李曉風(fēng)

摘 要：隨著信息技術(shù)不斷進(jìn)步展，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸被淘汰和改變?？茖W(xué)技術(shù)的應(yīng)用帶動(dòng)了檔案管理工作的變革，因其中涉及的方面廣泛，檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性，而要提高檔案管理的效率與質(zhì)量，則需要將信息管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)技術(shù)變革創(chuàng)新發(fā)展。本文主要分析了信息技術(shù)變革下檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)而提出相關(guān)建議措施，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案；管理；創(chuàng)新；措施

一、 信息技術(shù)檔案管理工作創(chuàng)新意義

（一）提高文件檔案共享水平

檔案管理工作是企業(yè)的重要基礎(chǔ)，其基本職能是為企業(yè)提供檔案服務(wù)。在科技信息技術(shù)的背景下，檔案管理的創(chuàng)新與變革，使檔案管理更加簡易化、智能化、實(shí)用化。目前，檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)展中的主要矛盾是檔案管理機(jī)構(gòu)不能滿足用戶日益增長的需求。基于此，有必要構(gòu)建高度統(tǒng)一的共享平臺(tái)，深入挖掘檔案信息的價(jià)值，進(jìn)一步提高檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量，全面落實(shí)檔案服務(wù)的各項(xiàng)功能要求。

（二）促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

與傳統(tǒng)的以檔案借閱為核心的檔案服務(wù)不同，信息技術(shù)檔案服務(wù)更注重與客戶的隱私和互動(dòng)。在我國不斷開放和改革的時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)必要的改革方向?，F(xiàn)在我國的檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展階段，需要建立健全機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，并加以改進(jìn)。創(chuàng)新和變革必然形成檔案管理的全方面改變，工作人員需要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的開放化，為檔案管理發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、技術(shù)變革下檔案管理工作問題

目前，檔案管理的技術(shù)變革已成為發(fā)展的必然趨勢，工作人員需要在實(shí)踐工作中，探索變革的積極作用，但需要明確的是，在其實(shí)際進(jìn)展中仍存在許多不容忽視的問題，主要有以下三個(gè)方面：

（一）維護(hù)意識(shí)弱，共享水平低

現(xiàn)今，我國檔案價(jià)值宣傳教育缺失嚴(yán)重，工作人員對檔案的認(rèn)識(shí)不足，缺乏基本的維護(hù)意識(shí)和方法。值得注意的方面，工作人員對檔案的類型、保密性和使用過程不十分清楚，檔案資源利用沒有進(jìn)行規(guī)范、合理的運(yùn)作，導(dǎo)致檔案資源共享水平低，檔案價(jià)值開發(fā)水平低，檔案資源利用效率低等。

（二）檔案管理缺乏科學(xué)性

企業(yè)單位的檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員是較為普遍的問題，在檔案管理過程中通過簡單的檔案柜進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，并沒有通過專業(yè)的人員對其進(jìn)行系統(tǒng)能夠管理，一旦應(yīng)用各種檔案信息就手忙腳亂，無法有效的利用檔案信息資源。在一些單位中的檔案管理人員沒有通過技術(shù)訓(xùn)練，導(dǎo)致檔案過程中存在丟失、遺漏等問題。同時(shí)，在檔案管理工作開展過程中缺乏規(guī)范的流程，工作人員對自己的責(zé)任以及管理范圍不明確，導(dǎo)致工作內(nèi)容混亂、冗雜，降低了管理質(zhì)量與效果。

（三）保障體系不完善

目前，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)滯后性問題已經(jīng)十分突出，與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的整合層過低?，F(xiàn)實(shí)維度，檔案管理工作作為社會(huì)公共治理和服務(wù)的重要內(nèi)容，政府無疑起著決定的主導(dǎo)作用，但由于檔案管理無法為國家創(chuàng)造直接有效的經(jīng)濟(jì)效益，所以許多地方政府將檔案管理企業(yè)放在了“邊緣地帶”。長此以往，必然會(huì)制約檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

