夏勃川

公關(guān)管理軟件，是指可以滿足公關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理要求的軟件，其業(yè)務(wù)管理主要包括：公關(guān)項(xiàng)目管理、公關(guān)采購(gòu)管理、公關(guān)媒體管理、公關(guān)財(cái)務(wù)管理。具體功能還可以按應(yīng)用領(lǐng)域再進(jìn)行細(xì)分，如針對(duì)公關(guān)活動(dòng)管理功能包括：客戶管理、合同管理、立項(xiàng)管理、預(yù)算管理、供應(yīng)商管理、采購(gòu)管理、收入管理、支出管理和結(jié)算管理。對(duì)于媒介與財(cái)務(wù)的管理，還需要具備更多功能。

全面、深入、有效地實(shí)施管理軟件，可以幫助企業(yè)整合業(yè)務(wù)管理，提高管理效率和企業(yè)組織的響應(yīng)能力，加強(qiáng)內(nèi)部管控，積累管理資源，降低擴(kuò)張成本，對(duì)于較大的集團(tuán)企業(yè)，以及希望快速成長(zhǎng)的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，其作用是毋庸質(zhì)疑的。

在這里，我們從以下幾個(gè)角度，談?wù)勁c公關(guān)管理軟件相關(guān)的主要問(wèn)題：

一、公關(guān)OA軟件如何選型

很多企業(yè)都會(huì)將信息化建設(shè)誤解為OA，經(jīng)常會(huì)有人提問(wèn)：“公關(guān)OA軟件如何選型？”，但這種理解和定位是有嚴(yán)重問(wèn)題的。

事實(shí)上，OA軟件難于承受信息化的重任，各行各業(yè)使用OA完成信息化建設(shè)，往往只能解決簡(jiǎn)單的收發(fā)文、行政、溝通等日常管理工作，一旦深入核心務(wù)管理，失敗的案例比比皆是。相比之下，OA更適合以下范疇的應(yīng)用。

1.OA適合簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)

OA的設(shè)計(jì)目標(biāo)，是支持業(yè)務(wù)表單的快速定制及業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。因此其強(qiáng)項(xiàng)是簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)表單的定制和流程的定制。一旦涉及復(fù)雜業(yè)務(wù)，則無(wú)法應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)的多樣性、復(fù)雜性、關(guān)聯(lián)性和完整性。

2 OA適合孤立的業(yè)務(wù)。

oA軟件的設(shè)計(jì)目標(biāo)，通常是以孤立業(yè)務(wù)模型為基礎(chǔ)的。而公關(guān)廣告行業(yè)真實(shí)的業(yè)務(wù)應(yīng)用，業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性極強(qiáng)，從業(yè)務(wù)的執(zhí)行過(guò)程看，預(yù)算的成本控制、采購(gòu)模式、支付模式、財(cái)務(wù)結(jié)算，幾乎所有的業(yè)務(wù)都是相互滲透、關(guān)聯(lián)和制約的。從核心業(yè)務(wù)來(lái)看，項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)這四個(gè)因素在主要業(yè)務(wù)的場(chǎng)景中，幾乎也全部是相互關(guān)聯(lián)的。

3 OA適合表面的業(yè)務(wù)。

多數(shù)OA軟件為了體現(xiàn)“大而全”的特點(diǎn)，會(huì)堆砌一些業(yè)務(wù)，如銷售管、CRM、知識(shí)管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理。然而Et客戶深入使用后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在面臨大部分真實(shí)業(yè)務(wù)場(chǎng)景時(shí)，OA軟件無(wú)法支持。

當(dāng)前，公關(guān)行業(yè)經(jīng)營(yíng)的內(nèi)部和外部因素都在發(fā)生快速的變化，如何提升內(nèi)部效率，通過(guò)創(chuàng)新來(lái)應(yīng)對(duì)新的服務(wù)和管理模式，已經(jīng)成為管理者們的新課題。公關(guān)行業(yè)的管理軟件，作為支持企業(yè)規(guī)?；?、規(guī)范化、精細(xì)化管理的重要工具，已越來(lái)越多地被企業(yè)所重視。

因此，當(dāng)公關(guān)公司真正希望對(duì)管理軟件進(jìn)行選型時(shí)，需要注意以下點(diǎn)：

1.管理軟件要適合企業(yè)的組織、業(yè)務(wù)、管理模式，而不是企業(yè)適應(yīng)軟件產(chǎn)品。

2.公關(guān)管理軟件要幫助客戶建立業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和管理模式，助力企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)張、異地管理、集團(tuán)化管理。

