王青

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一，而且企業(yè)檔案客觀記錄著企業(yè)文化的發(fā)展歷程。 在探索企業(yè)檔案和企業(yè)文化建設(shè)之間的內(nèi)在關(guān)系的同時，了解企業(yè)文化和企業(yè)檔案二者之間的密不可分的聯(lián)系，都是為了服務(wù)企業(yè)發(fā)展，也都是在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的。做好企業(yè)的檔案管理工作可以提升企業(yè)形象、展現(xiàn)企業(yè)精神并為企業(yè)文化建設(shè)提供充足的資源。對于企業(yè)的發(fā)展來說，企業(yè)的文化建設(shè)有著很大的促進作用。例如，騰訊、中國平安、阿里巴巴等知名企業(yè)，在企業(yè)文化建設(shè)上，非常重視企業(yè)文化建設(shè)，都將其納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。所以，深入地分析企業(yè)文化和企業(yè)檔案之間的關(guān)系，不斷探索企業(yè)檔案的作用，是推動企業(yè)文化建設(shè)的有效途徑。

一、企業(yè)檔案是企業(yè)文化不斷沉淀的結(jié)果

文化具有檔案元素，檔案有文化屬性。在企業(yè)發(fā)展的不同時期，企業(yè)文化也是不同的。為了促進企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)文化也會隨著時代的發(fā)展而做出不同程度上的調(diào)整。企業(yè)的歷史結(jié)晶是企業(yè)檔案中具有重要記錄意義的元素，也是企業(yè)的寶貴財富。企業(yè)檔案對于那些有著數(shù)十年歷史的企業(yè)來說是非常豐富的。此外，對于未來企業(yè)文化的發(fā)展來說，不同時期的管理制度和管理思想也是其需要借鑒與遵循的重要依據(jù)。

作為企業(yè)獨有的信息資源，企業(yè)檔案記錄了自企業(yè)發(fā)展以來所有的具有保存價值的資料，同時記錄著企業(yè)的由來和發(fā)展史，其內(nèi)容隨著企業(yè)的壯大也在不斷地豐富著。文化建設(shè)對于一個企業(yè)而言，要充分體現(xiàn)檔案管理工作的文化屬性，依據(jù)企業(yè)檔案進行構(gòu)思，需要借助其影像、文件等文化建設(shè)的重要素材，使企業(yè)文化的精髓得以展現(xiàn)。所以說，檔案建設(shè)與企業(yè)文化的建設(shè)是相輔相成的，二者同存并在。

二、在企業(yè)文化中企業(yè)檔案的重要性

企業(yè)文化是對企業(yè)管理、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)歷史等進行的再創(chuàng)造、加工和提煉，而企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)則是企業(yè)的檔案資料。如果脫離了企業(yè)檔案，那么企業(yè)的文化建設(shè)很可能會變得不切實際，脫離企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和企業(yè)歷史，并影響到企業(yè)文化建設(shè)的有效性和針對性。

1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容儲備。及時做好企業(yè)檔案收集整理工作，加強企業(yè)的檔案管理，可以為企業(yè)文化建設(shè)提供充足的檔案資源。這是由于與企業(yè)文化相關(guān)的內(nèi)容，如企業(yè)重大事件、戰(zhàn)略目標、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)發(fā)展等都被企業(yè)檔案所記錄。因此，要想提高企業(yè)文化建設(shè)的有效性、科學性和針對性，有的放矢地開展企業(yè)文化建設(shè)，并更好地把握企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和文化精神，就要對企業(yè)檔案進行深入的挖掘和分析，并從中對企業(yè)的競爭優(yōu)勢、發(fā)展目標以及經(jīng)營理念進行更好地把握。