三、 創(chuàng)新措施

（一）打造數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控

目前，如何將分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速整合、高校共享和綜合利用，已經(jīng)成為“互聯(lián)網(wǎng) + 檔案管理”建設(shè)的一大重點(diǎn)，而打造數(shù)據(jù)中心既是解決傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)與共享問題的重要路徑，也是檔案管理信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，這就要求檔案管理工作者抓住機(jī)遇，積極介入到數(shù)據(jù)中心的打造實(shí)踐中，攜手技術(shù)部門開展科學(xué)合理的頂層設(shè)計(jì)，對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行整體審視和總結(jié)，對形成的數(shù)據(jù)特點(diǎn)和管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行梳理歸納，并結(jié)合自身實(shí)際確定數(shù)據(jù)中心模塊布局和內(nèi)在邏輯，并制定相應(yīng)的保障體系，確保數(shù)據(jù)中心能夠全面覆蓋所有單位結(jié)構(gòu)，提高運(yùn)行效率，降低檔案信息收集成本，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案信息的優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)保障。當(dāng)然，檔案工作者必須要有能力成為數(shù)據(jù)中心的掌舵者，可以對數(shù)據(jù)價(jià)值生成過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管和控制。

（二）明確權(quán)責(zé)，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)

在檔案管理工作中，必須要明確不同崗位的不同責(zé)任，明確其具體的責(zé)任以及權(quán)益，有的放矢的開展工作，才可以提升工作質(zhì)量與效果。在實(shí)踐中要對具體的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)劃分，通過精細(xì)化的管理方式對其進(jìn)行系統(tǒng)分析，在實(shí)踐工作中合理的進(jìn)行管理，這樣才可以保障檔案管理工作的科學(xué)性。而在企業(yè)單位的檔案管理中存在的作為主要的問題就是工作量大以及工作效率低下的問題，出現(xiàn)此種問題的主要因素就是管理不到位，管理粗放等問題導(dǎo)致的。對此，必須要優(yōu)化管理結(jié)果。在實(shí)踐中要對檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)分析，通過對不同部門的不同人員行政管理檔案的構(gòu)建、通過電子信息化管理、制度模式化管理、人事行政化管理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)化管理等方式，確定管理內(nèi)容，完善管理結(jié)構(gòu)內(nèi)容，進(jìn)而在根本上保障管理工作質(zhì)量與效果。

（三）加強(qiáng)人員建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)不斷推進(jìn)中，工作人員整體素質(zhì)已成為影響檔案發(fā)展的重要因素。為加強(qiáng)這一方面，檔案管理主體者應(yīng)采取有效的激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，調(diào)動(dòng)人員參與信息建設(shè)的積極性。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)部人員的理論學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，使其充分掌握信息檔案管理的基本內(nèi)涵、價(jià)值訴求和應(yīng)用要領(lǐng)，進(jìn)一步拓展視野，拓展業(yè)務(wù)能力空間，從而使內(nèi)部人員的理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)更加深入。在多元學(xué)習(xí)和多維互動(dòng)中掌握現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)和技能。實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)與檔案管理的深度融合，提供了基本的人才。此外，作為檔案管理變革的見證者和實(shí)踐者，檔案館管理者必須不斷學(xué)習(xí)，積極接受新思維和新技術(shù)，廣泛接觸各行業(yè)知識(shí)的最新動(dòng)向和前沿，不斷豐富知識(shí)儲(chǔ)備，不斷提高管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，科學(xué)似乎時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新與改革，不僅是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是檔案管理發(fā)展的內(nèi)在要求。目前，國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)尚處于發(fā)展探索階段，許多方面上仍存在一些偏差，這也影響著檔案管理戰(zhàn)略的推進(jìn)。因此，政府有關(guān)部門和檔案管理機(jī)構(gòu)必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹立科學(xué)合理思維，增強(qiáng)發(fā)展意識(shí)、積極創(chuàng)建數(shù)據(jù)中心，推進(jìn)信息建設(shè)，積極制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善規(guī)章制度，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)提供基礎(chǔ)保障。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的深度變革，進(jìn)一步釋放檔案管理的積極作用，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞惠蘭.企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].宏觀經(jīng)濟(jì)管理，2017（S1）：161+163.

[2]夏剛.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施[J].蘭臺(tái)世界，2017（18）：53- 55.

[3]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案信息化建設(shè)探討— 以智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)為例[J].檔案管理，2017（03）：4- 9.

[4]衣英強(qiáng). “互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].中國管理信息化，2017（04）：166- 167.

[5]孟艷麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：147.

[6]李小瑩 . 試論信息化時(shí)代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù) ，2018（2）.