謝紫微

摘要：在技術(shù)變革與商業(yè)創(chuàng)新的影響下，財務(wù)管理信息化也隨之走向財務(wù)云時代，在“大數(shù)據(jù)、智能化、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算”背景下財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)運而生。財務(wù)共享服務(wù)中心在我國得到了較明顯的發(fā)展，且現(xiàn)階段建立目的仍然集中在降低企業(yè)成本，本文以財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷為研究點，對比其與傳統(tǒng)報銷的差異，并通過現(xiàn)行費用報銷模板運用提出改進。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù)中心;費用報銷;網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng);優(yōu)化

一、引言

財務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新型的管理模式，通過將集團企業(yè)中可以標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)進行整合與流程再造，以達到企業(yè)內(nèi)部整合資源，降低成本與提高效率的目的。從20世紀(jì)80年代，福特公司在歐洲建立起第一個財務(wù)共享服務(wù)中心，這將作為一種趨勢在各大企業(yè)中陸續(xù)推行，我國第一個財務(wù)共享服務(wù)中心由中興通訊在2005成立并推廣使用。2013年12月6日，財政部印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》指出：“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)，企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心”。2015年，十八屆五中全會首提共享經(jīng)濟概念，可以預(yù)計，以信息化為手段的共享服務(wù)理念是對未來共享經(jīng)濟在服務(wù)領(lǐng)域的一個重要支撐。

2015年北京國家會計學(xué)院發(fā)布的《2015中國財務(wù)共享服務(wù)中心調(diào)研報告》中提到80%的企業(yè)認為財務(wù)共享服務(wù)中心進入迅速發(fā)展階段，并且采用了財務(wù)共享服務(wù)中心后帶來的運行效果明顯，能有效推動企業(yè)管理會計、司庫建設(shè)和風(fēng)險管理的發(fā)展?！?017年中國財務(wù)共享服務(wù)調(diào)研報告》發(fā)布，財務(wù)共享中心已建立與計劃建立的比例高達97.62%，目前財務(wù)共享實現(xiàn)功能最多的是費用報銷，占比75%，且在已實施共享的被凋研企業(yè)單位發(fā)票成本小于5元，好于未共享的企業(yè)。由此可見，現(xiàn)行的財務(wù)共享服務(wù)中心仍然以降低成本為主導(dǎo)，而費用報銷作為企業(yè)集團業(yè)務(wù)中零碎、可重復(fù)操作、耗時最長的流程，是很適合流程再造，采用財務(wù)共享服務(wù)中心模式的。費用報銷流程是對內(nèi)部員工費用的審核和支付業(yè)務(wù)。在通常企業(yè)中，費用報銷發(fā)生量大，頻率高，對服務(wù)時效和服務(wù)滿意度有相當(dāng)高的服務(wù)水平要求。因此，費用報銷實施共享服務(wù)具有重要的意義，能夠充分體現(xiàn)共享服務(wù)對資源集中共享、發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)的優(yōu)勢。

二、傳統(tǒng)費用報銷模式與財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷

（一）傳統(tǒng)費用報銷

首先報銷人員需要填寫書面申請單，并將報銷的各類票據(jù)分門別類整理好，金額較小票者還需要按照各公司要求粘貼好：接下來將申請單和票據(jù)交由一級主管進行審批，待一級主管審批完畢流轉(zhuǎn)到二級主管審批，最后再到總經(jīng)理審批;各部門審批完畢，將報銷憑證與申請單交付財務(wù)部門核實，審核無誤后進行財務(wù)報銷。在這過程中，如果報銷票據(jù)分等級還需要各級主管簽字，這也是不小的工作量。所以傳統(tǒng)報銷模式對于報銷人員來說，既耗時又耗力，并且受制于地理時間的限制。往往等待最終的財務(wù)報銷成功需要很久時間，這對于企業(yè)來說也是一筆成本，費用報銷的效率會影響到員工的工作效率。

（二）財務(wù)共享服務(wù)中心報銷

錄單是費用報銷的第一個環(huán)節(jié)。錄單可以由人工完成，也可以由ERP或者其他系統(tǒng)生成。由業(yè)務(wù)員將實際發(fā)生的費用信息錄入系統(tǒng)，采用了手機報銷模式的將更加便捷，錄單可以完全在手機上進行，不受制地理位置限制。填制單據(jù)時根據(jù)各公司自身要求來填寫，包括申請出差起始、結(jié)束日期，類別，增值稅專用發(fā)票與普通發(fā)票。填制完畢后，單據(jù)將自動流轉(zhuǎn)至下一步業(yè)務(wù)經(jīng)理審批，待業(yè)務(wù)經(jīng)理審批后，業(yè)務(wù)員打印費用報銷單，交由財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)助理，再流轉(zhuǎn)到財務(wù)經(jīng)理審批，實際發(fā)生的費用票據(jù)會由專人使用高拍儀或掃描儀進行掃描，屆時所有報銷憑證的電子影像資料與費用報銷單一起流轉(zhuǎn)至財務(wù)共享服務(wù)中心費用崗進行審核，審核人員收到影像資料與單據(jù)根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)信息進行審核，對于一些關(guān)鍵信息，可以補錄或修改，完成對審核的輔助支持。有異常的單據(jù)需要退回或修正后重新審核。審核無誤的業(yè)務(wù)信息，傳遞到ERP系統(tǒng)中，由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的條件生成相關(guān)憑證，之后加以人工的憑證審核工作，完成記賬工作。同時，審核無誤的業(yè)務(wù)單據(jù)，會傳遞資金支付崗，出納將相關(guān)信息轉(zhuǎn)換成符合銀行接口標(biāo)準(zhǔn)的支付單據(jù)，通過網(wǎng)銀系統(tǒng)下達支付指令，進行網(wǎng)銀支付。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷的實施

