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高水平大學(xué)創(chuàng)建中檔案服務(wù)與協(xié)同創(chuàng)新分析

2019-11-25 07:41佳木斯大學(xué)檔案館張巖劉昆鵬于興成
辦公室業(yè)務(wù) 2019年23期
關(guān)鍵詞:校友檔案館材料

文/佳木斯大學(xué)檔案館 張巖 劉昆鵬 于興成

檔案是黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄,是促進(jìn)我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作,記錄了高校辦學(xué)、建設(shè)、改革和發(fā)展的奮斗歷程。

一、檔案利用服務(wù)在教育教學(xué)中的貢獻(xiàn)

(一)檔案服務(wù)在歷次評估中的貢獻(xiàn)。高校檔案是高校從事人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作、黨政管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅是高校工作情況的真實記錄,而且是改進(jìn)高校工作的重要借鑒,在教學(xué)評估工作中起著舉足輕重的作用。評估工作結(jié)束后,檔案館積極做好相關(guān)檔案材料的接收入館工作,為學(xué)校積累了寶貴的檔案信息資源。

(二)檔案服務(wù)在學(xué)科申報、學(xué)位點申報中的貢獻(xiàn)。檔案是教學(xué)、科研、管理事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的歷史記錄,匯集了教學(xué)、科研、管理人員在教學(xué)、科研、管理工作中形成的寶貴理論、方法和技能,是凝結(jié)著廣大教職工的巨大心血、汗水和智慧的成果寶庫,它給廣大教職工提供豐富的、有價值的情報信息,為申報成果、確定課題方向的人員提供借鑒,為學(xué)科申報和學(xué)位點申報提供了有力的佐證。在我校學(xué)科和學(xué)位點申報過程中,檔案館針對性的提供館藏資源,協(xié)助梳理相關(guān)脈絡(luò),為申報工作提供翔實、系統(tǒng)的材料。

(三)檔案服務(wù)在社會服務(wù)中的貢獻(xiàn)。1.畢業(yè)證書遺失是校友碰到的一大問題,在證書補(bǔ)辦過程中,學(xué)歷檔案發(fā)揮著非常重要的作用。校友需要憑有效證件,至檔案館調(diào)取相關(guān)的錄取和畢業(yè)材料,來驗證學(xué)歷的合法性,憑這些材料才能補(bǔ)辦到畢業(yè)證明書。對于一些積分入戶的地區(qū),要對申請人進(jìn)行相關(guān)的學(xué)歷認(rèn)證,尤其是2001之前畢業(yè)的校友,由于學(xué)信網(wǎng)信息不完整,都必須要檔案館出具證明材料。截至目前,檔案館共為近萬名校友提供了相關(guān)材料,并且在服務(wù)過程中盡量簡化手續(xù),針對特殊的情況還提供郵寄材料服務(wù),盡可能地為校友排憂解難。2.對于申請出國的校友,申請的學(xué)校需要提供中英文成績單,而有的高校只能從系統(tǒng)中生成中文成績單。針對這一難題,某些檔案館推出了成績翻譯服務(wù),利用節(jié)假日和午休時間進(jìn)行人工翻譯,一方面免于校友在學(xué)校和公證處間來回奔波,另一方面避免在翻譯過程中弄虛作假,維護(hù)了學(xué)校信譽(yù),讓校友感受到了母校的溫暖。3.在人事檔案“三齡兩歷”核查中,有很多校友的檔案材料發(fā)現(xiàn)了缺失,這將嚴(yán)重影響到校友個人的晉升、退休等各個方面。校友們紛紛求助于檔案館,希望可以查找到原始材料,或提供復(fù)制件,或提供相關(guān)證明。檔案館首先從學(xué)生檔案的傳遞痕跡中查找,為部分校友追查出原始檔案的去向。對于原始檔案已經(jīng)流出,并發(fā)生丟失的,檔案館對館藏中的錄取名冊、畢業(yè)名冊、成績單和派遣證等檔案進(jìn)行查詢,為校友提供了有力的證明材料。

