■譚 明／濰坊職業(yè)學(xué)院

在當(dāng)前這個新形勢下，信息技術(shù)的發(fā)展與進步，為檔案管理工作提供了更為多元性的工作思路，為了進一步增強檔案在事業(yè)單位中所能夠發(fā)揮的作用，相關(guān)人員要善于借助新技術(shù)和新思路，進一步提升事業(yè)單位的檔案管理能力，這樣在提升檔案的管理質(zhì)量，也能夠有效降低管理人員的工作壓力。但是在實際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，不少事業(yè)單位的檔案管理工作中，還存在著一些亟待解決的重要問題，相關(guān)人員需要根據(jù)實際的工作情況，提出一些切實可行的管理改革措施。

一、 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的工作趨勢

隨著社會發(fā)展速度的提升，事業(yè)單位的管理壓力也不斷增強，為了進一步提升工作效率，在新形勢下，檔案管理工作也應(yīng)該引入信息化的技術(shù)內(nèi)容，對檔案進行采集、歸納和整理等程序，展開最優(yōu)化的操作，進一步提升檔案管理的工作質(zhì)量。在實際的執(zhí)行過程中，事業(yè)單位的檔案管理工作，主要包含以下這幾個工作特點：第一，在新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作要表現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨勢，結(jié)合以往的檔案管理情況，提出更為細致的發(fā)展規(guī)劃，確保整個檔案管理工作的科學(xué)性；第二，在后續(xù)的發(fā)展中，事業(yè)單位的檔案管理工作也會引入虛擬化的內(nèi)容，進一步降低實物管理的工作難度，這樣事業(yè)單位的檔案管理工作流程也能夠得到進一步的簡化；第三，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)，也會進一步提升檔案管理的效率，節(jié)省單位在人力資源上的投入，但與此同時，對于工作人員的整體素質(zhì)，也會提出較高的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的缺失問題

根據(jù)實際的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，仍舊存在著檔案丟失的情況，并且這類事故也不是孤立產(chǎn)生的，這也就代表著，在多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)度都有待提升。之所以會出現(xiàn)檔案缺失的問題，一個主要的原因就是檔案管理人員在工作過程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，對待工作不夠積極，一些檔案資料未能在規(guī)定時間里、按照規(guī)定流程進行歸檔，對于那些年代久遠的檔案資料，工作人員在整理的過程中表現(xiàn)的過于隨意化，進一步加劇了檔案的遺失、破損問題。

（二）管理的制度問題

由于內(nèi)部機制的問題，導(dǎo)致事業(yè)單位對于檔案管理部門的關(guān)注度，不如那些更容易表現(xiàn)出成績的部門，這就導(dǎo)致管理制度上，對于檔案管理部門的覆蓋也不夠全面化。根據(jù)實際的調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，一些事業(yè)單位的檔案管理工作，在執(zhí)行的過程中不具備全面性、獨立性的工作特點，多是按照辦公室制度來執(zhí)行日常工作，還有一些事業(yè)單位盡管制定了檔案管理制度，但是與當(dāng)前主流的檔案管理要求相比還存在著一定的差距，導(dǎo)致員工在工作中的表現(xiàn)不夠完善，最終的管理質(zhì)量可想而知。

（三）人員的能力問題

在事業(yè)單位的內(nèi)部人員構(gòu)成上，大家對于檔案管理的認識比過于表面化，沒能夠從更為深入的層面感受到這份工作的重要性，所以導(dǎo)致事業(yè)單位對檔案管理部門的關(guān)注度越來越小，在工作崗位的制定，以及工作人員的選派上，存在著輕視的態(tài)度，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展。根據(jù)實際的調(diào)查結(jié)果顯示，在不少事業(yè)單位的內(nèi)部，負責(zé)檔案管理工作的人員大都是由老弱的職工來擔(dān)任，崗位安排極為隨意，而且員工福利、內(nèi)部培訓(xùn)的普及度也要小于別的部門，檔案管理工作人才的流失嚴(yán)重。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的途徑分析

