王巍

隨著信息時(shí)代的到來，人們對(duì)信息資源的需求越來越多，對(duì)資源的利用也越來越重視，而檔案作為信息資源的一部分，其開發(fā)和利用受到了廣泛關(guān)注。近年來，企業(yè)發(fā)展突飛猛進(jìn)，企業(yè)的各項(xiàng)工作都有了長足發(fā)展，企業(yè)的檔案管理就在這種新的形勢(shì)下被給予了很多關(guān)注。企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)理念直接影響到企業(yè)檔案管理的水平。而當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作由于體制不完善、人員素質(zhì)相對(duì)不高等原因，企業(yè)檔案服務(wù)工作相對(duì)欠缺，信息資源開發(fā)能力較弱，信息服務(wù)水平層次也不高。因此，在信息化建設(shè)的大背景下，如何做好企業(yè)檔案服務(wù)工作，適應(yīng)信息化建設(shè)形勢(shì)，滿足員工對(duì)企業(yè)檔案利用的要求，是當(dāng)期企業(yè)檔案工作者迫切需要研究的問題。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案服務(wù)存在問題及原因

目前企業(yè)檔案服務(wù)多數(shù)采用傳統(tǒng)的管理模式，管理手段也比較單一，信息存儲(chǔ)量較小，新技術(shù)應(yīng)用欠缺等?？偨Y(jié)當(dāng)前存在的問題，主要有以下幾點(diǎn)。

1.服務(wù)方式單一。在全社會(huì)信息化及網(wǎng)絡(luò)化手段較為普及的今天，企業(yè)的檔案館（室）大多還是到館（室）查詢的方式，不能與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行很好融合，服務(wù)方式單一，因此限制了用戶的檔案服務(wù)要求，難以滿足企業(yè)、社會(huì)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案服務(wù)的需求。所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統(tǒng)形式的案卷目錄、全引目錄等等，而且包括高覆蓋率的計(jì)算機(jī)目錄檢索系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)目錄檢索系統(tǒng)主要通過建立目錄數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)，即將案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的自動(dòng)化管理;而計(jì)算機(jī)全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數(shù)據(jù)庫，將所收集的檔案全文（包括文字、圖像、數(shù)據(jù)、代碼）進(jìn)行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關(guān)檔案信息。利用者只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)便可以了解到綜合檔案室的館藏情況。將原先書本形式的案卷目錄、全引目錄等通過網(wǎng)頁的形式發(fā)布;將檔案目錄數(shù)據(jù)庫或檔案全文數(shù)據(jù)庫通過電子檔案管理系統(tǒng)與局域網(wǎng)相連接，可以進(jìn)一步滿足利用者的檔案利用服務(wù)需求，通過這一方式延伸檔案服務(wù)渠道，一方面使得利用者可以不受時(shí)間和地域的限制，及時(shí)獲取自己所需要的檔案信息;另一方面也可以使得潛在的利用者進(jìn)一步了解綜合檔案室的館藏情況。

2.信息資源缺乏。企業(yè)的檔案收集工作分散于各個(gè)部門，企業(yè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和監(jiān)管，導(dǎo)致信息收集的質(zhì)量良莠不齊，并且很多資料未能收集，例如檔案管理工作應(yīng)該對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中的各種文件進(jìn)行收集整理，以便在以后的工作有所參考借鑒。但是部分企業(yè)對(duì)于文件沒有及時(shí)的收集，致使檔案材料的缺失，對(duì)于平時(shí)的一些合同、招投標(biāo)文件、竣工決算等收集不夠齊全，不利于后續(xù)工作的有效開展。

3.管理體制和管理方式陳舊。企業(yè)的檔案工作屬于基本的服務(wù)類工作，很多企業(yè)并未給予足夠重視，導(dǎo)致資源信息化程度較低，工作人員素質(zhì)偏低，軟硬件投入不足等，直接導(dǎo)致了企業(yè)的檔案工作不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，檔案管理停滯不前的現(xiàn)象。

二、信息化背景下企業(yè)檔案服務(wù)策略

1.改變服務(wù)意識(shí)，提升軟硬件水平。當(dāng)前企業(yè)的檔案服務(wù)缺乏主動(dòng)性，通常是由檔案使用部門到企業(yè)館（室）自行查詢，而檔案管理人員僅僅從事檔案收集、整理和保管工作，忽略了對(duì)外服務(wù)。因此，要提升檔案服務(wù)水平，必須改變服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)。另外，在全社會(huì)信息化的大背景下，企業(yè)的檔案管理也應(yīng)順應(yīng)形勢(shì)，充分利用高科技和前沿技術(shù)，提升軟硬件水平，通過信息化網(wǎng)絡(luò)化的管理手段提供更好服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。

2.打造個(gè)性，凸顯信息服務(wù)。在檔案管理中需要推動(dòng)打造個(gè)性服務(wù)。信息化時(shí)代檔案管理已經(jīng)不僅僅是進(jìn)行檔案建構(gòu)和轉(zhuǎn)移的問題，需要在工作查考、資料編撰、信息證明和科研成果方面的查詢等方面進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)。在進(jìn)行檔案管理中需要針對(duì)不同的應(yīng)用打造不同主題，對(duì)資料的編纂可以從企業(yè)的歷史和人事等方面進(jìn)行資料的收集，對(duì)工作查考、公共事項(xiàng)等信息檔案方面，可以為受眾提供一站式服務(wù)，也就是在檢索、查詢、打印服務(wù)等方面形成便捷和快速管理。在信息服務(wù)方面的查詢和檢索需要提供專門查詢服務(wù)，比如通過電話查詢、郵件查詢和實(shí)地方面的咨詢服務(wù)。在合理利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢以及個(gè)性化服務(wù)方面形成交互，在交互過程中可以促進(jìn)構(gòu)建廣泛性的信息服務(wù)，推動(dòng)在個(gè)性服務(wù)的基礎(chǔ)上形成良好結(jié)合，推進(jìn)發(fā)布館藏檔案信息，同時(shí)根據(jù)客戶檢索習(xí)慣形成用戶使用推薦，促進(jìn)信息形成積極的推送管理。

