文/江蘇省蘇北人民醫(yī)院教育處 邱姍珊

臨床教學(xué)檔案是臨床教學(xué)檔案直接形成于臨床教學(xué)管理和臨床教學(xué)活動(dòng)的過程中，以文字、聲像、圖片等為不同載體的具有保存價(jià)值的教學(xué)文件，因?yàn)樗鼈冎苯臃从翅t(yī)院的臨床教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控和教學(xué)過程的流程，是臨床教學(xué)管理和臨床教學(xué)活動(dòng)過程的真實(shí)記錄，醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的內(nèi)容能反映出院校教學(xué)的水平，更合理、規(guī)范化的教學(xué)檔案管理能推進(jìn)教學(xué)工作。

一、我院臨床教學(xué)檔案的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

（一）數(shù)量大、種類多。我院現(xiàn)有研究生、規(guī)培生、實(shí)習(xí)生、進(jìn)修生等學(xué)員共計(jì)在院人數(shù)達(dá)1200余人，需要管理的資料種類多、對象多，每類生類源參加教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)要求需求不同，同時(shí)我院還承擔(dān)了高校的大量理論課教學(xué)的工作并且涉及外國留學(xué)生的理論課教學(xué)及實(shí)習(xí)工作。各類生源的教學(xué)活動(dòng)要求保存的教學(xué)檔案資料也不同。

（二）綜合性強(qiáng)。參與教學(xué)活動(dòng)的人員類型復(fù)雜，帶教的對象需要分層教學(xué)，各層各級的教的老師，多種人員類型參與臨床教學(xué)活動(dòng)也就注定教學(xué)檔案的綜合性。教學(xué)檔案種類雜多，主要涉及理論課教學(xué)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、臨床實(shí)踐各種人員帶教的資料，教與學(xué)雙方都需要收集、存放大量的資料。同樣還需要管理臨床教學(xué)檔案包括有與教學(xué)有關(guān)的內(nèi)容，如教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)實(shí)習(xí)計(jì)劃、教學(xué)檢查資料等、教學(xué)文件、教案、試卷、學(xué)生輪轉(zhuǎn)表、調(diào)查表、考核表等還有一些教學(xué)課件PPT、教學(xué)比賽圖形文件、教學(xué)獎(jiǎng)狀等。

（三）現(xiàn)狀無序。主要缺乏完整的規(guī)章制度，制度不健全，教學(xué)檔案作為重要參考資料的管理仍缺少完整的規(guī)章制度。沒有嚴(yán)格合理的考核辦法和檢查措施做保障，并且缺少統(tǒng)一、科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案收集效率不高檔案不齊全。也導(dǎo)致從業(yè)人員的職能不明確、沒有系統(tǒng)的規(guī)劃，往往都是書到用時(shí)方恨少。

二、教學(xué)檔案臨床問題分析

（一）管理制度不完善。我院于2015年成立了綜合檔案室，參照國家《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》逐步建立了醫(yī)院檔案管理辦法，經(jīng)歷了從無到有的過程，但因?yàn)闄n案從業(yè)人員非檔案專業(yè)，制度推進(jìn)和后續(xù)跟進(jìn)也沒有相應(yīng)的激勵(lì)獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致檔案管理和推進(jìn)沒有實(shí)效。全院的教學(xué)檔案管理制度并不明確，管理人員也缺乏積極性并且缺少相關(guān)的檔案管理內(nèi)容和考核內(nèi)容，更加缺少檔案的組織和管理制度，責(zé)任的劃分不明確，所以教學(xué)檔案制度存在很多缺陷。

（二）人員重視程度不夠。臨床教學(xué)醫(yī)院主要以醫(yī)療為核心，臨床醫(yī)生臨床、教學(xué)、科研任務(wù)繁重，沒有多余的時(shí)間去進(jìn)行檔案收集。雖然我院已成立了檔案室，但是并沒有專職人員管理教學(xué)檔案，教學(xué)管理部門包括我們醫(yī)院從事臨床教學(xué)檔案人員都是身兼數(shù)職，沒有專職人員負(fù)責(zé)。加上其他工作繁雜，沒有一個(gè)明確的檔案管理意識(shí)，也沒有接受檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，材料收集不及時(shí)，基本是有需要、有檢查的時(shí)候開始補(bǔ)大量信息。這些都造成了大量教學(xué)資料流失，導(dǎo)致檔案工作落后。

（三）檔案設(shè)施、設(shè)備不足，管理手段單一。扎實(shí)有效的教學(xué)檔案管理工作需要良好的硬件與軟件支持。目前，我院沒有專設(shè)教學(xué)資料檔案室，多數(shù)還用電腦存放或者打印出來的紙質(zhì)版存放在庫房，也沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具和軟件來科學(xué)化、現(xiàn)代化管理檔案。這些都是造成檔案資料流失的重要因素。我院教學(xué)檔案存儲(chǔ)仍停留在紙質(zhì)檔案的管理階段，要采取手工操作的方式，管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力整理檔案和登記在冊，工作量較大而且需要占用大量存儲(chǔ)空間，并且受到外部因素影響較大，存在著保存難、查找難、調(diào)閱難問題。并且檔案信息資源開發(fā)嚴(yán)重不足，信息共享性差，導(dǎo)致檔案利用率極低，其本身的作用完全得不到發(fā)揮。

