陳慧 王曉曉 吳國嬌 樂茜

摘? 要：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案庫房管理的智能化水平。在此基礎(chǔ)上，對智能化檔案庫房進行概念界定與功能描述，并通過實踐調(diào)查總結(jié)智能化檔案庫房管理系統(tǒng)涵蓋的模塊與功能及其現(xiàn)階段的最新發(fā)展。雖然智能化檔案庫房在實際應(yīng)用中仍然存在問題，但在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)思想的驅(qū)動下，智能化檔案庫房具有高效協(xié)同運作、功能優(yōu)化拓展和服務(wù)創(chuàng)新升級的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：智能化;檔案庫房;物聯(lián)網(wǎng);管理

Abstract： The application of Internet of Things（IoT） technology can be used to improve the intelligence level of archival repository management. This paper defines the concept of intelligence archival repository management system， describes the modules and functions of it， and also states the further development. Although there are still some problems in the practical application of intelligence archival repository， but under the driven by the Internet of Things technology， the intelligence archival repository has shown the potential development on highly efficient collaborative operation， function optimization and expansion， and service innovation.

Keywords： Intelligence; Archival Repository; Internet of Things; Management

1 引言

物聯(lián)網(wǎng)指連接物品與物品之間，進行物品智能化識別和管理的網(wǎng)絡(luò)[1]，是繼計算機、互聯(lián)網(wǎng)、移動通信后信息領(lǐng)域的又一大變革。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)最早起源于物流系統(tǒng)，隨著研究的深入，逐漸擴展到電力、家居、醫(yī)療等領(lǐng)域。在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展與日益普及背景下，檔案收集、整理、保存等各環(huán)節(jié)都依托技術(shù)來實現(xiàn)，隨著檔案數(shù)量逐年增多與種類日趨多樣，無形中導(dǎo)致檔案庫房管理的壓力劇增，傳統(tǒng)檔案庫房管理中存在人員依賴性大、庫房管理滯后、管理效率低、技術(shù)層面難以實現(xiàn)可視化等問題[2]，其管理方式和技術(shù)手段難以適應(yīng)時代要求。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠為檔案庫房實現(xiàn)智能化管理提供可行條件，推動資源與設(shè)備的高效整合，提高檔案管理效率和水平。但同時，智能化檔案庫房的發(fā)展現(xiàn)狀如何、實際應(yīng)用中存在的問題以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)思想對智能化檔案庫房未來發(fā)展趨勢的影響也值得深入思考與分析。為此，本文在智能化檔案庫房概念界定與功能描述的基礎(chǔ)上，采用實踐調(diào)查對物聯(lián)網(wǎng)背景下的智能化檔案庫房實踐發(fā)展現(xiàn)狀與問題進行梳理，并提出未來發(fā)展趨勢建議，以期為我國智能化檔案庫房管理實踐提供借鑒與參考。

2 智能化檔案庫房概念界定與功能描述

智能化檔案庫房是在庫房前期建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過配備現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備及庫房管理系統(tǒng)而實現(xiàn)對實體檔案全方位自動控制的庫房管理模式，總體包括三個特征：庫房前期建設(shè)是實現(xiàn)智能化的基礎(chǔ)，如庫房內(nèi)空間布局、電氣、給排水等庫房建筑設(shè)計應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》;現(xiàn)代化的技術(shù)及設(shè)備是實現(xiàn)智能化的條件，如智能密集架、加濕器、空氣凈化器設(shè)備的配置及物聯(lián)網(wǎng)、計算機、通信技術(shù)的應(yīng)用搭建了檔案庫房自動化控制與管理的感知與控制體系;庫房管理系統(tǒng)是實現(xiàn)智能化的手段，如能夠?qū)旆抗芾淼母鳝h(huán)節(jié)納入系統(tǒng)功能模塊并以可視化的形式呈現(xiàn)，根據(jù)設(shè)定邏輯對庫房內(nèi)所有物體進行統(tǒng)一控制，實現(xiàn)從被動的人工管理到實時、高效的自動管理。