（一）強化管理人員的工作意識

針對事業(yè)單位的檔案管理工作，首要的任務(wù)，就是要對管理人員的工作意識進行強化，從內(nèi)部管理工作中，突顯檔案管理的重要性。在執(zhí)行的過程中，第一，單位領(lǐng)導(dǎo)要端正自身的工作人員，要求一線檔案管理人員，不能在工作中出現(xiàn)隨意化的態(tài)度，并在檔案管理章程中，對這方面的內(nèi)容進行體現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化的工作理念、制度化的管理思路，能夠幫助員工在檔案進行收集、整理、匯總上表現(xiàn)的更為專業(yè)化；第二，針對檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員在實際的執(zhí)行過程中，還可以根據(jù)相關(guān)的工作流程，對一些細節(jié)化的操作進行完善，像可以利用標(biāo)準(zhǔn)化的操作步驟，對檔案進行著名；第三，檔案部門的負責(zé)人員，也應(yīng)該在管理工作中，將工作責(zé)任落實到個人身上，進一步強化檔案管理工作的針對性，發(fā)現(xiàn)問題，要能夠追究到具體負責(zé)人員，這樣既能夠深化檔案管理工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性，同時還可以有效完善事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新管理工作的改革標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)在當(dāng)前的社會發(fā)展中，有著舉足輕重的影響，任何一個單位的發(fā)展，都離不開信息技術(shù)的輔助，這一點在事業(yè)單位的檔案管理工作中也不例外，在創(chuàng)新檔案管理工作的改革標(biāo)準(zhǔn)時，相關(guān)人員也應(yīng)該對信息技術(shù)的內(nèi)容，進行合理的滲透。第一，在管理方法的引入上，工作人員對于那些信息技術(shù)，要進行積極、大膽的應(yīng)用，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展特點，邀請外包企業(yè)編制一些有效的檔案管理系統(tǒng)，進一步提升檔案收集、歸納和整理的效率，鞏固檔案的整體管理質(zhì)量，這樣還能夠有效降低管理人員的壓力；其次，工作人員在對檔案資料進行整理的時候，還可以應(yīng)用一些信息技術(shù)來完成檔案資料的共享，盡可能發(fā)揮檔案的資料價值，比如在單位的內(nèi)部，可以建立一些檔案管理平臺，通過權(quán)限設(shè)置，幫助各個部門的工作人員，對檔案信息展開合理化的使用。

（三）建立檔案管理的規(guī)范制度

為了對事業(yè)單位檔案內(nèi)容的管理水平進行提升，在創(chuàng)新管理途徑的過程中，第一，工作人員需要清楚的認識到一點，那就是隨著社會發(fā)展環(huán)境的變化，單位需要應(yīng)用的文獻、資料數(shù)量也在大幅度的增長，在資料的收集過程中，工作人員很難在短時間內(nèi)得出一個精準(zhǔn)的結(jié)果，所以，為了改善這方面的工作質(zhì)量，管理人員可以借助橫向式的聯(lián)合操作方法，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)資源的共享，進一步提升各類檔案資料的利用效率；第二，由于事業(yè)單位的工作情況比較特殊，所以在實際的工作過程中，相關(guān)人員不妨在單位內(nèi)部，建立起一個電子文件數(shù)據(jù)管理中心，深化單位信息資源的管理組成，在這個數(shù)據(jù)管理中心上，可以提供一些非保密性、制約性的電子文件，為單位內(nèi)相關(guān)部門提供信息服務(wù)，這樣既能強化單位文獻資料的保密性，同時還可以有效提升檔案的利用率。

（四）培養(yǎng)檔案管理的優(yōu)秀人才

為了有效實現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，還應(yīng)該就檔案部門的人才發(fā)展戰(zhàn)略，建立清醒的規(guī)劃認識，這樣才能有效規(guī)范檔案管理部門的發(fā)展，為設(shè)定為工作的重點，這樣才能進一步規(guī)范檔案管理工作，為事業(yè)單位的發(fā)展，建立持續(xù)性的基礎(chǔ)。在培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才的過程中，第一，可以強化內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作，進一步強化內(nèi)部檔案管理人員的工作能力，幫助其適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作要求，利用多元的操作技術(shù)，鞏固檔案管理人員的信息熟練度；第二，在外部人才的引進過程中，事業(yè)單位的管理層要對檔案管理崗位給予重視，樹立創(chuàng)新型的招聘理念，尤其是在福利待遇、內(nèi)部晉升上，更是要做到一視同仁；第三，在發(fā)展的過程中，事業(yè)單位還要重視優(yōu)秀檔案管理人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，在這一點上，可以同知名高校建立合作關(guān)系，雙方發(fā)揮各自的優(yōu)勢，建立人才培養(yǎng)機制，強化檔案管理人才的實踐性和理論性。

四、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前社會的新形勢下，事業(yè)單位對于自身的檔案管理工作，要給予高度的重視，結(jié)合以往的管理經(jīng)驗，提出一些具有創(chuàng)新性、改革性的發(fā)展舉措，盡可能落實相應(yīng)的管理細節(jié)，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。