林偉

（中國(guó)鐵路經(jīng)濟(jì)規(guī)劃研究院有限公司 工程師，北京 100038）

0 引言

黨的十八大以來(lái)，黨中央提出協(xié)調(diào)推進(jìn)“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，對(duì)推進(jìn)改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)邁上新臺(tái)階具有十分重要的意義。全面依法治國(guó)作為“四個(gè)全面”的重要組成部分，為發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)提供了強(qiáng)力保障，為提高企業(yè)治理水平提供了根本遵循。中國(guó)鐵路總公司（以下簡(jiǎn)稱鐵總）要求下屬企業(yè)從依法治企和防范國(guó)有資產(chǎn)流失的高度，提高對(duì)合同管理尤其是風(fēng)險(xiǎn)管控重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理行為，增強(qiáng)法律風(fēng)險(xiǎn)防范能力，切實(shí)維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。本文以中國(guó)鐵路經(jīng)濟(jì)規(guī)劃研究院有限公司 （以下簡(jiǎn)稱經(jīng)規(guī)院公司）為例，簡(jiǎn)要介紹鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控探索與實(shí)踐。

1 合同風(fēng)險(xiǎn)管控現(xiàn)實(shí)要求

合同是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最重要的載體之一，合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的一個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域。在當(dāng)今全面依法治國(guó)的政策環(huán)境下，企業(yè)建立一套行之有效的合同管理體系是十分必要的，而做好合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控就顯得尤為重要。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，合同管理的主要風(fēng)險(xiǎn)在于合同管理的程序性方面和履行方面[1]。做好合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控，首先要有合理規(guī)范的合同運(yùn)作流程，開展合同聯(lián)簽審查、法律審查，對(duì)文本標(biāo)準(zhǔn)化，詳實(shí)的、動(dòng)態(tài)的合同臺(tái)賬，以及賬實(shí)一致情況進(jìn)行整理、檢查，從源頭上控制風(fēng)險(xiǎn)，提高合同簽訂履行的質(zhì)量，從而有效防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

經(jīng)規(guī)院公司由原鐵道部直屬的事業(yè)單位——鐵道部經(jīng)濟(jì)規(guī)劃研究院轉(zhuǎn)企改制而來(lái)，現(xiàn)為鐵總下屬的獨(dú)資子公司。轉(zhuǎn)企之后，經(jīng)規(guī)院公司提出了打造“一流鐵路行業(yè)智庫(kù)”的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，按照企業(yè)化市場(chǎng)化要求開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。近年來(lái)，隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，來(lái)自市場(chǎng)的業(yè)務(wù)越來(lái)越多，且涵蓋了所有業(yè)務(wù)和部門；簽署的合同數(shù)量大幅提高，以2018年和2011年對(duì)比，無(wú)論合同總量還是合同總額都增加了三倍以上。客觀上講，合同數(shù)量越多，合同數(shù)額越大，市場(chǎng)份額占比越高，發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率就越大，風(fēng)險(xiǎn)管控的壓力就越大。另外，較之于鐵路運(yùn)輸企業(yè)，像經(jīng)規(guī)院公司這樣的非運(yùn)輸企業(yè)，實(shí)行企業(yè)體制機(jī)制相對(duì)較晚，和市場(chǎng)打交道的經(jīng)驗(yàn)相對(duì)不足，企業(yè)規(guī)模相對(duì)較小，抗風(fēng)險(xiǎn)的能力相對(duì)較弱，處理風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)欠缺。這就要求經(jīng)規(guī)院公司必須探索有效方法，努力做好合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)管控，充分掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)布指導(dǎo)、修正流程，通過(guò)分析經(jīng)驗(yàn)、改善合同簽訂質(zhì)量、提升履行能力，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)減少不必要的損失，從而保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

2 合同風(fēng)險(xiǎn)管控方法探索

2.1 完善合同管理制度

合同管理制度作為企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)管理制度，其規(guī)范的對(duì)象不僅包括合同文本，還應(yīng)包括以合同形式表現(xiàn)出來(lái)的全部交易過(guò)程，是企業(yè)合同管理的綱領(lǐng)性文件[2]。經(jīng)規(guī)院公司在認(rèn)真總結(jié)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理中風(fēng)險(xiǎn)管控的有效方法，及時(shí)修改完善合同管理辦法，并于2019年初頒發(fā)實(shí)施。