智能化檔案庫房的核心是現(xiàn)代信息技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)在檔案庫房的信息交互與智能控制中發(fā)揮了重要作用。物聯(lián)網(wǎng)利用射頻識別（Radio Frequency Identification，RFID）無線傳感器網(wǎng)絡(luò)（Wireless Sensor Networks，WSN）作為感知元件，通過網(wǎng)絡(luò)及計算機技術(shù)實現(xiàn)物與物、人與物的互聯(lián)[3]。射頻識別技術(shù)（RFID），又稱無線射頻識別，可以通過無線電信號特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，且無需識別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機械或光學(xué)接觸[4]。RFID技術(shù)具有無需人工干預(yù)，信息容量大，可同時讀取多個標(biāo)簽，可反復(fù)利用以及安全性高等優(yōu)點[5]。無線傳感器網(wǎng)絡(luò)（WSN）由部署在特定監(jiān)測區(qū)域內(nèi)的傳感器節(jié)點組成，融合了網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、微電子技術(shù)、計算機技術(shù)等，集信息采集、處理和傳輸于一體[6]。基于RFID和WSN技術(shù)的智能化檔案庫房以預(yù)防為主，能夠?qū)崿F(xiàn)實體檔案狀態(tài)的全程監(jiān)督和實時記錄。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案庫房管理主要圍繞實體檔案展開，其智能化主要表現(xiàn)在庫房管理流程自動化與檔案安全管理智能化兩個方面。

2.1 庫房管理流程自動化。庫房管理流程自動化指庫房內(nèi)檔案的出入庫、盤點、排架等管理流程的自動化與便捷化。傳統(tǒng)檔案管理中檔案上下架不能直觀地在系統(tǒng)中體現(xiàn)，無法了解庫房的庫存情況與庫位使用情況，更無法實現(xiàn)檔案位置實時糾錯;檔案盤點依賴人工進行，工作量巨大且效率低下;檔案出入庫、借閱等需要人工填寫各項記錄，操作復(fù)雜也無法有效追蹤檔案的位置，難以保障檔案安全。

智能化檔案庫房通過RFID標(biāo)簽對檔案存儲信息的標(biāo)注與識別，可以快速獲取檔案的位置與編目信息，達(dá)到在檔案管理系統(tǒng)中檢索某一檔案，便可快速獲取相應(yīng)位置信息的目的。較傳統(tǒng)檔案庫房更為優(yōu)化的是，檔案密集架配備超高頻抗金屬RFID標(biāo)簽，檔案上架時只需掃描密集架與檔案盒的RFID標(biāo)簽即可建立二者之間的聯(lián)系，完成上架。同時能夠?qū)?shù)據(jù)同步到系統(tǒng)的庫房虛擬模型，實現(xiàn)檔案庫房的實體檔案與虛擬庫房的電子檔案庫位信息一一對應(yīng)，從根源上解決排架錯漏的問題;檔案盤點時只需通過特定的識讀器掃描粘貼RFID標(biāo)簽的檔案，就可以實現(xiàn)檔案信息的自動識別，經(jīng)過與目錄清單對照，自動完成盤點任務(wù);檔案入庫時識讀器能快速獲取大量的檔案標(biāo)簽信息并自動生成入庫清單，實現(xiàn)自動入庫，同時在檔案借還過程中，庫房出入處的RFID通道門也可識別檔案標(biāo)簽信息，自動登記并生成出庫記錄。

2.2 庫房安全管理智能化。檔案安全管理智能化通過全方位庫房狀態(tài)的監(jiān)控與預(yù)警實現(xiàn)，以保障檔案實體安全。根據(jù)《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，檔案庫房應(yīng)加強防火、防盜等多方面的檢查，智能化檔案庫房具備消防系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，能有效降低庫房的安全隱患。同時，通過出入庫的RFID通道門識別與上傳檔案的電子標(biāo)簽信息，基于RFID的檔案出入庫安全管理系統(tǒng)能夠自動判斷檔案出庫是否合法，并對異常情況及時預(yù)警。另外實體檔案以紙質(zhì)載體為主，受溫濕度、光照、微生物等因素影響較大，一些特殊載體的檔案如音像檔案等，對環(huán)境的要求更加嚴(yán)格。傳統(tǒng)的庫房環(huán)境需要人工查看、記錄、調(diào)節(jié)，存在管理滯后的問題。智能化檔案庫房通過分布的各類傳感器節(jié)點對溫濕度、亮度、空氣質(zhì)量等數(shù)據(jù)進行采集，根據(jù)設(shè)定的范圍，自動啟動空調(diào)、除濕機、空氣凈化器等設(shè)備運行，實現(xiàn)檔案庫房環(huán)境的精細(xì)化管理。

