文/神華新疆能源有限責(zé)任公司 雷莉

一、檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義

企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展僅僅依靠提高生產(chǎn)力，增加利潤(rùn)收入是不夠的，企業(yè)的工作管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了重大的影響，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)綜合的良性發(fā)展需要兼顧企業(yè)各個(gè)方面的情況。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要保障。同時(shí)，良好的檔案管理水平也反映了企業(yè)的管理水平。通過良好的檔案管理，有利于記錄企業(yè)的發(fā)展歷史，為企業(yè)未來的建設(shè)、管理以及發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流，要想使企業(yè)的檔案管理工作繼續(xù)發(fā)揮作用，就需要在把握檔案管理工作的特點(diǎn)與規(guī)律的基礎(chǔ)上，與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，不斷進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新。

在新時(shí)期，人們辦公方式的改變也對(duì)企業(yè)的檔案管理產(chǎn)生了較大的影響。隨著目前無紙化、自動(dòng)化辦公方式的不斷推進(jìn)，諸多文件的起草、修改、落實(shí)以及歸檔工作都與傳統(tǒng)方式不同。如今，較多的檔案資料都以無紙化的方式存在，這意味著檔案的管理已經(jīng)不再依托紙媒的形式，更多地以磁盤為載體。企業(yè)可以通過相關(guān)的設(shè)備，便捷地調(diào)出各項(xiàng)信息內(nèi)容。盡管無紙化辦公時(shí)代的到來為人們的辦公提供了較多的便利，但是，以電子化形式保存的檔案在真實(shí)性、系統(tǒng)性以及價(jià)值性方面都遜于傳統(tǒng)的紙媒。因此，企業(yè)需要采取合理的方式，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

二、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）企業(yè)檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。在某些上市企業(yè)中，檔案管理工作存在著較多的問題，例如，不少檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)際的意義，只需要保障檔案不丟失即可。這種工作態(tài)度導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作停滯不前，加之某些企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏管理意識(shí)，造成企業(yè)的檔案管理工作沒有落實(shí)到位。某些企業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展毫無關(guān)聯(lián)。企業(yè)檔案的管理與企業(yè)自身的發(fā)展建設(shè)沒有結(jié)合在一起，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作得不到關(guān)注，自然得不到發(fā)展。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏基本的認(rèn)識(shí)。盡管新的時(shí)期已經(jīng)到來，但是大多企業(yè)的檔案管理人員依舊保留著傳統(tǒng)的思想，沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員對(duì)工作的屬性以及認(rèn)知依舊停留在傳統(tǒng)的時(shí)期。由于缺乏整體而全面的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理工作中存在較多的不合理現(xiàn)象，例如企業(yè)的各項(xiàng)信息編排不合理，各種信息混雜在一起，缺乏條理，這種現(xiàn)象直接損失了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。除此以外，某些企業(yè)的檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不夠，無法推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新，造成企業(yè)設(shè)置的檔案管理窗口無法發(fā)揮實(shí)際的作用。由于高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，因此許多檔案管理工作人員隨意敷衍，沒有進(jìn)一步完善相關(guān)的工作，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作停滯不前。

（三）我國(guó)企業(yè)檔案管理的制度不夠完善。目前，我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作依舊處于初級(jí)階段，盡管一些企業(yè)已經(jīng)設(shè)立了獨(dú)立的檔案管理部門，但整體局面不夠樂觀，許多企業(yè)的檔案管理制度不夠完善。對(duì)于某些大型企業(yè)來說，目前的檔案管理水平無法滿足企業(yè)對(duì)信息的需求。除此以外，目前我國(guó)對(duì)檔案管理水平?jīng)]有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，間接導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)檔案管理水平參差不齊。企業(yè)的檔案管理部門不參與企業(yè)的市場(chǎng)建設(shè)，沒有做到及時(shí)溝通，導(dǎo)致檔案管理工作沒有對(duì)企業(yè)的市場(chǎng)挖掘起到輔助作用，進(jìn)一步制約了檔案管理工作的開展，無法滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需求。

