楊吉瓊 楊揚(yáng)

摘 要：人事檔案管理是中國人事管理中的一項(xiàng)重要組成部分，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、能力、經(jīng)歷、薪資水平、社會(huì)關(guān)系和政治面貌以及個(gè)人品質(zhì)和作風(fēng)等情況的客觀記錄和憑證。反映出一個(gè)人的德才表現(xiàn)和人們對(duì)其過往經(jīng)歷的認(rèn)定和評(píng)價(jià)。這些記錄和評(píng)價(jià)具有現(xiàn)實(shí)性、客觀性和連續(xù)性等特點(diǎn)，為事業(yè)單位在干部的考察培養(yǎng)、任用和管理方面提供了重要的依據(jù)。在事業(yè)單位干部管理中有著重要的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案 干部 管理

人事檔案是干部個(gè)人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、能力、薪資水平、政治面貌、思想品德、健康狀況及社會(huì)關(guān)系等情形的原始記錄。是一個(gè)人德才表現(xiàn)和人們對(duì)其過往經(jīng)歷的認(rèn)定和評(píng)價(jià)。它是事業(yè)單位在干部管理中開展干部轉(zhuǎn)正定級(jí)，薪資調(diào)整、職務(wù)任免、職稱評(píng)審和退休審核等多方面工作的重要憑據(jù)和佐證。在對(duì)干部的培養(yǎng)、選拔、任用和管理上有著重要的參考價(jià)值和意義。做好干部的檔案管理工作，對(duì)干部的管理有著重要的作用。具體如下：

一、干部人事檔案對(duì)干部管理的重要作用和意義

1.人事檔案記錄的連續(xù)性和動(dòng)態(tài)性，有利于對(duì)干部的全面了解

人事檔案一般是從個(gè)人的中學(xué)時(shí)期開始收集、統(tǒng)計(jì)和歸檔的。內(nèi)容包含一個(gè)人的學(xué)籍、學(xué)歷、健康體檢、政治面貌、德才表現(xiàn)和親屬關(guān)系等，一直延伸到其退休及至死亡?？梢哉f一個(gè)人一生的學(xué)習(xí)、工作和生活經(jīng)歷都能在其人事檔案里找到相關(guān)的記錄和佐證。干部人事檔案是隨著干部的活動(dòng)，其業(yè)績表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲、工資及社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容不斷在發(fā)生變化的，它的記錄連續(xù)且動(dòng)態(tài)向前發(fā)展，完整而動(dòng)態(tài)地發(fā)映出了干部的能力、才干、需求和收入水平。使相關(guān)部門在查閱人事檔案的記錄時(shí)，對(duì)干部的成長軌跡可以有一個(gè)明晰的了解，對(duì)干部的才能、需求和薪資預(yù)期有一個(gè)大概的認(rèn)識(shí)，有利于對(duì)干部形成一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。

2.人事檔案的客觀性和綜合性，有利對(duì)干部的正確評(píng)價(jià)

人事檔案記錄內(nèi)容包含了干部在學(xué)習(xí)和工作中形成的各種考核、審查、評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)和處分等，可以說是對(duì)一個(gè)人從德、智、體、美、勞各方面表現(xiàn)的全面的、長期的和綜合的記錄。這種記錄是對(duì)當(dāng)事人在當(dāng)時(shí)發(fā)生的事情客觀的、及時(shí)的記錄和評(píng)價(jià)，因此，它是了解干部的第一手的資料，是不摻水的真相，是最能反映干部從思想道德到工作表現(xiàn)的客觀的、綜合的材料。這些材料有利于幫助相關(guān)部門對(duì)干部做出正確和客觀的評(píng)價(jià)。

3.人事檔案可以為組織對(duì)干部的培養(yǎng)和隊(duì)伍的建設(shè)提供依據(jù)

干部的培養(yǎng)是隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，培養(yǎng)好人才，建設(shè)好隊(duì)伍是做好工作的基本保障。古話說：十年樹木，百年樹人，說的就是人才培養(yǎng)的重要作用和深遠(yuǎn)意義。但人才也不是天生而就的，它是需要在后天的教育和培養(yǎng)下才能一步步長成的。

才根于器，培養(yǎng)人才重在選育人才，選好培養(yǎng)對(duì)象，再加上有針對(duì)性地因材施教是培養(yǎng)干部事半功倍的好辦法。但人才的選育是個(gè)艱難的任務(wù)，它建立在對(duì)人才全面的了解和客觀正確地評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上。

