胡宇鵬

摘要：隨著信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公方式、辦公系統(tǒng)由于缺乏統(tǒng)一規(guī)則、無法實(shí)現(xiàn)信息共享，已經(jīng)不能滿足企業(yè)日常的業(yè)務(wù)需求[1]。近年來國家工信部提提出的“智能制造、兩化融合”，對(duì)煙機(jī)企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高的要求，業(yè)務(wù)管理精細(xì)化，組織行為高效協(xié)同化，業(yè)務(wù)辦公數(shù)據(jù)集成化等信息化建設(shè)需求也日趨迫切[2]。

關(guān)鍵詞：煙機(jī)企業(yè);綜合管理;辦公系統(tǒng)

中圖分類號(hào)： TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）21-0230-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

1 背景現(xiàn)狀及需求

許昌煙草機(jī)械有限責(zé)任公司（以下簡稱許昌煙機(jī)）隸屬于中國煙草機(jī)械集團(tuán)有限責(zé)任公司，是專業(yè)生產(chǎn)煙草卷接設(shè)備的國家大型二類重點(diǎn)骨干企業(yè)，經(jīng)過十多年的信息化發(fā)展，完成了ERP、NC、PDM、CAPP、HR、等多個(gè)業(yè)務(wù)系的建設(shè)[3]，然而對(duì)于許昌煙機(jī)的管理人員而言，日常工作中缺少一套統(tǒng)一的、電子化的綜合管理平臺(tái)進(jìn)行管控，無法直接獲取所需信息，快速地進(jìn)行決策，從而影響到工作效率。近兩年來“智能制造、兩化融合”的提出，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高的要求，業(yè)務(wù)管理精細(xì)化，組織行為高效協(xié)同化，業(yè)務(wù)辦公數(shù)據(jù)集成化等信息化建設(shè)需求也逐漸日趨迫切。因此建設(shè)一個(gè)能夠?qū)φ麄€(gè)企業(yè)進(jìn)行有效管理、提升企業(yè)內(nèi)部工作效率、整合內(nèi)部各種資源的綜合管理辦公系統(tǒng)迫在眉睫。

2 系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)

系統(tǒng)基于Spring開發(fā)框架，遵循J2EE的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用JAVA高級(jí)語言開發(fā)。系統(tǒng)架構(gòu)采用靈活的B/S方式實(shí)現(xiàn)，瀏覽器Browser/WEB服務(wù)器Server/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器Database，簡化應(yīng)用系統(tǒng)的分發(fā)、配置管理，集中部署服務(wù)器和應(yīng)用系統(tǒng)，降低系統(tǒng)的維護(hù)和使用成本。應(yīng)用服務(wù)器與數(shù)據(jù)服務(wù)器分離，即保證了突發(fā)情況下的主機(jī)備份，又提到了網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)處理能力。支持JDBC、XML、WebService等多種來源的數(shù)據(jù)交換，快捷靈活的集成第三方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)[4]。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)及功能

3.1系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)目標(biāo)

綜合管理辦公系統(tǒng)能夠有效應(yīng)對(duì)辦公管理、知識(shí)管理、移動(dòng)辦公等重要辦公活動(dòng)及業(yè)務(wù)流程操作，全面提高企業(yè)管理人員的業(yè)務(wù)水平及企業(yè)整體辦公效率。系統(tǒng)主要分為六大模塊：統(tǒng)一辦公門戶、統(tǒng)一審批管理、統(tǒng)一知識(shí)管理、統(tǒng)一文化建設(shè)以及統(tǒng)一消息接收。

統(tǒng)一門戶：建立公司級(jí)的辦公門戶，統(tǒng)一煙機(jī)的信息化辦公桌面，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄，平臺(tái)上各系統(tǒng)的工作消息、工作內(nèi)容等統(tǒng)一處理、統(tǒng)一查看，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一工作門戶平臺(tái)。

統(tǒng)一審批管理：建立公司級(jí)的電子審批平臺(tái)、工作協(xié)同平臺(tái)、公文流轉(zhuǎn)管理平臺(tái)、信息發(fā)布批示管理平臺(tái)等組織內(nèi)部協(xié)作管理功能。實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部辦公業(yè)務(wù)審批流程的集中處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全面綜合審批管理平臺(tái)。

統(tǒng)一知識(shí)管理：建立文檔管理中心，實(shí)現(xiàn)各部門及下屬單位辦公文件、業(yè)務(wù)資料等文檔的集中共享，實(shí)現(xiàn)單位全部文件快速檢索的文檔管理平臺(tái)。

統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理：抽取不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，全面實(shí)時(shí)的展示出各項(xiàng)決策智能分析報(bào)表。

統(tǒng)一文化建設(shè)：建立公司內(nèi)部公共信息發(fā)布平臺(tái)，作為企業(yè)員工交流溝通平臺(tái)，發(fā)布日常新聞公告、調(diào)查，發(fā)起討論等，完善企業(yè)文化。

