胡瑞琴

摘要：目前，音樂(lè)學(xué)院教育檔案管理工作存在許多問(wèn)題。例如，相關(guān)制度和機(jī)制不完善，教育檔案的收集和處理不規(guī)范，檔案管理人員以及學(xué)生檔案意識(shí)薄弱等，都制約了檔案管理工作的發(fā)展。在音樂(lè)學(xué)院招生規(guī)模不斷擴(kuò)大、就業(yè)壓力漸增的新形勢(shì)下，利用信息化手段，規(guī)范和完善檔案管理制度，提高教育檔案管理工作水平和效率，具有十分重要的意義。該文從信息化管理角度出發(fā)，分析音樂(lè)學(xué)院檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，提出一系列改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：音樂(lè)學(xué)院;教育檔案;檔案管理;信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP319? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）25-0006-02

1簡(jiǎn)介

教育檔案是指教育機(jī)關(guān)、單位和個(gè)人按照一定的原則和方法保管的具有保存價(jià)值的教育文獻(xiàn)資料。其屬于一次文獻(xiàn)，所記載的內(nèi)容真實(shí)、原始、詳盡、具體，且具有可靠性。可發(fā)揮憑證、參考、依據(jù)作用，是一種重要的教育情報(bào)源。教育檔案一般分若干級(jí)，有些檔案具有長(zhǎng)期保留價(jià)值，有些檔案則在一定時(shí)期內(nèi)有保留價(jià)值。[1]音樂(lè)學(xué)院教育檔案主要記錄學(xué)校教學(xué)活動(dòng)過(guò)程和相關(guān)信息，包括對(duì)教職工教學(xué)活動(dòng)、對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)和各種社會(huì)實(shí)踐的記錄等。教育檔案既是學(xué)校開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的重要記錄，也是學(xué)生就業(yè)、選拔、任用、擇業(yè)、評(píng)價(jià)的重要參考，同時(shí)構(gòu)成學(xué)生的人事檔案基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，做好高校教育檔案管理工作，對(duì)提升音樂(lè)學(xué)院教學(xué)管理和學(xué)生管理水平、促進(jìn)畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)等方面，均具有十分重要的意義。[2]但由于種種原因，不少音樂(lè)學(xué)院對(duì)檔案工作的重視不夠，檔案資料的收集也不完整，致使教育檔案信息不能準(zhǔn)確、全面地反映出學(xué)校教學(xué)成果以及學(xué)生個(gè)人素質(zhì)。本文從信息化管理角度出發(fā)，分析音樂(lè)學(xué)院檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，探討改進(jìn)措施。

2 音樂(lè)學(xué)院教育檔案管理現(xiàn)狀

2.1管理機(jī)制不完善

目前，音樂(lè)學(xué)院檔案管理機(jī)制不夠完善，在收集教學(xué)信息以及學(xué)生個(gè)人信息時(shí)，存在多頭管理現(xiàn)象。例如：學(xué)生工作部門(mén)或各教學(xué)管理部門(mén)均可以收集信息進(jìn)行檔案登記，往往導(dǎo)致填表內(nèi)容多、數(shù)量多、流程快，收集與處理過(guò)于復(fù)雜。加之，大多數(shù)音樂(lè)學(xué)院檔案管理專(zhuān)業(yè)人員相對(duì)缺乏，缺乏必要的監(jiān)督操作，缺乏科學(xué)的管理制度，從而造成教育檔案處理不規(guī)范、有缺失、內(nèi)容簡(jiǎn)單、手續(xù)不完善、填寫(xiě)不規(guī)范、時(shí)間滯后、查詢(xún)困難等諸多問(wèn)題。并且，在檔案移交過(guò)程中，也缺乏完善的保障機(jī)制，影響了學(xué)校教學(xué)管理水平的提升，阻礙了畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的順利進(jìn)行。

2.2檔案收集和處理不規(guī)范

由于音樂(lè)學(xué)院教育檔案管理對(duì)相關(guān)信息的歸檔范圍和要求不明確，填寫(xiě)的各類(lèi)資料往往無(wú)法充分反映教育教學(xué)信息以及學(xué)生綜合素質(zhì)，內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單和不足，通常以“資料”一詞冠之。例如：教師資格認(rèn)證資料填寫(xiě)沒(méi)有統(tǒng)一的模板，字跡多樣，甚至產(chǎn)生書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤的現(xiàn)象;學(xué)生評(píng)價(jià)信息不能科學(xué)反映學(xué)生綜合素質(zhì)，致使教師乃至就業(yè)單位均不能全面了解學(xué)生，掌握學(xué)生學(xué)業(yè)、技能、素質(zhì)等信息。[3]

