彭超君

[摘 要]用友ERP-U8V10.1軟件應(yīng)收款管理功能強(qiáng)大，其日常業(yè)務(wù)處理是教學(xué)難點(diǎn)也是教學(xué)重點(diǎn)。很難被初學(xué)者理解和掌握。針對(duì)這一情況，本文對(duì)應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理中的難點(diǎn)、易錯(cuò)點(diǎn)做了詳細(xì)的解析，并對(duì)操作過(guò)程中遇到的問(wèn)題提出了解決辦法。

[關(guān)鍵詞]應(yīng)收款管理;日常業(yè)務(wù)處理;制單

[中圖分類號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

對(duì)于剛接觸用友ERP-U8V10.1的一些初學(xué)者，對(duì)應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理相關(guān)操作的復(fù)雜性以及難理解性，在日常業(yè)務(wù)處理中會(huì)遇到很多問(wèn)題，根據(jù)從教以來(lái)的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及應(yīng)用實(shí)踐，對(duì)用友ERP-U8V10.1軟件應(yīng)收款管理總結(jié)了一些常見(jiàn)的疑難問(wèn)題以及解決措施，以提高廣大財(cái)務(wù)人員以及學(xué)習(xí)用友ERP-U8V10.1軟件學(xué)者對(duì)應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理中應(yīng)收單處理、收款單處理、壞賬處理、核銷(xiāo)處理、轉(zhuǎn)賬處理的能力。

1 應(yīng)收單處理

首先需要錄入銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中的各類發(fā)票，以及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收單。然后修改、審核、查詢單據(jù)，最后制單。

企業(yè)在提供勞務(wù)或銷(xiāo)售產(chǎn)品后，應(yīng)將銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)通過(guò)應(yīng)收單據(jù)處理錄入、修改、審核，然后生成記賬憑證。

企業(yè)在代墊運(yùn)雜費(fèi)用時(shí)，應(yīng)將該經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)也通過(guò)應(yīng)收單據(jù)錄入、修改、審核，然后生成記賬憑證。

注意銷(xiāo)售發(fā)票單據(jù)類型，是銷(xiāo)售普通發(fā)票還是銷(xiāo)售專用發(fā)票。應(yīng)收單和銷(xiāo)售發(fā)票錄入時(shí)，表頭內(nèi)容部分藍(lán)色顯示的即為必填項(xiàng)，填制的時(shí)候單據(jù)日期、金額、客戶編碼、客戶簡(jiǎn)稱、開(kāi)戶銀行和賬號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)，否則不能保存。需要注意的是：如果在基礎(chǔ)設(shè)置/基礎(chǔ)檔案/客商信息/客戶檔案中沒(méi)有設(shè)置該客戶的開(kāi)戶銀行和賬號(hào)，這里是開(kāi)戶銀行狀態(tài)欄曾灰色狀態(tài)，是無(wú)法編輯的，因此應(yīng)先完善客戶檔案相關(guān)信息。銷(xiāo)售發(fā)票表體填寫(xiě)時(shí)，存貨編碼、存貨名稱、數(shù)量等為必填項(xiàng)，且應(yīng)注意單價(jià)是含稅單價(jià)還是無(wú)稅單價(jià)。

應(yīng)收單和銷(xiāo)售發(fā)票錄入后，需要進(jìn)行審核，操作員點(diǎn)擊審核，若系統(tǒng)彈出“審核未成功，原因?yàn)閇對(duì)不起，您沒(méi)權(quán)限審核此張單據(jù)！]”，操作員應(yīng)先到數(shù)據(jù)權(quán)限分配中，對(duì)操作員進(jìn)行“用戶”授權(quán)，或者在“數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”中，取消“用戶”控制記錄限制。

保存后，但未審核的銷(xiāo)售發(fā)票可以修改，其方法是在打開(kāi)的“銷(xiāo)售專用”/“普通發(fā)票”對(duì)話框中，通過(guò)“放棄”按鈕，進(jìn)入查詢狀態(tài)，翻頁(yè)找到需要修改的銷(xiāo)售發(fā)票，直接修改，修改后單擊“保存”按鈕。

