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1.立卷的概念

檔案立卷是檔案的基礎(chǔ)工作，主要包括檔案的鑒定、整理、編制頁碼、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫、裝訂、案卷目錄的撰寫等。檔案立卷的好壞是衡量檔案整理質(zhì)量和館藏質(zhì)量的重要標(biāo)志，由于檔案立卷在檔案整理工作中的重要地位，對檔案立卷方法的改革成為檔案界討論最多的話題之一。2000年，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，首次從官方渠道確立了檔案立卷的方法，明確歸檔文件以“件”為單位立卷?！?】不再采用傳統(tǒng)的“案卷”立卷方式。

2.研究現(xiàn)狀

2.1 立卷與不立卷的爭論

從歷史來看，文書立卷一直在爭論的聲音中進(jìn)行著改革，尤其在新時代，計算機(jī)技術(shù)逐步取代傳統(tǒng)的檔案處理方式，開始在檔案的收集、整理及利用等方面發(fā)揮越來越重要的作用。這時就有人提出“取消立卷”，他們認(rèn)為“案卷是一定歷史條件下的產(chǎn)物”，在新科學(xué)技術(shù)發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化形勢下，傳統(tǒng)的文書立卷做法已不合時宜。

部分學(xué)者反駁上述論斷，認(rèn)為文書立卷不能丟，其理由大致分為以下兩點：文件一旦形成，便具有了現(xiàn)行價值，圍繞同一事物或活動產(chǎn)生的文件，具有緊密的內(nèi)在聯(lián)系，不立卷就是丟掉了這種歷史聯(lián)系，從而忽視了文件的整體性。文件不立卷就不能形成真正的檔案，取消立卷意味著將檔案與文件混淆，使文件與檔案的界限越發(fā)模糊，兩者的界定會更加困難。

2.2 立卷標(biāo)準(zhǔn)的討論

文書立卷的標(biāo)準(zhǔn)一直以來都沒有確定。 1954年制定的《中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》規(guī)定:“應(yīng)在保持文件聯(lián)系的原則下，按照文件的名稱、問題、作者等特征進(jìn)行立卷”。在立卷標(biāo)準(zhǔn)的討論中，采用事由原則還是來源原則一直是學(xué)術(shù)界爭論的焦點。事由原則是按照內(nèi)容主題整理檔案，來源原則是按照同一來源整理檔案。當(dāng)下，眾多學(xué)者和檔案館更傾向于來源原則，因為其保持了檔案的內(nèi)在聯(lián)系，而關(guān)于兩者的融合、相互取長補(bǔ)短也是學(xué)者們關(guān)注的焦點。

2.3 立卷改革的討論

立卷改革在20世紀(jì)80年代后大體經(jīng)歷了兩個階段，即簡化立卷方法與提高案卷質(zhì)量階段和取消立卷階段。在第一個改革階段，各地的檔案工作者主要是在實踐的基礎(chǔ)上，提出了一些改革文件立卷的具體方案和辦法，如立小卷、立純卷、“四分四注意”、“三分兩同”、“一案一卷”，以及分類組合立卷法等【2】。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷改革進(jìn)入第二個階段，這個階段的主流是“取消立卷”，認(rèn)為取消步驟繁瑣的立卷能方便檔案的整理，并真正提高檔案的檢索與利用效率。這一階段，國家檔案局出臺了《歸檔文件整理規(guī)則》，用“件”取代“卷”作為檔案立卷的基本單位。然而也有很多學(xué)者對此提出異議，認(rèn)為拋棄“卷”是檔案學(xué)的倒退而非進(jìn)步，用“件”取代“卷”實質(zhì)上并沒有真正簡化檔案工作，反而會忽視同一案卷中文件的歷史聯(lián)系。盡管有反對的聲音，但立卷改革的腳步一直沒有停歇，眾多學(xué)者在對當(dāng)下立卷改革展開分析的同時，也在積極探索新的立卷方法和思路。

3.研究的不足與建議

文件之所以立卷，就是為了把一組相關(guān)的文件人為地組合在一起，以便于保管和利用。那么到底該不該立卷呢，筆者認(rèn)為立卷十分必要。首先，立卷保留了文件之間的聯(lián)系。假若檔案不立卷，那么它的存在形式必然是零散的、無規(guī)律的。其次，學(xué)界對檔案是否立卷的論述立足點不同：堅持立卷的一派從檔案的整理過程出發(fā)，重藏輕用，他們關(guān)注的是實體檔案；取消立卷的一派重用輕藏，看到了計算機(jī)帶來的便利，關(guān)注的是電子檔案。這種片面的論述和研究不能推翻傳統(tǒng)的檔案立卷，無法充分論證檔案是否立卷的問題。最后，筆者認(rèn)為檔案需要藏用結(jié)合，也就是說，在不丟棄傳統(tǒng)立卷的同時融合計算機(jī)技術(shù)，一方面保持文件間的歷史聯(lián)系，一方面真正提高檔案的查找和利用效率。

對于事由原則和來源原則，筆者認(rèn)為不能肯定其一、否定其一。由于檔案類型多樣，且同種類型檔案在不同時期的利用需求不同，因此檔案整理原則的選擇也不盡相同。例如工程檔案、科技檔案的整理，選擇事由原則更合適；而人事檔案、機(jī)構(gòu)檔案的整理選擇來源原則更合理。所以，筆者認(rèn)為學(xué)界對兩個原則的討論不應(yīng)該放在孰優(yōu)孰劣的比較上，而應(yīng)該將重點放在劃分各原則的應(yīng)用范圍上，只有明確了不同原則的使用范圍，才能有針對性地整理不同類型的檔案，相比于一概而論的整理原則，有區(qū)別地劃分檔案更利于檔案的整理與利用。

立卷方式的改革筆者認(rèn)為實質(zhì)上是主“藏”派與主“用”派之間的爭論。立卷改革的目的是“藏用并重”，這點毋庸置疑。但部分學(xué)者卻打著“藏用并重”的旗號走向了兩個不同方向，一個重“藏”，一個重“用”。主“藏”派的觀點大多來自學(xué)者，他們認(rèn)為藏是用的基礎(chǔ)，因此提出的立卷新方法偏重于“藏”；而主“用”派的觀點來自一線檔案工作者，他們更加關(guān)注檔案的利用，因為檔案價值在實際中是體現(xiàn)在用上。因此他們更樂于將計算機(jī)技術(shù)融入到檔案實際工作中，因此忽略了檔案的“藏”。

筆者認(rèn)為問題的關(guān)鍵在于：立卷在計算機(jī)信息管理系統(tǒng)中有無存在必要。如果計算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)“自動組卷”、“排序”、“輔助立卷”等功能，且這樣更利于電子文件的整理與利用，那么立卷就有存在的必要。在對電子文件進(jìn)行邏輯整理時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)記錄之間的歷史聯(lián)系，采用一定的關(guān)聯(lián)符號組建邏輯案卷，以便有關(guān)的利用者和研究人員能夠順利的找到需要的信息內(nèi)容?？偟膩碚f，立卷問題是檔案界關(guān)注的重點問題之一，是否立卷及立卷的好壞，直接影響了檔案的形成過程與利用效率。立卷問題可以說是最基本的問題，同時也是最重要的問題。對立卷的研究，應(yīng)該在秉承傳統(tǒng)理論的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)，繼而形成行之有效的、符合時代的立卷新理論和新方法。