呂秀華 李艷

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，電網(wǎng)企業(yè)辦公室行政管理工作內(nèi)容也越來越復(fù)雜，給電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展帶來了新的問題?；诖?，文章分析了目前辦公室行政管理工作中存在的缺乏制度規(guī)范、工作脫離實(shí)際和個(gè)人能力低下3個(gè)問題，并針對(duì)這些問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能為相關(guān)電網(wǎng)企業(yè)提供參考，以提高辦公室行政管理工作效率，幫助電網(wǎng)企業(yè)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)企業(yè)管理;新形勢(shì);行政管理

引言

當(dāng)前形勢(shì)下，辦公室行政管理工作越來越復(fù)雜，工作量也隨著電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展而不斷增大，行政管理工作在新形勢(shì)下有了新的要求，同時(shí)也迎來了新的問題。無論是行政事務(wù)管理方面，還是辦公事務(wù)管理方面，都需要迅速地改進(jìn)以保證工作效率的提升。本文結(jié)合新形勢(shì)下對(duì)辦公室行政管理工作的新要求，提出了相應(yīng)的改進(jìn)方案。

1 辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀

1.1 缺乏制度規(guī)范是辦公室行政管理工作的主要問題

辦公室的工作本身就非常復(fù)雜、繁瑣，并且隨著電網(wǎng)企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦公室工作量和工作復(fù)雜程度也大大增加，問題也隨之出現(xiàn)。在很多情況下，由于沒有完整規(guī)范的制度對(duì)工作行為進(jìn)行規(guī)定，極易造成分工混亂、工作授權(quán)混亂的現(xiàn)象，導(dǎo)致最后工作不能順利完成。此外，辦公室有著較大的工作壓力，在日常工作當(dāng)中如果職責(zé)劃分又不十分明確，通常都是所有人都能夠做同樣的工作，于是就容易造成部分人員工作積極性不高的現(xiàn)象。在一些對(duì)辦公室行政管理工作規(guī)定不完善的電網(wǎng)企業(yè)，容易給個(gè)別工作人員提供投機(jī)取巧的機(jī)會(huì)，在實(shí)際工作當(dāng)中不能嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，造成行政管理工作的低效和沒有頭緒?？偠灾壳耙恍╇娋W(wǎng)企業(yè)的行政管理工作得不到科學(xué)的指導(dǎo)和規(guī)范性的改善，導(dǎo)致行政管理工作水平低下，從而影響到整個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展。

1.2 脫離實(shí)際是辦公室行政管理工作的常見問題

行政管理工作的形式主義主要表現(xiàn)為脫離實(shí)際。在日常的管理工作當(dāng)中，因?yàn)楣芾砣藛T的水平問題而產(chǎn)生的決策失誤很多，而正因?yàn)檫@些失誤，才會(huì)導(dǎo)致辦公室在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令以及完成工作時(shí)只注重形式主義，形成一種“為了工作而工作的”現(xiàn)象。部分辦公室人員并不熟悉實(shí)際工作情況以及相關(guān)資料，也缺乏工作的具體經(jīng)驗(yàn)，其在進(jìn)行行政管理的時(shí)候，只是一味地按照死規(guī)定辦事，導(dǎo)致部門之間配合度低，最后對(duì)電網(wǎng)企業(yè)效益造成不好的影響。

1.3 個(gè)人能力低下是辦公室行政管理工作的最大難題

從對(duì)資料的調(diào)查以及對(duì)實(shí)際情況的了解來看，在不少電網(wǎng)企業(yè)中都存在著辦公室人員個(gè)人能力不足的情況。這種情況分為幾個(gè)方面：第一方面，沒有專業(yè)的人才支持，辦公室行政管理工作的進(jìn)行只是靠著一些其他專業(yè)的人，甚至是部門兼職工作。第二方面，辦公室人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，這種情況主要是因?yàn)楹芏嚯娋W(wǎng)企業(yè)的辦公室人員都是剛進(jìn)入公司的、沒有工作經(jīng)驗(yàn)的新人，這樣一來，其在進(jìn)行實(shí)際工作的時(shí)候，就做不到全方位的兼顧。第三方面，一些有能力的行政管理人才不作為，或是因?yàn)閷?duì)現(xiàn)有薪資不滿意，或是因?yàn)閷?duì)工作環(huán)境不滿意等等，導(dǎo)致其工作熱情不高，雖然有能力但是卻不愿意發(fā)揮其作用。

2 辦公室行政管理工作主要內(nèi)容和所扮演角色

2.1 辦公室行政管理工作的主要內(nèi)容

從廣義范圍來看，辦公室行政管理工作主要包括行政事務(wù)管理和辦公事務(wù)管理，但是如果將這兩個(gè)方面落實(shí)到具體的日常工作當(dāng)中，主要包含有以下幾個(gè)方面：