審核后的單據(jù)，有時(shí)候需要查詢。有的同學(xué)會(huì)發(fā)現(xiàn)在應(yīng)收單據(jù)審核里查詢不到，此時(shí)可以到應(yīng)收單據(jù)錄入界面左上方藍(lán)色向左向右的箭頭進(jìn)行點(diǎn)擊查看。

制單時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)憑證的借貸方會(huì)計(jì)科目已自動(dòng)生成，這就是我們前面的設(shè)置科目的功勞。

保存憑證時(shí)，應(yīng)注意憑證類別是收付轉(zhuǎn)憑證的哪一類，否則系統(tǒng)會(huì)提示如：“不滿足借方必有條件”對(duì)話框。憑證保存時(shí)，還應(yīng)注意制單日期是否正確，若系統(tǒng)彈出“制單不序時(shí)”對(duì)話框，拒絕保存，這是由于憑證“序時(shí)控制”，前面若干實(shí)驗(yàn)內(nèi)容已經(jīng)生成很多憑證，且日期最大也都到了2018.1.31。若要按照業(yè)務(wù)發(fā)生日期生成憑證，則需進(jìn)入總賬管理“選項(xiàng)”，取消“序時(shí)控制”選項(xiàng)，憑證才能保存成功。

2 收款單處理

首先應(yīng)錄入收款單，然后修改、審核、查詢單據(jù)，其次錄入收付款單、處理代付款，最后收付款單核銷(xiāo)、形成預(yù)收款。收款單錄入和應(yīng)收單錄入實(shí)質(zhì)是一樣的，表頭內(nèi)容部分藍(lán)色顯示的即為必填項(xiàng)，填制的時(shí)候單據(jù)日期、金額、客戶編碼、客戶簡(jiǎn)稱、開(kāi)戶銀行和賬號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)。

應(yīng)注意款項(xiàng)類別，類別不同，憑證所顯示的貸方科目不同。如：款項(xiàng)為“應(yīng)收款”，選擇“應(yīng)收款”選項(xiàng)，審核后制單生成的憑證中，貸方科目就是“應(yīng)收賬款”;款項(xiàng)為“預(yù)收款”，選擇“預(yù)收款”選項(xiàng)，審核后制單生成的憑證中，貸方科目就是“預(yù)收賬款”。

保存后，就可以收款單進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后隨即制單，制單時(shí)，應(yīng)注意憑證類別以及制單日期。

3 壞賬處理

壞賬是由某種原因造成的貨款不能回收的信用風(fēng)險(xiǎn)。壞賬處理包括計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、壞賬發(fā)生、壞賬回收和壞賬查詢等操作。在此重點(diǎn)講計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、壞賬發(fā)生。

3.1 計(jì)提壞賬準(zhǔn)備

首先計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，然后制單。由于在應(yīng)收款管理系統(tǒng)初設(shè)設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置了提取比率、壞賬準(zhǔn)備期初余額以及應(yīng)收款期初余額，根據(jù)應(yīng)收款余額百分比法，系統(tǒng)已經(jīng)自動(dòng)算出本次計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備數(shù)，所以這里不需要大家操作。但需要注意的時(shí)，如果初始設(shè)置時(shí)，壞賬準(zhǔn)備設(shè)置錯(cuò)誤，如：提取比率、期初余額錯(cuò)誤，這里的數(shù)據(jù)也將會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，前后是相對(duì)應(yīng)的。

3.2 壞賬準(zhǔn)備的發(fā)生

首先對(duì)壞賬準(zhǔn)備發(fā)生進(jìn)行金額確認(rèn)，然后制單。對(duì)壞賬準(zhǔn)備發(fā)生進(jìn)行金額確認(rèn)時(shí)，應(yīng)正確填制發(fā)生日期和客戶名稱，如果與該客戶存在多筆應(yīng)收款的情況，應(yīng)正確選擇發(fā)生壞賬的單據(jù)，然后在“本次發(fā)生壞賬金額”欄中輸入壞賬發(fā)生金額。且本次發(fā)生壞賬金額只能小于或等于單據(jù)金額。

