普通辦公用戶在使用Excel時(shí),如果要處理需要圖文混排的表格,如產(chǎn)品表、需要插入證件照的個(gè)人資料、產(chǎn)品報(bào)價(jià)表等,很多人都覺得這是一件無比痛苦的事。尤其對(duì)于菜鳥來說,手動(dòng)插入數(shù)百張照片,還得調(diào)整照片的大小,那絕對(duì)是個(gè)體力活。而且一不小心,還容易配錯(cuò)照片,讓照片與表格不符合,這要查起錯(cuò)來,那就是要命的事。想偷懶嗎?來吧,批量插圖,自動(dòng)生成,省事才是硬道理。下面就以做一個(gè)Excel產(chǎn)品表為例來談?wù)劇?/p>
1.首先自然是拍照了,由于是自動(dòng)插圖,在拍照時(shí)最好統(tǒng)一橫版或豎版拍照。要知道,Excel不支持插入原尺寸圖片,需要縮小尺寸,如橫版豎版混合,那在自動(dòng)縮放時(shí),照片容易因被拉伸變形。隨后,將照片傳入電腦的特定目錄,這里以E:\產(chǎn)品照片這一目錄為例。
小提示:需要注意的是,部分手機(jī)拍攝的jpg照片,在后期插入時(shí),會(huì)出現(xiàn)照片空白的情況,原因未知,估計(jì)與相機(jī)廠家使用的照片格式有一定的關(guān)系,在這種情況下,用戶可用《格式工廠》或《格式大師》等工具,先將照片格式轉(zhuǎn)換為png格式。
2.先別急著做Excel表格,而是到產(chǎn)品目錄中,將照片的文件名改為產(chǎn)品名稱,如**有源音箱、**鼠標(biāo)之類的。別以為這是做無用功哦,這樣操作后,后面會(huì)讓你省去很多事的。
3.打開Excel表格,建立表格基本項(xiàng)目后,進(jìn)入“公式→名稱管理器→定義名稱”,在“名稱”中輸入{名稱};在“公式”中輸入{=FILES(“E:\產(chǎn)品圖片\*.png”)},在這里,{}中表示需要輸入的內(nèi)容。這里的E:\產(chǎn)品圖片就是用戶存儲(chǔ)照片的目錄,而*.png則為照片的擴(kuò)展名,當(dāng)然如果你的照片是jpg或bmp格式的,則要改成*.jpg或*.bmp。
4.選定Excel的空白列,并輸入公式{=INDEX(名稱,ROW(i1))},這里的“ROW(i1)”中的i1為當(dāng)前的單元格。此時(shí)表格中會(huì)生成產(chǎn)品圖片中的文件名,在選取后,點(diǎn)擊單元格右下角的十字形符號(hào),下拉后,后續(xù)的產(chǎn)品名就會(huì)加入表格中,直到表格出現(xiàn)“#REF!”表示目錄中的文件名已經(jīng)填充完畢。這時(shí)用戶只需要復(fù)制這一列的內(nèi)容,并粘貼到產(chǎn)品名稱中就可以了,注意,粘貼時(shí)要選擇粘貼“值”這個(gè)選項(xiàng),否則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
5.產(chǎn)品名稱有了,但這個(gè)產(chǎn)品名稱還有個(gè)后綴名,不是很完美。這時(shí)可以選擇“數(shù)據(jù)→分列→分隔符號(hào)”,然后勾選“其他”,輸入{.},對(duì),就是文件名與擴(kuò)展之間的那個(gè)點(diǎn)。隨后在數(shù)據(jù)預(yù)覽中,就可以看到文件名與擴(kuò)展名已經(jīng)分離。點(diǎn)擊“下一步”后,選擇png擴(kuò)展名為“忽略列”,再選擇“不導(dǎo)入此列(跳過)”后選擇完成,后綴名被去除,這下產(chǎn)品名稱就完美了。
6.以產(chǎn)品名稱為B列、產(chǎn)品圖片為C列為例,在C2單元格中輸入{=“<table><imgsrc=”“E:\產(chǎn)品圖片\”&B2&“.png”“width=”“120”“height=”“180”“>”},點(diǎn)選單元格后,按住右下角的十字形符號(hào)向下拉伸填充。這里解釋一下,“E:\產(chǎn)品圖片”為照片的目錄,“&B2&”.png“為截取B2單元格的文件名,并增加png后綴名,如果圖片為jpg格式或bmp格式,對(duì)應(yīng)地將png改為jpg或bmp。而width和height后面的數(shù)值則是填充照片的寬度和高度,可以根據(jù)表格要求自行更改,要注意原照片的長(zhǎng)寬比,避免照片被拉伸變形。
7.選擇C列剛生成的全部公式,并復(fù)制出來,打開寫字板,在新建后,將復(fù)制出的內(nèi)容粘貼到寫字板上。隨后重新全選寫字板內(nèi)容,在復(fù)制后,回到Excel中,點(diǎn)選C2單元格,單擊鼠標(biāo)右鍵后,選擇“選擇性粘貼”,隨后選擇“Unicode文本”,在確定后圖片就自動(dòng)粘貼到單元格中。
小提示:一定要選擇“Unicode文本”,否則無法提取出照片的鏈接。如果需要粘貼的圖片較多較大,且電腦速度較慢,粘貼過程需要稍作等待,可別以為粘貼不成功哦。
8.圖片重疊在一起了,這是Excel默認(rèn)行高太小惹的禍,只要全選表格,在“開始→單元格→格式”中,找到行高選項(xiàng),將行高調(diào)整到圖片能完全顯示,不重疊就可以了。
簡(jiǎn)單的幾步,就可以實(shí)現(xiàn)批量插圖,圖片大小自動(dòng)調(diào)整,圖片和文件名一一對(duì)應(yīng),還能最大限度防止插圖錯(cuò)誤。最花時(shí)間的操作,只不過是對(duì)照片重新命名的過程。這樣原本需要幾個(gè)小時(shí)才能完成的任務(wù),現(xiàn)在幾十分鐘就可以完成了,偷懶有道??!