三、改進(jìn)方案及管理對策

（一）增強(qiáng)意識(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)，擴(kuò)大影響。全員上下要意識(shí)到教學(xué)檔案的重要性，教學(xué)檔案管理作為重要參考材料，臨床教學(xué)檔案記載了醫(yī)院教學(xué)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從教學(xué)評估、教學(xué)手段和方法到教學(xué)研究及改革等各方面的信息可以作為提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平的科學(xué)依據(jù)和參考材料。檔案管理是一個(gè)不斷探索、不斷更新和完善的過程，只有通過不斷培訓(xùn)才能跟蹤最新知識(shí)，掌握管理技能，提高業(yè)務(wù)水平。要通過培訓(xùn)增強(qiáng)人員檔案意識(shí)并規(guī)范化臨床教學(xué)檔案最終達(dá)到建立、建全檔案制度。領(lǐng)導(dǎo)層首先要重視，近年來院里已經(jīng)開始注重檔案管理工作，已于2015年正式建立的院檔案室并派專人負(fù)責(zé)全院的檔案管理。相關(guān)管理部門也越加重視檔案意識(shí)，做到主動(dòng)請進(jìn)來送出去，邀請高校檔案業(yè)內(nèi)專業(yè)人士來院舉辦講座并主動(dòng)派送醫(yī)院檔案室、教育處、人事處檔案從業(yè)人員參加省級檔案組管部門舉辦的學(xué)習(xí)班普及全員檔案知識(shí)提高檔案意識(shí)。但是通過宣傳、講讀、包括一些考核機(jī)制、組織各種培訓(xùn)、建立檔案管館這些都是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這些培訓(xùn)學(xué)習(xí)太多是被動(dòng)學(xué)習(xí)，如何才能真正調(diào)動(dòng)起大家的檔案積極性？建議可以用一些類似營銷的機(jī)制，比如醫(yī)院可以增加檔案宣傳欄、定期開展一些檔案小講座或者推一些“檔案小能手”之類的活動(dòng)。還有如果能把檔案管理列入到考核機(jī)制中那就更好了，當(dāng)然這些都是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。

（二）利用服務(wù)平臺(tái)推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建相應(yīng)檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，利用信息化手段一步步推進(jìn)醫(yī)院檔案的分類、收集、整理、編制以及存儲(chǔ)等工作能夠有序開展，最終實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化，更方便、高效地服務(wù)臨床教學(xué)工作。醫(yī)院內(nèi)各部門和科室也可以通過現(xiàn)有的醫(yī)療服務(wù)平臺(tái)，查找相應(yīng)檔案資料，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、收集以提升檔案的實(shí)用價(jià)值。再運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段和管理方法來管理新的電子檔案，從而使歸檔電子文件的完整性和真實(shí)性以及有效性得以保證。有效運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化，能夠使醫(yī)院檔案管理信息的利用和開放得以促進(jìn)。檔案管理人員利用現(xiàn)代化管理手段能實(shí)現(xiàn)檔案智能化和現(xiàn)代化管理。檔案人員在平時(shí)積累過程中也應(yīng)注意利用電子文檔、電子照片、掃描件等。

四、結(jié)語

教學(xué)檔案可為教學(xué)研究、評估檢查提供重要依據(jù)，發(fā)揮重大作用。管理好教學(xué)檔案不僅能在各項(xiàng)檢查中發(fā)揮重要作用，也是推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提升的強(qiáng)心針。合理地將教學(xué)檔案資源運(yùn)用在日常教學(xué)管理中，可以對教學(xué)質(zhì)量、方法、手段進(jìn)行評價(jià)和追蹤，并可以為科研工作累積資料。我院是全國住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地，是多所醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)基地，多年來聯(lián)合培養(yǎng)本科生、研究生。累計(jì)在院培養(yǎng)的研究生、本科生、規(guī)培生、進(jìn)修生四類生源共計(jì)1200余名，每年都要迎接大大小小的各項(xiàng)教學(xué)檢查、臨床評估等工作。醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的建設(shè)與管理是一項(xiàng)長效、長期的工作，面廣量大難度大，要根據(jù)醫(yī)學(xué)院校和教學(xué)醫(yī)院信息需求重點(diǎn)和特點(diǎn)，先做好教學(xué)檔案信息收集和管理，接下來使用現(xiàn)代化手段再深層次在開發(fā)利用，才能充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究、教學(xué)工作考核評估等各項(xiàng)工作中的作用，最終能逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，使之真正有價(jià)值。