呂揚

[摘 要]信息化技術水平的提升，使人們生活更加智能化、信息化，人們所有行為都可以轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，至此步入了大數(shù)據(jù)時代。在該時代，高校檔案管理工作面臨一些挑戰(zhàn)?；诖耍疚年U述了高校檔案管理現(xiàn)狀，分析了高校檔案管理的特點，并提出了在大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理體系構(gòu)建策略，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.083

[中圖分類號]G647.24;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

檔案管理雖然在經(jīng)濟效益上的作用不突出，但是在高校管理工作中具有不可或缺的作用。在大數(shù)據(jù)時代，各個管理部門系統(tǒng)中都存儲大量的電子文件，只有加大對這些文件的管理力度，才能有效提升檔案利用率以及檔案管理工作水平，從而實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，提高高校檔案信息的安全性。

1? ? ?高校檔案的管理現(xiàn)狀

首先，信息孤島問題?，F(xiàn)階段，我國尚未存在高度統(tǒng)一的高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，即使各個地區(qū)的高校都建立了與自身發(fā)展相適應的檔案數(shù)據(jù)庫，并嘗試加大高校檔案信息管理力度，但缺少了將所有高校檔案信息進行統(tǒng)一管理的平臺，使不同地區(qū)、不同高校之間的信息資源無法做到共享，不能實現(xiàn)檔案信息化管理的最終目標。其次，供求問題。大多數(shù)高校檔案管理都是區(qū)域化劃分，查找較為困難，且檔案管理體制不完善，使相關管理人員對待工作報以不認真、怠倦的狀態(tài)。在此狀況下，若想實現(xiàn)跨區(qū)域、跨體制管理十分困難，從某種程度上看，無法發(fā)揮高校檔案信息的價值。再次，高校檔案管理意識不足。高校政務系統(tǒng)十分獨立，利用大數(shù)據(jù)技術對高校檔案信息管理較為困難，且在實際工作中，高校檔案管理者的發(fā)言權(quán)較少。根據(jù)有關研究發(fā)現(xiàn)，在檔案信息管理中，由于人力資源受限，高校檔案管理工作無法實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的高效處理以及收集與共享檔案信息。最后，高校檔案管理的軟實力與硬環(huán)境不相適應。由于政策推行與軟件研發(fā)相較于提高管理者素質(zhì)而言更為便捷，致使檔案信息化管理存在較大阻礙。

此外，在理論方面，高校檔案信息化管理要面對較多挑戰(zhàn)。為了應對挑戰(zhàn)，改善檔案管理現(xiàn)狀，需要進行有效的基礎理論變革。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案信息的類型逐漸向多元化方向發(fā)展，使現(xiàn)有管理方式無法應對。大數(shù)據(jù)時代不缺少信息，信息呈爆炸式增長，因此，在海量信息數(shù)據(jù)中挖掘出更多的高價值信息，提高檔案管理效率是高校檔案管理工作需要應對的一大挑戰(zhàn)。

2? ? ?高校檔案的管理特征

2.1? ?規(guī)范化

為提升高校檔案管理工作的科學性，有關部門要加強對檔案與檔案信息的規(guī)范化及標準化管理，這不僅有助于規(guī)范檔案管理工作，同時也是高校管理工作的內(nèi)容之一。高校要充分認識到檔案管理工作的重要作用，制定出切實可行的管理規(guī)范，以此發(fā)揮檔案管理的應有效用。此外，高校所購進的檔案管理設備為了提升檔案管理水平及效率，管理者應學習并提高設備操作水平，進而發(fā)揮出設備的有效作用。

2.2? ?多元化

高校檔案包括了學校發(fā)展史、師生資料、科研成果等多種信息，并帶有高度的文化與精神。高校檔案是高校發(fā)展的重要推動力，具備獨特的服務功能與管理模式。但是在信息化時代，社會與高校需要實現(xiàn)多元化檔案管理服務功能，創(chuàng)新檔案管理形式，強化其功能，從而推動傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)資源共享。