2.3檔案收集時(shí)間不合理

大多數(shù)音樂(lè)學(xué)院教育檔案的收集和處理均在入學(xué)初以及畢業(yè)前兩個(gè)時(shí)間段集中展開(kāi)，時(shí)間較為倉(cāng)促，尤其是畢業(yè)前，反映學(xué)生日常學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)參與情況等資料信息，往往沒(méi)有足夠時(shí)間予以整理、填報(bào)、登記、入檔。例如：學(xué)生實(shí)踐能力和思想道德評(píng)價(jià)，各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)、等級(jí)考試證書(shū)等信息，亦不能及時(shí)收集，甚至產(chǎn)生檔案資料放錯(cuò)袋、丟失等情形，直接影響用人單位或者升學(xué)單位對(duì)學(xué)生的綜合評(píng)價(jià)。

2.4檔案管理意識(shí)薄弱

鑒于教育檔案處理工作量較大，有的音樂(lè)學(xué)院會(huì)安排學(xué)生協(xié)助工作。由于學(xué)生檔案意識(shí)和知識(shí)薄弱，會(huì)產(chǎn)生資料未經(jīng)核實(shí)便填報(bào)登記，虛假信息無(wú)法甄別，甚至泄露檔案內(nèi)容的現(xiàn)象。尤其，當(dāng)某些檔案資料需要用筆填寫(xiě)時(shí)，有些學(xué)生會(huì)用圓珠筆填寫(xiě)檔案，當(dāng)檔案需要蓋上學(xué)院的印章時(shí)，卻被蓋上系的印章。這些都是學(xué)校檔案管理意識(shí)薄弱導(dǎo)致的直接后果。

2.5檔案移交程序復(fù)雜

根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，教育檔案應(yīng)予以密封保存，通過(guò)機(jī)密渠道以及方式進(jìn)行轉(zhuǎn)移或移交。目前，教育檔案，尤其是學(xué)生檔案的移交程序相對(duì)復(fù)雜，不乏出現(xiàn)檔案丟失的情形。此外，亦有不少用人單位不需要檔案、不負(fù)責(zé)檔案管理或者對(duì)檔案不夠重視，畢業(yè)生檔案通常托管在人才市場(chǎng)。這樣會(huì)導(dǎo)致人檔分離現(xiàn)象，而一旦檔案丟失便造成諸多麻煩。[4]

3完善音樂(lè)學(xué)院教育檔案信息化管理

3.1建立健全檔案管理制度

檔案工作分為收集、處理、歸檔、保管等多個(gè)步驟，需要相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理和指導(dǎo)。檔案管理制度要完善和規(guī)范化，并納入相關(guān)責(zé)任范圍。有效執(zhí)行管理制度是做教育檔案管理的前提。管理人員應(yīng)根據(jù)檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，正確指導(dǎo)各填報(bào)部門(mén)的工作，及時(shí)向各部門(mén)收集檔案。對(duì)達(dá)不到要求的檔案資料要堅(jiān)決撤回，及時(shí)按質(zhì)量要求完成歸檔任務(wù)。規(guī)范各項(xiàng)管理制度，是做好教育檔案工作的重要保證。一是建立嚴(yán)格的檔案登記和移交制度;二是管理人員要認(rèn)真做好教育檔案的登記、處理和檢查工作，做到字跡、資料、表格規(guī)范，保證檔案的完整性;三是檔案移交要嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，對(duì)每一份研究生檔案進(jìn)行檢查，建立教育檔案管理檢查制度。[5]

3.2加強(qiáng)教育檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

各音樂(lè)學(xué)院要貫徹普通高校檔案管理的規(guī)定，抓好教育檔案管理工作，開(kāi)展教育檔案管理的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，配備高素質(zhì)的檔案管理人員。第一，要積極改善工作設(shè)備、環(huán)境和條件等硬件配置，合理設(shè)備經(jīng)費(fèi)，建立良好的激勵(lì)機(jī)制。第二，對(duì)專(zhuān)業(yè)和兼職管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的檔案理論和操作能力培訓(xùn)，提高理論知識(shí)水平和職業(yè)素養(yǎng)，提升服務(wù)能力和水平，不斷提高檔案管理效率。第三，適度提高專(zhuān)業(yè)人員和兼職人員的待遇，在職稱(chēng)和待遇上對(duì)一些有豐富教育檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員給予支持，支持專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指定就業(yè)或晉升。[4]

