崔新國

摘要：辦公室檔案管理與辦公室工作息息相關(guān)，其管理效率不僅影響到了各項工作的順利進行，而且信息技術(shù)的飛速發(fā)展也正在推動辦公室檔案管理的改革，通過信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理理念，重新構(gòu)建辦公室檔案管理機制，以提升管理效率，優(yōu)化辦公室的管理制度。辦公室檔案管理應(yīng)規(guī)范化地納入到辦公室管理范疇之中，更新傳統(tǒng)辦公室管理理念的同時，還致力于創(chuàng)新管理，從而有效整合辦公室檔案資料，促進單元多項工作的順利開展。本文針對辦公室檔案管理現(xiàn)狀以及管理的發(fā)展趨勢，探究如何可持續(xù)性地促進辦公室檔案管理，以提升辦公室檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;可持續(xù)發(fā)展

辦公室檔案管理應(yīng)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式以及管理制度，促使檔案管理能夠跟上社會發(fā)展腳步，將信息技術(shù)合理引入到辦公室檔案管理中，可持續(xù)性地提升辦公室檔案管理水平。由于檔案管理和辦公室工作關(guān)系緊密，為促進辦公室工作效率的提升和優(yōu)化檔案管理流程，還需要進一步挖掘檔案資源，加強對單位各項工作資料的收集與整理，實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的高效開展。

1辦公室檔案管理在新時代下面臨的問題

對于辦公室檔案管理而言，其主要內(nèi)容就是進行辦公室工作的資料整理、信息采集以及資料保存共享等，記錄好各項的辦公室工作，反應(yīng)事物發(fā)展的具體過程，為辦公室工作提供依據(jù)和參考。辦公室檔案管理也是辦公管理的重要項目，應(yīng)隨著時代的發(fā)展不斷地創(chuàng)新，在實際工作中展現(xiàn)出自身的價值與作用，從而提升辦公室工作效率，實現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案資源畢竟是單位發(fā)展的重要素材，辦公室應(yīng)加強對檔案管理工作的安排，將檔案管理納入到辦公室工作范疇中，才能持續(xù)性優(yōu)化辦公室工作效率及質(zhì)量。然而，實際辦公室檔案管理卻面臨很多問題，最為明顯的主要是以下兩點：

（1）管理規(guī)范性不足。辦公室檔案管理應(yīng)該符合時代要求，任何行業(yè)都需要檔案管理的支持，實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，才能促進社會的進步和發(fā)展。受到傳統(tǒng)管理理念的影響，不少單位辦公室人員缺乏對檔案管理過程的認識，既缺乏完善的檔案管理規(guī)章制度，也沒有充足的檔案管理依據(jù)，對檔案管理工作的認識就是停留記錄上，并沒有意識到檔案信息的價值，也不明白檔案資料需要通過一定時間和歷史形成，檔案的保存和歸納都是為了保證檔案的完整性。且對檔案的管理，還停留在以往的管理形式上，并沒有與時俱進，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)實現(xiàn)信息的共享與整理、交流和修正等，不利于進行檔案信息咨詢和調(diào)查。

（2）檔案管理人員意識淡薄。局限于傳統(tǒng)的檔案管理形式，很多高校辦公室人員都缺乏檔案管理的科學化意識，既沒有隨著時代變化學習各種新技術(shù)，也沒有參與到辦公室檔案管理改革中，還是秉承以往的管理方式，也缺乏檔案管理工作的責任意識，很容易對檔案管理工作造成負面影響。特別是現(xiàn)如今高校并沒有配置檔案管理設(shè)備，一些技術(shù)也沒有引入到檔案管理過程中，導致檔案管理過程中技術(shù)創(chuàng)新不足，檔案管理人員能力不足，無法實現(xiàn)檔案資料的高效管理。

2辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的有效建議

辦公室檔案管理，應(yīng)該隨著時代發(fā)展不斷地更新，積極做好辦公室檔案的存檔和編研工作，實現(xiàn)檔案資料的開放與共享，在校園文化以及學習意識建設(shè)中，合理運用檔案資料維持高校工作的正常秩序。

第一，要促進辦公室檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)合理運用信息技術(shù)建立新的辦公室檔案管理體系，從而減輕檔案管理的工作量，切實提升檔案管理質(zhì)量以及效率，將信息技術(shù)深入到辦公室管理中。辦公室檔案管理中應(yīng)該合理運用大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，逐步實現(xiàn)信息化檔案管理。先要配置相應(yīng)的信息設(shè)備，引進計算機、打印機、掃描儀等，通過這些基礎(chǔ)設(shè)施為后期檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，進一步實現(xiàn)辦公室檔案資料的信息化處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，實現(xiàn)檔案資料的多元化保存與備份，便于核實與修正。然后，還要對辦公室檔案管理人員進行培訓，提升管理人員的信息意識以及信息技能，教會管理人員使用現(xiàn)代化儀器設(shè)備，加深管理人員對檔案管理信息化的認識，才能為后期檔案管理奠定基礎(chǔ)，切實實現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化建設(shè)。

第二，完善檔案管理制度。高校應(yīng)該持續(xù)性完善檔案管理制度，建立新的檔案管理考核機制，針對辦公室檔案管理的特點及規(guī)律，促進辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，實現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展。一方面，高校應(yīng)配備專門的檔案管理人員，合理分配檔案管理的時間與值班制度，根據(jù)一定的方法對各類檔案資料進行分類管理，并梳理好檔案管理的各項流程，確保檔案管理工作能有序展開。另一方面，高校應(yīng)該推動的暗桿管理制度體系的建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，將新的管理辦法以及信息技術(shù)引入到檔案管理中，針對檔案管理存在的各種問題，提出相應(yīng)的改善措施，持續(xù)性提升辦公室資料的收集用途整理水平。所以，高校既要做好檔案管理人員的培訓工作，提升其責任意識，建立相應(yīng)的激勵和懲罰機制，針對檔案管理的遺漏、丟失和效率等問題進行評價與考核，并在日常檔案管理過程中，組織檔案管理人員參與信息技術(shù)教育，提升其專業(yè)工作能力，又要加強制度建設(shè)，從檔案管理流程到檔案資料，著手建立完善的檔案管理規(guī)范，以便于做好考核與管理工作，切實提升檔案管理的效率。

結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理應(yīng)在新時代下引進新的管理理念和管理方式，基于檔案管理自身特點，選取合適的檔案管理手段，從而提升辦公室檔案管理的質(zhì)量及效率。檔案資料會隨著時間和歷史的發(fā)展逐步形成，為保證檔案的完整性以及全面性，需要實現(xiàn)檔案資料的共享與上傳，通過資料的信息化以及數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的合理保存及歸納，以便于檔案管理能為高校發(fā)展而服務(wù)。

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