文/淄博市政務(wù)服務(wù)中心 黃衍潔

一、行政審批檔案管理與利用中存在的問題

（一）檔案管理思維落后。想要加強(qiáng)行政審批檔案的管理工作，需要先了解其弱項(xiàng)所在。由于在檔案管理的工作期間，總會(huì)有一些工作人員忽視了對(duì)檔案的保存，同時(shí)忽視了檔案保存的重要性，沒有預(yù)防檔案管理后會(huì)出現(xiàn)的一些具體問題，所以當(dāng)問題出現(xiàn)的時(shí)候沒有及時(shí)地進(jìn)行解決，反而在一定程度上造成了資料的受損，以及對(duì)檔案的可利用性造成嚴(yán)重?fù)p失，工作人員只會(huì)覺得把檔案保存起來(lái)就是工作的任務(wù)，豈不知保存檔案的重要意義在于后期的繼續(xù)利用的目的。然而實(shí)際上，檔案保存工作的存在意義便是為了以后有需要的時(shí)候，可以供需要的人或者是事，便于在很快的時(shí)間內(nèi)查閱想要找到的相關(guān)信息資料，可供人們隨時(shí)查找翻閱，但是對(duì)于當(dāng)下的工作人員來(lái)說(shuō)，并不在意工作的意義，只在于工作的形式，只要保存了資料和檔案就是完成了工作的需要，所以想要更好地加強(qiáng)行政審批檔案管理工作，需要從員工根本的工作職能培訓(xùn)入手，讓其明白工作的重要意義。對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來(lái)說(shuō)，雖然在一定程度上的工作需要已經(jīng)越來(lái)越信息化和現(xiàn)代化，并且網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)也給工作帶來(lái)了不少的便利，在一定程度上節(jié)省了工作支出以及工作的成本，為現(xiàn)代化的工作提供了很大的便利。但是，雖然網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)化了部分辦公，可是依舊不能變得完全信息化，依然也需要人工操作，比如檔案的管理工作，還是在某些方面依然需要人工進(jìn)行保存，并沒有隨著時(shí)代進(jìn)步而進(jìn)步，所以，檔案的儲(chǔ)存依然采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存、人工記錄，所以深入思考之后，便會(huì)發(fā)現(xiàn)，落后的檔案管理工作模式，會(huì)影響行政部門的工作效率。

（二）檔案利用存在制約。1.信息高度分散。檔案保存存在一些現(xiàn)實(shí)問題。由于行政審批涉及的行業(yè)以及部門比較多，由不同的部門進(jìn)行管理和支配，所以由此可見資料的存儲(chǔ)過于分散，而且查閱起來(lái)又比較麻煩，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意，給工作在一定程度上帶來(lái)了麻煩，無(wú)法在很短的時(shí)間內(nèi)查到需要的檔案和資料。這樣一來(lái)，資料分散保存的現(xiàn)象導(dǎo)致很難實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的效率最大化。2.系統(tǒng)難以兼容。檔案保存工作還有一個(gè)問題，具體如下，因?yàn)樾姓徟_始到工作結(jié)束有一個(gè)漫長(zhǎng)的經(jīng)過，需要經(jīng)歷多個(gè)繁瑣的過程，但是經(jīng)過一些機(jī)構(gòu)的改革之后，將分散的檔案進(jìn)行了集中處理，所以經(jīng)手行政審批的工作人員是否能夠及時(shí)的完成行政審批的工作，取決于這些人的工作效率以及個(gè)人對(duì)工作的態(tài)度，這些工作的弊端都會(huì)在一定程度上出現(xiàn)客觀問題，會(huì)導(dǎo)致審批檔案相關(guān)的信息數(shù)據(jù)遺漏，甚至使檔案信息內(nèi)部數(shù)據(jù)割裂和過于分散。而且，由于工作不夠謹(jǐn)慎，所以行政審批的電子文件以及相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，不能夠相對(duì)應(yīng)的保存，會(huì)出現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件不同時(shí)在檔的記錄，所以，這也是導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)不兼容的問題的主要因素。

二、加強(qiáng)行政審批檔案管理的策略

（一）行政審批檔案信息化管理。1.加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)。加強(qiáng)行政審批檔案管理工作，首先要加快檔案的信息化建設(shè)。就目前情況來(lái)看，加快行政審批的管理辦法是當(dāng)前政府進(jìn)行的重點(diǎn)工作。電子檔案信息化速度的加快，也在某種程度上降低了紙質(zhì)文件保存的成本，同時(shí)在原來(lái)的基礎(chǔ)之上，延長(zhǎng)了紙質(zhì)文件的使用率，提高了對(duì)檔案的保存質(zhì)量和完整性。2.改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理工作也需要對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善。隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，電子檔案信息化建設(shè)也是政府很重視的一項(xiàng)工作，會(huì)得到政府人員的高度關(guān)注。同時(shí)，電子信息檔案的發(fā)展也是將來(lái)的必然趨勢(shì)，所以現(xiàn)在就需要著手于檔案事業(yè)工作的措施進(jìn)行研討。電子信息的內(nèi)容主要包含了對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的建設(shè)，還有計(jì)算機(jī)硬件的環(huán)境建設(shè)以及系統(tǒng)安全軟件建設(shè)等方面。