3.3豐富和完善教育檔案內(nèi)容

教育檔案能夠全面反映音樂(lè)學(xué)院素質(zhì)教育的成效，也是用人單位也借以全面了解學(xué)生的資料。因此，在做好注冊(cè)檔案管理的基礎(chǔ)上，增加檔案的內(nèi)容。首先，對(duì)教育檔案要按不同的時(shí)期進(jìn)行處理，從入學(xué)之初起，以學(xué)期為單位的檔案要與目錄一起收集，教育檔案要盡量規(guī)范化，這樣才能便于轉(zhuǎn)化為人事檔案。二是擴(kuò)大備案范圍，納入學(xué)生學(xué)習(xí)和生活軌跡、理論與實(shí)踐考核成績(jī)、社會(huì)公共關(guān)系等情況，完備資料填報(bào)及登記。第三，利用新生入學(xué)教育課程、檔案管理選修課程和畢業(yè)就業(yè)指導(dǎo)課程，宣傳檔案管理的重要性，讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)檔案在政治審查、就業(yè)考核、職稱(chēng)申請(qǐng)、升學(xué)考試中的重要性，加強(qiáng)學(xué)生自覺(jué)完善自身檔案的意識(shí)。[3]

3.4規(guī)范檔案移交程序，保障資料傳遞安全

教育檔案移交工作量大、時(shí)間短任務(wù)重、參與人員多，移交和保管程序要嚴(yán)格規(guī)范，尤其需要防止檔案丟失。一方面，教學(xué)管理部門(mén)和檔案部門(mén)在安排學(xué)生參加檔案工作時(shí)，必須教育學(xué)生樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性，不能隨意進(jìn)行修改、增添或刪除。另一方面，教育檔案管理人員要以學(xué)生為導(dǎo)向，重視“以人為本”的檔案管理理念，認(rèn)真核查畢業(yè)生的各類(lèi)信息，并將其轉(zhuǎn)移到用人單位或相關(guān)組織機(jī)構(gòu)，并規(guī)范嚴(yán)格的交接手續(xù)。同時(shí)，開(kāi)發(fā)檔案移交管理軟件，將檔案移交數(shù)據(jù)輸入管理系統(tǒng)，提高查詢(xún)效率。[6]

3.5建立電子檔案，提高檔案管理效率

隨著高等教育向公共教育的轉(zhuǎn)變，音樂(lè)學(xué)院學(xué)生數(shù)量穩(wěn)步增長(zhǎng)，提高了對(duì)教育檔案管理工作的要求。隨著現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展，作為紙質(zhì)檔案的有益補(bǔ)充，電子檔案將成為未來(lái)檔案發(fā)展的趨勢(shì)。第一，要加強(qiáng)現(xiàn)代信息管理技術(shù)檔案工作，培養(yǎng)大批現(xiàn)代信息管理人才。同時(shí)，要具備檔案管理的基本理論知識(shí)和操作技能，符合檔案管理政策法規(guī)規(guī)定的操作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。第二，要充分利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、新設(shè)備，建立學(xué)生電子檔案信息系統(tǒng)，利用文字、圖片、視頻等，全面涵蓋學(xué)生個(gè)人資料、理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐考核成績(jī)、思想道德品質(zhì)、心理健康等信息。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的同時(shí)，應(yīng)保持紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，采用以自動(dòng)檢索等現(xiàn)代管理檔案模式，對(duì)教育檔案進(jìn)行科學(xué)詳細(xì)的分類(lèi)、存儲(chǔ)和移交。檔案管理的信息化，既能節(jié)省大量人力資源，又能方便地實(shí)現(xiàn)檔案的檢索和查詢(xún)，提高檔案的利用率。第三，積極推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，共享檔案信息資源。大多數(shù)音樂(lè)學(xué)院已經(jīng)建立和使用校園網(wǎng)，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的利用率提供了保障。教育檔案的信息化管理是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，系統(tǒng)的各個(gè)縱、橫節(jié)點(diǎn)都要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，在一定層次上，在網(wǎng)絡(luò)中建立完善的自動(dòng)搜索查詢(xún)系統(tǒng)，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。[5-6]

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展，音樂(lè)學(xué)院應(yīng)利用信息化手段提高教育檔案管理水平和工作效率。首先，學(xué)校應(yīng)建立健全檔案管理制度，規(guī)范各項(xiàng)管理程序。其次，應(yīng)加強(qiáng)教育檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。第三，應(yīng)豐富和完善教育檔案資料內(nèi)容。第四，規(guī)范檔案?jìng)鬟f途徑，保障檔案資料安全移交。第五，建立電子檔案，積極推進(jìn)教育檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，提高管理效率。綜上所述，音樂(lè)學(xué)院教育檔案信息化管理需要軟硬件兼?zhèn)洌浞掷镁W(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)手段，建立有機(jī)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。

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【通聯(lián)編輯：朱寶貴】