確認(rèn)壞賬發(fā)生后，進(jìn)行制單。制單時(shí)先選擇憑證類別、制單日期。

4 核銷(xiāo)處理

核銷(xiāo)處理是將已收款與應(yīng)收款進(jìn)行核銷(xiāo)，建立收款與應(yīng)收款的核銷(xiāo)記錄，以加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理。核銷(xiāo)處理可以在收款單錄入后，直接單擊“核銷(xiāo)”按鈕進(jìn)行核銷(xiāo)處理，也可通過(guò)“核銷(xiāo)處理”功能進(jìn)行處理。核銷(xiāo)包括手工核銷(xiāo)和自動(dòng)核銷(xiāo)。核銷(xiāo)時(shí)正確選擇核銷(xiāo)客戶，在應(yīng)核銷(xiāo)單據(jù)后本次結(jié)算欄填寫(xiě)此次核銷(xiāo)金額，單擊保存按鈕后，對(duì)應(yīng)的收款單和應(yīng)收單所在行不再出現(xiàn)。系統(tǒng)在“其他處理”/“取消操作”功能中提供了“取消核銷(xiāo)”功能，可以恢復(fù)核銷(xiāo)前狀態(tài)，用以修改核銷(xiāo)誤操作。

5 轉(zhuǎn)賬處理

在日常處理中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生以下幾種轉(zhuǎn)賬處理情況：某客戶有預(yù)收款時(shí)，可用該客戶的一筆預(yù)收款沖一筆應(yīng)收款;若某客戶既是供應(yīng)商又是客戶，則可能夠發(fā)生應(yīng)收款沖應(yīng)付款;當(dāng)發(fā)生退貨時(shí)，用紅字發(fā)票對(duì)沖藍(lán)色發(fā)票;當(dāng)一個(gè)客戶為另一個(gè)客戶代付款時(shí)，方發(fā)生應(yīng)收款沖應(yīng)收款的情況。

應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)賬處理包括應(yīng)收沖應(yīng)收、預(yù)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付和紅票對(duì)沖業(yè)務(wù)。其操作基本類似，在此主要以應(yīng)收沖應(yīng)收和以預(yù)收沖應(yīng)收操作為例。

5.1 應(yīng)收沖應(yīng)收

首先進(jìn)行并賬，然后制單。應(yīng)收沖應(yīng)收時(shí)，日期應(yīng)為當(dāng)日發(fā)生日期，單據(jù)類型選擇貨款、應(yīng)收款，切記不選預(yù)收款。轉(zhuǎn)出客戶和轉(zhuǎn)入客戶應(yīng)填寫(xiě)正確，單擊查詢按鈕后，在“并賬金額欄”中輸入并賬金額，并賬金額只能小于單據(jù)中的金額。保存后可進(jìn)行制單操作。制單時(shí)應(yīng)注意憑證類別和制單日期。

5.2 預(yù)收沖應(yīng)收

首先進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，然后制單。預(yù)收沖應(yīng)收時(shí)，日期應(yīng)為當(dāng)日發(fā)生日期，預(yù)收款界面、客戶名稱為必填選項(xiàng)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)，點(diǎn)擊過(guò)濾，出現(xiàn)收款單相關(guān)信息，在其所在行的“轉(zhuǎn)賬金額”欄填入轉(zhuǎn)賬金額。在應(yīng)收款界面，輸入客戶名稱，點(diǎn)擊過(guò)濾，出現(xiàn)應(yīng)收單相關(guān)信息，并且在其所在行的“轉(zhuǎn)賬金額”欄填入轉(zhuǎn)賬金額。單擊確定后，就可以進(jìn)行制單操作。

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