摘 要：在信息時(shí)代的發(fā)展環(huán)境下，高職院校的檔案管理工作逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，為了保證檔案管理工作的順利開展，本文主要結(jié)合了信息時(shí)代的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，以及檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)高職院校如何優(yōu)化檔案管理工作進(jìn)行簡要的探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高職院校;檔案管理;創(chuàng)新途徑

信息技術(shù)發(fā)展水平的不斷提升，使得我國進(jìn)入信息化的時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，各項(xiàng)管理工作都在朝著智能化、自動(dòng)化的方向發(fā)展起來，尤其是在管理工作方面，能夠有效提升管理工作的質(zhì)量和水平，值得相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行重點(diǎn)研究。

一、信息時(shí)代發(fā)展給院校檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率

高校的檔案管理工作不僅包括對(duì)院校發(fā)展的歷史信息、教師及學(xué)生的基本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，而且還包括高校的各項(xiàng)活動(dòng)檔案記錄。而利用信息技術(shù)對(duì)高職院校的檔案進(jìn)行整理，可以直觀的反映出高職院校在不同階段的工作情況，保證工作的連續(xù)性，并且能夠系統(tǒng)的、直觀的展現(xiàn)出每個(gè)時(shí)期的工作成果、以及具體的活動(dòng)內(nèi)容等等，相關(guān)的高職院校檔案管理人員可以結(jié)合這些檔案信息內(nèi)容對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行合理的調(diào)整。有效利用信息技術(shù)優(yōu)化工作的過程，提高工作的效率，從而全面推動(dòng)高職教育工作的穩(wěn)定前行。

2.保證檔案安全

高職院校的檔案管理人員必須意識(shí)到，院校的檔案當(dāng)中包含著多年建校的經(jīng)驗(yàn)以及歷屆學(xué)生和教職人員的發(fā)展情況，是高職院校寶貴的信息資源，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長期的管理過程中，會(huì)出現(xiàn)紙張過舊的折損問題，或者字跡模糊不清，檔案缺頁等問題。影響檔案信息的完整性。而管理人員如果利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，就可以達(dá)到全面保證高職院校檔案信息安全性的目的。這主要是基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中云儲(chǔ)存技術(shù)的空間存儲(chǔ)功能，能夠?qū)⑺械脑盒n案信息都進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，有效防止了因?yàn)橐馔獠僮鲗?dǎo)致的檔案丟失或者數(shù)據(jù)被篡改的問題，為后續(xù)其他人員使用檔案信息提供便利。

二、信息時(shí)代高職院校管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化建設(shè)

1.發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國大部分高職院校的檔案管理工作還存在許多問題需要解決，首先就是關(guān)于應(yīng)用信息技術(shù)方面的問題。許多高職院校都沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，相應(yīng)的管理團(tuán)隊(duì)大多都是即將退休的教職人員，其日常主要負(fù)責(zé)記錄和查找檔案，工作效率不僅相對(duì)比較慢，而且無法適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，操作計(jì)算機(jī)的水平也相對(duì)較低。同時(shí)，管理團(tuán)隊(duì)的工作素質(zhì)問題也是需要重點(diǎn)關(guān)注的，這關(guān)系到檔案管理當(dāng)中一些機(jī)密文件的保密工作能否順利進(jìn)行。而許多高職院校并沒有開展相應(yīng)的素質(zhì)培訓(xùn)教育工作，這方面的問題需要高職院校引起重視。