（四）企業(yè)員工的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。目前，多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員沒有對(duì)自身的工作做到充分的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作只是單純地記錄企業(yè)的日常事宜，沒有技術(shù)性，因此，就會(huì)存在怠慢心理。許多檔案管理人員沒有及時(shí)執(zhí)行企業(yè)的相關(guān)制度，安于現(xiàn)狀，缺少進(jìn)取意識(shí)。長(zhǎng)此以往，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作熱情，造成檔案管理工作停滯不前。

三、新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新方法分析

（一）改變思想，提高對(duì)檔案管理的重視。要想提高企業(yè)的檔案管理水平，首先應(yīng)當(dāng)從思想上進(jìn)行改變，充分意識(shí)到檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展方面的重要作用。其次，從實(shí)際問題出發(fā)，思考檔案管理工作應(yīng)當(dāng)如何開展，采用什么樣的方式進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)于同種類型的企業(yè)，可以相互學(xué)習(xí)，也可以學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。將國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，探索出一套適合自身發(fā)展的檔案管理方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力，增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，只有從多個(gè)方面同時(shí)入手，才能促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作水平的提高。

（二）建立完善的管理機(jī)制以及檔案管理體系。任何制度的實(shí)施都需要制度的保障，檔案管理需要一個(gè)科學(xué)的管理環(huán)境，這就需要企業(yè)建立起完善的規(guī)章制度，保障相關(guān)措施能夠及時(shí)地落實(shí)到位。完善的檔案管理制度不僅需要一套行之有效的監(jiān)督制度，還需要完善的管理制度，使檔案管理人員的日常工作能夠做到有據(jù)可循。除此以外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于作出重大貢獻(xiàn)者，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反規(guī)章制度的行為應(yīng)當(dāng)進(jìn)行懲處。這樣才能保障檔案管理工作高效進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)核心檔案的收集歸檔工作。針對(duì)企業(yè)中重要資料，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的收集歸檔工作。例如涉及人事部門的干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、干部任免審批表等核心材料，應(yīng)當(dāng)分門別類，做好歸檔工作。一旦這些重要材料丟失，將會(huì)直接影響企業(yè)內(nèi)部職工的晉升、退休、任免等。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專員進(jìn)行核心檔案的歸檔工作，只有這樣才能夠保障人事工作的順利開展，保護(hù)企業(yè)職工的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案電子目錄管理。在信息化背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，借助互聯(lián)網(wǎng)的力量進(jìn)行電子化檔案的管理。在進(jìn)行電子化檔案管理時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)利用電子技術(shù)編制出可供檢索的工具，實(shí)現(xiàn)檔案的迅速、準(zhǔn)確檢索。在編制電子目錄的過程中應(yīng)當(dāng)注意保障檔案檢索工具編制的完整、科學(xué)，這樣才能夠提高檔案的利用率以及信息共享率。

（五）提高檔案管理人員的素養(yǎng)。檔案管理工作的水平是企業(yè)總體管理水平的體現(xiàn)，高效率的檔案管理工作是保障企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新能力。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)采取行之有效的措施，對(duì)企業(yè)檔案管理人員開展培訓(xùn)，使他們擺脫保守的思想，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作。企業(yè)可以開展豐富多彩的交流活動(dòng)，鼓勵(lì)內(nèi)部員工多走出去，到經(jīng)驗(yàn)豐富的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，將優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為推動(dòng)自身發(fā)展的寶貴力量，并在崗位實(shí)踐中不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)語

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，我國(guó)的檔案管理工作面臨著巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作方面存在著較多的問題，針對(duì)這些問題，應(yīng)當(dāng)積極探索原因，找出適宜的解決途徑。對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正落后的思想，緊跟時(shí)代潮流，加快思想轉(zhuǎn)變，不斷創(chuàng)新，為企業(yè)更好地發(fā)展做好基礎(chǔ)工作。