吳晉花

摘 要 隨著近幾年來(lái)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度也在不斷改革完善，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)機(jī)制和運(yùn)營(yíng)方式也隨之發(fā)生變化。企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，就必須增強(qiáng)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，而國(guó)有企業(yè)作為中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱，在長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展中也暴露出了很多的問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)辦公用品內(nèi)控工作中的問(wèn)題尤為顯著。本文主要對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制進(jìn)行研究，希望能夠促進(jìn)其更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞 國(guó)有企業(yè) 辦公用品 內(nèi)部控制

一、引言

辦公用品是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的必需品，雖然產(chǎn)生的辦公費(fèi)占企業(yè)的整體成本比較小，但是辦公用品象征這一個(gè)企業(yè)的企業(yè)文化以及企業(yè)的治理狀況，對(duì)于辦公用品的節(jié)儉，在一定程度上能夠體現(xiàn)出員工的優(yōu)良品質(zhì)和企業(yè)的治理水平，而辦公用品的浪費(fèi)不僅會(huì)對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部控制形成制約。

二、國(guó)有企業(yè)辦公用品的內(nèi)控現(xiàn)狀

內(nèi)部控制主要是指在特定的環(huán)境中，單位為了提高經(jīng)營(yíng)效率，充分利用資源達(dá)到管理目標(biāo)而設(shè)定的各種制約或者調(diào)節(jié)辦法和組織等，但是國(guó)有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制中，還存在很多問(wèn)題，如下：

（一）相關(guān)工作人員的不重視

相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，很多國(guó)有企業(yè)都存在極大的辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象，各種辦公用品的使用非?；靵y，造成這種現(xiàn)象的主要原因是相關(guān)工作人員的不關(guān)心態(tài)度，這在本質(zhì)上導(dǎo)致了辦公用品的浪費(fèi)現(xiàn)象。通過(guò)調(diào)查，我們還發(fā)現(xiàn)年齡較大的工作人員對(duì)于辦公用品的管理和使用方面漠不關(guān)心，反而是一些大學(xué)剛畢業(yè)的工作人員由于接受了大量的培訓(xùn)，反而更加注重在辦公用品方面的節(jié)約。

（二）辦公用品的采購(gòu)機(jī)制不完善

在辦公用品管理中，采購(gòu)也是很重要的方面，很多企業(yè)產(chǎn)生浪費(fèi)的原因是在使用辦公用品時(shí)沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的登記，導(dǎo)致在采購(gòu)時(shí)出現(xiàn)采購(gòu)重復(fù)或者數(shù)量過(guò)多的情況，這在一定程度上會(huì)加劇辦公用品的浪費(fèi)現(xiàn)象。

（三）領(lǐng)用與保管機(jī)制不完善

在進(jìn)行辦公用品登記管理的時(shí)候，應(yīng)該明確責(zé)任，將記錄與保管分開(kāi)，防止信息混亂造成財(cái)產(chǎn)損失。應(yīng)該對(duì)辦公用品的管理程序進(jìn)行授權(quán)，領(lǐng)取使用的時(shí)候應(yīng)該有專人簽字，避免出現(xiàn)盜取或者誤取現(xiàn)象，在進(jìn)行信息傳遞時(shí)，應(yīng)該設(shè)置系統(tǒng)性強(qiáng)的進(jìn)貨、領(lǐng)取以及使用保存程序。在保存的時(shí)候也應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)的統(tǒng)計(jì)盤(pán)點(diǎn)，保證庫(kù)存物品與登記數(shù)據(jù)保持一致。在對(duì)相關(guān)企業(yè)進(jìn)行調(diào)查的時(shí)候，如果企業(yè)中只有少數(shù)人填寫(xiě)物品領(lǐng)取單，超過(guò)一半的人在使用的時(shí)候沒(méi)有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，就說(shuō)明該企業(yè)在授權(quán)管理方面還存在很大的問(wèn)題。