該辦法詳細(xì)列舉了經(jīng)規(guī)院公司受托承擔(dān)鐵路工程咨詢、前期規(guī)劃研究及科研開發(fā)項(xiàng)目、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)編制及相關(guān)技術(shù)服務(wù)、對(duì)外轉(zhuǎn)讓專利技術(shù)、對(duì)外委托購(gòu)置、購(gòu)買服務(wù)、租賃房屋等主要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，并就合同承辦部門和合同管理部門的職責(zé)做了詳細(xì)分工。將合同劃分為收入、支出和其他三大類，其中收入性合同主要有：工程咨詢、規(guī)劃研究、科研開發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)編制、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等技術(shù)咨詢服務(wù)合同；支出性合同主要有：固定資產(chǎn)購(gòu)置或維修、辦公用品采購(gòu)、購(gòu)買服務(wù)、房屋租賃等合同；其他合同為：收入性、支出性合同以外的合同。堅(jiān)持依法訂立合同、切實(shí)履行合同、及時(shí)處理糾紛、妥善保存檔案的原則，將風(fēng)險(xiǎn)防控嵌入到各環(huán)節(jié)條款中，從落實(shí)合同聯(lián)簽審查、聘請(qǐng)法律顧問法律審查、重大合同報(bào)審、以“一事一檔”為基礎(chǔ)的合同審查材料管理等方面構(gòu)筑起一道道防火墻，讓經(jīng)辦人員知道應(yīng)該怎樣做、不這樣做會(huì)出現(xiàn)什么風(fēng)險(xiǎn)，從而達(dá)到超前預(yù)防、主動(dòng)預(yù)防的目的。

2.2 規(guī)范管理環(huán)節(jié)和流程

2.2.1 合同簽訂前進(jìn)行資信審查管理

合同成形之前，對(duì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)管控就已經(jīng)開始了。合同簽訂前，資信審查環(huán)節(jié)也很關(guān)鍵，關(guān)系到在一份合同里，是否選取了合適的交易對(duì)象、采取了合適的交易方式。經(jīng)規(guī)院公司通過(guò)實(shí)踐探索，總結(jié)了一套適合本企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的資信審查方式，即根據(jù)合同對(duì)方是新合作方或長(zhǎng)期合作方，以及合同對(duì)方單位屬性的不同，資信審查采取區(qū)別對(duì)待的方式。具體做法如下：

1）對(duì)于新引入的合同對(duì)方的資信審查。必須提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照（如對(duì)方是事業(yè)單位則提供組織機(jī)構(gòu)代碼證）；如對(duì)方是政府部門，基于對(duì)政府的信任則不必進(jìn)行資信審查；如果是政府部門下設(shè)的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，可提供批準(zhǔn)成立該臨時(shí)機(jī)構(gòu)的政府相關(guān)文件替代。盡量提供合同對(duì)方法定代表人身份證明，非法定代表人簽訂合同時(shí)，則需要提供授權(quán)委托書和授權(quán)人身份證明等。

2）根據(jù)交易類別判斷需要提交的資料。特定交易所需的各類行業(yè)相關(guān)資質(zhì)證書及許可文件，如與經(jīng)銷商交易，應(yīng)提供制造商正式授權(quán)或代理的證明文件。

3）對(duì)于已有合作記錄的合同對(duì)方的資信審查。適當(dāng)簡(jiǎn)化審查標(biāo)準(zhǔn)，資信材料動(dòng)態(tài)更新。

為了簡(jiǎn)化承辦部門的工作流程，有一類合同例外：對(duì)于收入類技術(shù)服務(wù)合同，且合同金額較小，由于在合同標(biāo)準(zhǔn)文本中明確了先付款后提供技術(shù)服務(wù)的條款，實(shí)際上已規(guī)避了收款風(fēng)險(xiǎn)，可不進(jìn)行資信審查。這類合同數(shù)量大，套用統(tǒng)一的合同文本模板，既防范了風(fēng)險(xiǎn)，又可減少工作量，大大提高了合同審查的效率。

2.2.2 合同簽訂中規(guī)范審核簽署流程

1）規(guī)范合同簽訂流程。提出簽報(bào)報(bào)批（收入類合同無(wú)需此環(huán)節(jié)）——草擬合同文本——合同談判——制訂正式合同——合同聯(lián)簽審查——法定代表人或委托代理人簽字——合同蓋章——合同登記及編號(hào)——合同存檔。

所有合同必須進(jìn)行聯(lián)簽審查，專業(yè)把關(guān)，明確審查具體分工。對(duì)于支出性合同，承辦部門必須先對(duì)委托單位選擇、工作內(nèi)容、費(fèi)用及支付方式、合同期限等合同標(biāo)的情況提出專題簽報(bào)，經(jīng)履行審批程序后，作為合同簽訂和費(fèi)用支付的依據(jù)。涉及企業(yè)“三重一大”事項(xiàng)的重大合同，須按規(guī)定履行程序后方能簽訂合同。

