文/中醫(yī)藥研究院 徐帥

我國經(jīng)濟高速持續(xù)發(fā)展，并進入了一個嶄新的歷史時期，對于財務(wù)檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位是指由國家行政機關(guān)舉辦，沒有生產(chǎn)收入，沒有公共財政支出，也不進行經(jīng)濟核算的社會公共組織機構(gòu)，其主要為教育、科技、文化和衛(wèi)生等活動提供非物質(zhì)生產(chǎn)和勞務(wù)服務(wù)。如何使事業(yè)單位財務(wù)檔案管理效率提升，是提高公共機構(gòu)管理效率的關(guān)鍵。做好公共機構(gòu)財務(wù)檔案的管理，促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展，首先就要明確其主要含義，所謂財務(wù)檔案就是指：會計賬簿、財務(wù)報告、會計原始憑證、財務(wù)軟件和財務(wù)數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)及其他會計核算專業(yè)所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。事業(yè)單位內(nèi)部有關(guān)財務(wù)收支情況的相關(guān)資料憑證、財務(wù)狀況的檔案信息等，是公共機構(gòu)對自身的資金使用和財務(wù)活動狀況進行的原始記載，也是公共機構(gòu)內(nèi)部財務(wù)活動和資金使用的記錄。本文以公共機構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作為切入點，分析當(dāng)前經(jīng)濟高速發(fā)展新形勢下，事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理工作的主要內(nèi)容及存在的突出問題，并提出解決問題、提高財務(wù)檔案管理水平的有效對策。

一、事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）人員綜合素養(yǎng)不高，專業(yè)技能人才缺乏。事業(yè)單位作為我國社會公共組織機構(gòu)主要組成，對其內(nèi)部財務(wù)金融收支、利用等信息進行具體規(guī)范化的管理，需要有較高金融專業(yè)素質(zhì)的財務(wù)檔案管理從業(yè)人員。目前從事財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平和工作能力不足，是我國事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理中的最常見問題之一，同時由于許多公共組織機構(gòu)的相關(guān)負責(zé)人對財務(wù)檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致金融檔案管理工作尚無法達到國家相應(yīng)的法律法規(guī)要求，同時有些公共機構(gòu)因為編制限制，尚未設(shè)立專門的財務(wù)檔案管理部門，很多單位采用兼職人員擔(dān)任檔案的整理工作，所履行的崗位職責(zé)也難以達到相應(yīng)的要求。金融檔案管理工作需要從業(yè)人員具有廣泛綜合知識為基礎(chǔ)，不僅要求掌握金融財會、計算機、相關(guān)法律知識，而且還要掌握檔案管理方面的知識，可見只具備金融財會專業(yè)知識，是不能夠勝任財務(wù)檔案管理工作的，這就需要相關(guān)從事金融檔案管理人員不斷努力加強自身修學(xué)，增加綜合知識的運用能力，提高自身的金融財務(wù)檔案管理工作素養(yǎng)。尚有少部分財務(wù)檔案管理從業(yè)人員，既沒有接受過正規(guī)的金融財會專業(yè)知識教育，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，他們對會計科目、分錄、賬簿、報表之間的相互對應(yīng)與鉤稽關(guān)系沒能理清，容易造成工作中忽視金融檔案管理重要性，導(dǎo)致金融財務(wù)信息失真。一些金融檔案管理人員雖然具有會計和財務(wù)檔案管理的基本專業(yè)知識，但忽略了對金融知識和相關(guān)法律法規(guī)的深入研究和學(xué)習(xí)，對《會計檔案管理辦法》和《檔案法》兩部法律并不熟悉，造成了自身綜合專業(yè)知識更新停滯不前，沒有跟上經(jīng)濟飛速發(fā)展步伐，容易導(dǎo)致檔案管理中的信息失真。還有部分金融財務(wù)檔案管理人員，對自身素質(zhì)發(fā)展要求不高，認為檔案的管理工作繁瑣枯燥乏味，檔案管理重要性沒有引起足夠的重視，從而容易導(dǎo)致檔案管理工作失真。