（二）行政審批檔案規(guī)范化管理。加強(qiáng)行政審批檔案管理工作，還需要對(duì)管理工作人員的工作守則進(jìn)行規(guī)范化處理。具體改進(jìn)措施實(shí)施如下：1.管理人員的篩選、監(jiān)督和評(píng)估。管理人員是管理部門工作的一把鑰匙，管理部門的工作進(jìn)展以及工作效果如何，都取決于這把鎖的鑰匙，如果鑰匙保存的好，那么檔案管理以及工作的進(jìn)展就會(huì)很可觀，但是一旦這把鑰匙出現(xiàn)問題，那么管理工作也就會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)，給整體的工作帶來(lái)了很大的麻煩和損失。當(dāng)一個(gè)公司或者一個(gè)企業(yè)涉及需要設(shè)立檔案管理部門，就說(shuō)明這個(gè)企業(yè)的規(guī)模并不會(huì)很小，所以，這個(gè)管理部門就相當(dāng)于掌握了這個(gè)企業(yè)的所有信息資料以及相關(guān)人員的檔案，所以檔案管理部門的人員任用也是很謹(jǐn)慎的一個(gè)選擇。所以，這就要求企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理和規(guī)范化要求，以便達(dá)到整個(gè)管理體系的規(guī)范化管理。同時(shí)在人員選拔上還要謹(jǐn)慎挑選，沒有責(zé)任心的人，還有工作不夠仔細(xì)認(rèn)真的人是不予任用，經(jīng)過嚴(yán)格篩選以及培訓(xùn)之后才可以正式上崗工作。而且，對(duì)于已經(jīng)上崗工作的人員，還要加強(qiáng)其日常工作的監(jiān)督，確保他們養(yǎng)成專業(yè)的工作素養(yǎng)。最后，還要對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行工作的考評(píng)，用標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范他們的日常工作態(tài)度，在考評(píng)中發(fā)現(xiàn)他們存在的問題，并且給出及時(shí)的糾正辦法，這也是在另一方面上保障企業(yè)的利益不受到危害。2.完善管理人員的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)工作人員的選拔問題解決之后，還要在日常生活中設(shè)立工作考評(píng)制度以及獎(jiǎng)懲制度。制度的設(shè)立都是為了更好地保障管理工作的穩(wěn)定正常進(jìn)行，同時(shí)，這也是完善一個(gè)企業(yè)規(guī)范化制度的過程。制度的設(shè)立是用來(lái)約束工作人員的工作態(tài)度以及工作素養(yǎng)，獎(jiǎng)勵(lì)可以促進(jìn)工作人員的工作積極性，相反，懲罰便是為了約束工作人員嚴(yán)格遵守工作守則，起到懲戒的作用，可以防止以后的工作中不再出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤情況，較少犯錯(cuò)的概率。政策則是對(duì)表現(xiàn)良好的員工進(jìn)行表彰，這是一種激勵(lì)也是一種樹立榜樣的做法。3.工作部門嚴(yán)格分工、各司其職。對(duì)工作人員進(jìn)行了規(guī)范處理之后，還要對(duì)部門之間的協(xié)作關(guān)系進(jìn)行規(guī)范化要求。部門工作的分工要明確，各司其職，有利于自己部門進(jìn)行合理的安排以及工作按守則進(jìn)行工作的考評(píng)。同時(shí)部門工作的嚴(yán)格分類工作也有助于自己部門的檔案的管理，有利于獎(jiǎng)懲制度的進(jìn)行，誰(shuí)的問題誰(shuí)承擔(dān)，這樣一來(lái)就不會(huì)有人推脫自己的職責(zé)和義務(wù)，可以更好地制約企業(yè)工作的開展。尤其是對(duì)于工作過程比較繁雜的企業(yè)來(lái)說(shuō)，嚴(yán)格分工明確的制度可以使工作進(jìn)行的程序簡(jiǎn)單化，在一定程度上提高了工作效率。

三、加強(qiáng)行政審批類檔案利用的策略

（一）整合行政審批檔案資源管理。加強(qiáng)行政審批檔案的利用率，首先需要進(jìn)行資料以及檔案的整合管理。分批管理則會(huì)加大管理人員的工作量，所以將檔案以及資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，不僅可以促進(jìn)檔案的以及資料的使用率，還在一定程度上減少了資料管理的工作，同時(shí)也有助于檔案管理部門的工作人員的工作效率。并且，注定行政審批工作，還有檔案信息的管理工作也是一種提高部門管理規(guī)范的一種具體表現(xiàn)。同時(shí)，還要對(duì)于借閱檔案以及資料的工作人員要及時(shí)進(jìn)行登記，以保障檔案的安全性還可以明確的標(biāo)記此檔案是否被及時(shí)的歸還。

（二）統(tǒng)一行政審批檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。加強(qiáng)行政審批檔案的利用還可以通過對(duì)數(shù)據(jù)兼容問題的解決。解決了審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)的問題和檔案管理之間的數(shù)據(jù)兼容問題，也是加強(qiáng)行政審批的檔案管理工作。解決二者之間的問題也就是加快了信息傳遞的速度，加快了審批的節(jié)奏，審批人員以及檔案管理人員能夠及時(shí)地對(duì)接工作，還可以及時(shí)地轉(zhuǎn)移審批人員的相關(guān)審批意見，便于審批工作的進(jìn)行。在此同時(shí)，統(tǒng)一行政審批的管理系統(tǒng)，也是對(duì)管理部門的一種促進(jìn)作用，在審批部門與檔案管理部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換以及信息共享的時(shí)候，可以滿足各個(gè)部門對(duì)信息以及資料的利用需求。