吳穎婕

【摘要】隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的趨勢(shì)在各行各業(yè)逐漸形成。電子檔案已經(jīng)逐步代替紙質(zhì)檔案成為單位人事管理、人員調(diào)動(dòng)憑據(jù)的首要檔案管理形式。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)，但是不排除其面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理面臨的問題既有人為因素同時(shí)又有非人為因素，我們要正確區(qū)分，辯證分析，進(jìn)而提出有針對(duì)性的解決方案。本文將探討電子檔案信息安全管理面臨的問題及化解途徑，供讀者參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案信息;安全管理;人為差錯(cuò);機(jī)械或網(wǎng)絡(luò)故障

一、電子檔案信息安全管理所面臨的問題

電子檔案信息安全管理所面臨的問題主要存在于兩個(gè)方面：一是著重于“管理”方面存在的問題，即，對(duì)電子檔案的信息整理、儲(chǔ)存、保管種種事項(xiàng)。二是著重于“電子信息安全”，即，電子檔案本身的安全性和對(duì)抗侵犯性。因此，從電子檔案信息安全的問題展開來講，主要是以下幾點(diǎn)：

（一）管理人員或部門的人為差錯(cuò)。電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都需要有專門人員進(jìn)行管理維護(hù)，但是在目前的電子檔案信息安全管理中，存在著某些管理人員安全意識(shí)不高、對(duì)檔案管理系統(tǒng)操作熟練度不夠等現(xiàn)象。電子檔案的信息安全和管理人員的安全意識(shí)是息息相關(guān)的，管理人員如果對(duì)電子檔案的重要性采取忽視、無視或者輕視的態(tài)度，不盡職盡責(zé)，那么很容易出現(xiàn)檔案信息遺失或出錯(cuò)的情況。筆者針對(duì)此問題進(jìn)行過問卷調(diào)查，發(fā)現(xiàn)電子檔案信息出現(xiàn)的安全紕漏問題，竟有56%是由于工作人員玩忽職守造成的。這是一個(gè)沉重的數(shù)據(jù)，同時(shí)也提醒電子檔案信息管理人員一定要重視本職工作，重視檔案安全。對(duì)電子檔案管理軟件的不熟悉是造成電子檔案信息安全出現(xiàn)問題的第二個(gè)人為原因。眾所周知，紙質(zhì)檔案需要依靠檔案盒和檔案室進(jìn)行保存，而電子檔案同樣需要借由專門的數(shù)據(jù)管理軟件進(jìn)行整合。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以整合更多數(shù)據(jù)，保存也更加便利。但是由于專業(yè)性較強(qiáng)，電子檔案整合軟件的應(yīng)用門檻也比較高，需要經(jīng)過專門培訓(xùn)才可上崗。有些檔案管理人員對(duì)軟件操作熟悉度不夠，從而造成檔案遺失或損毀的例子時(shí)有發(fā)生，足以引起警惕。

（二）機(jī)械或網(wǎng)絡(luò)故障。電子檔案的虛擬保存設(shè)施是軟件或網(wǎng)絡(luò)云端，物理保存設(shè)備是電子計(jì)算機(jī)或特定終端機(jī)。舉例說明，如果某個(gè)存有電子檔案的筆記本不慎損壞，那么其中所儲(chǔ)存的電子檔案就會(huì)遭到損毀。同樣，有些電子檔案由于其敏感性，其儲(chǔ)存設(shè)備是不許接入網(wǎng)絡(luò)的，一旦接入網(wǎng)絡(luò)就會(huì)存在被盜取的風(fēng)險(xiǎn)，這樣就對(duì)檔案本身的安全和整體安全造成破壞。

二、電子檔案信息安全管理問題的化解途徑

（一）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，塑造合格管理隊(duì)伍。對(duì)電子檔案信息進(jìn)行管理的員工一定要進(jìn)行入職前的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)要從思想和技能兩方面同時(shí)進(jìn)行。首先要讓電子檔案管理者明確自己工作的重要性，要知道電子檔案信息的管理是事關(guān)單位或公司發(fā)展的重要工作，不是“養(yǎng)老工作”，不可以懈怠。要規(guī)定嚴(yán)格的規(guī)章條例，例如明確上下班時(shí)間、明確上班時(shí)間嚴(yán)禁玩手機(jī)等。只有嚴(yán)格職場(chǎng)環(huán)境制度，電子檔案信息管理者才能認(rèn)真工作，從而最大程度上減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)。其次，要對(duì)員工進(jìn)行上崗培訓(xùn)。由于電子檔案信息管理軟件的專業(yè)性較強(qiáng)，要確保員工在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候做到熟練應(yīng)用各種數(shù)據(jù)管理軟件。可以安排為期一個(gè)月的崗前培訓(xùn)，在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)檢測(cè)，確保人員的技能掌握情況。其次，由于電子檔案管理軟件更新?lián)Q代較快，除了掌握一種軟件程式的應(yīng)用外，員工還需要掌握盡可能多的軟件，以備不時(shí)之需。

（二）定期排查維護(hù)，確保硬件安全。電子檔案信息管理所依托的計(jì)算機(jī)或終端機(jī)要進(jìn)行定期的檢修和維護(hù)，以一個(gè)月為期限，對(duì)硬盤主板內(nèi)存進(jìn)行排冗掃描，及時(shí)排查錯(cuò)誤，避免事故發(fā)生。除了防止硬件設(shè)備出現(xiàn)問題外，還可以從軟件安全上著手。比如建立斷電保護(hù)機(jī)制，使計(jì)算機(jī)可以在遭遇緊急關(guān)機(jī)的時(shí)候保留檔案內(nèi)容?；蛘呓⒃茩n案?jìng)鬏敊C(jī)制，但是要注意有些檔案的密級(jí)程度較高，如果運(yùn)行云檔案管理要注意保密工作。

三、結(jié)語

電子檔案已經(jīng)成為檔案儲(chǔ)存的趨勢(shì)，它最終將代替紙質(zhì)檔案承擔(dān)大部分的信息記錄工作。因此我們探究電子檔案信息安全管理面臨的問題及解決途徑具有十分重要的意義，這不僅是為了當(dāng)下，而是順應(yīng)了未來發(fā)展的趨勢(shì)。

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