文/遼寧省丹東東港市漁政管理處 侯蘇珊

隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，信息化時代已經(jīng)到來，先進的信息技術(shù)在各單位、各組織和社會企業(yè)中都得到了廣泛的運用。將現(xiàn)代信息技術(shù)內(nèi)部管理相結(jié)合，能夠大大提高工作效率，簡化工作流程。人事檔案管理工作作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)之一，逐漸探索人事檔案信息化管理的模式能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，通過建立人事檔案管理信息化平臺，能夠切實保障人事檔案管理的時效性，從而為事業(yè)單位人事管理和人事調(diào)動提供真實有效的信息支持，保障事業(yè)單位各項人事工作的順利開展。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率。事業(yè)單位人事檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展，有利于提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，突破了傳統(tǒng)檔案管理工作模式帶來的局限。以往的人事檔案管理工作大多采用紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，靈活性較差，而通過對人事檔案管理工作進行信息化改革，利用計算機等設(shè)備，建立人事檔案管理信息化平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的數(shù)字化呈現(xiàn)。人事檔案信息化管理創(chuàng)造性地將人事檔案涉及的各類信息和數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形式存儲于計算機中，通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，極大地拓展了人事檔案管理的存儲空間，同時在信息化管理平臺上還可以及時查閱，從而大大提升了事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。

（二）降低事業(yè)單位人事檔案管理成本。事業(yè)單位實行人事檔案信息化管理還能有效降低事業(yè)單位人事檔案管理的成本。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作必須要建立專門的檔案室對紙質(zhì)檔案進行存放，為防止紙質(zhì)檔案的損毀，還要配備一系列的防塵除濕設(shè)備，要有專門的檔案室管理人員進行監(jiān)管，即便采取了上述措施，一些紙質(zhì)檔案隨著時間的流逝還是會不可避免地出現(xiàn)質(zhì)量問題，降低了檔案的實用價值。而通過對人事檔案進行信息化管理能夠很好地解決上述問題，只需要將相應的人事檔案信息錄入到計算機中，做好備份就可以實現(xiàn)永久的保存，大大節(jié)省了事業(yè)單位的人力物力成本支出。

（三）提升事業(yè)單位人事檔案管理的安全性。事業(yè)單位人事檔案信息化管理還有利于提升事業(yè)單位人事檔案管理的安全性。人事檔案信息最大的價值就在于其真實性，它能夠反映事業(yè)單位內(nèi)部人員的真實履歷和工作經(jīng)歷，從而幫助事業(yè)單位更好地進行人員配置和調(diào)動。但是傳統(tǒng)的人事檔案管理方法存在一定的疏漏，有可能會存在對人事檔案進行篡改的情況，通過實行人事檔案信息化管理，可以在管理系統(tǒng)中運用加密技術(shù)來提升人事檔案的安全性，防止不相干人員進行檔案篡改的可能，為人事檔案信息的真實性提供了安全保障。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的不足

（一）檔案信息化管理系統(tǒng)不夠完善。當前許多事業(yè)單位人事檔案管理工作都進行了信息化改革，在一定程度上提高了人事檔案管理工作的效率。但是由于目前全國各地的事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)標準不一，各個地區(qū)所使用的人事檔案信息化管理系統(tǒng)也存在一定的差異，無論是在操作還是維護上都具有局限性，也就使得統(tǒng)一的人事檔案信息化管理系統(tǒng)在功能上還不夠完善，有的只能實現(xiàn)最基本的存儲與查閱，無法實現(xiàn)人事檔案資源的共享。

（二）事業(yè)單位人事檔案信息存在滯后性。事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作存在滯后性，檔案信息管理實效性欠缺。主要表現(xiàn)在，事業(yè)單位的人事檔案信息不能根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部人員的調(diào)動或工作實績進行及時的更新，這就有可能會導致在對人員檔案信息進行調(diào)閱時存在與實際情況不相符的問題，無法保證人事檔案信息的真實性和準確性。

（三）人事檔案的信息化管理平臺利用率低。目前事業(yè)單位普遍存在著對人事檔案的信息化管理平臺利用率低的問題。提倡事業(yè)單位進行人事檔案信息化管理最根本的目的就在于提高事業(yè)單位檔案管理工作水平和效率，當前雖然有相當一部分事業(yè)單位引進了檔案管理信息化平臺，但是在實際利用過程中一些相應的操作流程卻落不到實處。造成這種情況的原因，一是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理信息技術(shù)人員，導致一些相關(guān)的工作無法順利進行。二是事業(yè)單位人事檔案管理不注重信息分類，大部分時間只是將其看作一個信息存儲庫，從而大大降低了人事檔案信息的利用效率。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施

（一）建立功能完備的檔案信息化管理系統(tǒng)。事業(yè)單位在進行人事檔案信息化管理的過程中，需要建立一套功能完備的檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，國家信息技術(shù)部門可以針對事業(yè)單位人事檔案管理的特點來設(shè)計一套統(tǒng)一的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而消除事業(yè)單位人事檔案管理的地域性差異，同時規(guī)范人事檔案信息化管理的標準，進一步提升事業(yè)單位人事檔案管理的專業(yè)性和科學性。其次，事業(yè)單位人事檔案信息化管理要重視信息資源的共享，建立人事檔案信息共享平臺，通過完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息的共享，方便進行人事調(diào)動。

（二）提高事業(yè)單位人事檔案信息管理的時效性。事業(yè)單位人事檔案信息化管理必須要注重提升檔案信息管理的時效性。首先，事業(yè)單位要利用人事檔案信息化管理平臺實現(xiàn)動態(tài)的人事信息獲取與收集，及時地對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)進行調(diào)整和修改，從而保證人事檔案信息的真實性和準確性。其次事業(yè)單位還要重視建立相應的人事檔案信息化管理監(jiān)督機制，定期地對人事檔案管理工作進行抽查，提高人事檔案管理人員的責任心。

（三）完善人事檔案信息化管理的操作流程。事業(yè)單位人事檔案管理工作要提升信息化水平，保證工作效率，必須要重視各項信息化管理措施的落實，完善人事檔案信息化管理的操作流程，真正地將信息化管理平臺利用起來。首先，事業(yè)單位要引進和培養(yǎng)一批同時具備檔案管理能力和信息素養(yǎng)的優(yōu)秀人事檔案管理人才，切實地將信息化管理落到實處。其次，人事檔案信息化管理必須要建立分類管理機制，通過利用信息數(shù)據(jù)庫強大的分析與計算能力對各類信息實現(xiàn)科學分類，從而方便信息的調(diào)取查閱，真正提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

四、結(jié)語

事業(yè)單位在進行人事檔案信息化管理時，要注意分析信息化建設(shè)中存在的問題，建立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，將人事檔案信息化平臺真正利用起來，提高事業(yè)單位檔案管理工作的科學性與有效性。