2.具體優(yōu)化方式

檔案管理工作的創(chuàng)新，首先需要對(duì)管理人員的工作觀念進(jìn)行創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步。新時(shí)期檔案管理工作更加注重于服務(wù)屬性的發(fā)揮，注重于為教職人員及學(xué)生查找檔案提供便利，而不是單純的對(duì)檔案進(jìn)行整理和保密管理等工作。而在這方面，就必須要對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。基于信息技術(shù)時(shí)代發(fā)展的背景下，創(chuàng)新工作應(yīng)當(dāng)立足于對(duì)信息管理平臺(tái)的應(yīng)用，而這就需要對(duì)管理人員的操作知識(shí)技能展開相應(yīng)的培訓(xùn)工作，包括對(duì)管理知識(shí)的培訓(xùn)以及對(duì)信息技術(shù)的操作技能培訓(xùn)。高職院校必須意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性，注重對(duì)管理人員進(jìn)行考核工作，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合思想政治教育工作，為管理人員樹立正確的工作態(tài)度和目標(biāo)。從而提升整體的管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作的順利開展。此外，在實(shí)際的管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)過程中，高職院校還應(yīng)當(dāng)積極制定人才的引進(jìn)策略，吸引社會(huì)上的高技術(shù)人才積極投身于院校的檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、信息時(shí)代高職院?；A(chǔ)設(shè)施及軟件的建設(shè)

1.設(shè)施建設(shè)現(xiàn)狀

信息時(shí)代背景下，高職院校要想應(yīng)用信息技術(shù)手段建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到創(chuàng)新檔案管理工作路徑的目的，就需要保證自身具有能夠承載檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備。然而高職院校大多都將建設(shè)工作放在了校園環(huán)境建設(shè)以及對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)工作上，沒有投入資金技術(shù)研究如何完善檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，這就使得管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)設(shè)備故障。比如，計(jì)算機(jī)藍(lán)屏、卡機(jī)等問題，給檔案的存儲(chǔ)以及查找工作造成了不便，制約了高職院校檔案管理工作的穩(wěn)步運(yùn)行。針對(duì)這方面存在的問題，高職院校檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新還需要保證基礎(chǔ)設(shè)施的完善，在這個(gè)工作過程中，主要分為硬件設(shè)施以及軟件系統(tǒng)兩個(gè)方面。

2.硬件設(shè)施

硬件設(shè)施的完善需要從加大資金投入方面來進(jìn)行，積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并定期安排技術(shù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的工作狀態(tài)進(jìn)行檢查、維修和保養(yǎng)，提升硬件設(shè)備的使用壽命，減輕高職院校在發(fā)展過程中的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，并且能夠?yàn)殡娮訖n案管理工作的穩(wěn)步運(yùn)行奠定基礎(chǔ)保障。

3.軟件系統(tǒng)

相應(yīng)的檔案管理軟件還需要積極引進(jìn)其他國家的軟件系統(tǒng)，在這個(gè)過程中，還應(yīng)當(dāng)為技術(shù)人員培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷結(jié)合高職院校檔案管理工作的具體內(nèi)容和發(fā)展特點(diǎn)對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。同時(shí)，高職院校的技術(shù)人員可以建設(shè)檔案信息平臺(tái)和校園網(wǎng)站，在實(shí)際的管理過程中，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，完整、準(zhǔn)確的錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這樣才能促使檔案管理工作服務(wù)于高職院校，從而提高高職院校的整體管理水平。這還涉及到對(duì)檔案管理軟件安全運(yùn)行的防護(hù)工作，可以通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，并設(shè)置登陸認(rèn)證系統(tǒng)，要求教職人員及學(xué)生利用身份證信息進(jìn)行登陸，自行設(shè)置登陸密碼，確保檔案信息的安全。此外，檔案管理工作在信息時(shí)代的發(fā)展背景下有了新的形式，不再單獨(dú)依靠文字的形式進(jìn)行傳輸，還可以保存一些影像資料、圖片信息等內(nèi)容。借助信息化平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理，顯著提高了檔案管理服務(wù)水平。

