演繹是邏輯學(xué)中的一個術(shù)語，它是由一般到個別的推理方法。在機關(guān)公文的寫作中，下行文的使用頻率最高，在寫作過程中常常要用到演繹法。比如通知、通報、命令、通令、指示等，就是把一般性原理，諸如方針、政策、原則、規(guī)定等，與部隊實際相結(jié)合，產(chǎn)生出有個性特色的意見、辦法、措施、要求等，達到交代布置任務(wù)、規(guī)范行動、指導(dǎo)工作的目的。下行文的寫作，無論是從思維的過程，還是從安排篇章結(jié)構(gòu)的方法，實質(zhì)上就是“演繹”法在寫作過程中的具體運用。在下行文的寫作中，有些機關(guān)人員不懂得如何演繹，沒有把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖很好地拓展開來，沒有把上級的政策、規(guī)定轉(zhuǎn)化為落實工作的具體措施和要求，致使寫出來的文章上下一般粗，起不到布置任務(wù)、指導(dǎo)下級開展工作的目的。要寫好下行文，必須重視演繹式寫作法的具體運用。

一、演繹式寫作法的方法步驟

（一）明確主題。機關(guān)人員受領(lǐng)撰寫下行文任務(wù)后，首先要解決的是如何正確理解首長意圖，弄清寫作緣由，確定主題，這是撰寫下行文的前提條件，也是由一般到個別，抽象到具體，主觀到客觀實際的起點，是撰寫下行文的靈魂和方向。而明確主題又要以領(lǐng)會首長意圖作為基礎(chǔ)，也就是人們經(jīng)常講的“吃透上情”。明確主題要重點考慮以下幾個問題：本級領(lǐng)導(dǎo)提出問題的出發(fā)點是什么；主要針對哪些單位、哪些方面的問題；要重點解決的問題是什么；要達到什么目的；有哪些要求；相關(guān)的政策、規(guī)定有哪些；本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的具體規(guī)定有哪些等等。這些方面考慮越全面、深入，主題就會越明確。

（二）熟悉情況。即熟悉所屬單位的實際。所屬單位情況，是上級制定方針、政策的客觀基礎(chǔ)，是本級考慮問題、擬制文件的依據(jù)和條件，是主觀與客觀相一致的前提，是由一般到個別的歸宿。只有了解實際情況，一切從實際出發(fā)，實事求是，才能創(chuàng)造性地提出切實可行的辦法、意見和措施。否則，所寫出的東西往往是不切實際的空話、套話。熟悉情況需要了解的主要內(nèi)容包括：所屬單位當前工作狀況、時間、進度、質(zhì)量、效益，工作中取得的成績和存在的問題；目前需要解決的困難；下一步打算等。

（三）確定類型。即確定撰寫文件的類型。不同的文種有不同的結(jié)構(gòu)模式，即使同一個文種也有不同的結(jié)構(gòu)類型。下行文大致可分為三種類型：一是規(guī)定型下行文。比如用命令、通知形式下發(fā)的條令條例、規(guī)章等，此種類型文件高級機關(guān)使用比較普遍，主要是規(guī)定事項，具有法規(guī)性質(zhì)，一般按條款書寫。二是原則型下行文。比如有些針對共性的或重要的工作下發(fā)的指示、通知等文件，適用于比較高級的機關(guān)單位。一般從幾個方面不同角度提出原則性的語言，由于文件所涉及的是共性的工作，不可能面面俱到，但是，針對性要強，預(yù)見性要好，指導(dǎo)性要明，啟示性要深。三是操作型下行文。比如有些計劃、通知、方案等。與原則型相比，有具體的目標、方法、時間、步驟、要求等，每個環(huán)節(jié)明確詳盡，因此比較適合于低級機關(guān)和基層單位。區(qū)分下行文的三種類型可以較好地把握撰寫特點和擬制要領(lǐng)。

（四）分析體例。即了解撰寫體式，明確所寫文件內(nèi)容的總體框架。不同文種的下行文，有不同的內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式。如通知通常包括依據(jù)、事項、要求；通報則有情況、原因、措施；計劃通常包括目標、措施、步驟；指示通常包括指導(dǎo)思想、目的、指示事項。比如，某部針對近期發(fā)生的一起飛行事故征候，單位領(lǐng)導(dǎo)要求利用兩天時間進行飛行安全整頓，要求各單位認真查找飛行安全中的薄弱環(huán)節(jié)，制訂切實可行的措施，要求機關(guān)起草并下發(fā)通知。從首長交待的任務(wù)看，有起因——發(fā)生了事故征候；有事項——停飛整頓、查找薄弱環(huán)節(jié)；有要求——制訂措施。那么，這份通知的體式基本可以確定按這三個部分來寫。

