì)化管理的高水準(zhǔn)。

③是提高檔案管理工作人員工作效率的必然要求

通過制度的規(guī)定和約束，可促使檔案管理工作人員提高工作責(zé)任心和個(gè)人業(yè)務(wù)技能，有利于檔案管理部門與其他各部門進(jìn)行工作協(xié)調(diào)和溝通，便于對(duì)工作人員的業(yè)績(jī)進(jìn)行檢查、考核與兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，從而促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

④是培養(yǎng)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的必然要求

規(guī)范化的檔案管理，可以使檔案管理工作人員更加熱愛本職工作，更加努力地在檔案管理工作中學(xué)習(xí)、實(shí)踐，提高個(gè)人素質(zhì)。同時(shí)，用制度化明確工作人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)和工作技能，并制定培訓(xùn)制度和培訓(xùn)計(jì)劃，有系統(tǒng)、有計(jì)劃地對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使工作人員的職業(yè)素養(yǎng)得到提升。

⑤是減少檔案管理出現(xiàn)工作失誤的必然要求

在檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化以后，檔案管理工作的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有程序化和規(guī)范化的要求，各項(xiàng)工作必須在制度的框架內(nèi)進(jìn)行，通過制度化的約束和考核，從而有效減少檔案管理工作的失誤。

⑥是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然要求

任何一項(xiàng)工作，只有創(chuàng)新才會(huì)有生命力。用制度化推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，可以取得事半功倍的效果。通過建立有關(guān)鼓勵(lì)創(chuàng)新的制度，激發(fā)工作人員開拓創(chuàng)新的熱情和干勁，使檔案管理工作在不斷的創(chuàng)新中進(jìn)一步發(fā)展。

⑦是檔案管理工作提升管理水平的必然要求

檔案管理制度可以改變工作人員的行為方式，培養(yǎng)工作人員的良好工作習(xí)慣和職業(yè)素養(yǎng)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和創(chuàng)造性。通過制度化管理，可以使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范，工作效率不斷提高，檔案管理工作的失誤率大大降低，工作上的創(chuàng)新力度持續(xù)加大，從根本上提升了檔案管理工作的整體水平。

2、建立和完善社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理制度的方法

①建立和完善崗位責(zé)任制度

分別針對(duì)普通工作人員崗位和領(lǐng)導(dǎo)干部崗位制定不同的責(zé)任制度。在制度中要明確檔案管理的工作范圍、工作人員和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)的責(zé)任及擁有的權(quán)力。使檔案管理工作有規(guī)章可循，有制度可依，提高工作人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí)，在制度的約束下抓好各自的工作。

②建立和完善歸檔制度

檔案管理中的基礎(chǔ)工作是檔案資料的收集和歸檔，沒有資料的收集，檔案管理工作就失去了存在的必要。因此，檔案收集、整理和歸檔工作十分重要。歸檔制度可根據(jù)檔案集中統(tǒng)一管理的原則，根據(jù)服務(wù)中心的實(shí)際情況來制定。歸檔制度一般由歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求和歸檔手續(xù)等內(nèi)容組成。明確要求服務(wù)中心的相關(guān)部門和人員，定期將重要活動(dòng)、重要工作業(yè)績(jī)及其他有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行整理，形成完整的文件資料，送交檔案管理。必要時(shí)，還應(yīng)對(duì)有關(guān)部門主動(dòng)登門收集，或者進(jìn)行檔案資料的催收，進(jìn)行整理、登記、立卷、歸檔。

③建立和完善檔案查閱制度

檔案資料得到充分的利用，是檔案管理工作的目的。作為檔案管理的日常性工作，制定相應(yīng)的檔案資料查閱制度，可以保障檔案資料查閱工作的規(guī)范化。檔案資料查閱制度應(yīng)包括查閱范圍、查閱方法、查閱手續(xù)、查閱的具體要求等內(nèi)容，在確實(shí)需要外借時(shí)，要規(guī)定歸還時(shí)間，并辦理相關(guān)手續(xù)。有保密性要求的文件不得外借。

④建立和完善檔案的保密制度

因檔案資料是服務(wù)中心多年心血的結(jié)晶，體現(xiàn)了服務(wù)中心的發(fā)展歷程和整體工作業(yè)績(jī)及工作水平，檔案資料本身具有一定的私密性。在保密制度的制定中，應(yīng)包括密級(jí)的標(biāo)注、接觸人員的范圍、失密責(zé)任的追究、查閱密級(jí)檔案的手續(xù)及密級(jí)文件的妥善保管等內(nèi)容。確保密級(jí)文件不失密，并在許可范圍內(nèi)得到良好的利用。密級(jí)檔案資料的保管，一方面要靠制度，另一方面還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)道德和遵紀(jì)守法的教育，使檔案管理工作人員能忠于職守，保證密級(jí)文件的安全管理和有有效利用。

⑤還應(yīng)建立和完善檔案庫房管理制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案的保管統(tǒng)計(jì)制度等

保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有制度來遵循，使檔案管理工作形成制度化的管理體系，提升檔案管理工作人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)的責(zé)任制度。

總之，建立和完善社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理制度十分必要，這是提升檔案管理水平的本質(zhì)要求。各項(xiàng)制度建立后，執(zhí)行是關(guān)鍵，只有嚴(yán)格有效地執(zhí)行，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的制度化管理。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）