2.企業(yè)檔案有利于展現(xiàn)企業(yè)精神，提升企業(yè)形象。借助于企業(yè)檔案可以生動地展示和再現(xiàn)企業(yè)精神和發(fā)展歷程，尤其是企業(yè)的發(fā)展歷程企業(yè)獲贈的名人題詞、獲得的獎杯獎牌以及榮譽證書等企業(yè)實物資料，在編纂企業(yè)文化讀物和舉辦展覽時利用這些檔案可以提升員工的職業(yè)自豪感，并培養(yǎng)其企業(yè)歸屬感，從而使員工對企業(yè)文化和企業(yè)歷史有充分地了解。例如，在企業(yè)創(chuàng)立的周年之際，企業(yè)可以利用企業(yè)檔案來讓員工對企業(yè)有充分地了解，增強員工的歸屬感與自豪感。還可以集中展現(xiàn)企業(yè)精神企業(yè)獲得的榮譽稱號以及反映企業(yè)發(fā)展歷史的視頻、照片以及檔案等。所以，必須整理與匯總反映企業(yè)精神的檔案資料，并切實加強企業(yè)檔案的開發(fā)工作。

企業(yè)檔案有利于企業(yè)形象的提升。加強企業(yè)檔案管理可以提高企業(yè)形象宣傳的針對性、可靠性和真實性，同時也為企業(yè)形象的建設(shè)提供詳實的素材與權(quán)威性、原始性的資料。例如，設(shè)計圖紙、實驗記錄、科研數(shù)據(jù)等企業(yè)的科技檔案就可以在提升企業(yè)的形象的同時對企業(yè)所取得的成績進行很好地展示。除此之外，要想更好地對企業(yè)形象進行宣傳，在編撰各種企業(yè)宣傳資料時也可以充分地利用企業(yè)的檔案資料。例如，企業(yè)在編撰《企業(yè)創(chuàng)新之路》或《企業(yè)發(fā)展史》的時候就可以對豐富的檔案材料進行充分地利用，從而有效地提升企業(yè)形象，充分展現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新能力與內(nèi)部管理情況。

三、當前企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理中面臨的問題

1.對企業(yè)檔案缺乏正確的認識。在對企業(yè)檔案進行利用時，不少檔案管理人員目前對檔案資源的管理和利用并不充分，還是局限在企業(yè)的管理、經(jīng)營以及生產(chǎn)等服務(wù)上，而忽視了對于在各項活動中企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)和宣傳的重要性。企業(yè)檔案資源利用不充分，就如同變相的浪費，不去充分挖掘企業(yè)檔案中的價值對于企業(yè)發(fā)展也起不到任何的促進作用。

2.需要升級檔案管理系統(tǒng)。在當下影音資料和資質(zhì)文件逐漸增多的情況下，不少企業(yè)的檔案管理工作依舊過于傳統(tǒng)。因此，也造成了檔案信息管理出現(xiàn)不系統(tǒng)和凌亂的問題，對于檔案資料的調(diào)閱添加來說，這些都會增添檔案管理人員的壓力和不必要的困難。而企業(yè)的效率也必會在遇到重大活動和緊急情況出現(xiàn)時受到一定的影響。

3.檔案信息資源單一。內(nèi)部挖掘是多數(shù)企業(yè)目前收集信息資源的主要方式。信息交流在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟的時代是未來趨勢，因此任何企業(yè)都不應該閉門造車。不少企業(yè)很少收集外部的信息和資源，這種情況直接導致了企業(yè)檔案的范圍狹窄以及結(jié)構(gòu)單一，也不利于企業(yè)在市場大環(huán)境下的競爭。企業(yè)對信息資源渠道進行拓寬不僅可以提高企業(yè)的市場競爭力有利于企業(yè)的文化建設(shè)工作。

四、利用企業(yè)檔案推動企業(yè)文化建設(shè)

1.對企業(yè)檔案進行充分開發(fā)。充分發(fā)掘、研究和弘揚檔案文化是傳統(tǒng)檔案文化建設(shè)的重要內(nèi)容。為了發(fā)揮檔案文化的增值功能，在企業(yè)文化建設(shè)中，對檔案信息要進行充分地開發(fā)利用，對原有的檔案信息也要不斷地進行二次、三次加工。此外，為了打造精品檔案文化，還要對原有的檔案信息進行合理地整合。企業(yè)檔案在經(jīng)過加工提煉后，其價值是遠遠高于原始檔案價值的。所以，為了給企業(yè)文化發(fā)展提供更有價值的素材，就必須對原始檔案進行開發(fā)，充分發(fā)揮檔案文化的作用。

