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高職校辦企業(yè)“鐘點秘書事務(wù)所”的可行性研究
——以汕尾職業(yè)技術(shù)學院文秘專業(yè)為例

2019-11-14 19:18李爭娃汕尾職業(yè)技術(shù)學院
長江叢刊 2019年36期
關(guān)鍵詞:汕尾文秘秘書

■李爭娃/汕尾職業(yè)技術(shù)學院

一、前言

隨著我國市場經(jīng)濟體制日趨完善,對外交流加深,秘書逐步由政府部門、事業(yè)單位轉(zhuǎn)向企業(yè)、生活的舞臺。鐘點秘書和各種文秘服務(wù)企業(yè)在大城市應(yīng)運而生,秘書工作開始趨向社會化,為各行政事業(yè)單位和私人企業(yè)或是個人提供秘書相關(guān)的智能工作,如提供單位日常運營所需要的信息服務(wù),以專業(yè)的秘書技能完成日常的工作信息幫助,如文書寫作,安排行程會議,提供單位各項目運行的最基礎(chǔ)保障。筆者在調(diào)研和深入分析的基礎(chǔ)上,結(jié)合汕尾職業(yè)技術(shù)學院秘書專業(yè)人才培養(yǎng)實際情況及汕尾地區(qū)發(fā)展需求,依托于職業(yè)院校中的文秘專業(yè)的教學現(xiàn)狀,提出在面向市場需求的文秘崗位中,提出職業(yè)院校加強校企合作的深度,共同構(gòu)建其鐘點文秘事務(wù)所的可行性和必要性,并且以汕尾職業(yè)院校為例,分析創(chuàng)辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所的有效途徑。最終實現(xiàn)高職院校的文秘畢業(yè)生能夠?qū)崿F(xiàn)無縫的校企銜接工作。

二、成立鐘點秘書事務(wù)所的條件

(一)汕尾地區(qū)市場需求是建立秘書事務(wù)所的強大動因

目前各大城市進行商務(wù)活動的外商外企、民間團體越來越多,這部分機構(gòu)和人群大多不帶自己的專職秘書同行,當?shù)氐溺婞c秘書成為他們輔助工作的首選。筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn):當今汕尾地區(qū)進行短期商務(wù)貿(mào)易的外地(境外)企業(yè)、組織和個人,觀光旅游、參加非商務(wù)活動的團體和個人以及短期的展覽會等活動十分頻繁。龐大的市場需求驅(qū)使我們迫切地在汕尾地區(qū)建立一所鐘點秘書事務(wù)所。

(二)文秘專業(yè)建設(shè)的日趨成熟為秘書事務(wù)所的成立提供人才供給

汕尾職業(yè)技術(shù)學院作為汕尾地區(qū)唯一一所高職院校,從2005 年開始,在深入社會調(diào)研的基礎(chǔ)上,針對汕尾市快速的經(jīng)濟發(fā)展,秘書人員和秘書崗位的大量缺口,結(jié)合中文系的教學資源和專業(yè)特點,進行了第一屆的招生,原方向為文秘(涉外),后為適應(yīng)汕尾地區(qū)的需要,更名為文秘,主要培養(yǎng)中文秘書。

2009 年根據(jù)教育部16 號文件精神(教高〔2006〕16 號)專業(yè)主干課程進行了針對性的調(diào)整,重在實踐性教學的改革與創(chuàng)新,建立設(shè)備完善的文秘綜合實訓室與實訓基地,實現(xiàn)以工作過程為導(dǎo)向,通過工學結(jié)合驅(qū)動知識與技能的教學模式。而專業(yè)建設(shè)、師資配備、校內(nèi)仿真實訓室等條件日漸成熟,為鐘點秘書事務(wù)所的成立奠定了基礎(chǔ)。

近幾年來,課程建設(shè)已形成多媒體教學、案例教學、網(wǎng)絡(luò)教學、模擬情境教學等一套做法,實踐性教學指導(dǎo)已經(jīng)形成相對完整的體系。

(三)新《公司法》的實施為秘書事務(wù)所的組建提供制度的保障

在2006 年1 月1 日新實施的《公司法》中為高職院校創(chuàng)建企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所的提供了強有力的制度保障。如,在《公司法》中有明文要求組建有限公司的最低注冊資金為3 萬,卻可以實現(xiàn)分期繳納。這大大降低了組建秘書事務(wù)所的門檻,高職院校的文秘專業(yè)可以通過以班級為法人的方式,向?qū)W院申請獲得事務(wù)所創(chuàng)業(yè)資金的扶持,在事務(wù)所的經(jīng)營管理中,還可以由學院的主管院長、中文系主任擔任所長以及辦公室主任,由骨干教師帶頭組成員工隊伍。外聘資深秘書及文秘專業(yè)優(yōu)秀學生組成,以對外提供鐘點秘書服務(wù)為產(chǎn)品。