（二）沒有足夠重視財務(wù)檔案管理，科學(xué)管理意識淡薄。財務(wù)檔案是重要的檔案資料，是事業(yè)單位要開展相關(guān)的工作和活動的基礎(chǔ)，也是以后出現(xiàn)和解決糾紛的主要憑證。一些財務(wù)人員特別注意會計憑證的登記和會計報表的發(fā)布，但忽視了財務(wù)檔案相關(guān)信息的整理、分析、歸檔和保存。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理的認識不足，致使他們無法正確理解財務(wù)檔案對現(xiàn)有財務(wù)工作的重要性，從而導(dǎo)致財務(wù)日常工作和財務(wù)檔案管理結(jié)合不密切。一些機構(gòu)的財務(wù)管理部門負責(zé)人缺乏對財務(wù)檔案管理重要性的認識，對財務(wù)檔案管理的重視程度較低，他們認為財務(wù)檔案管理是可有可無的，大多數(shù)人認為財務(wù)信息是一個機密文件，需要密封賬簿和賬單，并應(yīng)采取相關(guān)的保密措施。在金融檔案管理中，還存在一些問題，如范圍不清，管理粗淺，分類不合理等。認為檔案管理成效不影響企業(yè)發(fā)展。在這種思想觀念的認識下，領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理工作所投入的人力、資金、設(shè)備十分有限，不利于提升財務(wù)檔案管理工作成效。

（三）信息化技術(shù)在財務(wù)檔案管理中占比不高。提升信息化技術(shù)在財務(wù)檔案管理中的比例是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，其手段在國民經(jīng)濟各領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，目前許多事業(yè)單位不論是在檔案管理的設(shè)施建設(shè)，或是財務(wù)檔案管理的工具手段，都還處在一個相對落后的狀態(tài)，很多事業(yè)單位的金融檔案管理，仍然處在相當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理的模式中。由于計算機技術(shù)在金融財務(wù)方面得以廣泛使用，如會計電算化下形成的電子化數(shù)據(jù)資料，對網(wǎng)絡(luò)安全防范措施要求較高，電算化會計運用在財務(wù)檔案中有著快捷、方便、直觀、存儲量大等優(yōu)勢。但是，由于管理部門的網(wǎng)絡(luò)安全意識不強、防衛(wèi)措施不當(dāng)，使得以計算機技術(shù)手段為主的違法犯罪行為，具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）相關(guān)法律條規(guī)的執(zhí)行力度較弱?！稌嫏n案管理辦法》和《檔案法》已經(jīng)頒布實施多年，但許多公共機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對其重要性和意義不夠了解，對法律法規(guī)的實施持消極態(tài)度，特別是他們對財務(wù)檔案管理工作的誤解，導(dǎo)致對相關(guān)法規(guī)條款執(zhí)行力度不夠。同時，國家只在宏觀層面上建立財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，微觀上對指導(dǎo)具體實施和運作要求尚不夠明確具體詳細，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響了財務(wù)檔案管理工作的正常運行。

二、財務(wù)檔案管理規(guī)范化水平提升的對策

（一）提高財務(wù)檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和世界經(jīng)濟水平的普遍提高，信息化管理模式自然成為未來社會發(fā)展的必然趨勢。因此，金融財務(wù)檔案管理將不可避免地采用計算機技術(shù)條件下電子檔案的管理模式。為了適應(yīng)基于信息化的檔案管理，公共機構(gòu)需要提高從業(yè)員工的金融、財務(wù)、計算機、檔案管理等綜合素質(zhì)，以滿足經(jīng)濟發(fā)展的這一要求。鑒于公共機構(gòu)從事財務(wù)檔案管理的人員專業(yè)化程度較低，首先，改善檔案管理人員的招聘條件，最大限度地提高金融隊伍的整體文化素質(zhì)，確保財務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和水平。其次，加強對財務(wù)檔案管理人員財務(wù)檔案知識和法律知識的相應(yīng)專業(yè)化培訓(xùn)。最后，事業(yè)單位在明確財務(wù)檔案管理意義并重視財務(wù)檔案管理基礎(chǔ)上，應(yīng)設(shè)立專職的金融財務(wù)檔案管理部門，突出金融財務(wù)檔案管理在公共機構(gòu)行政管理中的重要地位，使員工充分認識到金融財務(wù)檔案管理的重要性，保證對事業(yè)單位財務(wù)往來原始資料應(yīng)收盡收，認真做好財務(wù)檔案按時移交和入庫建檔工作，以確保各項管理規(guī)章和法規(guī)得以實施。

