文/湖南財政經濟學院 劉麗 王婷

近幾年內，隨著信息技術的快速發(fā)展，全世界在一天內會出現(xiàn)海量的數(shù)據(jù)，也就是說，大數(shù)據(jù)時代會在一定程度上影響著各項工作。高校檔案管理在高校管理工作中占據(jù)著十分重要的位置，然而，其管理模式卻始終未得到合理創(chuàng)新，從而無法提高高校檔案管理工作效率，因此，應該在大數(shù)據(jù)時代積極變革與優(yōu)化高校檔案管理模式。

一、大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理提出的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理理念提出的挑戰(zhàn)。在以往開展高校檔案管理工作的過程中，往往是按照搜集、整理、保存與利用的流程來進行的。概括來講，第一步，先對檔案的價值展開評估。第二步，結合檔案的價值和有關法律法規(guī)對保存時間進行核實。第三步，整理、保存檔案，并將相應的檔案材料與信息提供給服務對象。但是，大數(shù)據(jù)時代，卻對這些傳統(tǒng)的管理理念提出了挑戰(zhàn)。例如：傳統(tǒng)的檔案管理過于重視保存紙質檔案，然而，大數(shù)據(jù)時代主張檔案的電子化與數(shù)字化。

（二）對檔案管理技術提出的挑戰(zhàn)。通常情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作往往通過人工來保存紙質檔案，管理方法不夠精細。但是，大數(shù)據(jù)時代卻更加注重檔案的電子化與數(shù)字化。由此可見，這是對檔案管理模式提出的挑戰(zhàn)，也就是要求檔案管理的信息化水平能夠達到較高的程度，在保存與使用檔案方面實現(xiàn)信息化。

（三）對檔案數(shù)據(jù)安全提出的挑戰(zhàn)。在以往開展檔案管理工作的過程中，在保護實物檔案時只重視“人防、物防、技防”，也就是說，做到以上三點，就能夠確保檔案的安全。然而，大數(shù)據(jù)時代卻對檔案信息的安全提出了極大的挑戰(zhàn)。另外，由于檔案的保存與使用都實現(xiàn)了電子化與信息化，因此，威脅到了檔案信息的安全。首先，采用智能設備保存檔案信息，因為使用時間與壽命會影響到設備，所以，會導致保存的檔案信息出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。其次，黑客較易侵襲提供檔案信息的客戶端，因此，存在著網(wǎng)絡安全風險。

二、變革措施

（一）創(chuàng)新管理理念。首先，應該創(chuàng)新檔案存儲方法。在以往開展檔案管理工作的過程中，高校檔案管理常常采用紙質化形式來保存管理檔案，既花費了較多的時間，還浪費了大量的人力。目前，通過計算機能夠實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化處理，進而大大地提升數(shù)據(jù)利用率。其次，引導有關工作人員逐步認可檔案管理的模式化、數(shù)據(jù)庫資料大型化以及網(wǎng)絡查詢快捷化的管理體系。

（二）統(tǒng)籌兼顧。學校的所有職能部門均為檔案信息的來源。因此，高校應該針對不同的職能部門構建相應的數(shù)據(jù)管理體系。另外，在為學校日后發(fā)展提供信息服務時，不同的領域之間還應該實現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調。此外，還應該合理配置資源信息，在確保時效性的基礎上達到共享信息的目的。

（三）構建檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。檔案管理是高校管理中的一項重要內容，大量的數(shù)據(jù)資料為學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供了強有力的支持。所以，應該意識到構建檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的意義。基于領先的科研水平、優(yōu)秀人才儲備和海量數(shù)據(jù)資源來實施戰(zhàn)略布局。從而制定出信息交流時效性、互動性較強的數(shù)據(jù)管理戰(zhàn)略。

（四）采集、處理研究檔案大數(shù)據(jù)。首先，基于原有數(shù)據(jù)加以整合。根據(jù)各個學院中設立的部門構建網(wǎng)絡數(shù)據(jù)檔案，或結合全部數(shù)據(jù)的來源完成歸類以后構建數(shù)據(jù)庫。然后，向上級部門提交全部數(shù)據(jù)。其次，校對檔案數(shù)據(jù)。將已經超過保存年限的數(shù)據(jù)刪除；實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理模式化，對其采取相應的加工處理方式，以此來確保數(shù)據(jù)的精準性。最后，運用學校科學研究成果開發(fā)出安全性較高的軟件，應用數(shù)據(jù)軟件來管理檔案。

