鄧雪娟

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)人才的需求不斷增加，高職院校也在不斷的擴(kuò)大規(guī)模，這就導(dǎo)致了學(xué)籍檔案的數(shù)量也在不斷增加，這給學(xué)籍檔案的管理，開發(fā)利用都帶來了不少的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著信息化、大數(shù)據(jù)的普及，社會(huì)服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理利用模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展了。因此，本文從大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)現(xiàn)階段高職院校的學(xué)籍檔案的管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)進(jìn)行剖析，指出當(dāng)前學(xué)籍檔案管理存在的問題，并提出了改進(jìn)學(xué)籍檔案管理及開發(fā)利用的新方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高職院校;學(xué)籍檔案;檔案管理;開發(fā)利用

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，迎來了信息時(shí)代的同時(shí)，也迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)的意義在于對(duì)海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行專業(yè)化處理，為決策提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。大數(shù)據(jù)因計(jì)算的快捷、準(zhǔn)確，已融入我們生活的各個(gè)角落了。在大數(shù)據(jù)時(shí)代 ，高職院校學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用如何更好的為學(xué)校決策，民生提供服務(wù)帶來了新挑戰(zhàn)、新機(jī)遇。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高職院校學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

學(xué)籍檔案具有憑證作用，是學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的真實(shí)初始記錄，是檔案管理的重要組成部分，包括學(xué)生入學(xué)前的高中材料、入學(xué)后在校成績(jī)、實(shí)習(xí)考核、思想道德、畢業(yè)生登記表、個(gè)人獎(jiǎng)懲、學(xué)籍異動(dòng)等情況。對(duì)學(xué)校、學(xué)生就業(yè)、用人單位等都有重要作用。因此，保持學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性特別重要，學(xué)校必須給予重視。

1.1學(xué)籍檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)手段已無(wú)法適應(yīng)。社會(huì)不斷發(fā)展，對(duì)技能型、全能型人才需求量不斷上升，導(dǎo)致高職院校的規(guī)模不斷擴(kuò)大、生源不斷增加。入學(xué)的學(xué)生人數(shù)逐年增加，學(xué)籍檔案的數(shù)量也在逐年增長(zhǎng)，在學(xué)籍檔案管理人員數(shù)量不變的情況下，任務(wù)量變大，傳統(tǒng)手工管理學(xué)籍檔案的手段已經(jīng)無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展和變化，這就為學(xué)籍檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.2高職院校檔案以紙質(zhì)檔案為主是由于辦學(xué)時(shí)間短，沒有大量的資金投入。隨著信息化的普及，對(duì)于學(xué)籍檔案管理，信息化可以提高檔案歸檔效率和質(zhì)量，同時(shí)也可以為檔案的利用提供便利。由于很多院校領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為學(xué)籍檔案不重要，學(xué)籍檔案管理是無(wú)技術(shù)含量的重復(fù)性工作。學(xué)籍檔案的利用也只停留在復(fù)印、查閱等簡(jiǎn)單的功能上，因此很少有高職院校愿意在檔案信息化中投入資金。

1.3學(xué)籍檔案由多個(gè)部門生產(chǎn)導(dǎo)致收集不便。學(xué)籍檔案材料來源于學(xué)校的多個(gè)部門，如學(xué)生入學(xué)前的檔案材料由招生辦負(fù)責(zé)提供，學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)年鑒定表由學(xué)生所在學(xué)院（系部）負(fù)責(zé)提供，成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)考核手冊(cè)等由教務(wù)處負(fù)責(zé)提供，這種多頭管理的方式導(dǎo)致了學(xué)籍檔案材料收集工作量增加，且學(xué)校各部門之間信息管理系統(tǒng)互不相通，導(dǎo)致學(xué)籍檔案整理工作繁瑣、有重復(fù)性，造成一定的資源浪費(fèi)。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)籍檔案存在的問題

2.1一些高職院校對(duì)學(xué)籍檔案的不重視。長(zhǎng)期以來，學(xué)籍檔案在單位都是被動(dòng)提供服務(wù)利用，利用者多為畢業(yè)之后的學(xué)生，因此，學(xué)籍檔案的作用往往被忽視，即使投入大量的資金和人力也無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)獲得收益，導(dǎo)致了一些高職院校對(duì)學(xué)籍檔案管理的資金投入比較少，而且只集中在為辦公室設(shè)備及日常消耗品上，在管理軟件大數(shù)據(jù)引進(jìn)方面缺少重視。

