杭軍

物業(yè)檔案，是指物業(yè)管理部門(mén)在物業(yè)管理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，反映物業(yè)狀況與物業(yè)服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)情況，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。事業(yè)單位物業(yè)檔案是檔案的重要組成部分，具有門(mén)類眾多、資料繁雜等特點(diǎn)，不僅能客觀真實(shí)地反映事業(yè)單位改革和發(fā)展的歷史進(jìn)程，也能為未來(lái)的發(fā)展起到重要的參謀借鑒作用，為事業(yè)單位物業(yè)管理工作的展開(kāi)提供有力的支持和保障。隨著我國(guó)事業(yè)單位運(yùn)行機(jī)制的改革，及信息化技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作逐漸步入了一個(gè)全新的階段，同時(shí)工作中所存在的不足逐漸暴露出來(lái)。就此，本論文著重針對(duì)事業(yè)單位物業(yè)管理檔案問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)所存在的不足提出建議，以期提升物業(yè)檔案管理工作的效率。

事業(yè)單位物業(yè)檔案管理工作的重要性

物業(yè)檔案的歷史價(jià)值。物業(yè)檔案客觀的記錄了物業(yè)管理單位的發(fā)展歷程，其中既有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有工作中存在的不足。善于分析運(yùn)用這些檔案資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，有針對(duì)性的對(duì)工作加以完善，就能夠有效的提升物業(yè)管理的水平。此外，檔案中的圖表、聲像文件記錄了歷史的發(fā)展過(guò)程，承載著一代人的記憶。例如：物業(yè)檔案記載了建筑的演變歷程，承擔(dān)了記錄和保存歷史的使命，是重要的歷史資料。

物業(yè)檔案的信息價(jià)值。物業(yè)檔案中包含了基建、設(shè)備、經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)等多方面內(nèi)容，包括建設(shè)單位移交的物業(yè)前期資料；設(shè)備的生產(chǎn)廠家、安裝公司、保養(yǎng)單位之間形成的有關(guān)資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網(wǎng)絡(luò)、有線電視等方面資料；詳實(shí)記錄了歷年建筑改造、水電維修和各種工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)施工圖紙；設(shè)備的技術(shù)、參數(shù)資料、操作規(guī)章流程等等，是物業(yè)管理、維修的基礎(chǔ)性資料。隨著時(shí)間的推移，對(duì)設(shè)備設(shè)施的維修頻率也將逐漸增高，如果沒(méi)有完整詳實(shí)的物業(yè)檔案作為支持，不僅影響到設(shè)備設(shè)施正常的運(yùn)轉(zhuǎn)運(yùn)行，還很有可能影響到正常的工作、生活秩序。

物業(yè)檔案的法律文獻(xiàn)價(jià)值。物業(yè)檔案還包含物業(yè)管理活動(dòng)中產(chǎn)生一系列的文書(shū)檔案，如物業(yè)服務(wù)企業(yè)的物業(yè)資質(zhì)證明、物業(yè)管理人員聘用合同、物業(yè)管理招投標(biāo)文件、采購(gòu)合同、服務(wù)協(xié)議、工程合同以及資產(chǎn)檔案、維修資金使用、審批、監(jiān)管方面資料等等具有法律價(jià)值的文獻(xiàn)，在事業(yè)單位與其他責(zé)任方產(chǎn)生糾紛，自身權(quán)益受到侵害時(shí)，物業(yè)檔案都能夠提供可靠地維權(quán)證據(jù)。例如，目前事業(yè)單位老舊的房改房已經(jīng)出售給個(gè)人，二次裝修已成常態(tài)，怎樣保障房屋不受損壞，物業(yè)服務(wù)企業(yè)必須將管理二次裝修所產(chǎn)生的管理資料記錄清楚，并應(yīng)集中收集整理，若由于違規(guī)裝修產(chǎn)生不良結(jié)果，物業(yè)服務(wù)企業(yè)才能提供免責(zé)的管理檔案，才能提供強(qiáng)有力的法律依據(jù)，如果不能提供相應(yīng)的管理檔案，將可能給物業(yè)管理公司造成巨大損失。

目前物業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

重視程度不足。物業(yè)管理部門(mén)由于實(shí)行目標(biāo)管理，注重經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，不能直接創(chuàng)造效益，因而重視程度不夠。物業(yè)檔案類型多樣、內(nèi)容繁雜，而大多數(shù)物業(yè)管理部門(mén)缺少專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作由其他人員兼任，企業(yè)一般不安排專人負(fù)責(zé)檔案工作。由于改革后管理機(jī)制靈活，人員流動(dòng)性大，不能保持相對(duì)穩(wěn)定，給物業(yè)檔案的管理造成一定的影響?？傊?，物業(yè)管理部門(mén)沒(méi)有把檔案工作納入中心工作范圍。

物業(yè)檔案管理的硬件和軟件條件落后。物業(yè)檔案管理設(shè)備落后，缺乏相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施及技術(shù)支持。在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展的今天，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已是檔案管理工作的整體趨勢(shì)，然而現(xiàn)階段物業(yè)檔案管理卻仍然停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的分類、保存、整理的操作階段。紙質(zhì)檔案不易保管，容易引發(fā)檔案損毀、丟失。另外，單純的手工操作管理也不利于物業(yè)檔案的整體種類劃分，從而出現(xiàn)了檔案存放無(wú)序、檔案資料不完整的現(xiàn)象。