3 我國智能化檔案庫房的發(fā)展現(xiàn)狀

在CNKI數(shù)據(jù)庫中以“智能化”和“檔案庫房”為檢索詞進行檢索，經(jīng)過辨識、去重和補充并對有效文獻(xiàn)進行內(nèi)容分析，發(fā)現(xiàn)相關(guān)研究主要來自實踐部門，其庫房管理效率的提升主要依賴于技術(shù)的發(fā)展以及系統(tǒng)和設(shè)備建設(shè)，并具有由單一的自動化系統(tǒng)逐步向多種類型拓展的趨勢。檔案庫房管理系統(tǒng)是實現(xiàn)各項功能的平臺，也是智能化檔案庫房進行管理的關(guān)鍵。常見的檔案庫房智能管理系統(tǒng)一般由實體檔案管理系統(tǒng)、庫房環(huán)境管理系統(tǒng)、庫房安全管理系統(tǒng)組成。

實體檔案管理系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的核心，承擔(dān)著基礎(chǔ)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護和管理的功能。主要包括系統(tǒng)管理、庫房管理、檔案密集架管理、標(biāo)簽管理、檔案上下架、盤點、統(tǒng)計分析等內(nèi)容。系統(tǒng)管理提供用戶權(quán)限、日志等基礎(chǔ)設(shè)置功能。庫房管理負(fù)責(zé)定義與管理各個檔案庫房、庫房內(nèi)密集架及具體的卷盒、文件。智能密集架配備觸摸屏，可顯示檔案存儲情況、查詢檔案位置，同時還具有過道紅外安全保護、智能通風(fēng)、語音播報等功能。檔案密集架管理可遠(yuǎn)程控制密集架開合。標(biāo)簽管理可查閱實際存放的檔案盒標(biāo)簽信息，并提供電子標(biāo)簽初始化等功能。RFID讀寫設(shè)備將掃描電子標(biāo)簽所獲取的數(shù)據(jù)同步到系統(tǒng)中完成檔案自動上架。下架時也只需在系統(tǒng)中對所需檔案進行下架操作，系統(tǒng)自動同步相應(yīng)記錄。檔案盤點同樣通過掃描檔案盒上的RFID標(biāo)簽獲取檔案信息，將掃描到的件盒信息與系統(tǒng)中的信息進行比對，盤點缺盒、缺件情況。統(tǒng)計分析為用戶提供庫房使用情況、檔案數(shù)量等相關(guān)統(tǒng)計。

庫房環(huán)境管理系統(tǒng)確保檔案處于標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境中，主要包括溫濕度管理、空氣質(zhì)量管理。溫濕度與空氣質(zhì)量管理借助傳感器、管理系統(tǒng)與區(qū)域控制器自動記錄與調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度及空氣質(zhì)量并提供預(yù)警。安全管理系統(tǒng)集成了門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案管理人員、庫房與實體檔案進行統(tǒng)一管理與控制。門禁系統(tǒng)中儲存了檔案工作人員的權(quán)限信息，通過ID卡、指紋、人臉識別等設(shè)備控制人員出入，對異常情況及時預(yù)警。并且與RFID通道門相連通，自動記錄與管理出入庫的人員與檔案信息。消防系統(tǒng)通過煙霧傳感器、溫度傳感器采集的數(shù)據(jù)，自動判斷火情位置，并發(fā)出預(yù)警信息。視頻監(jiān)控系統(tǒng)正常情況下通過攝像機可以全天候監(jiān)控庫房出入位置、庫房內(nèi)主要通道，并且配備紅外探測器，當(dāng)人員、檔案在預(yù)設(shè)的監(jiān)控時段出入時當(dāng)即觸發(fā)紅外探測器，自動抓拍視頻保存，同時通過聲光、短信等形式預(yù)警。

檔案庫房智能管理系統(tǒng)擺脫傳統(tǒng)庫房管理中對人員的依賴及管理滯后、難以可視化等難題，提高了管理效率。通過與一些廠商進行溝通，發(fā)現(xiàn)目前已經(jīng)研發(fā)出軟硬件一體化的檔案庫房智能管理系統(tǒng)，不僅涵蓋了庫房管理中所有自動化系統(tǒng)與功能，而且建立了各系統(tǒng)之間的集成接口，為管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)來源。此外，一些一體化管理系統(tǒng)還配備了檔案借閱系統(tǒng)、終端管理系統(tǒng)。檔案借閱系統(tǒng)由管理系統(tǒng)和RFID標(biāo)簽、讀寫器組成，同時可集成工牌系統(tǒng)。檔案員通過庫房管理查找需要借閱檔案的位置，在庫房中獲取對應(yīng)檔案并進行下架，在借閱臺掃描文件的同時刷工牌或上傳簽字掃描件即可實現(xiàn)快速借閱與歸還，同時提供完整的借閱、歸還、催還、歷史記錄等功能。終端管理系統(tǒng)主要針對檔案自動盤點業(yè)務(wù)而言，通過RFID超高頻掃描設(shè)備掃描粘貼在檔案上的電子標(biāo)簽獲取標(biāo)簽數(shù)據(jù)并傳輸?shù)浇K端操作平板，用戶通過平板查看和管理掃描數(shù)據(jù)。同時盤點終端還提供檔案上下架服務(wù)，也可以實時查看庫房溫濕度、出入庫安全情況。