三、辦公用品內(nèi)部控制的目標(biāo)及范圍

辦公用品的內(nèi)部控制主要是促進(jìn)辦公用品的合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，樹(shù)立環(huán)保理念。在管理的時(shí)候，應(yīng)明確辦公用品的使用權(quán)屬，保障賬務(wù)和實(shí)物一致，促進(jìn)公司活動(dòng)的正常開(kāi)展。實(shí)行辦公用品的內(nèi)部控制，能夠在一定程度上使辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)以及領(lǐng)用、保管等符合國(guó)家的相關(guān)政策規(guī)定。

辦公用品的內(nèi)部控制主要是指辦公用品的需求申報(bào)、采購(gòu)、維護(hù)（入庫(kù)、登記保管）發(fā)放、回收等。

四、辦公用品的內(nèi)部控制實(shí)施措施

第一，做好公費(fèi)的預(yù)算，在進(jìn)行內(nèi)部控制的時(shí)候，應(yīng)該在上年度末就結(jié)合企業(yè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)進(jìn)行年度預(yù)算，結(jié)合實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)整，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)預(yù)算分部門(mén)進(jìn)行考核，這樣可以反映出其是否勤儉節(jié)約以及對(duì)資源的再利用情況。

第二，在采購(gòu)方面應(yīng)該成立一個(gè)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)，這樣能夠在數(shù)量方面形成優(yōu)勢(shì)，買(mǎi)到質(zhì)量高、價(jià)格便宜的用品，也能夠方便管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。在采購(gòu)的時(shí)候還應(yīng)該先申請(qǐng)后購(gòu)買(mǎi)，在預(yù)算內(nèi)的由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，但是一旦超出預(yù)算，就應(yīng)該按照規(guī)定的流程進(jìn)行，通過(guò)審批之后再進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)。

第三，建立完整的登記驗(yàn)收和入庫(kù)機(jī)制，企業(yè)應(yīng)該建立專門(mén)的驗(yàn)收部門(mén)，驗(yàn)收部門(mén)主要由采購(gòu)和監(jiān)管部門(mén)組成，在采購(gòu)?fù)瓿芍髮?duì)物品的數(shù)量、質(zhì)量以及實(shí)用性等方面進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收完成之后在采購(gòu)單上簽字，這樣采購(gòu)部門(mén)就能夠根據(jù)驗(yàn)收單來(lái)進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)工作。

第四，建立完整的出庫(kù)領(lǐng)用登記制度，在單位中應(yīng)該成立專業(yè)的保管部門(mén)，設(shè)置辦公用品臺(tái)賬，在領(lǐng)用和出庫(kù)的時(shí)候按照類別登記。相關(guān)負(fù)責(zé)人員要在臺(tái)賬上說(shuō)明物品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、審批人、領(lǐng)用人、日期以及剩余數(shù)量等，保障臺(tái)賬的精確度。

第五，對(duì)貴重物品進(jìn)行詳細(xì)登記，對(duì)于貴重的辦公用品，在使用的時(shí)候應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的登記，包括使用人、使用地點(diǎn)以及貴重物品的現(xiàn)狀。在使用人調(diào)離崗位時(shí)，要進(jìn)行手續(xù)交接，并且，交接手續(xù)應(yīng)該作為人力部門(mén)進(jìn)行調(diào)離手續(xù)辦理的主要依據(jù)。

第六，制定績(jī)效考核制度，企業(yè)內(nèi)審部門(mén)以及其他相關(guān)部門(mén)在年終的時(shí)候應(yīng)該對(duì)辦公用品的采購(gòu)及驗(yàn)收、入庫(kù)等程序進(jìn)行績(jī)效考核，對(duì)現(xiàn)有程序的實(shí)用性進(jìn)行評(píng)價(jià)和監(jiān)督，判斷采購(gòu)辦公用品的價(jià)格是否合理，檢查是否存在人為損壞或者丟失現(xiàn)象。

五、結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制還存在很多不足，針對(duì)這些問(wèn)題，我們應(yīng)該及時(shí)改進(jìn)，在保證國(guó)有企業(yè)辦公用品管理質(zhì)量和管理效率的基礎(chǔ)上，盡可能保障資源的合理配置和利用，并始終堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展理念。

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