文/涼山日報社 王娟
新時期我國的國民生活都有了一定的改變,作為我國的傳統(tǒng)媒體中的重要部分,報社文書檔案管理工作中要做好自身的調(diào)整工作,建立法制化、規(guī)范化、制度化、標準化的檔案管理工作,提高檔案管理水平,能夠同當前的經(jīng)濟發(fā)展相適應。
(一)報社檔案的主要特點分析。報社檔案主要是對報社的公務文書、文章、圖標、聲像、照片以及出版物等進行的管理。同其他行業(yè)的單位企業(yè)的檔案管理工作不同,由于報社既要對內(nèi)需資料進行管理,還要對外需要進行出版物的刊發(fā),所以報社檔案管理具有種類多的特點,管理的資料既包括內(nèi)部經(jīng)營資料也包括外部宣傳的資料。對外出版刊發(fā)的檔案管理由于報紙或者是其他的刊物需要不斷進行出版,所以長久以來形成的檔案數(shù)據(jù)非常多,導致報社檔案管理工作具有內(nèi)容比較多的特點。報社檔案管理內(nèi)容多的特點還體現(xiàn)在內(nèi)部的管理上,由于大多數(shù)報社在經(jīng)營的過程中,采用企業(yè)化的管理方式,這就會產(chǎn)生大量的內(nèi)部檔案信息。
(二)報社檔案的重要作用分析。報社檔案的種類比較繁多,每種類型檔案也有著不同的意義。報社內(nèi)部管理過程中所產(chǎn)生的一些檔案資料對于報社未來的生存和發(fā)展有著積極的參考作用,并且還能夠為報社的發(fā)展指明方向。而人事檔案資料則是對于報社工作人員從業(yè)的證明,并且對于工作人員晉升以及優(yōu)化報社人員配置也有著重要的作用。相較于對內(nèi)管理過程中的一些檔案資料,報社的對外報道宣傳的出版檔案資料則是更加具有價值。在以往的時間里,黨和政府的思想政策主要是通過報紙來向人民群眾進行宣傳,并且報紙還能夠體現(xiàn)出人民群眾的生活訴求,能夠連接黨和政府與人民群眾,加強黨和政府與人們的溝通與交流。由于報社內(nèi)容涵蓋的領域比較多,專業(yè)跨度大,報紙能夠通過其內(nèi)容引導社會輿論,對于我國的發(fā)展建設有著重要的影響。在長期的發(fā)展過程中,報社的檔案不僅將各個時期的黨和國家的發(fā)展路線、思想、政策以及方針都能夠做好相應的記錄,并且還對報社當?shù)氐慕?jīng)濟、文化、科技、人文等資料信息進行了一定的保存,是研究當?shù)貧v史人文的重要材料之一,并且對于當?shù)氐陌l(fā)展中也有著重要作用。1.檔案管理對于歷史的研究有著重要的作用。報社所出版的內(nèi)容一般都是各個時期內(nèi)、地區(qū)內(nèi)社會生活的表現(xiàn),能夠體現(xiàn)出當?shù)氐慕?jīng)濟、政治、文化等信息習慣,對于一些歷史家、學者進行地區(qū)的歷史研究有著重要的參考價值。并且對于修撰方志也有著重要的參考價值。2.對于報社的經(jīng)營和發(fā)展也有著重要的影響。報社的出版產(chǎn)品一般都是凝結(jié)著以往工作人員的智慧,同時也能夠體現(xiàn)出往期報社經(jīng)營的思想、工作方法等,對于當前報社的發(fā)展有著參考的價值。報社的領導人員可以通過借助報社檔案資料,制定出報社發(fā)展規(guī)劃,通過對于以往經(jīng)營過程中所出現(xiàn)的問題的規(guī)避處理,使得報社的發(fā)展規(guī)劃能夠更加的合理完善。檔案資料還能夠?qū)笊绲木唧w事務提供參考價值,工作人員可以將某一段時期內(nèi)的影響比較好或者是各個時期內(nèi)比較典型的版面進行展示,對于報社自身的品牌宣傳也有著重要的作用。當前我國的科學技術有著很大的進步,人們可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術加強對于檔案信息的管理,并且還能夠通過互聯(lián)網(wǎng)提升檔案信息的價值以及宣傳范圍。3.能夠向社會提供服務。報社所出版的內(nèi)容,主要包括政策、法律、規(guī)定、公告、新聞以及廣告,能夠提高人們對于當前社會現(xiàn)狀的認識,并且向人民群眾提供一定的信息,為服務人們的生活提供幫助。對于當?shù)氐纳鐣M步以及經(jīng)濟的發(fā)展也有著重要的推動作用。