3.公關(guān)管理軟件要能融合多種業(yè)務(wù)模式，包括活動(dòng)，媒介，數(shù)字營(yíng)銷等業(yè)務(wù)的管理能力，從而為企業(yè)提供統(tǒng)一的管理能力。

4.公關(guān)管理必須具備實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的能力。

已經(jīng)有越來(lái)越多的用戶，認(rèn)識(shí)到了OA軟件的能力在公關(guān)行業(yè)應(yīng)用的問(wèn)題與局限性，從而在軟件選型或升級(jí)時(shí)做出更加正確的選擇。

二、公關(guān)管理軟件的發(fā)展趨勢(shì)

公關(guān)管理軟件，是為公關(guān)行業(yè)服務(wù)的。因此，必須順應(yīng)行業(yè)與管理的變化，跟隨甚至超越行業(yè)的發(fā)展，滿足公關(guān)行業(yè)不斷變化的管理需求。換句話說(shuō)，對(duì)于從事管理軟件的研究與實(shí)施的企業(yè)，應(yīng)研究行業(yè)的變化，為客戶提供適應(yīng)變化的能力。

1.業(yè)務(wù)融合的趨勢(shì)

公關(guān)行業(yè)的業(yè)務(wù)形態(tài)多樣，且在快速衍變?；顒?dòng)、媒介、數(shù)字營(yíng)銷、媒體購(gòu)買等業(yè)務(wù)形態(tài)，已迅速融合。很多企業(yè)都面向客戶提供融合的業(yè)務(wù)服務(wù)。因而，公關(guān)管理軟件需要具備融合業(yè)務(wù)的管理能力。

2.業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)深度一體化的趨勢(shì)

業(yè)務(wù)形態(tài)的增加以及數(shù)據(jù)密集形業(yè)務(wù)（如數(shù)字營(yíng)銷），使得財(cái)務(wù)的管理難度和工作量迅速加大了。財(cái)務(wù)人員有苦難言，不但疲于應(yīng)付大量的基礎(chǔ)工作，也難于完整體的核算目標(biāo)。公關(guān)廣告行業(yè)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，不是簡(jiǎn)單的費(fèi)控或報(bào)銷，也不是簡(jiǎn)單地邀請(qǐng)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審批，而是要深入融合業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的管理數(shù)據(jù)。有效地構(gòu)建數(shù)據(jù)融合共享的體系，最大限度打通業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)。因此公關(guān)管理軟件，必須可以有效解決業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度整合與協(xié)同的問(wèn)題。

3.業(yè)務(wù)模式靈活的趨勢(shì)

公關(guān)管理軟件面對(duì)的企業(yè)管理模式極為靈活，企業(yè)的規(guī)模、企業(yè)發(fā)展歷史、企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈的位置、企業(yè)成長(zhǎng)的不同階段的述求、企業(yè)的投資管理模式、企業(yè)的商業(yè)模式等因素都可能會(huì)導(dǎo)致管理軟件的不同。

因此，公關(guān)管理軟件不是標(biāo)準(zhǔn)的快餐，而應(yīng)是具備高度靈活定制能力的大餐。這些標(biāo)準(zhǔn)都是公關(guān)oA軟件難以勝任的。這也是為什么很多企業(yè)實(shí)施與使用失敗的原因。因此，公關(guān)管理軟件必須具備靈活滿足客戶需求的能力。

三、媒體資源管理的融合之道

媒體資源，是公關(guān)廣告公司提供媒體傳播項(xiàng)目服務(wù)的重要資源。不同的企業(yè)，業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，服務(wù)行業(yè)不同，媒介資源來(lái)源不同，項(xiàng)目管理模式不同，在媒介資源的管理上，會(huì)存在較大的差異。隨著公關(guān)傳播業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)與變化，積累優(yōu)質(zhì)媒體資源，管控媒體采購(gòu)成本，為客戶或項(xiàng)目提供協(xié)議價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，以及供應(yīng)商支付業(yè)務(wù)，都是日常較為重要的媒介管理工作。

