文/中國聯通湖南省分公司辦公室 黃納新

通信建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）記載了建設項目的規(guī)劃、立項、可研、設計、施工、監(jiān)理、竣工、審計等過程，既是通信企業(yè)基礎設施建設的歷史記錄，又是項目日后運行、維護、管理、改擴建等的重要依據。項目檔案管理作為工程建設管理的重要組成部分，其重要性不言而喻。隨著“網絡強國”和“數字中國”戰(zhàn)略的推進，通信基礎設施建設日新月異，大量項目檔案應運而生。如何規(guī)范有序地管理好通信工程檔案既是建設項目自身的客觀需要，也是檔案管理的必然要求。本文以中國聯通湖南省分公司為例，對項目檔案管理中遇到的問題及解決路徑進行探討。

一、通信建設項目檔案管理存在的問題

（一）項目檔案意識薄弱。通信建設領域的“三重三輕”現象至今未能有效解決，即：重項目投資、進度和質量管理，輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理，輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整，輕對項目檔案進行規(guī)范化整理。這一問題致使項目檔案完整性、準確性、系統性和安全性得不到有效保障。

（二）項目檔案質量不高。從歸檔情況看項目檔案的質量存在諸多弊端，主要表現在以下幾個方面：一是文件材料歸檔不齊全，缺少立項、可研、設計批復等前期依據性文件，審計報告、決算批復等項目完工后形成的文件，項目檔案不完整致使其價值和作用發(fā)揮受限。二是項目檔案內容不準確，現場變更的內容缺乏變更依據和審批手續(xù)，個別設計變更的內容未準確無誤地體現在竣工圖上，竣工圖的準確性直接影響了竣工圖編制的質量，導致竣工圖不能真實準確地體現建設過程和工程概貌。三是檔案的整理質量不規(guī)范，存在項目檔案案卷標題擬寫不規(guī)范，未準確反映案卷內容；案卷及卷內文件的排列順序混亂，不能體現建設流程和文件材料之間的邏輯關系；卷內文件目錄填寫不準確，隨意使用不規(guī)范的簡稱；施工技術文件中法律手續(xù)不完備，簽字蓋章存在缺失和不規(guī)范問題；監(jiān)理文件中無隨工檢查記錄（照片）等等。

（三）項目檔案人員素質亟須提升。大部分單位檔案管理人員既無檔案專業(yè)背景，又無專業(yè)知識培訓經歷；檔案人員崗位職級設置較低，職業(yè)發(fā)展通道嚴重受限，缺乏工作積極性和內在動力；大多檔案管理人員兼職過多，流動性大，隊伍不穩(wěn)定；再加上缺乏系統學習檔案專業(yè)知識的自覺性和內在動力，業(yè)務素質無法適應項目檔案管理工作需要。

（四）項目檔案重復歸檔現象嚴重。由于項目檔案管理存在頂層設計缺陷，形式主義嚴重；項目檔案質量評判體系存在誤區(qū)，崇尚多多益善；管理理念簡單粗放，精細化管理能力不足，無論項目檔案的自身內容構成，還是歸檔主體的確定，都存在不同程度的重復現象。導致重復勞動，增加庫房壓力，亦給信息檢索帶來諸多不利影響，與“工程項目由誰維護，工程檔案就由誰歸檔”的原則相悖，與低耗高效的管理模式不一致。

二、解決項目檔案管理問題的路徑

為有效解決通信建設項目檔案管理工作中存在的突出問題，確保建設項目檔案管理科學而高效，整理系統而規(guī)范，歸檔完整而精煉，中國聯通湖南省分公司采取了以下措施：

