文/濰坊市奎文區(qū)愛(ài)國(guó)衛(wèi)生服務(wù)中心 江云

信息時(shí)代，先進(jìn)的信息技術(shù)在我國(guó)的各行各業(yè)都有著一定的應(yīng)用，并且促進(jìn)了我國(guó)的國(guó)家建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以為了能夠更好地適應(yīng)事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展要求，應(yīng)該努力地提升信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用效率，提高檔案管理工作的信息化水平，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)管理檔案信息。本文主要是針對(duì)我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)以及現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后提出了一些促進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)的建議，希望能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)在我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理中的作用有效地發(fā)揮出來(lái)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）檔案管理數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)檔案為主，而資料查詢也需要行仔細(xì)查找才可以，而信息化檔案管理則是通過(guò)相應(yīng)的信息化技術(shù)將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,在電腦等設(shè)備或者是網(wǎng)絡(luò)中儲(chǔ)存，一般在進(jìn)行信息化檔案管理的過(guò)程中，都會(huì)通過(guò)各種信息化技術(shù)來(lái)構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，檔案管理人員通過(guò)操作相應(yīng)的技術(shù)與軟件，將各種信息進(jìn)行分類歸納，然后通過(guò)設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)檢索程序，向人們提供數(shù)據(jù)信息資料查詢功能。

（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理信息化的關(guān)鍵就是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)資料的傳輸，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，主要是以互聯(lián)網(wǎng)為運(yùn)輸載體進(jìn)行資料傳輸，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速收集與傳輸功能?；ヂ?lián)網(wǎng)是檔案管理各個(gè)信息化技術(shù)的鏈接通道，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要元素之一。

（三）檔案管理智能化。當(dāng)前我國(guó)可持續(xù)技術(shù)不斷地發(fā)展，各種智能化技術(shù)也已經(jīng)被研究出來(lái)，而在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，智能化也是管理信息化中的一部分。作為信息化檔案管理，在檔案資料收索、篩選過(guò)程中有著一定的促進(jìn)作用，由于各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作更加智能。而信息化檔案管理工作在進(jìn)行的過(guò)程中由于其智能化的特點(diǎn)能夠有效地縮短檔案內(nèi)容的獲取時(shí)間，從而提升檔案管理的效率。

（四）檔案管理的簡(jiǎn)易化。相較于復(fù)雜的傳統(tǒng)檔案管理工作，信息化檔案管理工作由于采用了多種先進(jìn)的技術(shù)，能夠快速地實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理目的，大大簡(jiǎn)化了檔案管理的工作流程，原本需要多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，通過(guò)信息技術(shù)能夠直接實(shí)現(xiàn)。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端越來(lái)越突出，已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展的需要，所以當(dāng)前應(yīng)該要努力地加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)。

（一）提高事業(yè)單位資源的利用效率。加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)能夠有效地促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中各種管理資源的利用效率，以最小的成本實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的最大化。事業(yè)單位工作人員通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而提高自身的決策科學(xué)性以及合理性，在人力資源調(diào)動(dòng)上面能夠更加的合理，提高人力資源的利用效率，降低事業(yè)單位正常運(yùn)行的人力成本，并且還能夠?qū)κ聵I(yè)單位的人力資源起到一定的優(yōu)化效果。

