張旭陽(yáng)

摘 要：全面提升檔案信息化建設(shè)，對(duì)我國(guó)的企事業(yè)單位管理和發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大。檔案管理信息建設(shè)一定要從轉(zhuǎn)變觀念入手，只有擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行處理，才能跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。要提升檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理信息化效率，這對(duì)于提升企事業(yè)單位的整體發(fā)展而言具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;存在問(wèn)題;提升路徑

隨著信息化的到來(lái)，檔案管理也隨之進(jìn)行了一定調(diào)整，并進(jìn)行了一定規(guī)模的建設(shè)，便于往信息化方面去發(fā)展。而在對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)中，需創(chuàng)建較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息安全體系，以便提升整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，提升其規(guī)范性和安全性，讓未來(lái)的創(chuàng)新更有意義。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案管理工作在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中所占比重越來(lái)越大，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，也就是間接保障了檔案文件利用的便捷性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員出現(xiàn)遺漏重要檔案文件的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理后，檔案管理人員的工作質(zhì)量有了顯著的提升，最重要的是在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，避免了檔案信息出現(xiàn)文檔存積問(wèn)題，使檔案管理工作人員能夠在輕松愉悅的狀態(tài)下開(kāi)展工作，這對(duì)于提高檔案管理工作效率來(lái)說(shuō)意義重大。

（二）檔案類(lèi)型復(fù)雜多樣

近幾年我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，人們對(duì)檔案也有了更深層次的理解。隨著檔案用戶群體的不斷擴(kuò)大，用戶的類(lèi)型也就出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，不同檔案類(lèi)型必須應(yīng)用不同的管理方式，否則將會(huì)出現(xiàn)非常嚴(yán)重的后果。檔案資源的具體利用方法還需要檔案管理人員從對(duì)象、目的等多個(gè)方面入手，對(duì)其進(jìn)行分析和評(píng)判。檔案信息的管理工作對(duì)檔案工作人員有著較高的工作要求，企事業(yè)單位在聘用檔案信息管理人員時(shí)，一定要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)新聘請(qǐng)的檔案信息管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。目前，企事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)缺少高技術(shù)型人才，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備未發(fā)揮作用。由于缺少高技術(shù)型人才的支持，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無(wú)法得到有效應(yīng)用，檔案工作也變得更加復(fù)雜。

二、信息化時(shí)代檔案管理工作所面臨的問(wèn)題

（一）管理信息的體制及規(guī)劃的落后

首先，我國(guó)檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權(quán)限和資金所限制，從而不能在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其次，檔案信息化存在相當(dāng)程度的不確定性，我國(guó)的檔案數(shù)字化正處于不斷變化和發(fā)展的建設(shè)當(dāng)中，如此也就導(dǎo)致，在對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)存在諸多問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致我國(guó)信息化檔案不夠全面和真實(shí)。

（二）我國(guó)檔案管理服務(wù)較為落后

檔案資源方面不夠全面和完整，在對(duì)檔案進(jìn)行對(duì)接和查詢(xún)方面，又存在技術(shù)落后現(xiàn)象，從而不能滿足客戶的需求。此外，很多工作人員，還使用手工編輯和檢索，以至于出現(xiàn)無(wú)法按時(shí)歸還檔案資料等現(xiàn)象時(shí)，會(huì)嚴(yán)重影響信息的安全性和完整性。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)偏低

從表面上看，檔案管理工作較為簡(jiǎn)單，然而需要工作人員具有很強(qiáng)的責(zé)任心才行，畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要責(zé)任心來(lái)支撐才得以完成，然而現(xiàn)實(shí)是，工作人員的責(zé)任意識(shí)往往較為淡薄，從而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不高。此外，檔案管理還要求工作人員具備一定的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，必然會(huì)受到一定掣肘。

三、提升檔案信息化和檔案管理的對(duì)策

（一）提升檔案信息化意識(shí)

從一定角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化也就是觀念信息化。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中最核心的力量就是檔案管理人員，他們的積極性、主動(dòng)性對(duì)信息化建設(shè)有著直接的影響，因此必須使檔案管理人員在思想上將檔案信息化的意識(shí)真正建立起來(lái)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要意義有正確的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作給予充分的重視，做好信息化過(guò)程中的相關(guān)工作。馬克思主義哲學(xué)提出，意識(shí)是有能動(dòng)性的特點(diǎn)，社會(huì)意識(shí)也有一定的能動(dòng)作用。因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案意識(shí)的能動(dòng)作用也是非常重要的，其已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)中的主要推動(dòng)力。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立能使檔案管理效率得到有效的提升，效果非常好。網(wǎng)絡(luò)檔案的建立必須要滿足兩個(gè)條件，一是建立檔案網(wǎng)站，使網(wǎng)站的作用得以充分發(fā)揮，并建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站，搭建公眾服務(wù)平臺(tái)，使檔案管理的服務(wù)功能得以提升，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，使檔案信息得到有效地使用;二是采購(gòu)相應(yīng)的硬件設(shè)備，檔案管理信息化與計(jì)算機(jī)硬件的支持是不可分割的，它是網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換、共享的前提和基礎(chǔ)。因此，網(wǎng)絡(luò)檔案的建立對(duì)檔案管理的安全性、可靠性的提升是非常關(guān)鍵的。

（三）信息化管理水平不斷提升

要想不斷提升檔案管理效率，最有效的方式就是提升信息化管理水平，方法有兩個(gè)：一是建立健全管理制度，結(jié)合檔案管理的相關(guān)規(guī)定實(shí)施檔案管理，做到有法可依，使管理效果得到提升;二是轉(zhuǎn)變管理方式，由以往傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使提升信息化管理水平的目的得以實(shí)現(xiàn)。

（四）建立檔案信息遠(yuǎn)程查閱體系

首先，提升檔案信息遠(yuǎn)程查閱服務(wù)能力。設(shè)置不同檔案的公開(kāi)級(jí)別，建立檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)已經(jīng)公開(kāi)的信息，相關(guān)部門(mén)要以指定的格式在網(wǎng)站上進(jìn)行發(fā)布，使網(wǎng)站信息向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。檔案管理部門(mén)通過(guò)鏈接來(lái)整合本地資源，使檔案信息資源網(wǎng)得以完善。其次，提升檔案信息內(nèi)部查閱服務(wù)能力。對(duì)于不能在網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)的檔案信息，應(yīng)結(jié)合相關(guān)程序?qū)n案利用者進(jìn)行確認(rèn)后，可在檔案館進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問(wèn)。最后，建立檔案館間異地出具檔案證明機(jī)制，結(jié)合試點(diǎn)先行、穩(wěn)定推動(dòng)、不斷深入的原則，利用合作協(xié)議簽訂等手段，使檔案館間的合作深入開(kāi)展。以實(shí)踐為基礎(chǔ)，將異地檔案證明這一新方法進(jìn)行不斷地嘗試，通過(guò)數(shù)據(jù)脫機(jī)交換、備份等功能，使檔案證明由以往的傳真形式向聯(lián)網(wǎng)打印方向進(jìn)行改進(jìn)，使利用者城際之間的奔波得以大大減少。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文章首先針對(duì)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的實(shí)際要求，進(jìn)行了深入細(xì)致的分析，深入探討了相關(guān)工作發(fā)展的重要意義，并在此基礎(chǔ)上，提出了新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的是幾點(diǎn)建議，對(duì)相關(guān)的責(zé)任人切實(shí)負(fù)起責(zé)任，希望本次探究工作能為相關(guān)工作的發(fā)展提供一定的幫助。

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