2.1.1 文件管理

在文件管理工作中，有接收、整理、發(fā)送等環(huán)節(jié)，由于在日常工作當(dāng)中文件數(shù)量非常多且種類復(fù)雜，所以要對(duì)其進(jìn)行分類保存，以便在日后需要時(shí)方便查找。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員來說，在進(jìn)行數(shù)據(jù)尋找的時(shí)候，都是一個(gè)極大的便利。此外，在工作中對(duì)所處理的文件必須堅(jiān)持保密原則。

2.1.2 會(huì)議管理

主要是對(duì)公司的各種會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備、記錄、管理等工作，需要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行引導(dǎo)和對(duì)會(huì)議進(jìn)行報(bào)批等。

2.1.3 電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)管理

包括辦公方面的管理、后勤方面的管理以及財(cái)務(wù)方面的管理，以及一些特殊方面的管理工作，比如客戶和來賓的接待以及工作督查等。如圖1所示為辦公室行政管理工作中的日常用品從采購到發(fā)放的流程圖。

2.2 辦公室行政管理工作的所扮演的角色

在電網(wǎng)企業(yè)中，辦公室是一個(gè)十分關(guān)鍵的部門，在日常工作中扮演著重要角色：首先，辦公室行政管理工作的輔助角色，其表現(xiàn)在辦公室工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好每一份文件的處理、數(shù)據(jù)的分析以及行程的安排，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行分類管理，是領(lǐng)導(dǎo)的臂膀，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言是輔助角色。其次，辦公室行政管理工作的執(zhí)行角色。執(zhí)行工作包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作壓力的分擔(dān)，包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)命令的執(zhí)行和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)命令的傳達(dá)，以便各部門能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行全面的貫徹落實(shí)。最后，辦公室行政管理工作的后勤角色。盡管辦公室不是后勤部門，但仍要承擔(dān)起服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的后勤基礎(chǔ)保障工作，如采購設(shè)備和日常工作用品以及對(duì)其進(jìn)行管理。此外，辦公室行政管理工作還需要為單位營造出良好的工作氛圍，保障工作環(huán)境的整潔、適宜和有秩序。

3 新形勢(shì)下改進(jìn)辦公室行政管理的措施

3.1 完善行政工作管理系統(tǒng)

很多工作中的失誤都是因?yàn)闆]有完善的制度規(guī)范和制度約束，辦公室行政管理工作也同樣如此。因此，需要做好以下幾方面工作：第一點(diǎn)，健全完善相關(guān)制度?？沙浞纸梃b其他優(yōu)秀電網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和做法，也可以根據(jù)自身以往的經(jīng)歷和積累進(jìn)行制定，保證在日常工作中所依仗的是制度，而不是某些領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人意愿。第二點(diǎn)，要明確工作人員的職責(zé)，保證其在工作當(dāng)中不會(huì)產(chǎn)生權(quán)利交叉的現(xiàn)象，杜絕工作散漫的情況。第三點(diǎn)，建立辦公物資管理體系，將工作中所需要采購、存放、使用的辦公物資都進(jìn)行明確規(guī)定，防止使用不當(dāng)或者利用職務(wù)方便對(duì)辦公物資進(jìn)行貪拿的情況。

3.2 加強(qiáng)辦公室行政管理人才方面的培養(yǎng)

個(gè)人能力的提升對(duì)于辦公室行政管理工作來說至關(guān)重要，也是應(yīng)對(duì)辦公室復(fù)雜而繁多事務(wù)的關(guān)鍵。在個(gè)人能力提升方面，應(yīng)做到：首先，引進(jìn)外來人才，對(duì)于專業(yè)知識(shí)豐富的行政管理人才要不吝重用。其次，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)，提升其在具體工作當(dāng)中的實(shí)際能力和水平。最后，激發(fā)員工工作積極性?？梢酝ㄟ^評(píng)級(jí)制度的方式對(duì)工作進(jìn)行考核，同時(shí)輔助以獎(jiǎng)罰機(jī)制，從而調(diào)動(dòng)工作人員積極性。

3.3 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，加大電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部合作力度

行政管理工作效率的提高只靠辦公室一個(gè)部門是無法完成的，需要培養(yǎng)電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，使電網(wǎng)企業(yè)各部門之間建立良好的合作機(jī)制，配合辦公室開展行政管理工作。電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展離不開合作，每一個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的遠(yuǎn)行都不可能是靠著一個(gè)或幾個(gè)部門獨(dú)立工作能完成的。行政管理工作本身就是一項(xiàng)貫穿整個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的工作，需要電網(wǎng)企業(yè)上下每個(gè)部門的協(xié)同才能完成。

結(jié)語

綜上所述，本文對(duì)新形勢(shì)下辦公室行政管理工作的內(nèi)容、所擔(dān)任的角色、面臨的問題進(jìn)行了分析，并提出了針對(duì)性的改進(jìn)方案，希望能夠?qū)k公室行政效率的提高和電網(wǎng)企業(yè)的進(jìn)步提供幫助。

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