人事檔案對(duì)干部長期的、綜合的、全面的和客觀的記錄給相關(guān)部門了解和評(píng)價(jià)干部提供了一個(gè)方便有效的途徑。通過這個(gè)途徑，可以在一定程度上幫助相關(guān)部門更好地了解和評(píng)價(jià)一名干部，從而有方向、有目的地對(duì)干部進(jìn)行培養(yǎng)，避免走彎路，做到用最短的時(shí)間，最少的經(jīng)費(fèi)，培養(yǎng)出最合適和有用的人才，為單位和國家的建設(shè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。同時(shí)，對(duì)干部的了解和評(píng)價(jià)，也有利于選擇合適的人組建合適的隊(duì)伍，團(tuán)隊(duì)成員之間的取長補(bǔ)短，配伍得當(dāng)，可以最大化地發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的合作效益，取得最大合力。

4.人事檔案可以給相關(guān)部門對(duì)干部的合理任用提供重要的參考

尺有所短，寸有所長。選對(duì)的人，干對(duì)的事。每個(gè)人都有不同的特長或自己所擅長的領(lǐng)域。自古知人善用就被認(rèn)為是人力資源管理的較高境界和層次。但善用人的前提是知人。知人是一個(gè)長期的、綜合的和需要去偽存真的過程。人事檔案提供給相關(guān)部門的是一個(gè)人的長期的、綜合的和客觀的各方面記錄，這些記錄可以給相關(guān)部門在進(jìn)行干部的了解和甄別上提供重要的參考作用，有利于對(duì)干部的公平選拔和合理任用。

5.人事檔案可以為相關(guān)部門對(duì)干部的監(jiān)督和管理提供幫助

干部的監(jiān)督管理是一個(gè)長期的，多方面多層次的工作。它涉及干部的工作、生活和學(xué)習(xí)，和干部的成長經(jīng)歷，業(yè)務(wù)工作、道德品質(zhì)、生活環(huán)境和人際關(guān)系等有著一定的聯(lián)系。人事檔案記錄了干部的家庭背景、工作經(jīng)歷、學(xué)緣關(guān)系以及成長歷程等。這些有利于在干部的監(jiān)督管理中開展如下工作：

（1）提前回避，防患于未然。干部的家庭背景、業(yè)務(wù)背景、學(xué)緣、親緣等社會(huì)關(guān)系是其社會(huì)生活的基本組成部分，也往往是容易被不法分子利用的部分。相關(guān)部門在從事和開展一些有可能和工作人員存在或產(chǎn)生利害關(guān)系的事項(xiàng)時(shí)，可以根據(jù)工作人員的上述關(guān)系，提前使其回避，防患于未然。這既是對(duì)相關(guān)工作公平公正開展的保障，也是對(duì)干部的一種保護(hù)和監(jiān)督。

（2）提前進(jìn)行有針對(duì)性的思想教育，防病治病。思想教育是對(duì)干部監(jiān)督管理的重要環(huán)節(jié)和手段。古話說人看從小，三歲看到老。從干部的成長歷程、生活環(huán)境和人際關(guān)系，分析干部的思想傾向、心理欲求，可以有針對(duì)性地對(duì)干部進(jìn)行思想教育，事先打預(yù)防針，使干部少犯錯(cuò)或者不犯錯(cuò)，防病重于治病，才是對(duì)干部最有效的監(jiān)督和管理。

（3）合理進(jìn)行人事調(diào)配。人事檔案是干部在任職期間的各種工作、生活表現(xiàn)的記錄，其中，必然涉及到干部的工作部分，對(duì)干部所從事的工作方向，所進(jìn)行的工作內(nèi)容都有所記錄。如果這些記錄涉及到單位利益、商業(yè)機(jī)密或國家秘密的，相關(guān)部門在審查人事檔案時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)行人事調(diào)配，工作安排，制度保障等方面做出相應(yīng)的防范，采取必要的監(jiān)管和保密措施，既防止泄露秘密，保護(hù)了國家和單位和利益，也保護(hù)了干部不被傷害和犯錯(cuò)。

（4）劃清權(quán)責(zé)，防范和規(guī)避不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。人員的流動(dòng)中，職工的調(diào)動(dòng)是不可避免的現(xiàn)象，職工在入職時(shí)，其與原所在單位在工作交接、勞動(dòng)合同的解除、隸屬關(guān)系的厘清和成果的歸屬等方面的問題是否已解決清楚，是在對(duì)新入職人員的人事檔案審查時(shí)必須關(guān)注的問題。這些問題的及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，有利于劃清權(quán)責(zé)，防止單位和干部本人由于上述問題的處理不當(dāng)而陷入不必要的法律糾紛中。