三、優(yōu)化措施

（一）構建先進的檔案管理理念。目前，各種類型的自動化設備在社會中的各個領域中得到了廣泛應用，不僅推動了自身的快速發(fā)展，還促進了社會的現(xiàn)代化變革。因此，高校也應該對檔案管理模式進行創(chuàng)新，積極轉變自身的管理理念，從而為高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。首先，落實好宣傳推廣此種新理念的工作，數(shù)據(jù)化的發(fā)展會對檔案管理造成何種影響？進行了何種變革？其次，由之前的檔案存儲轉化成為學校本身發(fā)展提供服務。最后，由之前的檔案歸檔與查詢轉化成為每個部門以及所有學生的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考依據(jù)。

（二）加強檔案管理信息化建設。信息化時代，社會中各個領域的改革開始均以實現(xiàn)信息化為目標。因此，要想提升學校的檔案管理效率，就應該做到以下幾點：1.加強基礎設施建設。隨著科技水平的日益提高，部分基礎設施已經被淘汰。所以，高校應該在基礎設施建設方面增加資金的投入。2.加強高校檔案管理的信息化建設。學校的每個職能部門均為檔案信息來源，因此，必須對這些數(shù)據(jù)的數(shù)字化、檔案管理智能化建設引起重視。必要情況下，也可以聘請專業(yè)人士對其加以維護，以此來提升建設效率。3.提高軟、硬件的開發(fā)利用率。檔案管理比較依賴軟硬件設備，比方說，采用光盤、微縮、掃描等方法來逐漸提升對學校發(fā)展的服務質量，提高信息二次運用的精準性。

（三）加強檔案管理規(guī)范化建設。要想使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，就一定要做到規(guī)范化與信息化。規(guī)范化管理主要指針對檔案管理工作構建出相應的標準規(guī)范。不僅能夠避免管理工作中出現(xiàn)無序、信息建檔錯誤的現(xiàn)象，而且還大大地提升了檔案管理工作效率。另外，還應該定期針對工作人員開展培訓工作，向他們宣傳有關方面的知識，以此來保證檔案信息在建檔時就能夠實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（四）構建先進的檔案安全保障系統(tǒng)。信息安全屬于檔案管理工作中的重中之重。傳統(tǒng)的檔案安全管理往往采用防蟲、防潮、防盜、防火等措施。然而，大數(shù)據(jù)時代，高校均采用電子化的形式在計算機系統(tǒng)中存儲檔案。從而對檔案管理安全提出了一定的挑戰(zhàn)。因此，一定要加大對網(wǎng)絡安全的建設力度。首先，聘請專業(yè)人士應用網(wǎng)絡技術將安全隱患消除，建立健全解決方法。其次，定期維護檔案管理系統(tǒng)。再次，購買正版的網(wǎng)絡防火墻，重點監(jiān)控網(wǎng)絡安全。最后，構建出有關的網(wǎng)絡安全法律法規(guī)，提升法律意識。

（五）注重檔案人才隊伍的構建。目前，新型管理模式過于依賴計算機技術。因此，大多數(shù)工作人員均無法靈活應用現(xiàn)代化的管理模式，從而對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。傳統(tǒng)的管理模式難以與新的工作環(huán)境相適應，需要獲取新知。先進的檔案管理離不開專業(yè)人士。所以，為了推動高校檔案管理建設的平穩(wěn)進行，十分有必要聘用一些信息技術應用處理能力較強的專業(yè)技術人員。另外，還應該根據(jù)檔案管理信息化標準對原有人員開展培訓工作。此外，還要開展繼續(xù)教育，不斷地提升科技水平。力求培養(yǎng)出一大批綜合型人員，明確他們的管理工作內容，以此來提升其工作效率以及處理意外事件的能力。

四、結束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化技術在社會中的各個領域中得到了廣泛應用。另外，由于大數(shù)據(jù)技術具備多樣性、時效性的特點，因此，對人們的學習與工作產生了一定的影響。檔案管理是高校管理工作中的一項重要內容，基于此，高校檔案管理模式也需要進行變革和優(yōu)化，從而有助于推動高校的可持續(xù)發(fā)展。