三、鐘點秘書事務(wù)所的建設(shè)與管理

(一)機構(gòu)設(shè)置

根據(jù)傳統(tǒng)和現(xiàn)實的市場需求可知,當前在高職院校校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所構(gòu)建中,需要參考現(xiàn)代企業(yè)管理制度。首先在事務(wù)所的組織機構(gòu)上要全面,如此才能夠確保鐘點秘書事務(wù)所能夠進入到市場競爭中,真正地掌握市場中實際需要的秘書實踐能力情況。參考成熟的律師事務(wù)所等中小型企業(yè)單位可知。高職校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所要能夠基本擁有綜合辦公室、宣傳與策劃部門、市場拓展部、組織人事部、業(yè)務(wù)部五個大的部門,各部門分管不同事務(wù)。五大部門上面有所長以及主任統(tǒng)轄,維持鐘點秘書事務(wù)所的日常工作。

(1)綜合辦公室。綜合辦公室可以說是鐘點秘書事務(wù)所中的“秘書處”。在整個事務(wù)所中承擔著螺絲釘?shù)淖饔?,更發(fā)揮著協(xié)調(diào)事務(wù)所各部門,為事務(wù)所的各項日常運營以及項目開展保駕護航。如對內(nèi),綜合辦公室要能夠完成對事務(wù)所的內(nèi)部控制管理,構(gòu)建其事務(wù)所的企業(yè)文化內(nèi)涵,提供后勤保障,完善各類規(guī)章制度確保事務(wù)所能夠有據(jù)可依,對外,綜合辦公室要能夠維持公司的對外交流,做好行業(yè)的發(fā)展趨勢的跟蹤,走在行業(yè)發(fā)展的前沿,動態(tài)完成對事務(wù)所的各項規(guī)章制度等的構(gòu)建。如事務(wù)所中的工會部門,綜合辦公室要能夠隨時根據(jù)2019 年工會最新規(guī)章制度,進行本公司的福利待遇等的調(diào)整,以此保證事務(wù)所工作人員的福利待遇。

(2)宣傳與策劃部。在網(wǎng)絡(luò)信息時代下,宣傳和策劃已經(jīng)成為各個部門單位對外宣傳、聯(lián)絡(luò)的重要環(huán)節(jié)。在競爭日益激烈的市場環(huán)境下,秘書事務(wù)所在日常運營中需要同社會各用人單位構(gòu)建良好的信息互通的渠道。從而實現(xiàn)對本秘書事務(wù)所的對外形象的構(gòu)建,如,及時發(fā)布秘書事務(wù)所的最新人才動態(tài)信息。

(3)市場拓展部。高職校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所的本質(zhì)在于盈利的企業(yè),同時其還承擔著為文秘專業(yè)學生提供實踐操作的職能。對此秘書事務(wù)所只有進入到企業(yè)發(fā)展中,才能夠真正地參與到秘書發(fā)展需求中,目前設(shè)置市場拓展部正是秘書事務(wù)所根據(jù)本所的業(yè)務(wù)情況,展開宣傳策劃,設(shè)計和實施工作,結(jié)合本地的實際完美的完成每一項對外業(yè)務(wù)工作。同時還樹立其秘書事務(wù)所的形象,提高事務(wù)所的知名度和美譽度。

(4)組織人事部。高職校辦企業(yè)秘書事務(wù)所本質(zhì)上具有雙重的特點。其既有學校教師、學生,還有外聘的資深秘書等,事務(wù)所員工組成層次較為復(fù)雜。而在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中,復(fù)雜的人員結(jié)構(gòu)雖然能夠帶動整個企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展,同時若是沒有采取相應(yīng)的人力資源管理制度手段,則更容易出現(xiàn)人心渙散,工作積極性不高等問題。因此組織人事部門能夠讓校辦企業(yè)秘書事務(wù)所的人力資源更加有序科學。在事務(wù)所人才招聘中,組織人事部門能夠本著人著公開、公平、公正的原則面向整個學院秘書專業(yè)的學生及其他相關(guān)專業(yè)(如商務(wù)英語、市場營銷等) 學生進行招聘,還可以根據(jù)秘書事務(wù)所的業(yè)務(wù)范圍行程績效考核機制,完成對初級、中 級、高級秘書的工作評價。

(5)業(yè)務(wù)部。業(yè)務(wù)部門是整個秘書事務(wù)所的核心所在,其正是根據(jù)鐘點秘書事務(wù)所所承接的業(yè)務(wù)情況,按照事務(wù)所中的秘書人員工作能力情況,將秘書業(yè)務(wù)進行二級細分,如分為文字工作、會議會務(wù)工作、接待工作、商務(wù)談判工作、公關(guān)策劃工作、公關(guān)禮儀工作等,這些工作下面再劃分為高級、中級、初級秘書業(yè)務(wù),分別由專業(yè)骨干教師和資深秘書帶領(lǐng)不同能力級別的學生去完成。