2.加強企業(yè)的檔案管理。要想把企業(yè)檔案管理從保管轉(zhuǎn)型到利用，真正從企業(yè)文化建設(shè)的視角來對企業(yè)檔案管理進行審視。加強企業(yè)檔案文化建設(shè)就要從以下幾個方面入手：第一，在日常檔案管理中，檔案的“文化性”是企業(yè)檔案管理人員應當注重的;第二，檔案編研工作要加強，為了展現(xiàn)企業(yè)的價值愿景、創(chuàng)業(yè)歷程以及發(fā)展理念等，可以編寫《企業(yè)文化建設(shè)》、《企業(yè)發(fā)展史》等文獻資料;第三，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作要做好，為了多角度地對企業(yè)文化進行展示，可以充分利用音像檔案，要想更好地展現(xiàn)企業(yè)文化，在對企業(yè)檔案數(shù)字化成果進行集中展示的時候則可以通過企業(yè)官網(wǎng)、微信公眾號等平臺。除此之外，在企業(yè)的發(fā)展進程中，企業(yè)檔案是重要的參考。在效率和內(nèi)容上，對于檔案管理而言，電子信息化的管理模式有著重要的作用。為了更好地服務(wù)企業(yè)的需求，促進檔案管理質(zhì)量的提升，讓檔案更好的實現(xiàn)保存和利用，現(xiàn)有的檔案就必須進行電子信息化。電子信息化管理模式針對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，方便了其他人員查閱，也方便了管理人員記錄和修改，且信息集中、開放。雖然在一定時期信息分散且封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)揮了一定的作用，但是社會和企業(yè)發(fā)展的需要在互聯(lián)網(wǎng)時代卻是傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足的。因此，要想滿足新的時代需求，就必須使用高質(zhì)量和高效率的電子信息化的檔案管理模式。

3. 堅持以人為本的理念，營造企業(yè)文化建設(shè)的良好氛圍。企業(yè)戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理等方面的內(nèi)容企業(yè)文化建設(shè)均有所涉及，而激發(fā)員工的創(chuàng)造性和積極性則是企業(yè)文化建設(shè)的根本目的。因此，企業(yè)文化建設(shè)的價值目標和基本內(nèi)核就是以人為本。企業(yè)可以從以下方面來做到把以人為本作為企業(yè)檔案管理的重要原則：第一，為了使檔案管理人員主動為企業(yè)文化建設(shè)提供檔案服務(wù)而充分調(diào)動其工作積極性;第二，為了讓員工配合檔案管理人員開展檔案工作或及時將工作中形成的材料移交歸檔，企業(yè)應當讓員工認識到做好檔案工作能服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)以及充分認識檔案與檔案工作的重要性，提升企業(yè)員工檔案意識;第三，企業(yè)可以用檔案記錄員工的工作態(tài)度、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力等，對實現(xiàn)檔案信息資源整合共享的方法進行研究，根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)和特點，更好地培育企業(yè)的核心競爭力，從而為企業(yè)人力資源管理提供權(quán)威、客觀的信息。企業(yè)在開展檔案管理工作時應該充分認識到對于企業(yè)文化建設(shè)而言企業(yè)檔案管理的促進作用，并對工作理念進行創(chuàng)新。例如，為了增加員工和社會公眾對企業(yè)文化的認可度，可以制作檔案文化產(chǎn)品，舉辦企業(yè)文化論壇等;為了讓員工對企業(yè)的戰(zhàn)略目標、價值精神、經(jīng)營理念以及發(fā)展歷程有深入地了解，則可以定期組織員工到企業(yè)檔案室參觀，并以此來營造出企業(yè)文化建設(shè)的良好氛圍。

（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術(shù)學院人事處）