四、信息時(shí)代高職院校檔案管理制度的優(yōu)化

1.發(fā)展現(xiàn)狀

在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)，給高職院校檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也使得檔案管理工作的范圍不斷擴(kuò)大，基于目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜多變，高職院校要想確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，就必須要建立健全的監(jiān)督管理機(jī)制。然而實(shí)際上高職院校在檔案管理工作當(dāng)中所使用的監(jiān)管機(jī)制還是局限于對(duì)紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理流程和方式，工作人員沒有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的問題，缺乏相應(yīng)的專業(yè)管理知識(shí)，導(dǎo)致管理制度流于形式，無法有效的對(duì)檔案信息的安全性起到監(jiān)督管理的作用。比如，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，缺乏統(tǒng)一的材料格式，導(dǎo)致電子檔案材料的存儲(chǔ)方式和內(nèi)容形式呈現(xiàn)出五花八門的狀態(tài)，嚴(yán)重阻礙了教職員工及學(xué)生對(duì)必要信息的正常交互使用。

2.創(chuàng)新途徑

基于信息時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，相關(guān)政府部門為了保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境的安全，出臺(tái)了相應(yīng)的管理政策。高職院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須要對(duì)內(nèi)部傳統(tǒng)的管理?xiàng)l例進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，積極結(jié)合目前政府部門的相關(guān)檔案管理?xiàng)l例，保證各項(xiàng)管理工作在合理合法的范圍內(nèi)有序運(yùn)行。以高職院校的檔案管理工作為例，要想保證檔案管理工作的科學(xué)性和合理性，就需要對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)、技術(shù)活動(dòng)中的重要事物和概念制定科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范。在這個(gè)工作過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)要以案卷組織及其著錄、標(biāo)引規(guī)則為核心，重點(diǎn)加強(qiáng)和完善包括分類規(guī)則、著錄和標(biāo)引規(guī)則、文獻(xiàn)編纂規(guī)則，并注重于信息技術(shù)應(yīng)用過程中，對(duì)檔案管理工作保密和降解密的相關(guān)規(guī)則等一系列的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)關(guān)注于工作人員的檔案管理工作是否按照相應(yīng)的工作流程有序開展，高職院校必須要意識(shí)到，只有大力推進(jìn)檔案管理的制度化建設(shè)，努力提高管理部門人員的檔案管理意識(shí)和專業(yè)能力，及時(shí)確定現(xiàn)代化的檔案管理思想，才能達(dá)到創(chuàng)新檔案管理工作途徑的目的，促進(jìn)高職院校的可持續(xù)健康發(fā)展。

五、信息時(shí)代高職院校檔案資源共享方面的創(chuàng)新

高職院校對(duì)檔案進(jìn)行管理工作是為了保證檔案的使用價(jià)值，在信息技術(shù)的高速發(fā)展階段，高職院校也要建立相應(yīng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的信息化程度。并且，院校管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案資源共享工作的重要作用，積極和其他院校合作，建立網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，來共享檔案信息，提高檔案管理的開放性。進(jìn)而達(dá)到交換和共享信息的最終目的。這還需要每一個(gè)高職院校定期上傳檔案信息，而系統(tǒng)管理人員則要優(yōu)化組合分散的檔案資源，從而顯著提升檔案信息的價(jià)值。并且還應(yīng)當(dāng)分辨出哪些是可以進(jìn)行資源共享的檔案信息，將機(jī)密文件進(jìn)行分離，將檔案的保密工作與利用工作結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理。

五、結(jié)論

信息時(shí)代下高職院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要意識(shí)到信息技術(shù)在提升工作效率，確保檔案信息安全性方面的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。并結(jié)合院校內(nèi)部在檔案管理工作方面的不足之處，對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的工作能力和素質(zhì)進(jìn)培訓(xùn)和考核，確保團(tuán)隊(duì)的工作質(zhì)量。還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)社會(huì)上的高質(zhì)量人才進(jìn)行管理工作，同時(shí)，要加大資金技術(shù)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。并注重建立健全的檔案管理機(jī)制，處理好機(jī)密檔案與普通檔案之間的管理工作。此外還應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，加強(qiáng)與其他院校之間的溝通交流。

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作者簡介：魯慧娟（1983-），女，漢族，山西運(yùn)城人，山西省運(yùn)城幼兒師范高等?？茖W(xué)校，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。