蘇榮濱

摘要：辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作，其檔案意識對檔案工作的結(jié)果會產(chǎn)生非常巨大的影響。本文圍繞“辦公室文秘檔案意識”展開討論，希望能夠幫助辦公室文秘提高自身檔案意識、優(yōu)化檔案管理工作，以便保證辦公室檔案管理質(zhì)量契合實際需求。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;檔案意識;檔案工作;工作效率

辦公室文秘是單位內(nèi)部負(fù)責(zé)文件起草、文書檔案處理的人員，是文書檔案的形成者。保證醫(yī)院辦公室文秘有較強(qiáng)的檔案意識，不僅能夠保證辦公室文書檔案相關(guān)工作的質(zhì)量和效率，還有利于推動醫(yī)院管理工作整體發(fā)展，進(jìn)而強(qiáng)化醫(yī)院的核心競爭力，促使醫(yī)院在激烈的市場環(huán)境中立于不敗之地。

一、強(qiáng)化辦公室文秘檔案意識的重要性和必要性分析

（一）決定檔案資料是否能夠完整歸檔

辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室檔案搜集、整理、記錄等，利用眾多檔案匯總構(gòu)成檔案文件。如果辦公室文秘有著較強(qiáng)的檔案意識，那么就可以較為全面的整理各種會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、各種制度文件等，并將之合理歸入檔案類別，形成系統(tǒng)、完整的檔案資料，檔案資料的完整性將能夠得到最大程度的保全。反之，如果辦公室文秘檔案意識較差，那么檔案資料的收集和整理將會比較隨意敷衍，寶貴的檔案資料將可能面臨缺失問題，進(jìn)而浪費(fèi)寶貴的辦公室檔案資料[1]。

（二）決定檔案功能是否能夠充分發(fā)揮

辦公室檔案的收集最主要目的是為日后的管理工作提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。檔案使用價值的發(fā)揮與辦公室文秘人員的檔案意識之間存在著緊密的聯(lián)系，如果文秘人員的檔案意識較強(qiáng)，檔案資料的完整性較高，檔案資料的功能發(fā)揮將會更完善，否則檔案資料的功能發(fā)揮將會遭受影響，于推動醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量發(fā)展所能夠產(chǎn)生的效力也將十分的微弱。

二、當(dāng)前階段辦公室文秘檔案管理問題分析

當(dāng)前階段，由于大多數(shù)的醫(yī)院內(nèi)部辦公室文秘缺乏檔案意識，這導(dǎo)致辦公室文秘檔案管理過程存在問題，且以如下兩點(diǎn)最為嚴(yán)重：

（一）辦公室文秘素質(zhì)整體較差

當(dāng)前階段，醫(yī)院辦公室文秘人員大多不是專業(yè)的檔案管理人員，很多人在從事檔案管理工作之前未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，還有些人完全不了解檔案管理，由于檔案管理素質(zhì)較低，在工作過程中遭遇實際的檔案管理問題時，很難采取恰當(dāng)措施妥善處理問題。與此同時，部分辦公室文秘缺乏檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理過程比較隨意，檔案丟失、檔案混亂等問題屢見不鮮，還有些檔案人員沒有積極提高自身檔案管理技能和方法的思想，在檔案管理過程中過分借鑒自身經(jīng)驗，這無疑也給檔案管理質(zhì)量提高設(shè)置了障礙[2]。

（二）檔案管理細(xì)節(jié)被忽視

部分醫(yī)院辦公室文秘人員并不重視檔案管理的細(xì)節(jié)，檔案管理工作的重心被放置于文件起草文秘服務(wù)等工作方面，檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細(xì)節(jié)存在明顯問題和漏洞，進(jìn)而導(dǎo)致檔案遺失、缺損問題頻頻發(fā)生，嚴(yán)重的影響了辦公室檔案的使用價值。

三、強(qiáng)化辦公室文秘檔案意識，提高檔案管理效率的策略

想要提高辦公室檔案管理的效率，醫(yī)院方面必須有意識的強(qiáng)化辦公室文秘檔案意識，要充分考慮當(dāng)前的辦公室文秘檔案管理問題，立足于問題設(shè)置策略，在實際操作時，應(yīng)關(guān)注如下3個方面：

（一）加大對辦公室文秘的教育培訓(xùn)力度

首先，醫(yī)院方面應(yīng)該積極制定良好的人才聘入機(jī)制，積極引入優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的辦公室文秘人員。其次，醫(yī)院方面應(yīng)該加大對現(xiàn)有的辦公室文秘的教育培訓(xùn)力度，要借助教育培養(yǎng)工作提高其專業(yè)素質(zhì)，使之能夠具備較強(qiáng)的檔案意識，能夠擁有豐富的檔案管理知識，較高的檔案管理技能，能夠妥善的處理檔案管理問題，并保證檔案價值發(fā)揮。最后，醫(yī)院方面應(yīng)該重視對辦公室文秘的日常審核和考察工作，要提高辦公室文秘的檔案意識關(guān)注度，確保辦公室文秘能夠積極自主的提高自身素質(zhì)，保證時刻具備較強(qiáng)的檔案意識。

（二）加大辦公室文秘的檔案實踐操作力度

由于辦公室檔案管理工作對辦公室文秘的檔案管理實踐能力要求較高，因此，醫(yī)院方面應(yīng)該有意識的為辦公室文秘提供檔案實踐操作機(jī)會和平臺，要確保辦公室文秘能夠在實踐的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，能夠提高自身的檔案意識，規(guī)范檔案收集、鑒別、歸檔等，提高檔案管理質(zhì)量[3]。

（三）引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理工作

辦公室檔案的最大價值在于檔案的可利用性。因此，醫(yī)院方面應(yīng)該幫助辦公室文秘人員強(qiáng)化檔案資料的利用導(dǎo)向，要以檔案利用為出發(fā)點(diǎn)妥善處理檔案管理工作，要確保檔案管理服務(wù)于醫(yī)院內(nèi)部其他部門的檔案使用需求，最大程度的去挖掘檔案資料的價值，保證檔案的使用效能。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是辦公室文秘工作的重要組成，辦公室文秘的檔案意識會對辦公室檔案管理產(chǎn)生巨大的影響。當(dāng)前階段，辦公室檔案管理過程存在一些問題，究其原因無疑是辦公室文秘檔案意識薄弱。正因為此，醫(yī)院方面應(yīng)該加大對辦公室文秘的教育培訓(xùn)力度，要為辦公室文秘提供實踐操作的機(jī)會，引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理，促使辦公室檔案充分發(fā)揮自身效力，進(jìn)而全面提高醫(yī)院檔案管理的效率和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔淑花.強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：145-145.

[2]嚴(yán)文枝.檔案管理在現(xiàn)代文秘工作中的重要作用[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2017（44）：86.

[3]李小瑩.淺談文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：112-112.