統(tǒng)一消息接收：建立移動(dòng)端，滿足隨時(shí)隨地進(jìn)行工作處理，如：手機(jī)端發(fā)起或?qū)徍颂幚砹鞒?，查看工作安排，企業(yè)內(nèi)部信息和相關(guān)文檔。建立PC端即時(shí)通訊軟件，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部人員之間能夠即時(shí)通信。實(shí)現(xiàn)PC通訊、移動(dòng)APP和網(wǎng)頁辦公系統(tǒng)之間的消息同步。

3.2系統(tǒng)詳細(xì)功能模塊設(shè)計(jì)

3.2.1辦公門戶模塊

許昌煙機(jī)綜合管理辦公系統(tǒng)的辦公門戶主要有兩大模塊：個(gè)人空間和單位空間。個(gè)人空間用于展現(xiàn)于個(gè)人工作緊密相關(guān)的信息，如待辦工作、表單審批、跟蹤事項(xiàng)、我的任務(wù)、日程管理、我的收藏等。同時(shí)將ERP、PDM、CAPP、HR等多個(gè)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以單點(diǎn)登錄的方式集成在個(gè)人工作空間中;單位空間則是用于展現(xiàn)單位的最新動(dòng)態(tài)、內(nèi)部發(fā)布的管理制度、新聞公告以及員工交流等內(nèi)容，成為單位的公共信息發(fā)布展示和有效傳播的公共空間。

3.2.2審批管理模塊

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一審批管理主要包含流程表單以及公文管理。

1）系統(tǒng)中的流程主要分為兩種：固化流程和自由流程。固化流程用于公司級(jí)別的通用模板的流程，實(shí)現(xiàn)從流程實(shí)例的生成、節(jié)點(diǎn)驅(qū)動(dòng)、狀態(tài)管理直到流程終止的全過程控制管理;自由流程則由發(fā)起人根據(jù)工作需要，創(chuàng)建的簡單快捷的一對(duì)一或一對(duì)多、串發(fā)或并發(fā)相結(jié)合的流程，用于將文件、事務(wù)或信息發(fā)送到相關(guān)人員。

2）系統(tǒng)采用J2EE、FLASH等技術(shù)，利用二元化工作流的思路，設(shè)計(jì)了實(shí)現(xiàn)可視化的流程圖，能夠直觀清晰的查看整體流程以及流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理狀態(tài)、節(jié)點(diǎn)屬性等。能夠?qū)α鞒讨械墓?jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)添加、刪除、修改等功能，并統(tǒng)計(jì)流程的執(zhí)行效率以及個(gè)人的處理效率等信息，形成綜合的流程績效統(tǒng)計(jì)。

3）公文管理

公文管理涵蓋了：收文管理、發(fā)文管理、公文交換等模塊。系統(tǒng)利用工作流的原理來建立公文流轉(zhuǎn)機(jī)制，通過流程模板和流程節(jié)點(diǎn)保證公文流程;通過節(jié)點(diǎn)權(quán)限控制公文的審批批示;通過正文套紅來完成正規(guī)格式公文;通過公文交換送達(dá)各個(gè)單位。

發(fā)文管理：建立公文和對(duì)應(yīng)的發(fā)文流程，實(shí)現(xiàn)公文審核、審批、簽發(fā)、封發(fā)等操作，完成公文審批、修改、套紅，并形成最終的正式公文。涵蓋目前集團(tuán)公司運(yùn)行的發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、錢包等不同類型的文種處理。

收文管理：對(duì)于來自公司內(nèi)部的公文所實(shí)施的處置與管理。接收公文之后，登記公文并根據(jù)來問特征，進(jìn)行收辦或收閱處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)來文的擬辦、批示、承辦、歸檔等操作。

3.2.3 文化建設(shè)模塊

系統(tǒng)的文化建設(shè)模塊是公司內(nèi)部公共信息的發(fā)布、員工交流溝通平臺(tái)。如企業(yè)發(fā)布新聞公告、調(diào)查問卷、員工討論等。主要包含：公告、新聞、調(diào)查討論等。

公司所有員工不僅可以非常方便快捷地看到發(fā)布的新聞、公告，還可以對(duì)自己感興趣的信息進(jìn)行點(diǎn)贊收藏，方便日后查閱，逐步形成個(gè)人的知識(shí)庫。

3.2.4會(huì)議管理模塊

會(huì)議管理管理會(huì)議為中心的相關(guān)資源管理，包含：會(huì)議查詢、會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議室管理、會(huì)議安排、與會(huì)人員通知、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議歸檔等內(nèi)容。員工可在該模塊中根據(jù)實(shí)際工作需要安排會(huì)議以及對(duì)會(huì)議記錄等進(jìn)行綜合管理，會(huì)議消息提醒，查看會(huì)議情況，如出席情況、會(huì)議紀(jì)要等。