2.2技術(shù)手段和信息化有待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理應(yīng)該規(guī)范化和智能化，有配套的軟硬件條件和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，利用科學(xué)手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前來看，高職院校對(duì)檔案工作的投入還是十分有限的，很難達(dá)到信息化要求。信息化要求檔案有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，這也是提供利用與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的前提，實(shí)現(xiàn)檔案信息和智能化、數(shù)字化管理是當(dāng)前高職院校迫切而有難度的工作。

2.3提供利用方式單一，與時(shí)代脫節(jié)。目前，高職院校學(xué)籍檔案以紙質(zhì)為主，利用主要以單一的人工服務(wù)為主，由于學(xué)籍檔案的法律憑證作用，要求信息內(nèi)容具體、準(zhǔn)確、權(quán)威。學(xué)籍檔案涉及隱私，利用者必須提供有效身份證件、合理的事由，并進(jìn)行登記審核才能利用，所以提供的材料多以復(fù)印、打印、掃描，并加蓋公章的紙質(zhì)材料為主。這種單一的面對(duì)面利用方式使用戶在獲取信息方面受到了時(shí)間和空間的限制。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過改進(jìn)學(xué)籍檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案利用開發(fā)跨越式發(fā)展。

3.1當(dāng)下我們正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)該由傳統(tǒng)的信息共享理念轉(zhuǎn)變?yōu)閺?fù)合型信息共享理念，通過加強(qiáng)過程管理，不斷改善檔案管理?xiàng)l件。一、落實(shí)學(xué)籍檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化。學(xué)籍檔案是由多個(gè)部門形成的，在格式上很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案部門應(yīng)該積極跟各部門協(xié)商，讓各部門按檔案部門要求的統(tǒng)一格式進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要多進(jìn)行宣傳，讓各部門能意識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性，使他們意識(shí)到自己工作的價(jià)值，這樣才能在思想上重視學(xué)籍檔案，防止疏漏，提供格式統(tǒng)一、完整的檔案資料。二、提升工作人員素養(yǎng)，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員應(yīng)該要運(yùn)用現(xiàn)代化手段和科技方法來進(jìn)行檔案的管理。對(duì)此檔案管理人員應(yīng)該要與時(shí)俱進(jìn)，有終身學(xué)習(xí)意識(shí)，除了學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)外，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)工程等方面的知識(shí)，不斷提升自己專業(yè)水平和職業(yè)技能，能夠更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)籍檔案管理的要求。三、逐步完成檔案數(shù)字化管理，與學(xué)籍檔案形成的各網(wǎng)絡(luò)育人協(xié)同教育體系研究部門協(xié)商，在移交紙質(zhì)版檔案的同時(shí)也移交電子檔案，并備份好電子檔案的背景信息，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性，并將電子文件進(jìn)行加密和利用權(quán)限設(shè)置，確保電子文件遠(yuǎn)程利用的安全性。

3.2學(xué)籍檔案管理應(yīng)該摒棄只管不理，擴(kuò)寬檔案利用范圍。學(xué)籍檔案在學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)管理、學(xué)生管理等方面都有促進(jìn)作用，涉及學(xué)校及民生各方面利益，是高職院校中使用最為頻繁的檔案。隨著我國(guó)的發(fā)展，國(guó)家越來越重視文憑和能力，學(xué)籍檔案的利用率越來越高。檔案部門應(yīng)該積極主動(dòng)開發(fā)學(xué)籍檔案，對(duì)其利用的類別、要求用途等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)比、分析，從中看出一是社會(huì)對(duì)學(xué)生的需求方向，為學(xué)校教學(xué)部門參考，二是找出檔案管理的新問題、新情況，為今后學(xué)籍檔案管理工作提供參考建議。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇，只有轉(zhuǎn)變觀念，打破常規(guī)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升自身的綜合能力，高職院校學(xué)籍檔案管理開發(fā)利用才能開拓出新方向。

[參考文獻(xiàn)]

[1]馬宏正.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高職院校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用 [J].江蘇科技信息，2017（5）：29-30.

[2]趙挺.論高校學(xué)籍檔案開發(fā)及利用[J].黑龍江史志，2012（11）：25-26.

[3]于敏.大數(shù)據(jù)背景下高職院校學(xué)籍管理工作創(chuàng)新研究[J].科教文匯，2018（10）：101-102

[4]王青.大數(shù)據(jù)背景下高職院校學(xué)籍管理研究[J].科教文匯，2018（6）：89-90.

[5]孟嬌.新形勢(shì)下高職院校學(xué)籍檔案管理存在的問題及應(yīng)采取的措施研究[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2018（1）：131-132.

（作者單位：泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，福建 泉州 362000）