4 智能化檔案庫房實際應(yīng)用中存在的問題

庫房管理是保護和開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)，許多單位和部門一直致力于通過檔案庫房的優(yōu)化，提升檔案庫房管理效率。智能化庫房發(fā)展至今已有近十年的時間，但一些實踐單位，如某省屬電力公司的檔案中心的調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，智能化檔案庫房在實際應(yīng)用中仍存在一些問題。

4.1 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后。物聯(lián)網(wǎng)涉及多個技術(shù)領(lǐng)域并且隨著研究深入不斷拓寬應(yīng)用范圍，不可能在短期內(nèi)達(dá)到一體化智能。而分階段實施空調(diào)系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度自動調(diào)節(jié)系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等，導(dǎo)致各系統(tǒng)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)種類繁多且互不兼容。同時，雙套制歸檔和檔案資源數(shù)字化使得大量非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)存儲在文件夾而非數(shù)據(jù)庫中[7]，檔案管理系統(tǒng)中的編目信息難以導(dǎo)入庫房管理系統(tǒng)中，依賴人工對檔案數(shù)據(jù)進行二次錄入。系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘問題使得各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)條塊分割，工作效率低下。雖然國家檔案局出臺了眾多標(biāo)準(zhǔn)，但標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)之間有時存在矛盾，一些廠家對此存在不同理解，導(dǎo)致在實際工作中尚未得到貫徹落實。打破數(shù)據(jù)壁壘、實現(xiàn)系統(tǒng)集成不單單是建立系統(tǒng)之間的接口，還需要對標(biāo)準(zhǔn)化工作進行部署，確保法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的一致性。

4.2 適用性問題思考。智能化檔案庫房雖然能夠解決傳統(tǒng)庫房管理中存在的問題，提高實體檔案管理的效率和水平，但在建設(shè)之前，仍要結(jié)合實際情況思考配備智能化檔案庫房的必要性。首先，智能化檔案庫房雖然為庫房管理帶來了極大的便捷，但目前檔案工作的重心已由檔案保管向檔案服務(wù)轉(zhuǎn)移。一套完整的智能化庫房從硬件到軟件的采購與安裝動輒上百萬，需要考慮投入與產(chǎn)出的關(guān)系。其次，現(xiàn)階段人們更傾向于電子檔案的在線利用，實體檔案利用需求大大降低。尤其是國內(nèi)一些地區(qū)正在試點電子文件單軌制，單軌制下文件從形成到歸檔保存都以電子文件的形式流轉(zhuǎn)[8]，未來產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案數(shù)量將會大幅度減小。而智能化檔案庫房的一大優(yōu)勢就是通過識別與定位RFID電子標(biāo)簽方便實體檔案借閱，其對象更適用于已存的紙質(zhì)檔案?？梢姡谥悄芑瘷n案庫房建設(shè)時是否配備RFID系統(tǒng)、為所有檔案或者僅僅是一些特殊類型、利用率較高的檔案配備RFID系統(tǒng)還有待商榷。

4.3 低水平重復(fù)建設(shè)。為了方便機構(gòu)利用，許多單位的檔案室與檔案庫房一般設(shè)在綜合辦公樓[9]。整棟建筑結(jié)構(gòu)基本一致，水電等基礎(chǔ)設(shè)施也都是統(tǒng)一規(guī)劃，沒有考慮到智能化檔案庫房的特殊需求。智能化檔案庫房實現(xiàn)溫濕度自動調(diào)節(jié)功能，需要提前布置電源線位置以確保設(shè)備正常運行。加濕器也需要單獨設(shè)置進水口，否則當(dāng)機器缺水時只能通過自動預(yù)警進行人工加水。并且檔案庫房內(nèi)溫濕度有特定要求，庫房內(nèi)空調(diào)系統(tǒng)需要與整棟建筑的中央空調(diào)系統(tǒng)分離。因此，往往需要對庫房內(nèi)水、電等基礎(chǔ)設(shè)施重新進行改造。其次，由于檔案工作的封閉性、保守性，加之RFID技術(shù)成本較高，一些單位采用二維碼技術(shù)替代RFID技術(shù)。利用二維碼代替RFID標(biāo)簽儲存檔案編目信息，通過電子檔案在虛擬庫房中的位置與實體檔案在檔案庫房中的位置對應(yīng)實現(xiàn)檔案上下架功能。但二維碼采用光學(xué)掃描，容錯率相對較低，需要對準(zhǔn)后才能識別，在自動盤點方面效果并不是十分理想，不能實現(xiàn)檔案位置實時跟蹤，在排架中出現(xiàn)錯漏也不能及時發(fā)現(xiàn)。如果未來對庫房進行優(yōu)化升級，需要對所有檔案進行重復(fù)加工，造成資源浪費。