（五）拓展主題。就是把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖拓展到各個單位和各項工作中，指導(dǎo)工作的開展。這是演繹式寫作的關(guān)鍵，是實現(xiàn)一般到個別、抽象到具體、普遍到特殊的中間環(huán)節(jié)，也是下行文是否有較強指導(dǎo)性的關(guān)鍵。比如，有些單位領(lǐng)導(dǎo)往往喜歡自作主張，搞“個人說了算”，這種行為既不利于班子團結(jié)，又不利于單位建設(shè)。針對這種現(xiàn)象，首長提出要堅決予以糾正。對于“個人說了算”的問題，已有許多分析文章，但大多是從分析它對民主生活、集體決策、班子團結(jié)等方面造成的危害，或從“個人說了算”的思想根源來自權(quán)力主義、極端主義、個人主義等方面進行分析。而拓展主題則對黨委實行集體領(lǐng)導(dǎo)中存在“個人說了算”的不良傾向進行了延伸和拓展，沒有沿襲浮于表面的大眾化的思路，而是從更深的認識層面進行分析，針對個別人錯誤認為“個人說了算”就是有能力、有魄力，就是有威信、有效率的情況，對如何避免“個人說了算”這個主題進行了較好的演繹。這篇文章的主題是“走出‘個人說了算’的認識誤區(qū)”，層次標題是：走出“個人說了算就是有能力”的認識誤區(qū)，樹立“能力體現(xiàn)在善于集中集體智慧、善于調(diào)動大家積極性上”的觀念；走出“個人說了算就是有魄力”的認識誤區(qū)，樹立“魄力來自班子內(nèi)部思想統(tǒng)一、步調(diào)一致”的觀念；走出“個人說了算就是有威信”的認識誤區(qū)，樹立“威信來自正確的思想行為和良好的人格形象”的觀念；走出“個人說了算就是有效率”的認識誤區(qū)，樹立“效率來自正確決策”的觀念。這樣拓展主題，將領(lǐng)導(dǎo)原本的一句話進行了全方位的分析和延伸，既全面，又有深度和新意，同時還給人以啟發(fā)。

（六）闡明道理。即闡明開展工作的意義和作用，提高全體人員的認識，增強大家執(zhí)行規(guī)定的自覺性。下行文常常采用說明的形式。一般由說明中心、說明材料和說明方法構(gòu)成。要求中心突出、方法靈活，內(nèi)容側(cè)重回答是什么、為什么、怎么辦的問題。

二、演繹式寫作法應(yīng)注意的問題

（一）領(lǐng)會意圖要準。公文的寫作往往是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖或者滿足所擔(dān)負任務(wù)的需要而進行的，是授意寫作，是被動進行的，與文學(xué)創(chuàng)作所進行的主動寫作不同。領(lǐng)會意圖越準，公文越具針對性；領(lǐng)會意圖越深，公文越具體。因此，撰寫人員是否準確領(lǐng)會了領(lǐng)導(dǎo)意圖，是否把領(lǐng)導(dǎo)的思想貫穿于文件中，是決定寫出的文件能否讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的關(guān)鍵。如果文件偏離了首長的意圖，甚至完全脫離了領(lǐng)導(dǎo)的初衷，寫出來的文件即使再好，也是“答非所問”，不是領(lǐng)導(dǎo)所需要的。其結(jié)果是勞而無功，費時費力，甚至誤時誤事。這就要求機關(guān)人員在擬寫材料時，既要反復(fù)琢磨首長交待寫作時的原話，又要搜集首長在近期、甚至過去有關(guān)這方面的講話、文章，同時，還要結(jié)合本單位目前工作現(xiàn)狀，等等。要把準確領(lǐng)會意圖放在首位，并貫穿材料的始終。

（二）了解情況要細。機關(guān)人員在擬寫材料時，不僅對分管的工作要了如指掌，而且對全局的情況也要十分清楚。如年度工作要點、基本工作思路、重大活動開展情況、近期召開的一些重要會議情況、上級和本級制發(fā)的重要文件，尤其是基層單位工作開展情況、制約本單位建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵問題、迫切需要解決的困難等等，都要詳細了解。這樣才能拓展寫作思路，立足本部門，著眼全局，起草的文件才能有高度、有深度、有針對性，才能與基層的實際工作合拍。

（三）拓展主題要深。人們對事物的認識都是按照由淺入深、由表及里的順序進行的。基層單位貫徹上級首長機關(guān)的指示精神，也是一種認識過程。要想給這種有序的認識過程給予指導(dǎo)，作者必須在材料寫作的分析中采取沿著主題展開的這一條紅線，一層層地逐步去分析，猶如“剝繭抽絲”，使對事物的分析、說明不斷深化。堅決克服將首長的意圖不加分析、沒有拓展地傳達下去，防止由一般到一般，上下一般粗，內(nèi)容籠統(tǒng)抽象，缺乏針對性和可操作性，使受文單位無所適從。

（四）指導(dǎo)工作要明。下行文的行文目的大多是針對下級可能發(fā)生的問題及時進行指導(dǎo)，便于下級順利地開展工作，少走甚至不走彎路。因此，在擬寫時，應(yīng)使受文單位明確：要做什么，不能做什么；怎么做，為什么這樣做。力求做到文件所涉及的指導(dǎo)思想、方法步驟明確具體，措施要求切實可行。使受文單位既明確所要做工作的內(nèi)容，又明確所做工作的目的意義，使上下級工作步調(diào)一致。