（一）中興通信網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)

系統(tǒng)中包含子模塊：填制單據(jù)、審批、記賬憑證生成、報表生成與生成、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等。在采用影像管理系統(tǒng)后，網(wǎng)絡(luò)報銷能有效緩解實物流轉(zhuǎn)的報銷方式所帶來的各種問題。具體包括，在系統(tǒng)中先預(yù)設(shè)各類報銷模板，滿足不同種類的報銷需求。報銷人根據(jù)實際發(fā)生的報銷業(yè)務(wù)來填制單據(jù)，報銷人相關(guān)信息例如工號、部門等將由系統(tǒng)直接生成。審批人無須使用紙質(zhì)材料，通過系統(tǒng)即可調(diào)閱報銷單據(jù)來直接審批。待審批完畢單據(jù)自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)云，資金崗或是財務(wù)人員隨機調(diào)取單據(jù)審核，根據(jù)電子影像數(shù)據(jù)與填制單據(jù)來判斷業(yè)務(wù)是否合理合規(guī)，審核完畢后，批量導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，最終自動生成記賬憑證，并完成報銷。

中興通訊報銷系統(tǒng)的特點是將會計信息系統(tǒng)的重點從記賬憑證偏向于原始憑證。對于報銷這類可重復(fù)操作的業(yè)務(wù)流程化再造，預(yù)設(shè)的模板能夠讓記賬憑證的生成更加自動化。對于財會人員只需要先設(shè)定好報銷模板以及后續(xù)維護，有效實現(xiàn)了從報銷人員源頭上的數(shù)據(jù)資料到記賬憑證的生成高效率，且能控制到源頭數(shù)據(jù)的質(zhì)量。減少紙質(zhì)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，減少了財會人員的基礎(chǔ)工作量，審批人員可以隨時調(diào)閱，提高了審批效率。

（二）蘇寧集團網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)

SOA自主報銷系統(tǒng)包括接受票據(jù)、掃捕、審核、數(shù)據(jù)錄入、業(yè)務(wù)處理、銀行支付等。首先通過票據(jù)影像系統(tǒng)（DCMIOP）接受票據(jù)，掃捕上傳影像，接下來流轉(zhuǎn)至SOA自動報銷系統(tǒng)，無異常、拒絕的票據(jù)將會自動上傳接受檢查，通過業(yè)務(wù)審核、財務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，完成一系列流轉(zhuǎn)。待審批完畢后，利用網(wǎng)銀系統(tǒng)完成銀行支付。同時該系統(tǒng)還提供員工服務(wù)，方便客戶咨詢。

蘇寧的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)主要是針對企業(yè)員工的自助報銷，借助于影像管理系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)，實現(xiàn)了員工費用報銷的信息化。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)將報銷業(yè)務(wù)分門別類，通過系統(tǒng)的“查找與匹配”可以實現(xiàn)快速定位報銷單據(jù)，將員工費用報銷分級分類也能有效降低違規(guī)報銷的風(fēng)險。四、財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷改進

（一）預(yù)算管理

財務(wù)共享服務(wù)中心要以企業(yè)集團的戰(zhàn)略發(fā)展為目標(biāo)，制定全面預(yù)算管理制度，將企業(yè)集團的所有收支項目都納入預(yù)算管理中。對于費用業(yè)務(wù)較多企業(yè)這點更為重要。采用費用預(yù)算管理體系，當(dāng)公司實際發(fā)生業(yè)務(wù)與預(yù)算偏差較大時，財務(wù)共享服務(wù)中心需要及時出具報告，并采取必要的措施進行調(diào)整。盡量杜絕處于全面預(yù)算之外的收支項目，切實發(fā)揮好財務(wù)共享服務(wù)中心數(shù)據(jù)管理職能。

（二）信息系統(tǒng)支持

信息技術(shù)是財務(wù)共享服務(wù)中心得以發(fā)展的必要支持，現(xiàn)在常用的ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、預(yù)算管理、銀企直聯(lián)都需要信息系統(tǒng)的強有力支撐，這其中任一環(huán)節(jié)出問題，都會影響到整個流程的順利流轉(zhuǎn)。反之，信息技術(shù)的快速發(fā)展也對財務(wù)共享服務(wù)中心提出了更高要求。對于每一家采用財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)來說都需要加強與對口信息公司的合作，采用先進的模塊優(yōu)化技術(shù)來打通系統(tǒng)各模塊之間的壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對接，達到各平臺互通，讓員工能直接通過企業(yè)報銷端口進入第三方平臺，完成購票等任務(wù)，電子票據(jù)實時傳遞報銷，同時在數(shù)據(jù)傳遞過程中，加密技術(shù)保證企業(yè)商業(yè)信息不被竊取。

（三）人員管理

已建立了財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)員工中有很高比例認為財務(wù)共享服務(wù)中心缺少晉升機會，以及與集團財務(wù)部門的良好溝通機制。人員素質(zhì)不高、簡單機械勞動是財務(wù)共享服務(wù)中心人員的典型特征。正是這種對財務(wù)共享服務(wù)中心的認識不足，公司義沒有開通有效晉升通道，造成員工流失率很高。所以公司需要加快財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型，由財務(wù)會計轉(zhuǎn)向管理會計，培養(yǎng)其數(shù)據(jù)分析與決策能力，同時提供專業(yè)技能與崗位職能培訓(xùn)機會，讓員工能得到綜合學(xué)習(xí)的機會。建立健全一套財務(wù)共享服務(wù)中心績效考核機制，根據(jù)每個崗位不同分工對員工進行考核，對于簡單機械勞作的崗位，適時輪崗。參考文獻：

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