3.2.5 日程管理模塊

日程管理相當(dāng)于公司員工的個(gè)人工作日歷，用于安排個(gè)人的工作、活動(dòng)、計(jì)劃等事項(xiàng);可以在系統(tǒng)中定制個(gè)人或部門的日計(jì)劃或周計(jì)劃等，并主動(dòng)消息提醒;同時(shí)可以將會(huì)議等信息同步到與會(huì)人員的日程中。包含新建事件、事件委托、事件統(tǒng)計(jì)等。

3.2.6 移動(dòng)辦公模塊

在手機(jī)移動(dòng)端模塊中實(shí)現(xiàn)了員工在手機(jī)端隨時(shí)隨地能夠處理工作事務(wù)。在移動(dòng)辦公模塊中可以同步接收PC端的工作待辦消息提醒、會(huì)議日程提醒以及公司發(fā)布消息的提醒;新建工作事項(xiàng)、新建會(huì)議以及簡單的流程業(yè)務(wù)處理;能夠查看公司的新聞公告。

4 關(guān)鍵技術(shù)介紹

4.1 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一登錄入口

隨著公司信息化建設(shè)的投入，許昌煙機(jī)公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)隨之增加。目前使用的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如ERP、HR、CAPP、PDM等，系統(tǒng)種類多且數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)不通暢，不僅使用人員需要多次登錄不同系統(tǒng)，而且維護(hù)人員需要花費(fèi)大量時(shí)間完成用戶口令維護(hù)工作。系統(tǒng)提供單點(diǎn)登錄接口，通過菜單方式直接打開資源頁面。實(shí)現(xiàn)基于最初訪問網(wǎng)絡(luò)的一次性身份認(rèn)證，對(duì)員工權(quán)限內(nèi)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫訪問，從而提高用戶的工作效率，降低網(wǎng)絡(luò)操作的浪費(fèi)，同時(shí)通過授權(quán)訪問提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。

4.2 組織績效管理

設(shè)置組織績效管理模塊，實(shí)現(xiàn)“季度信息提供表、季度重點(diǎn)工作、執(zhí)行力檢查表”的線上任務(wù)分配，并按照時(shí)間將節(jié)點(diǎn)經(jīng)過一定審核流程的表單進(jìn)行報(bào)送;實(shí)現(xiàn)“智能考核”的線上任務(wù)分配，各歸口部門按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)將經(jīng)過審核流程的考核結(jié)果報(bào)送。

通過組織績效管理可以很直觀地查看流程整體的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，以及統(tǒng)計(jì)超期處理、處理效率低下的流程，從而多維度呈現(xiàn)流程的運(yùn)行健康度，推動(dòng)流程的優(yōu)化，使流程更加精簡、流暢。

4.3 基于角色權(quán)限的訪問控制

綜合辦公系統(tǒng)基于公司個(gè)人、單位、部門、組群、角色、崗位和職務(wù)級(jí)別等多種角色的權(quán)限控制，通過管理員對(duì)以上角色進(jìn)行靈活的權(quán)限設(shè)定，授予不同角色所需的最小權(quán)限，確保信息安全性和可執(zhí)行性。

4.4 消息的多途徑提醒

綜合辦公系統(tǒng)能否有效地提高公司的辦公效率，除了取決于公司流程的合理性，還有個(gè)重要因素是流程中節(jié)點(diǎn)的處理效率。因此消息的提醒采用多種途徑保證消息的及時(shí)送達(dá)，對(duì)系統(tǒng)的整體運(yùn)行效率至關(guān)重要。

綜合辦公系統(tǒng)在個(gè)人賬號(hào)登錄之后，移動(dòng)端、WEB端中任意一端發(fā)起交流、協(xié)同處理消息、郵件發(fā)送等都會(huì)同步提醒，保證數(shù)據(jù)同步實(shí)時(shí)統(tǒng)一。對(duì)于重要的消息還會(huì)通過短信平臺(tái)發(fā)送到手機(jī)端，保證處理消息、待辦工作等信息及時(shí)提醒。

5 總結(jié)

許昌煙機(jī)公司綜合辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用為公司提供了一個(gè)統(tǒng)一化管理的電子化平臺(tái)，極大地提升了公司人員的工作效率。系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄解決了公司多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)一登錄認(rèn)證，減少了人員的使用和維護(hù)成本，同時(shí)與多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成避免了公司系統(tǒng)間的“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象;系統(tǒng)的流程績效統(tǒng)計(jì)不僅能夠通過統(tǒng)計(jì)人員的流程處理時(shí)間，提高人員的工作積極性，而且通過長時(shí)間的流程效率統(tǒng)計(jì)分析流程的合理性，并優(yōu)化流程、提升組織效率。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】