現(xiàn)階段,我國的一些比較權威的國家級報社比如:人民日報社以及新華社等,檔案管理都已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化,而這種進步,使得報社在檔案管理的過程中,工作效率得到有效的提升,并且也對于報社內(nèi)容的宣傳起到了一個良好的作用。還有一些地方黨報,如廣西日報等。通過數(shù)據(jù)庫的建立,能夠?qū)ψ陨淼臋n案進行實時、準確的檢索工作,也通過檔案管理的數(shù)字貨幣提升自身的檔案管理工作。通過PDF類型的報紙版面同互聯(lián)網(wǎng)上相關數(shù)據(jù)鏈接進行連接,能夠使人們在進行檔案管理的過程中對每一份檔案進行查閱,節(jié)省大量的時間。實施有效地信息化檔案管理,能夠提升檔案管理規(guī)范化程度,并且還能夠提升檔案資料的機制。
但是由于當前我國的報社檔案管理還存在著一些不足之處,如:在進行檔案管理的過程中,管理方式比較落后,導致檔案管理工作的效果不能夠有效的提升,并且在進行管理的過程中,還存在著檔案管理工作比較混亂的局面,一些工作錯誤時有發(fā)生。還有就是規(guī)模較小的報社的檔案管理科技水平比較低,不能夠有效地保障檔案管理工作的規(guī)范化程度。此外,當管理人員缺乏一定的法制精神時,導致報社檔案管理的法制化以及規(guī)范化都受到了不同程度的影響。
(一)不斷完善檔案綜合管理機制。報社應該在法制化的基礎上進行檔案綜合管理機制的建立,并且不斷加以完善。報社領導應該要提高自身對于檔案管理工作的重視程度,要建立健全的管理監(jiān)督制度,使檔案管理人員能夠在遵守國家法律法規(guī)的前提下進行工作。報社管理人員還應該要明確工作人員自身的責任,劃分好各個檔案管理工作內(nèi)容,優(yōu)化管理流程,從而使檔案管理工作能夠有序地進行。
(二)加強報社檔案編研的整理工作。當前我國的報社檔案內(nèi)容種類多、內(nèi)容廣,所以為了能夠更好地保障檔案管理工作的效率以及效果,要對檔案的內(nèi)容按照相應的資料類型進行分類歸檔,從而使檔案管理工作變得規(guī)范化。管理人員還應該要建立多層次的檔案管理體系,針對不同類型的檔案進行不同的管理。檔案管理人員還應該要定期或者是不定期地舉行檔案管理的工作交流活動,使檔案管理人員自身的檔案管理水平得到有效的提升。
(三)加大先進技術的引入力度,提高檔案管理的信息化水平。在進行檔案管理的過程中,管理人員應該要注重借助現(xiàn)代科學技術的力量進行相應的管理工作,特別是一些規(guī)模比較小的報社也應該要努力地改善自身的檔案管理信息化水平,采用新科技能夠有效地簡化相應的檔案管理流程,并且還能夠降低對于檔案管理人員的消耗,從而使報社檔案管理水平以及經(jīng)濟效益得到提升。
當前我國不斷發(fā)展,國家法制建設不斷完善,各行各業(yè)也逐漸趨于標準化與法制化。所以為了能夠更好地適應當前的形勢,應該加強檔案管理的規(guī)范化以及法制化的程度,要規(guī)范相應的工作流程,采用當前最新的科學技術,樹立良好的法制觀念,建立一系列的管理規(guī)定,通過國家的法律和報社的規(guī)定來保障報社檔案管理工作能夠有序地進行。