（二）加大資金投入，引入信息化管理手段。公共機構(gòu)應(yīng)加大對財務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，設(shè)計和開發(fā)適合自身使用的檔案管理軟件，這樣既大大減輕了檔案管理人員的工作量，又提高了檔案管理的信息化技術(shù)水平。定期安排財務(wù)人員參加專業(yè)培訓(xùn)，通過提高他們的專業(yè)知識和管理水平，掌握現(xiàn)代信息知識和技能，可以更好地管理和使用金融財務(wù)檔案。在以財務(wù)檔案管理為核心內(nèi)容的信息化建設(shè)過程中，財務(wù)檔案在傳輸、存儲和利用方面更加以依賴信息化技術(shù)手段，金融電子檔案信息的分類管理是通過計算機設(shè)備實現(xiàn)的，這可以顯著提高公共機構(gòu)財務(wù)檔案管理的有效性，這不僅是為了應(yīng)對國家的低碳辦公，也是為了促進事業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理的提質(zhì)增效高速發(fā)展。在財務(wù)檔案管理邁向信息化技術(shù)和現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，我們不能簡單將財務(wù)檔案管理理解為利用現(xiàn)代辦公和操作，而是同時需要每個檔案管理者的積極參與。在金融財務(wù)檔案的使用上，利用計算機技術(shù)手段對會計原始資料進行數(shù)字化加工，通過互聯(lián)網(wǎng)還可以實施在線查詢、光盤遠程檢索等服務(wù)，也可通過電子郵件方式進行金融財務(wù)檔案信息咨詢，從而使財務(wù)檔案信息的利用空間不斷擴延。

（三）健全完善的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理制度。嚴格制定和實施財務(wù)檔案管理崗位責(zé)任制和工作流程，是確保財務(wù)檔案管理高效、有序的重要環(huán)節(jié)。在實際工作中，公共機構(gòu)應(yīng)重視財務(wù)檔案管理工作的崗位責(zé)任制和工作流程等相關(guān)的制度建設(shè)，如對財務(wù)檔案的歸檔、立卷、保存、查閱、嚴防毀損和丟失等。建立健全財務(wù)檔案管理體制和各項規(guī)章制度，落實崗位責(zé)任制，進一步提高財務(wù)檔案管理人員自覺遵守法律法規(guī)和會計工作原則的意識，必須堅持有規(guī)可依、有規(guī)必依、執(zhí)規(guī)必嚴、違規(guī)必究的管理原則。2016年1月《會計檔案管理辦法》的實施，對財務(wù)檔案管理的要求更加規(guī)范、嚴格、細致。同時，應(yīng)加強對金融檔案管理信息失真的處罰力度，提高因金融檔案管理信息失真造成的違法成本，對那些在財務(wù)檔案管理過程中，沒有嚴格遵守管理流程和相關(guān)制度，導(dǎo)致財務(wù)信息失真而造成損失，追究當(dāng)事人的法律責(zé)任，杜絕財務(wù)檔案管理信息失真問題，保護會計信息相關(guān)使用者的利益。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的重要性不言而喻，財務(wù)檔案規(guī)范化管理和水平的提升，應(yīng)從檔案管理人員、管理模式、信息化平臺建設(shè)及安全性等方面入手，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化的科學(xué)技術(shù)，促進財務(wù)檔案管理的升級優(yōu)化。建立健全的財務(wù)檔案管理制度，提升檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，真正發(fā)揮財務(wù)檔案在事業(yè)單位行政管理、科研和后勤服務(wù)工作中的重要作用，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供科學(xué)的依據(jù)，從而推動事業(yè)單位各項事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。