（二）提高檔案管理工作的效率。隨著事業(yè)單位不斷地發(fā)展，各種檔案資料的數(shù)量不斷地增加，而傳統(tǒng)的手工檔案管理模式工作效率不能夠全面地進(jìn)行檔案館管理，并且在進(jìn)行檔案信息檢索的過(guò)程中，由于檔案的繁多，也會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。而在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)之后，工作人員可以通過(guò)相關(guān)的信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，信息化技術(shù)則是能夠有效地避免各種人工問(wèn)題，采用數(shù)字化形式來(lái)展現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息，從而深化檔案管理工作的信息化。并且通過(guò)相應(yīng)的檢索工具能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息檢索，在短時(shí)間內(nèi)就能夠查找到人們所需要的檔案資料。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化制度不夠完善。由于大多數(shù)的事業(yè)單位缺乏對(duì)于檔案管理工作的重視，所以在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)方面也并不太關(guān)注，導(dǎo)致在進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，大多數(shù)的單位都不能夠清楚地掌握自身的發(fā)展?fàn)顩r，導(dǎo)致信息化檔案管理制度不符合自身的發(fā)展需求，從而影響到了信息化檔案管理工作的開(kāi)展。還有就是一些事業(yè)單位雖然具有比較完善的信息化檔案管理制度，但是卻不能夠有效的落實(shí)，在制度落實(shí)中存在著一定的問(wèn)題，缺乏比較有深度的管理操作。并且在進(jìn)行檔案管理工作調(diào)整過(guò)程中，由于不能夠明確工作人員的具體工作責(zé)任，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中，導(dǎo)致檔案管理工作比較混亂，使檔案管理信息化建設(shè)只能夠停留在表面，并不能夠充分地發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理中的作用。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度不高。由于檔案管理信息化建設(shè)工作不能夠受到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，使得檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不多，不能夠有效地實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，并且對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展也有著一定的影響，再有就是財(cái)政部門在進(jìn)行撥款的過(guò)程中，由于沒(méi)有考慮到檔案管理工作信息化建設(shè)的項(xiàng)目，導(dǎo)致資金出現(xiàn)不足的現(xiàn)象，或者是一些經(jīng)濟(jì)不太發(fā)達(dá)的地區(qū)本身的經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中受到經(jīng)費(fèi)的限制，信息化建設(shè)不夠完善，進(jìn)而使得檔案管理工作人員在工作的過(guò)程中由于設(shè)備條件比較差、工作比較繁重等因素影響到自身的工作積極性，從而影響到檔案管理工作效率的提升。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位信息化建設(shè)的有效措施

（一）提高信息化檔案管理意識(shí)。為了能夠加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的力度，首先就是要提高對(duì)于檔案管理的重視程度，在進(jìn)行事業(yè)單位運(yùn)行的過(guò)程中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該能夠明確在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中檔案管理工作的重要意義，同時(shí)還應(yīng)該要在資金支持方面提高相應(yīng)的傾斜力度，從而使事業(yè)單位的檔案管理人員得到充足的資金進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。引入先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理信息化水平，加強(qiáng)檔案管理工作人員工作訓(xùn)練，提高工作人員的工作能力以及技術(shù)設(shè)備的操作熟練度，確保檔案管理工作能夠順利高效地開(kāi)展。

（二）完善信息化檔案管理制度。要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，還要做好檔案管理信息化制度的完善工作，要能夠從事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，將檔案管理工作的實(shí)際情況同事業(yè)單位的發(fā)展需要以及當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)水平有些結(jié)合起來(lái)，從而制定出符合事業(yè)單位發(fā)展要求的信息化檔案管理制度并且不斷地進(jìn)行完善。由于檔案管理從傳統(tǒng)管理方式往信息化管理方式轉(zhuǎn)變，所以還應(yīng)該要做好相應(yīng)的工作調(diào)整，優(yōu)化工作程序，明確工作崗位，做好工作人員工作責(zé)任的劃分，要做好相應(yīng)的制度落實(shí)工作，還應(yīng)該要制定有效的信息化檔案管理工作的監(jiān)督制度，以此來(lái)約束工作人員的工作行為，確保檔案管理工作能夠順利地開(kāi)展。

五、小結(jié)

當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的檔案資料，給自身單位內(nèi)部的檔案管理工作增加了壓力，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠有效進(jìn)行，并且信息化技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)于我國(guó)的各行各業(yè)都有著一定的促進(jìn)。為了能夠更好地滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，事業(yè)單位應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，從而提升檔案管理工作的工作水平通過(guò)各種先進(jìn)的技術(shù)來(lái)提高檔案管理效率，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展提供幫助。