2.3? ?信息化

隨著信息技術的應用面積增加，大部分領域已實現(xiàn)了資源共享，現(xiàn)代信息資源與人類智力作用相結(jié)合，有效促進了社會經(jīng)濟發(fā)展。實現(xiàn)高校檔案信息化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術進行檔案信息收集、整理以及利用等管理工作，最終目標是提升高校檔案信息管理的服務水準，提高檔案信息資源利用率。

2.4? ?社會化

高校檔案管理的社會化管理與現(xiàn)代市場經(jīng)濟發(fā)展及社會進程相統(tǒng)一，社會結(jié)構(gòu)愈發(fā)復雜，社會差異成分逐漸增多，使社會化管理模式被衍生出來。此種管理模式與檔案制度公共政策創(chuàng)新相一致，適合對流動人員檔案進行管理，有利于擴大檔案管理范圍，完善人事檔案管理，與市場經(jīng)濟發(fā)展相適應。

3? ? ?大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理體系的構(gòu)建策略

3.1? ?轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，認清挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代教育發(fā)展中，為了提高我國國民素質(zhì)，適應新課改，我國提出了高校擴招政策。隨著我國各高校辦學規(guī)模的擴大，招生數(shù)量逐年提升，致使檔案內(nèi)容和類別增多，增加了高校檔案的管理工作量。為提高檔案管理效率，在大數(shù)據(jù)時代，高校要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立大數(shù)據(jù)與信息化方案管理觀念。在大數(shù)據(jù)時代，高校更新檔案管理觀念具有以下幾種作用。第一，實現(xiàn)檔案信息的批量處理及傳輸，大大節(jié)省了人力成本，提高了工作效率。第二，擺脫了紙質(zhì)檔案及實體管理的限制。通過建立檔案電子信息，可以有效減少紙張浪費，擴大存儲空間。傳統(tǒng)管理模式下需要耗費過多的時間與精力進行規(guī)劃與管理，但是利用網(wǎng)絡信息平臺就無須花費過多精力進行信息存儲及分類。第三，可以實現(xiàn)實時交互檔案信息、做到信息共享，具體而言，就是可以在短時間內(nèi)，甚至一秒之內(nèi)將檔案信息傳輸?shù)狡鋺梦恢?。由此可見，在大?shù)據(jù)時代，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立電子信息檔案，可以有效提高管理工作的效率及質(zhì)量。

此外，在高校檔案信息化管理過程中，高校要認清大數(shù)據(jù)時代帶來的管理條件。雖然通過網(wǎng)絡平臺可以對檔案信息進行高效管理，但是在管理上還是人為操作，因此，高校要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的軟件操作能力;同時，工作人員在實際工作中可以借助大數(shù)據(jù)管理平臺對高校眾多檔案進行科學管理。由于網(wǎng)絡存在一些安全漏洞，為了保護高校檔案的信息安全，發(fā)揮管理平臺的作用，就要提高平臺安全性，積極提高技術水平，提高信息管理的安全性，避免信息被盜取或篡改，造成不可挽救的損失;還要完善系統(tǒng)分支，集中多類別檔案，進而真正增強信息管理水平。

3.2? ?建立電子方案集中平臺，實現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作中，存在較多的專業(yè)術語，且某個術語在多種環(huán)境下具有多種含義，因此，專業(yè)管理人數(shù)不足造成檔案管理工作混亂。目前，我國許多高校檔案管理工作者都是非專業(yè)人士，在日常管理工作中存在的問題不易被發(fā)現(xiàn)，久而久之問題累積量增多，提升了高校檔案管理的工作難度。因此，僅通過管理制度與條例無法對檔案管理工作予以規(guī)范化、標準化管理。但是依據(jù)集成管理理念，結(jié)合高校檔案信息管理的實際狀況，設計出合理的電子檔案建設應用方案，建立方便快捷且經(jīng)濟實用的信息集中平臺，有利于改善高校檔案的管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)數(shù)字化管理。