規(guī)章制度不健全。物業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員，規(guī)章制度不健全。物業(yè)管理行業(yè)僅有二十年左右的歷史，在我國(guó)是新興的行業(yè)，國(guó)內(nèi)尚未制定出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，物業(yè)檔案管理是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題。同時(shí)，物業(yè)檔案管理制度的缺失，缺乏行之有效的考核管理標(biāo)準(zhǔn)，致使物業(yè)檔案管理工作長(zhǎng)期處于無(wú)序狀態(tài)，無(wú)法達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。在傳遞過(guò)程中手續(xù)不健全，在移交接管中丟失，影響了新的物業(yè)服務(wù)企業(yè)開(kāi)展工作。檔案借閱時(shí)較為隨意，沒(méi)有履行借閱的相關(guān)登記手續(xù)，檔案丟失時(shí)，出現(xiàn)推諉的情況，責(zé)任難以區(qū)分。

物業(yè)管理社會(huì)化改革帶來(lái)新問(wèn)題。隨著機(jī)關(guān)事務(wù)后勤管理社會(huì)化改革的深入，物業(yè)檔案管理的問(wèn)題很多是伴隨著物業(yè)管理社會(huì)化改革而出現(xiàn)和加劇的。承擔(dān)服務(wù)的物業(yè)服務(wù)實(shí)體從單位逐漸剝離， 成為多元化、規(guī)?；?biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)企業(yè)。在后勤社會(huì)化體制、機(jī)構(gòu)、人事改革過(guò)程中，檔案的收集管理的責(zé)任不明確，檔案人員變動(dòng)頻繁，不能保持相對(duì)穩(wěn)定，削弱了檔案工作，給物業(yè)檔案的管理造成一定的消極影響。

對(duì)事業(yè)單位物業(yè)檔案管理工作的建議

加大重視力度，增強(qiáng)物業(yè)檔案管理意識(shí)。物業(yè)檔案工作種類繁雜，涉及到水電、綠化、設(shè)備購(gòu)置、工程驗(yàn)收等各方各面，在物業(yè)服務(wù)大量外包的大背景下，簡(jiǎn)單依賴外包企業(yè)進(jìn)行物業(yè)檔案的收集和管理是不現(xiàn)實(shí)的，因此承擔(dān)機(jī)關(guān)事務(wù)的單位要加大對(duì)物業(yè)檔案工作的重視力度，應(yīng)當(dāng)將檔案的管理工作歸口到機(jī)關(guān)管理部門(mén)下，并且在與外包機(jī)構(gòu)簽訂服務(wù)合同的時(shí)候明確外包機(jī)構(gòu)在檔案收集方面的責(zé)任。應(yīng)當(dāng)有專人負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的管理，在檔案管理人員心中樹(shù)立起管理意識(shí)，提升檔案管理人員的崗位責(zé)任感，要求物業(yè)檔案管理人員必須時(shí)刻關(guān)注各方面的檔案資料的管理和歸檔。

提升物業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能，提高檔案管理水平。要設(shè)置專職的物業(yè)檔案管理人員，并定期組織檔案管理人員進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可通過(guò)多媒體和網(wǎng)絡(luò)針對(duì)檔案管理的新形勢(shì)新內(nèi)容等進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升物業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理知識(shí)，使檔案管理跟上時(shí)代的發(fā)展，掌握最新的技術(shù)和手段。探索適合自身特點(diǎn)的新型管理模式。

優(yōu)化物業(yè)檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案管理的信息化。隨著信息科技和數(shù)字影像技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理已是大勢(shì)所趨，建立新型的物業(yè)檔案管理系統(tǒng)，提升物業(yè)檔案管理的自動(dòng)化水平符合檔案管理發(fā)展的總體趨勢(shì)，既有利于物業(yè)檔案的保存、整理、歸檔，也能使其在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的價(jià)值。

制定檔案管理法規(guī)或規(guī)范性文件，建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。政府有關(guān)部門(mén)和物業(yè)管理協(xié)會(huì)應(yīng)綜合各方的意見(jiàn)，結(jié)合具體情況編寫(xiě)和頒布關(guān)于物業(yè)檔案管理的法規(guī)或規(guī)范性文件，以保障物業(yè)檔案管理有法可依。也可以通過(guò)建立統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)物業(yè)檔案工作的展開(kāi)，規(guī)范物業(yè)檔案的收集范圍，統(tǒng)一物業(yè)檔案分類方案、編制統(tǒng)一的類目，建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表等，建立健全物業(yè)檔案管理制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡(jiǎn)明實(shí)用、堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性等原則來(lái)制定，結(jié)合項(xiàng)目管理的狀況，根據(jù)物業(yè)檔案管理工作特點(diǎn)，管理制度要不斷科學(xué)化、規(guī)范化、不斷創(chuàng)新。

總之，物業(yè)管理應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，理順管理機(jī)制，制定完善相關(guān)的物業(yè)檔案管理制度，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，并對(duì)相關(guān)工作人員提出明確的工作職責(zé)，并進(jìn)行工作成績(jī)進(jìn)行考核，以此來(lái)推動(dòng)物業(yè)檔案的管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。

（作者單位：湖北省氣象局機(jī)關(guān)服務(wù)中心）