(二)業(yè)務(wù)分類

1、校園外的秘書事務(wù)所業(yè)務(wù)

高職校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所的校外業(yè)務(wù)工作總結(jié)概況為三大類辦文、辦會、辦事三大類。根據(jù)所承接的不同的企業(yè)項目,高職院校的文秘專業(yè)學生的秘書基本技能都能夠得到有效的實踐鍛煉。如辦文業(yè)務(wù),主要是展開文字擬寫處理工作。包括一般性的領(lǐng)導(dǎo)講話稿,工作計劃、總結(jié),市場調(diào)查以及文案策劃等文書工作。這類工作需要在掌握文秘理論知識的前提下進行多練多寫。另外還有秘書事務(wù)代理業(yè)務(wù),即各類會議(會談)的會前的策劃、籌備,時間、場地的選擇安排,會中的服務(wù)工作和會后的信息收集、處理,總結(jié)報告等反饋工作。第三類是辦事,主要是指商務(wù)談判、公關(guān)禮儀、公關(guān)策劃、接待服務(wù)、翻譯等工作。一般情況下這類工作現(xiàn)如今同公關(guān)工作具有關(guān)聯(lián)性,一般情況下對于學生的對外公關(guān)以及人際交往能力具有較大程度的培育和提升。

2、校園內(nèi)秘書事務(wù)所業(yè)務(wù)

高職校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所的業(yè)務(wù)還包括對學校內(nèi)部的一些不以盈利為目的的,能夠?qū)崿F(xiàn)秘書行業(yè)宣傳營銷的工作業(yè)務(wù)。如能夠展開完成校內(nèi)各部門交辦的各類資料的收集、整理、加工以及檔案整理等任務(wù);將高職院校當作是一個經(jīng)營的企業(yè),對學校內(nèi)部所展開的各項培訓活動、教學考核活動、會議晚會等提供秘書事務(wù)服務(wù)。

(三)管理設(shè)計

一個完整的企業(yè)需要有系統(tǒng)的科學的管理制度和經(jīng)營理念,對于高校校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所組建而言也同樣如此。高職院校校辦企業(yè)秘書事務(wù)所在組建中,要求能夠不斷的健全完善管理體制,確保事務(wù)所的管理方式“以工作目標管理,業(yè)務(wù)團隊受理”這種寬松的管理方式,實現(xiàn)對事務(wù)所各個部門員工的工作的有效監(jiān)督考核。

(四)薪酬分配

薪酬分配是激勵秘書事務(wù)所人員參與到“兼職”工作中的最主要的動力。由于高職校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所具有雙重性質(zhì),因此其所構(gòu)建的薪酬分配制度必須要能夠尊重秘書等級情況,尊重秘書工作內(nèi)容。當前參考私有化的秘書事務(wù)所可知,其薪酬分配制度要根據(jù)行業(yè)、任務(wù)和要求的不同而定。小型的日常事務(wù)可以按鐘點計算,中型和大型的如商務(wù)談判、會議會談、活動策劃等則可按場次和天數(shù)計算,具體的給付標準也要根據(jù)實際情況來確定。在事務(wù)所的經(jīng)營管理中,事務(wù)所作為法人需要一些資金維持日常運營。因此在個人以及事務(wù)所的薪酬分配中,主要是按照3:7 的比例,三成項目報酬作為提供秘書事務(wù)服務(wù)的員工薪酬,7 成作為事務(wù)所的日常人員的管理費用等。

(五)文化設(shè)計

企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)提供核心競爭力的重要內(nèi)容。對于高職校辦企業(yè)鐘點秘書事務(wù)所而言,構(gòu)建起符合社會主義核心價值觀的,符合秘書職業(yè)要求的企業(yè)文化,能夠確保高職校辦企業(yè)秘書事務(wù)所實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

由于課堂理論教學的局限性,直接從理論教學課堂中走出來的學生在業(yè)務(wù)能力、應(yīng)用能力等方面與一個真正的、能夠勝任秘書工作的職業(yè)秘書相比還有一定的距離。因此,我們有必要通過鐘點秘書事務(wù)所這個平臺來強化訓練,使其獲得這些必備的能力,并規(guī)范其行為,培養(yǎng)他們的職業(yè)意識和相應(yīng)的法律法規(guī)意識,學生在秘書事務(wù)所實習間,每一個人都真正參與辦文、辦會和辦事,提前為進入職場做好充分準備,逐步實現(xiàn)其由學生到職業(yè)人的角色的轉(zhuǎn)換,這正是秘書事務(wù)所成立的意義所在。

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