2）合同文本標(biāo)準(zhǔn)化。鐵總推出了一系列標(biāo)準(zhǔn)（示范）合同文本，經(jīng)規(guī)院公司規(guī)定，合同文本起草時(shí)，有鐵總標(biāo)準(zhǔn)文本的，必須使用標(biāo)準(zhǔn)文本，有鐵總示范文本的，力爭(zhēng)使用示范文本。具體實(shí)施時(shí)，由合同管理部門匯同承辦部門就生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中常用的幾類合同，如工程設(shè)計(jì)技術(shù)咨詢、定額軟件技術(shù)服務(wù)等，在鐵總示范文本的基礎(chǔ)上，進(jìn)行合同模板細(xì)化，并經(jīng)法律顧問審查修改后，作為模板進(jìn)行套用。這樣既保證了合同文本的質(zhì)量，又大大提高了審查簽訂效率。

3）規(guī)范合同用印管理。合同管理部門除核對(duì)相關(guān)合同是否經(jīng)聯(lián)簽審查外，還應(yīng)對(duì)審查意見是否采納、是否已進(jìn)行修改反饋及說(shuō)明進(jìn)行把關(guān)。如審查意見未達(dá)成一致的，承辦部門要說(shuō)明未采納的理由并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后才能簽署，否則不予用印。

4）規(guī)范合同檔案管理。合同生效后，承辦部門應(yīng)將合同送合同管理部門統(tǒng)一編號(hào)、存檔。合同管理部門應(yīng)按照一事一檔的原則對(duì)合同及相關(guān)材料進(jìn)行立卷歸檔，建立合同檔案。合同檔案包括：合同文本正本、合同審查表、對(duì)方資質(zhì)證明、授權(quán)委托書、合同簽訂的依據(jù)資料。承辦部門存檔合同副本，并保管雙方合同談判時(shí)的相關(guān)會(huì)議材料、往來(lái)文電數(shù)據(jù)資料、相關(guān)說(shuō)明材料等合同簽訂、履行全過(guò)程的所有資料。

2.2.3 合同簽訂后進(jìn)行履行跟蹤管理

合同簽訂完畢后，對(duì)于合同的管理和風(fēng)險(xiǎn)管控并沒有結(jié)束，后續(xù)的履行跟進(jìn)才是重點(diǎn)。合同承辦部門和管理部門要共同跟進(jìn)合同履行。

1）合同承辦部門承擔(dān)合同主體責(zé)任。承辦部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定行使權(quán)利，履行義務(wù)。對(duì)方當(dāng)事人未按約定履行合同的，承辦部門應(yīng)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)全面履行合同，并收集保全相關(guān)證據(jù)材料。承辦部門按照合同約定組織合同標(biāo)的物驗(yàn)收、交接、確認(rèn)等相關(guān)環(huán)節(jié)事項(xiàng)，并做好書面記載。每個(gè)部門都應(yīng)當(dāng)就各自承辦的合同建立履行跟蹤臺(tái)賬，記錄以上詳細(xì)信息，動(dòng)態(tài)更新，和管理部門的整體合同臺(tái)賬定期核對(duì)，互相補(bǔ)充，共同組成企業(yè)經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，完善關(guān)鍵信息鏈條。

2）合同管理部門發(fā)揮履行監(jiān)督作用。管理部門要在合同履行的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行把控監(jiān)督，比如資金管理環(huán)節(jié)，管理部門通過(guò)生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)分劈和合同付款審核兩種形式來(lái)管理跟進(jìn)合同資金的收付。如果是收入類合同，當(dāng)財(cái)務(wù)部門收到資金款項(xiàng)時(shí)，需將銀行進(jìn)賬告知合同管理員，再由合同管理員將該筆收入依據(jù)合同分劈到具體項(xiàng)目中，明確經(jīng)費(fèi)使用部門、合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱、付款單位、合同金額、到款經(jīng)費(fèi)等內(nèi)容，出具生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)分劈單，分送財(cái)務(wù)部門做賬使用，并通知承辦部門合同資金進(jìn)度。如果是支出類合同，承辦部門必須辦理合同付款申請(qǐng)，由合同管理部門和財(cái)務(wù)部門共同審核，并在合同履行臺(tái)賬中登記，從而有效地跟蹤合同履行中的資金進(jìn)度。

3）過(guò)程變化及時(shí)變更、解除合同。合同履約過(guò)程中因發(fā)生不可抗力、簽訂合同時(shí)所依據(jù)的客觀情形發(fā)生重大變化，以及合同約定的變更、解除事項(xiàng)出現(xiàn)時(shí)，經(jīng)當(dāng)事人協(xié)商一致，應(yīng)及時(shí)變更、解除合同。以下用實(shí)例說(shuō)明及時(shí)變更合同、避免發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的重要性。

