劉英

如今，信息化發(fā)展日新月異，面對強大的社會信息互聯(lián)網(wǎng)絡熱潮，對于擁有社會信息資源重要組成部分的檔案工作，加強檔案信息互聯(lián)網(wǎng)絡的研究和建設，以滿足社會日益增長的檔案信息需求，確保檔案事業(yè)健康持續(xù)地發(fā)展，將有著十分重要而深遠的意義。

一、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化指的是檔案工作的現(xiàn)代化，就是通過現(xiàn)代通信技術和設備，將眾多檔案管理的計算機聯(lián)接在一起，組成龐大的多媒體信息互聯(lián)網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。這是社會發(fā)展的客觀需要，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1、必須面對的新挑戰(zhàn)。進入新世紀新時代，檔案工作已由封閉狀態(tài)向開放性轉變，檔案館服務的對象也由單純?yōu)檎ぷ鞑榭挤辙D向為政府宏觀調撥和科學決策為主，并為廣大杜會公眾服務上來。為適應時代和社會發(fā)展的需要，檔案館工作的重心應從過去的檔案實體管理轉移到檔案信息管理上來，要把靜態(tài)性的檔案信息用先進的網(wǎng)絡設施傳輸出去，使之服務于社會，服務于現(xiàn)代化建設，實現(xiàn)其社會價值和經(jīng)濟價值。這就要求檔案以較高的信息存貯、處理和輸出速度，高質量地為社會服務，以滿足政府和社會公眾不受時間和空間的限制而快速獲取和溝通所需求的檔案信息。

2、信息社會發(fā)展的迫切要求和機遇。信息資源作為杜會生產(chǎn)的主要資源，它的開發(fā)和利用成為生產(chǎn)力發(fā)展的重要體現(xiàn)，而人們的人力和時間也更多地花在計算機的交談和處理上。日新月異的網(wǎng)絡技術體現(xiàn)出信息交流的快速性、傳播和聯(lián)系的廣泛性、用戶交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服務的多樣性等特點，這對傳統(tǒng)的信息交流形式產(chǎn)生了革命性的影響，同時也對擁有社會重要信息資源的檔案部門提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，檔案信息只有踏上網(wǎng)絡化的快車，才能適應信息網(wǎng)絡時代的潮流，推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

二、檔案信息化建設的優(yōu)越牲

1、方便檔案的利用和開發(fā)。檔案信息網(wǎng)絡是一種管理系統(tǒng)，使檔案信息的遠距離傳輸成為現(xiàn)實。由于計算機網(wǎng)絡的地點遍布各地，這就為檔案的開發(fā)利用拓展了空間。任何一位利用者，在任何一個地點只需要有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)快速、準確地查閱自己所需要的哪怕是千里之外的檔案館中的檔案信息，大大提高檔案信息的社會利用率，真正快速有效地實現(xiàn)檔案信息的潛在價值，更好地為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。

2、有利于檔案信息管理。隨著社會主義現(xiàn)代化建設的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)量急劇增加，載體種類豐富繁雜，這要求有現(xiàn)代化的保管場所和技術手段，而原有的那種傳統(tǒng)管理模式已難以滿足需要。由于計算機具有體積小、貯存最大、形象直觀等特點，能方便地進行存貯、顯示和打印，特別是能將檔案中保存的某些珍貴檔案進行儲存與管理，以保護原件，減少檔案原件在查找利用中的磨損，延長檔案的使用壽命。再者，實行檔案信息化之后，便可將分散的檔案信息資源進行宏觀規(guī)劃協(xié)調，統(tǒng)一管理，有效地避免檔案管理上的不規(guī)范，不統(tǒng)一問題，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化。

3、便于檔案信息資源共享。由于受自給自足的傳統(tǒng)檔案庫、藏書樓的收藏觀念的影響、當前的檔案工作仍缺乏宏觀規(guī)劃和管理，各自為政，自我封閉，不求合作，致使館與館之間出現(xiàn)檔案信息的重復。不僅如此，在知識爆炸的信息社會，每個檔案館都不可能對所有材料網(wǎng)羅齊全。而實行檔案信息化之后，館與館之間，便可以互通有無，進行資源共建，資源共享，避免重復勞動，減少不必要的開支。

4、便于協(xié)作共享。檔案信息化之后，各檔案部門之間可以用網(wǎng)絡的觀點來指導收集、征集和管理工作，從客觀上加強規(guī)劃協(xié)調、分工合作、最終建立起合理的、有序的、科學的、經(jīng)濟的館藏體系，這個館藏體系高效低能耗、功能齊全而且功能互補。不僅如此，檔案的查閱由以往的人工查閱轉為網(wǎng)上查閱，不僅速度快，而且查全率和查淮率也高，大大提高檔案工作效益。這樣，就可以讓檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，拿出更多的時間和精力去從事檔案的其它工作。