（一）完善項目檔案管理制度，優(yōu)化項目檔案工作體制機制。檔案室根據本單位建設項目的實際情況制定出針對性、操作性強，便于落地執(zhí)行的規(guī)章制度，出臺了《關于省公司檔案歸檔實行部門立卷制的通知》《關于調整部分工程檔案歸檔工作界面的通知》等文件，提出項目檔案的收集、整理、移交、驗收等工作的具體要求，理順歸檔流程，劃清了省公司與各市州分公司之間的職責界面，為項目檔案規(guī)范化管理提供制度保障。具體舉措如下：1.強化全員檔案意識。采取以會代訓、微信指導、典型示范、現場觀摩等形式加大宣傳力度，提高全員檔案意識。在項目檔案工作中，明確項目經理是項目檔案管理第一責任人，負責項目檔案過程管理和歸檔。同時，項目立項后應由項目承建部門明確1名專（兼）職檔案員，向公司檔案部門備案，具體承辦建設項目文件材料的收集、整理、施工期間的提供利用和歸檔工作。2.明確歸檔時間。省公司檔案室依據財務決算批復，整理出已決算工程項目清單，將歸檔任務落實到各工程項目責任部門、分公司、項目經理，規(guī)定建設項目資料歸檔時間，并與公司財務部門、合同管理部門統籌協調，未按規(guī)定移交歸檔項目的暫不支付合同尾款，促使參建單位主動做好參建部門檔案資料的整理和歸檔。3.細化歸檔范圍。省公司立項的工程項目中，由省公司簽署合同但由分公司負責建設、維護的工程項目，包括立項、可研、設計、施工、監(jiān)理、竣工、試運行、驗收、決算審計等文件材料，由原省公司和相關分公司各歸檔1套的模式調整為：各市分公司分別歸檔與自身相關的資料原件1套，省公司歸檔工程各項批復、可研報告、設計全套資料光盤、可研、設計總冊和修改冊紙質資料以及分公司的初驗證書、試運行報告及終驗證書原件1套。4.理順歸檔流程。明確設計單位、設備廠家、施工單位、監(jiān)理單位所交資料需經項目經理審核通過，在工程技術文件材料移交目錄上簽字確認，經部門兼職檔案員驗收合格后，開具歸檔證明，方可申請終驗付款。財務部門須見項目承辦部門兼職檔案員出具證明，才予以付款。完善項目檔案管理制度，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個環(huán)節(jié)，真正形成分級管理的格局，各司其職，各負其責，使整套工程檔案在建設全過程都處在受控狀態(tài)中，確保項目檔案齊全、完整、系統、安全。

（二）制定科學的項目檔案歸檔標準，提升項目檔案質量。在工作實踐中我們發(fā)現綱領性文件難以落地執(zhí)行，必須據此編制項目檔案管理實施細則，提升指導文件的統一性、適用性、可操作性，避免歸檔文件質量參差不齊。同時，為解決分公司檔案人員變動頻繁，檔案知識欠缺，不能嚴格有效執(zhí)行工程檔案管理規(guī)定的問題，檔案室牽頭與省公司相關部室共同制訂了各類工程檔案驗收模版、組卷要求、案卷格式、質量要求、歸檔流程等，并通過以會代訓、編制工程檔案管理手冊等方式進行宣貫。歸檔標準的制訂和落實，完善了項目檔案的質量保證體系，有利于提升項目檔案質量。

（三）強化業(yè)務培訓，提升檔案整理的規(guī)范性。由于通信工程項目參建單位多、建設周期長、技術差異大、人員變動頻繁，如果缺乏項目檔案管理方面的業(yè)務指導和培訓，項目檔案質量將難以保證。為此，省公司要求分公司檔案管理部門每年務必對中標供應商的專（兼）職檔案人員及有關技術人員進行一次系統培訓，在思想和認識上提升其對建設項目檔案整理的重視程度和業(yè)務技能，盡可能避免返工，減少重復勞動。

（四）開展項目檔案專項檢查，實行閉環(huán)管理。針對建設項目檔案工作，深入市州分公司開展“駐點式”專項檢查及培訓，提升項目檔案管理水平，強化基礎管理、源頭治理和過程管控。以合同條款的約定和履行為手段，把專項檢查重點放在項目檔案的收集、整理、歸檔工作，并對檢查中發(fā)現的問題點對點下發(fā)整改通知單，進行跟蹤服務，限時督促整改。全面收集并系統梳理項目檔案專項檢查中發(fā)現的問題，進行專項培訓，不斷提升項目檔案管理團隊整體業(yè)務水平和工作技能。并對歸檔完成情況通過檔案系統、現場檢查、事后通報等方式實現閉環(huán)管理，倒逼項目檔案各項問題的解決。

三、結語

通信建設項目作為通信企業(yè)提升運營效率和服務質量的基石，在“五新聯通”建設中的地位日益凸顯，項目檔案管理作為項目管理的重要組成部分，對日后的運營管理、維護、改建、擴建具有重要支撐作用。通過認真梳理通信建設項目檔案管理中存在的突出問題，并因地制宜、精準施策，有效促進了項目檔案管理水平的提升和低碳、高效、規(guī)范運營。