5 物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智能化檔案庫房未來發(fā)展趨勢

物聯(lián)網(wǎng)是智能化檔案庫房發(fā)展的強大驅(qū)動力，其“多域融合共享、泛在綜合服務(wù)”的技術(shù)思想[10]強調(diào)信息的共建共享，對推動智能化檔案庫房向集成化管理轉(zhuǎn)變，提供更全面的人性化服務(wù)起到了促進作用。

5.1 高效協(xié)同運作。數(shù)據(jù)融合是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，也是快速、高效利用檔案資源的前提與保障，物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展過程中最重要的技術(shù)之一就是融合。物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)架構(gòu)包括感知層、網(wǎng)絡(luò)層與應(yīng)用層[11]，應(yīng)用層進行智能處理與應(yīng)用服務(wù)，利用中間件技術(shù)解決不同系統(tǒng)與硬件之間數(shù)據(jù)接口不一致的問題，實現(xiàn)更廣泛、動態(tài)的數(shù)據(jù)互聯(lián)。在數(shù)據(jù)聯(lián)通的基礎(chǔ)上，檔案收集和歸檔只需構(gòu)建完備的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，由系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)分析與深度學(xué)習(xí)得到各個時間節(jié)點需要歸檔的檔案，提醒各部門按時提交并自動完成檔案整理。能夠有效避免人工對收集整理標(biāo)準(zhǔn)理解千差萬別，檔案延期歸檔的問題，實現(xiàn)檔案從產(chǎn)生、收集到保管的高效協(xié)同運作。庫房管理系統(tǒng)中檔案信息來自前端系統(tǒng)的自動捕獲與傳輸，從而為庫房管理提供完整、可靠的數(shù)據(jù)來源。

5.2 功能優(yōu)化拓展。智能化檔案庫房在開發(fā)時更多地針對紙質(zhì)檔案的管理和利用需求，而隨著時代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量會越來越多，需要將電子檔案納入庫房智能化管理范疇。電子檔案載體以磁性和光盤為主，相較于紙質(zhì)檔案而言，不僅受溫濕度、塵埃、光線及有害氣體的影響，還易受磁場影響，造成消磁或退磁，無法正常讀取電子檔案中的信息。同時，由于載體壽命較短，需要定期對電子檔案進行轉(zhuǎn)存。長期保存與載體脆弱、技術(shù)更迭過快之間的矛盾使得對其進行智能化管理，提高管理效率的需求更為迫切。電子檔案管理的基礎(chǔ)還是傳統(tǒng)檔案管理，在智能化檔案庫房中考慮電子檔案的特性進行相應(yīng)改造具有可行性，并且能夠解決智能化檔案庫房投入成本高而適用范圍小的問題。

5.3 服務(wù)創(chuàng)新升級。物聯(lián)網(wǎng)的核心在于應(yīng)用和服務(wù)，智能化庫房雖然實現(xiàn)了實體檔案與數(shù)字檔案的資源整合，方便檔案的存儲與借閱等管理，但也局限于特定檔案的便捷查找與利用，缺少對檔案資源的深度開發(fā)與提煉。在物聯(lián)網(wǎng)的驅(qū)動下，應(yīng)更多地關(guān)注檔案的共享性，最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值，滿足用戶的信息需求。智能化檔案庫房中檔案的編目信息來自檔案管理系統(tǒng)自動捕獲或人工著錄，主要包括件號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等項目。用戶只有在有明確需求的情況下才能查找到特定檔案，而其他大部分檔案都處于沉寂狀態(tài)。而通過檔案內(nèi)容挖掘，在用戶檢索時提供相關(guān)聯(lián)的檔案或根據(jù)內(nèi)容標(biāo)引幫助其檢索到所需檔案，能夠?qū)ⅰ八馈钡臋n案變?yōu)椤盎睢钡馁Y源，促進檔案資源的共享利用。

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