3.3? ?采取多種方式解決集成系統(tǒng)問題，完善管理功能

有關人員通過收集、訪談等方式了解到集成系統(tǒng)存在的一些問題，并利用調(diào)研、對比及實踐總結(jié)等方式對問題進行分析、解決，最終研究出了多種收發(fā)文件輸出格式與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并將其整理優(yōu)化成集成平臺的建設資料。然后與高校實際管理現(xiàn)狀相結(jié)合，研究出圍繞中間文件批量傳輸?shù)碾娮庸母袷脚c數(shù)據(jù)歸檔交換標準，并將集成系統(tǒng)中的所有電子文件數(shù)據(jù)與歸檔目錄數(shù)據(jù)利用變革或文件通用格式對其進行封裝、保存。通過對現(xiàn)有通用型管理系統(tǒng)進行再次開發(fā)，將現(xiàn)存庫藏實際檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并上傳至集成系統(tǒng)中的電子文件中。此外，還要在方案系統(tǒng)中制成遷移數(shù)據(jù)表;在實踐中提出通用型檔案集成平臺模型;在管理過程中對電子數(shù)據(jù)文件增加實體分類號與檔號等處理，之后再將其導入檔案管理信息中并上傳空間，最后將其歸檔在數(shù)據(jù)光盤之中進行管理。

3.4? ?提高高校電子檔案管理的便捷性、實用性

在高校將紙質(zhì)檔案、錄像帶等實體檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案后，電子檔案規(guī)范與管理成為高校管理工作的主要問題。電子檔案的集成系統(tǒng)建設屬于電子文件的中心建設技術之一，現(xiàn)階段，建設電子文件中心大多數(shù)為業(yè)務外包模式，由專業(yè)公司進行，存在軟件管理不足、適應能力不強等問題。建立與電子檔案數(shù)據(jù)格式相關的標準規(guī)范，有利于批量遷移已歸檔的電子文件，有助于相關管理部門對通用型高校檔案管理軟件進行二次開發(fā)，還可以使用電子光盤與文件上傳至空間，與電子文件管理系統(tǒng)等當時實現(xiàn)檔案信息的異地歸檔與備份。值得一提的是，電子檔案管理更加快捷、經(jīng)濟、實用，電子文件集成管理具有較高的推廣價值。

3.5? ?整合檔案信息管理系統(tǒng)，制定檔案接傳實施方法

在高校檔案管理工作中，要對前端管理系統(tǒng)中的數(shù)字檔案資源、目錄以及數(shù)據(jù)交換格式進行規(guī)范化處理，依據(jù)現(xiàn)有技術手段實現(xiàn)以電子文件長傳為主的電子文件異地備份方式，從而解決在檔案集成管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)中電子文件的批量歸檔問題，特別在對集成檔案管理系統(tǒng)進行遷移及整合時所形成的檔案移交及接收方式。只有這樣才可以有效解決高校電子檔案信息的批量遷移，以及遷移后在檔案管理系統(tǒng)中的存儲及管理問題，同時還可以解決電子文件異地備份問題。

4? ? ?結(jié) 語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校在檔案管理工作上要積極應用大數(shù)據(jù)及先進的網(wǎng)絡技術來提升檔案管理質(zhì)量。首先要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，其次建立檔案管理信息平臺，最后完善檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮其應有效用，完成檔案管理體系建設，推動我國高校更好地發(fā)展建設。

主要參考文獻

[1]陸俊先.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護[J].城建檔案，2019（2）.

[2]鄭文妹.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化分析[J].知識經(jīng)濟，2019（6）.

[3]史丹妮.淺析高校檔案管理中的信息資源共享模式[J].中國管理信息化，2018（20）.