不管是傳統(tǒng)媒體還是新媒體，對(duì)于媒體資源的有效管理，在技術(shù)和業(yè)務(wù)上一直都是較難的課題。而且近年來(lái)社會(huì)化媒體，移動(dòng)營(yíng)銷，數(shù)字營(yíng)銷等業(yè)務(wù)的迅速崛起，媒體資源的種類和表現(xiàn)形式大量增長(zhǎng)，價(jià)格變化的頻率也在提高。媒體資源的管理，對(duì)媒體項(xiàng)目的影響越來(lái)越大，因此亟待對(duì)多種媒體融合業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的管理。而解決媒體資源的管理問(wèn)題，必須面對(duì)以下融合業(yè)務(wù)的管理問(wèn)題。

1.媒體資源的融合

媒體類型的多樣化，首先帶來(lái)不同的媒體資源的刊例表現(xiàn)形式的差異。若以簡(jiǎn)單的統(tǒng)一的方式管理媒體資源，在資源使用中，會(huì)極為不便。因此，對(duì)于不同的媒體資源的呈現(xiàn)，應(yīng)盡量按媒體的個(gè)性化的表達(dá)呈現(xiàn)，從而使用戶可以直接看到不同媒體的主要特性。包括媒體的類別、鏈接、類別細(xì)分、價(jià)格范圍、粉絲數(shù)量范圍、媒體刊例表達(dá)方式，甚至供應(yīng)商聯(lián)系方式等。

2.媒介與活動(dòng)項(xiàng)目融合管理

媒介資源的使用，必須納入到公關(guān)媒介項(xiàng)目管理中，甚至是與活動(dòng)項(xiàng)目完全融合。在項(xiàng)目中，會(huì)存在針對(duì)媒介執(zhí)行的預(yù)算，也可以與活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算編制在一起，從而形成可提供媒介與活動(dòng)融合業(yè)務(wù)的管理平臺(tái)。

3.媒介采購(gòu)業(yè)務(wù)融合管理

媒體采購(gòu)?fù)瑯右埠苤匾?，這是供應(yīng)商準(zhǔn)入，項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量，控制采購(gòu)成本的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于不同規(guī)模的企業(yè)，采購(gòu)控制與執(zhí)行的方式可能有差異。多數(shù)企業(yè)都需要針對(duì)媒介的采購(gòu)管理，或者針對(duì)媒介的采購(gòu)需求、詢價(jià)比價(jià)。與傳統(tǒng)活動(dòng)類型采購(gòu)相比，新媒介資源的量大，變化快，更需要在采購(gòu)中進(jìn)行有效監(jiān)管。

4.媒介支付的融合管理

媒體供應(yīng)商的特殊性，導(dǎo)致對(duì)媒體的支付也產(chǎn)生了靈活且復(fù)雜的特性。不同企業(yè)管理規(guī)范程度不同，支付方式也不盡相同。支付對(duì)象也涉及第三方對(duì)公，或不同類型的個(gè)人等。因此，具體的支付方式可能包括了規(guī)范的第三方供應(yīng)商支付（稅點(diǎn)管理），以內(nèi)部人員的借款報(bào)銷方式管理（提供清單），以及勞務(wù)支付等方式。

這些特點(diǎn)都表明了公關(guān)媒體項(xiàng)目的管理對(duì)公關(guān)管理軟件提出了的苛刻要求。這些細(xì)節(jié)的管理功能，體現(xiàn)了要在系統(tǒng)的共性基礎(chǔ)上管理個(gè)性業(yè)務(wù)的要求，比如項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理、支付管理均是在相關(guān)的業(yè)務(wù)的共性基礎(chǔ)上，再解決媒介管理的個(gè)性問(wèn)題從而達(dá)成管理目標(biāo)。

北京自由超越信息技術(shù)有限公司作為公關(guān)管理軟件的先行者，深耕公關(guān)傳播行業(yè)信息化管理十余年，為行業(yè)貢獻(xiàn)的成熟的公關(guān)管理軟件一一FreedomERP，可以幫助公關(guān)廣告?zhèn)髅郊瘓F(tuán)企業(yè)，提供統(tǒng)一的平臺(tái)，管理融合活動(dòng)與媒介的業(yè)務(wù)模式，可以整合業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的管理、整合業(yè)務(wù)與職能部門(mén)的管理。并可為企業(yè)提供洞察經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，決策支持的功能，提高效率，降低成本。

以堅(jiān)實(shí)的技術(shù)為基礎(chǔ)，跟隨行業(yè)的變化，融合業(yè)務(wù)管理，整合業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)，最大限度地滿足需求變化的能力，這是新一代公關(guān)管理軟件的趨勢(shì)和必備的能力。