劉美紅

摘要：事業(yè)單位的運作發(fā)展環(huán)節(jié)，檔案管理是極為重要的組成部分，可為事業(yè)單位的發(fā)展起到推動性作用，事業(yè)單位的檔案管理工作落實，可提高其內部控制質量，還能確保事業(yè)單位內部人員具有統(tǒng)一的認知力和思維能力，在信息技術迅猛發(fā)展的時代背景下，事業(yè)單位若想實現(xiàn)進一步發(fā)展，獲取更高的經濟效益，使社會中的地位得以一定程度的提升，就需要做好內部控制工作，對新時期的事業(yè)單位檔案管理進行創(chuàng)新，提出自身的相關思考，以下為詳述。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;思路

前言

隨著時代的進步和發(fā)展，以公益為目的的事業(yè)單位的工作質量和效果被人們所重視。但是，縱觀國內事業(yè)單位檔案管理的實際情況，在新的歷史背景下難以滿足實際需求。因此，對其管理中存在的問題以及解決措施進行探討具有較強的現(xiàn)實意義。筆者在本文中首先分析了新時期事業(yè)單位檔案管理存在的問題，然后研究其創(chuàng)新管理的途徑。

1事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：一、規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應該規(guī)范、靈活，在遵循相關規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性;二、職責、權益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人;三、制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善。

2事業(yè)單位檔案管理中易出現(xiàn)的問題分析

2.1檔案管理方式較為陳舊

檔案管理設施落后，檔案資源開發(fā)利用不夠科技及時代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現(xiàn)了計算機保存，并未實現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。

2.2檔案管理的基礎業(yè)務相對薄弱

由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業(yè)務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

2.3事業(yè)單位檔案管理理念相對落后

傳統(tǒng)的的檔案管理工作落實環(huán)節(jié)，需對檔案資料進行匯總和搜集，這樣的檔案管理方式較為落后，加之事業(yè)單位的管理人員對于檔案管理的認知力度不足，這就會一定程度的降低檔案管理工作質量，這就會相應的削減員工的工作積極性，甚至會給員工的工作落實形成制約，甚至會導致檔案管理工作陷入惡性循環(huán)的境地。不僅如此，檔案管理理念的落后，還會致使檔案管理缺乏規(guī)范性、實用性和保密性，最終使檔案的價值無法體現(xiàn)出來。

2.4缺乏創(chuàng)新的管理制度

在當前事業(yè)單位的檔案管理工作中，制度不完善的問題較為嚴重，極大限制了單位檔案資源的有效利用，對單位經營決策工作的優(yōu)化也產生著一定的不良影響。具體來說，單位相關領導人員尚未認識到檔案資源的重要性，在對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的過程中過于重視改革形式，對改革內容和改革工作的落實相對忽視，也沒有領導單位員工結合企單位實際情況構建完善的管理制度，造成單位檔案管理工作效果相對較差。

3事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新方式分析

3.1更新檔案管理模式

事業(yè)單位的內部檔案所涉及的資料或是數(shù)據(jù)信息等都較為機密，因此，不僅要增強檔案管理力度，還要體現(xiàn)出檔案管理方式的創(chuàng)新性，通過加強資金投入力度的方式，逐步對檔案管理措施進行更新。其一，可引進先進的信息技術或是現(xiàn)代化的管理設備，例如，計算機設備或是軟硬件設施等。其二，強化與其他事業(yè)單位之間的溝通力度，在交流過程中，汲取彼此的經驗，真正做到去糟取精。實際的檔案管理環(huán)節(jié)，可借助先進的技術手段，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，運應綜合性較強的技術措施，進行針對性的管理。

3.2創(chuàng)新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現(xiàn)代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業(yè)單位應該積極引進適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業(yè)單位還應該創(chuàng)新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現(xiàn)資源共享，提高檔案管理的質量。

3.3轉變檔案管理理念

事業(yè)單位之內的領導人員，需要做好檔案理念的轉變和更新，同時也應對檔案管理的重要性予以認知，以此為基礎，從單位內部層面，做好檔案管理工作落實必要性的宣傳，使每個工作人員都可從自身的角度，肩負本職工作，通過員工激勵的方式，做到集思廣益，汲取單位內部工作人員的思想，鼓勵他們積極諫言獻策，引導其他部門的員工參與到檔案管理工作之中，強化對于檔案管理工作的重視程度，通過財力和物力的投入方式，為檔案管理工作的創(chuàng)新目標實現(xiàn)打下鋪墊，營造良好的檔案管理工作氛圍。此外，檔案管理工作人員，還應從實踐工作中積極總結傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處，對這些典型的問題進行總結，以此為基礎，制定極具針對性的解決方案，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。

3.4創(chuàng)新檔案管理制度，提升管理能力

制度建設是優(yōu)化創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的前提條件，只有保證具有完善的制度支持，事業(yè)單位檔案管理工作才能夠在制度的規(guī)范下實現(xiàn)有序化發(fā)展，檔案管理效率和效果也會實現(xiàn)進一步提升。所以事業(yè)單位檔案管理人員應該在充分分析本單位檔案管理需求的基礎上構建科學合理的檔案管理制度，并保證能夠結合時代發(fā)展對管理制度進行創(chuàng)新，增強管理制度與事業(yè)單位檔案管理的契合性，為單位檔案管理工作提供有效的制度保障。同時，要制定相應的配套措施保證制度的貫徹落實，真正發(fā)揮出檔案管理制度的作用對管理人員的管理行為加以規(guī)范，為檔案管理工作的規(guī)范化和標準化發(fā)展創(chuàng)造條件。如此，事業(yè)單位檔案管理能力必然會進一步提升，對檔案資源的利用產生一定的積極影響。

總結

在新的歷史背景下，創(chuàng)新是事業(yè)單位檔案管理的重點，只有從制度、方法等多方面持續(xù)創(chuàng)新，提升事業(yè)單位對檔案管理重要性的認識，不斷改善事業(yè)單位檔案管理質量、效率難以提升的不利局面，才能使檔案更好地服務于經濟的發(fā)展和進步。同時，作為事業(yè)單位檔案管理人員，需深入提升自己檔案管理的知識和能力，滿足新時期事業(yè)單位檔案管理的實際需求。

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（作者單位：青州市醫(yī)療保險中心）