實(shí)例：經(jīng)規(guī)院公司受業(yè)主方委托，與其簽訂某鐵路項(xiàng)目工程一類變更技術(shù)咨詢合同。由于在簽訂之初不可預(yù)知該項(xiàng)目一類變更數(shù)量及具體完成時(shí)間，所以簽訂了一攬子包干合同，內(nèi)容涵蓋所有的一類變更，履行時(shí)間至該項(xiàng)目結(jié)束。咨詢費(fèi)的支付方式約定為兩期：第一期，合同簽訂后支付60%，第二期，提供最后一份咨詢報(bào)告前支付40%。這是在當(dāng)時(shí)對(duì)合同內(nèi)容不明確的情況下的折中之舉。隨著項(xiàng)目正常進(jìn)展，該線路通車，大部分一類變更已完成并提交咨詢報(bào)告，受托方此時(shí)提出撥付40%尾款的申請(qǐng)，但業(yè)主方考慮到通車至竣工決算期間還將發(fā)生少量一類變更，認(rèn)為該合同項(xiàng)下工作尚未全部完成，不愿支付全部合同尾款。作為已交付大部分標(biāo)的物卻有較大比例資金未收取的受托方來(lái)說(shuō)，合同履約風(fēng)險(xiǎn)提高，建議與業(yè)主方簽訂合同變更協(xié)議。鑒于工程完工時(shí)間已相對(duì)明確，經(jīng)雙方協(xié)商合同變更協(xié)議修改了支付方式：追加第二期，在簽訂變更協(xié)議后支付30%，第三期，在工程完工后的指定日前支付10%。該實(shí)例通過(guò)及時(shí)合理地變更合同，既降低了受托方的收款風(fēng)險(xiǎn)，也考慮到業(yè)主方的訴求，公正地保障了雙方利益，從而保證了合同的正常履行。

3 合同風(fēng)險(xiǎn)管控效果分析

以經(jīng)規(guī)院公司市場(chǎng)委托的設(shè)計(jì)咨詢合同為例，對(duì)近三年分別承辦此類合同的部門A和部門B合同履行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，具體情況見表1。

表1 合同履行情況對(duì)比分析

從統(tǒng)計(jì)結(jié)果可看出，部門A合同履行情況明顯好于部門B。究其原因，部門A建立了詳細(xì)的合同跟蹤臺(tái)賬，記錄了合同履行期、收款節(jié)點(diǎn)、交付環(huán)節(jié)等，對(duì)合同履行進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，對(duì)合同有效期限內(nèi)未履行完畢的合同及時(shí)盯控并簽訂補(bǔ)充合同。而部門B沒有進(jìn)行有效的合同跟蹤管理，導(dǎo)致未按期履行合同較多。

由此進(jìn)一步說(shuō)明，經(jīng)規(guī)院公司正在推行的合同管理風(fēng)險(xiǎn)管控措施，能夠有效地管控合同風(fēng)險(xiǎn)，很大程度上減少經(jīng)營(yíng)損失，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)正常發(fā)展。

4 合同管理尚需改進(jìn)的方面

在當(dāng)今信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，已經(jīng)有許多先進(jìn)的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了合同管理信息化。信息化的優(yōu)勢(shì)既可以實(shí)現(xiàn)資信材料資源共享，也可以提高承辦部門和審核部門的工作效率，且審簽過(guò)程留痕，便于后期查詢、管理和追責(zé)。

經(jīng)規(guī)院公司目前借助其他信息化平臺(tái)輔助，進(jìn)行合同審查和履行跟蹤管理，還沒有實(shí)現(xiàn)完全的合同管理信息化，風(fēng)險(xiǎn)管控的手段距先進(jìn)企業(yè)的水平還有一定差距。值得探索的是將來(lái)如何開發(fā)一套專門的合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上聯(lián)簽審查和履行跟蹤管理，設(shè)置關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)發(fā)送提示、預(yù)警通知，并實(shí)現(xiàn)與已有的系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，資源共享，不必重復(fù)上傳數(shù)據(jù)。利用合同管理系統(tǒng)對(duì)合同進(jìn)行全程控制，規(guī)范合同履行，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門聯(lián)合管理，通過(guò)及時(shí)監(jiān)督，避免企業(yè)違約風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管控效率[3]。

5 結(jié)語(yǔ)

從經(jīng)規(guī)院公司的探索和實(shí)踐來(lái)看，通過(guò)一套完整的制度流程設(shè)計(jì)和規(guī)范化操作管理，可以大大降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展，同時(shí)為企業(yè)贏得良好的社會(huì)信譽(yù)。下一步，隨著經(jīng)營(yíng)發(fā)展，還要不斷發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問題，持之以恒地做好合同管理，從根本上有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步開創(chuàng)依法治企工作新局面。