（5）去偽存真，防止假學(xué)歷、假經(jīng)歷影響干部的管理和任用。通過干部人事檔案的審查，對(duì)干部檔案中的材料進(jìn)行鑒別，去偽存真，杜絕假學(xué)歷、假經(jīng)歷的存在，給有真才實(shí)學(xué)的干部以公平，給人事管理和崗位競爭以公正。

二、人事檔案管理中存在以下問題

1.對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不夠

在大部分人的觀念里，人事檔案只是一堆無關(guān)緊要、可有可無的東西而己，既不影響自己的日常工作，又不影響自己拿工資，有何重要性可言？甚至連一些單位領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為人事檔案管理只是國家人事管理制度中一的項(xiàng)不得不完成的強(qiáng)制性的工作，與人事管理的其他工作比起來，就是管著一堆紙，并無多大作用和意義。因此，重視程度不夠，相關(guān)配套設(shè)施不完善，管理制度不嚴(yán)格執(zhí)行，思想松懈。使人事檔案管理的工作難以更好地開展。

2.由于歷史遺留問題，有些干部的檔案不完整、信息混亂

由于人們對(duì)人事檔案的不重視，一些干部在畢業(yè)后到工作單位就業(yè)時(shí)或者工作調(diào)動(dòng)后，發(fā)現(xiàn)人事檔案的部分材料不完整而沒有及時(shí)補(bǔ)充和處理;還有一些干部對(duì)自己的檔案信息填寫不認(rèn)真，出現(xiàn)檔案材料中一些個(gè)人信息前后不一致的情況，比如，有的干部在填寫出生日期時(shí)，在有些檔案材料中填寫公歷，另一些檔案材料中卻填寫農(nóng)歷等情況。造成部分干部的人事檔案不完整、不全面和前后不一致等，給干部本人和單位的管理工作都帶來了一定的影響和困擾。

3.管理方式陳舊，使人事檔案管理工作瑣碎繁重而危險(xiǎn)

在現(xiàn)在電子化信息化的時(shí)代，很多單位的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版材料，收集歸檔要靠手工，查閱要靠人工。這種管理方式使人事檔案管理工作淹沒在大量重復(fù)而瑣碎的工作中，工作量繁重而成效不大。同時(shí)，紙質(zhì)材料易霉變、蟲蛀和失火，易于造成材料的損毀，并具有一定的危險(xiǎn)性。

三、加強(qiáng)人事檔案的管理應(yīng)著重以下措施和手段

1.主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)重視

人事檔案管理是人事管理工作中的重要組成部分，是開展干部轉(zhuǎn)正定級(jí)、工作調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整、職稱評(píng)審和退休審核等工作的重要依據(jù)，因此，人事檔案管理并不是人事管理工作中無足輕重的部分，而是人事管理工作的基礎(chǔ)和保障，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的重視，強(qiáng)化管理制度的建設(shè)和落實(shí)，保障人員和設(shè)施的配備，充分發(fā)揮人事檔案在干部管理中應(yīng)有的作用。

2.嚴(yán)格審查，確保干部的人事檔案完整規(guī)范

人事檔案的相關(guān)內(nèi)容對(duì)干部自身的工資待遇等切身利益有著重要的憑證作用，對(duì)用人單位在干部的管理、提拔和任用等方面有著積極的參考意義，因此，相關(guān)部門在審查、接收和管理人事檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出問題并妥善解決問題，確保干部的人事檔案完整、規(guī)范，有利于以它為基礎(chǔ)的相關(guān)工作順利開展。

3.跟上時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案電子化管理

現(xiàn)代社會(huì)是信息化的時(shí)代，與紙質(zhì)材料相比，電子材料有易保存、易搬運(yùn)、易備份、不易損毀和查詢準(zhǔn)確全面等特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的電子化管理，有利于檔案生成后即時(shí)歸檔，部門之間信息共享;同時(shí)，電子檔案查詢內(nèi)容全面、快速和準(zhǔn)確等特點(diǎn)，對(duì)減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，規(guī)范管理和提高人事檔案利用的準(zhǔn)確性和高效性都有著極大幫助。

作者簡介：楊吉瓊（1973-），女，漢族，助理研究員，管理學(xué)碩士，海南大學(xué)人事處，研究方向：檔案管理;楊揚(yáng)（1983-），女，漢族，講師，法學(xué)碩士，海南大學(xué)人事處，研究方向：人事檔案管理。