3.擴(kuò)展傳統(tǒng)服務(wù)，開發(fā)新型服務(wù)。檔案的查詢和借閱，在提供傳統(tǒng)到館（室）查詢借閱的基礎(chǔ)上，拓展電話查詢、郵件查詢、實(shí)時(shí)咨詢等服務(wù)。同時(shí)，合理利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息服務(wù)，通過實(shí)時(shí)交互方式或者電子郵件方式，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索和查詢。網(wǎng)絡(luò)交互可以很好地實(shí)現(xiàn)廣泛性信息服務(wù)和個(gè)性化推薦服務(wù)的良好結(jié)合，向企業(yè)員工發(fā)布館藏檔案信息、檔案編研等信息。同時(shí)，根據(jù)用戶的檢索習(xí)慣向用戶推薦潛在需求的推送信息。

4.完善評(píng)估，優(yōu)化用戶體驗(yàn)。在檔案服務(wù)的評(píng)估機(jī)制建構(gòu)過程中，可以讓受眾對(duì)檔案管理的好壞進(jìn)行評(píng)分，促進(jìn)檔案管理的服務(wù)機(jī)制和水平的提高。有效進(jìn)行檔案管理評(píng)估，對(duì)推進(jìn)檔案服務(wù)管理具有重要意義。在提升受眾感受方面，讓受眾在網(wǎng)絡(luò)頁面直接進(jìn)行評(píng)價(jià)，受眾對(duì)動(dòng)態(tài)性的檔案管理可以進(jìn)行評(píng)分，在得分較低的時(shí)候需要積極改革，在得分較高時(shí)可以總結(jié)提升。充分采集、吸收和參考意見，促進(jìn)檔案管理過程中的創(chuàng)新和變革，使得受眾從優(yōu)化性的檔案管理中受益。企業(yè)應(yīng)建立健全服務(wù)評(píng)價(jià)體系，推動(dòng)企業(yè)檔案信息服務(wù)工作的落實(shí)，提升企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量。目前，根據(jù)評(píng)價(jià)的整體建設(shè)思路，結(jié)合檔案管理、服務(wù)的實(shí)際，對(duì)檔案管理的科學(xué)化、服務(wù)化及檔案服務(wù)的開展效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)體系可依托信息化服務(wù)平臺(tái)，包括服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)制度、服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)有效性、服務(wù)滿意度等幾部分。用戶在享受服務(wù)之后對(duì)服務(wù)做出評(píng)價(jià)，可納入檔案工作人員的績效考核。

企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。企業(yè)檔案干部應(yīng)精通外語及計(jì)算機(jī)知識(shí)。比如生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。科技檔案工作很重要的一個(gè)目的，是使儲(chǔ)存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準(zhǔn)確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點(diǎn)，筆者的體會(huì)是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)。平時(shí)對(duì)收集歸檔來的各種技術(shù)圖紙和文件材料，一般都瀏覽一遍，天長日久就會(huì)比較熟悉綜合檔案室有哪一些科技檔案了。這不但便于提供利用者指定要求利用的圖紙和文件材料，而且還可以主動(dòng)介紹同類型的其它圖紙和文件材料，提供給利用者選擇參考。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務(wù)工作，編制各種得心應(yīng)手的檢索工具，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項(xiàng)重要工作。作為從事科技檔案管理工作的檔案干部，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且了解和掌握專業(yè)生產(chǎn)知識(shí)，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內(nèi)容和成分，工作起來才能得心應(yīng)手，有利于幫助工程技術(shù)人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術(shù)人員的交流，有利于實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用。有些班組工程技術(shù)人員對(duì)我說：“多虧你在這，不然我們很難找到需要的圖紙資料！”。由于筆者既懂科技檔案管理知識(shí)，又懂生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)知識(shí)，公司工程技術(shù)人員都信任我為他們查找科技檔案，綜合檔案室其他檔案干部在查找科技檔案遇到困難時(shí)也喜歡求教。這幾年來，公司綜合檔案室每年利用科技檔案達(dá)800卷冊(cè)以上，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為企業(yè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。再比如外語，掌握了英語，其收獲至少有以下方面。一是方便了檔案的整理。由于在檔案整理時(shí)有時(shí)有外文資料。二是樹立檔案干部良好的形象。企業(yè)檔案干部要很好地加強(qiáng)自身形象建設(shè)，以良好的形象得到企業(yè)和員工的支持和理解。正確確立自身在企業(yè)中的地位，依靠高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造更好的條件，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。

三、結(jié)論

信息化大背景下，企業(yè)的檔案管理必將向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。企業(yè)要改變重儲(chǔ)藏輕使用的傳統(tǒng)理念，將大量優(yōu)質(zhì)的信息推向企業(yè)，為企業(yè)發(fā)展和人事管理等提供服務(wù)，并可獲取經(jīng)濟(jì)效益。針對(duì)不同用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有針對(duì)性的可靠信息，促進(jìn)檔案管理水平的提升，真正發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值，為企業(yè)、社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（作者單位：國家能源集團(tuán)國華徐州發(fā)電有限公司檔案室）