三、檔案信息化建設存在的問題

1、軟件互通兼容不夠。由于各檔案部門在檔案管理中應用計算機型號各不相同，使用軟件種類繁多，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和格式，勢必造成軟件不兼容、數(shù)據(jù)輸入方式不統(tǒng)一、著錄格式和著錄項目不符合標準，檢索語言不規(guī)范等問題。這種計算機在檔案管理上各自為政的情況會給檔案信息的網(wǎng)絡化建設帶來許多困難，大大制約檔案信息的網(wǎng)絡化進程。

2、認識不足、重視不夠。上至主管部門的領導下至檔案部門中的管理人員，往往認為網(wǎng)絡技術的發(fā)展與己無關，滿足于現(xiàn)行的檔案管理方式，只把應用計算機單純看成是提高業(yè)務工作效率的手段，而忽視其對檔案信息資源最大限度的開發(fā)和共享所能起的作用，對檔案信息網(wǎng)絡缺乏緊迫感、使命感、責任感。

3、容易出現(xiàn)失泄密。檔案信息一旦上網(wǎng)，任何一個網(wǎng)上用戶都可以全方位、全時段利用、下載、復制，甚至更改網(wǎng)上信息。不僅如此，網(wǎng)上“黑客”的出現(xiàn)和計算機病毒的侵襲，也嚴重威脅著網(wǎng)上檔案信息的安全，使網(wǎng)上檔案信息的真實性、準確性失去保證，甚至還有可能給人造成誤導，帶來無可挽回的損失。

4、缺乏技術人才。網(wǎng)絡的建設靠的是掌握高、精、尖信息技術的人才。沒有足夠的、具有一定水平的信息人才，實現(xiàn)檔案信息化只能是一句空話。目前，我國檔案人員隊伍的專業(yè)結構，學歷水平雖巳有了明顯的改善，但真正懂得現(xiàn)代化信息處理技術、能進行文獻加工，又具有開拓精神，敏銳把握信息的人才卻很少，現(xiàn)代檔案館需要的是既能熟練掌握檔案專業(yè)知識，又能精通信息網(wǎng)絡技術的?“雙料”人才。因此，培養(yǎng)檔案館人才的總體素質和知識結構，是擺在我們面前的一項艱巨而緊迫的任務。

四、檔案信息化建設的對策

1、提高認識，轉變觀念。在制約檔案信息化建設的諸多障礙中，認識的落后、觀念的滯后，無疑是最大的障礙。有關檔案部門的領導應該自覺提高檔案信息化建設的重要性、必要性和緊迫性的認識，切實把檔案信息化建設提上議事日程。各檔案部門也應該徹底摒棄各自為政、求全發(fā)展的收藏觀念和自我滿足、檔案資源私有的狹隘觀念，樹立大檔案意識，認真做好檔案的收集、管理和利用工作。

2、健全法規(guī)標準?！皼]有規(guī)矩不成方圓”。檔案信息網(wǎng)絡建設由于其開放性和系統(tǒng)性等需要制定法規(guī)和標準去規(guī)范有關行為，只有這樣，才能保證機讀資源的安全和網(wǎng)絡建設的工作質量，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入方式不統(tǒng)一，軟件不兼容等問題，避免出現(xiàn)無章可循、重復繁雜的混亂局面，促使檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設少走彎路，爭取時間和工作上的最大效益。同時，檔案信息化建設還應在立足我國國情的基礎上兼顧與國際標準接軌，為走上國際檔案信息高速公路創(chuàng)造條件，為“檔案，圖書、情報一體化”奠定基礎。

3、確保信息安全。由于檔案信息網(wǎng)絡建設具有系統(tǒng)性與開放性，又由于網(wǎng)上人員成分復雜，會給檔案信息網(wǎng)帶來病毒和非法訪問等問題，嚴重威脅檔案信息網(wǎng)的安全。因此，檔案信息的安全維護和加密是十分必要的，例如，在檔案文件著錄時，設定每份文件的密級，在密級管理中根據(jù)用戶的級別設定用戶的權限，給不同的用戶以不同的密碼等。只有解決好這一問題，才能保證檔案網(wǎng)絡的暢通，杜絕檔案遺失，泄密等問題的發(fā)生，有效地發(fā)揮檔案的社會作用，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

4、強化業(yè)務培訓，提升技術水平。現(xiàn)代網(wǎng)絡技術是一項技術性、專業(yè)性很強的工作，專業(yè)人才至關重要。為此，檔案部門必須改變保管人員過多，人員結構單一的現(xiàn)狀，密切注意檔案專業(yè)與網(wǎng)絡技術的結合，加強對檔案網(wǎng)絡人才的培訓，培養(yǎng)一支業(yè)務上精、技術上硬的高素質專業(yè)人才隊伍，為檔案信息化建設提供人才支撐。