(四)檔案服務(wù)在人才培養(yǎng)中的貢獻(xiàn)。檔案館一方面圍繞高校育人的中心工作展開,為高校育人提供輔助保障,另一方面又與高等教育緊密結(jié)合,直接發(fā)揮著一定的教育育人功能?!陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確了檔案館是保存和提供學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),其無論是從館藏資源、管理方法,還是從信息利用方面,都與資政育人密不可分。1.誠信教育是德育的潛在影響。在檔案利用中,時常會碰到畢業(yè)生篡改學(xué)歷、修改成績等現(xiàn)象,這種情況一方面會對學(xué)生自身產(chǎn)生不利后果,另一方面也會對學(xué)校的聲譽(yù)造成損害。檔案館經(jīng)常利用這些事例來教育前來利用檔案的學(xué)生和身邊的學(xué)生,對前來調(diào)取成績單以出國的學(xué)生,提醒他們,不能在翻譯過程中刪除低分課程,來達(dá)到提高績點的目的,告知他們,檔案的任何修改都會被查出,不僅影響當(dāng)前自身,還會影響將來個人發(fā)展,還會影響學(xué)校聲譽(yù)。2.課程教育是智育的直接體現(xiàn)。據(jù)統(tǒng)計,很多檔案館在人文社會科學(xué)學(xué)院漢語言文學(xué)專業(yè)開設(shè)了《文書學(xué)》課程。由檔案館的副研究館員講授,課程立足于秘書學(xué)實際,主要講授了文書、檔案現(xiàn)象以及文書檔案工作的規(guī)律,重點解決了如何實現(xiàn)科學(xué)的文檔管理的問題,以更好地服務(wù)于各級各類組織。在課程教學(xué)的同時,檔案館還提供了實驗實訓(xùn)的場地,讓學(xué)生近距離感受各類檔案,學(xué)習(xí)各類檔案的管理流程和工作方法,并且在掌握檔案管理的技能的基礎(chǔ)上,學(xué)會檢索信息和管理信息。檔案館還在畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)班班主任培訓(xùn)中,講授學(xué)生檔案相關(guān)知識,從學(xué)生檔案的材料范圍,到學(xué)生檔案的管理流程、傳遞方向及方式,以及畢業(yè)檔案傳遞的注意事項,都進(jìn)行了一一講解,不僅解除了畢業(yè)生的疑惑,強(qiáng)化了檔案意識,更重要的是提醒畢業(yè)生關(guān)注檔案流向,保護(hù)自身權(quán)益不受損害。

二、檔案館應(yīng)采取的措施

(一)提供新的教育形式。檔案館以校史館為陣地開展德育教育,取得了很不錯的成果,校史館作為愛國愛校教育基地,通過普及校情校史,激發(fā)了師生們的自豪感。檔案館以課堂教育為新的教育形式,在《文書學(xué)》教學(xué)中,讓學(xué)生了解檔案,了解檔案管理流程和方法,不僅增長了學(xué)生的知識,還拓寬了學(xué)生的就業(yè)面。檔案館以其他培訓(xùn)為輔助,在就業(yè)指導(dǎo)和班主任培訓(xùn)中,介紹學(xué)生檔案相關(guān)知識,為師生解惑,為畢業(yè)生排憂。

(二)提供新的服務(wù)內(nèi)容。檔案館的服務(wù)內(nèi)容一直在不斷增加,首先是檔案門類不斷增加,順應(yīng)大檔案管理的理念,集中保管了學(xué)生檔案,在省內(nèi)近百所高校中,僅有為數(shù)不多的幾家。其次是檔案利用不斷升華,從單純提供檔案材料,到形成編研成果,再到舉辦檔案展覽,檔案的內(nèi)涵得到不斷開發(fā)。最后是歸檔范圍不斷豐富,針對學(xué)校機(jī)構(gòu)的變化、事業(yè)的發(fā)展,不斷修訂檔案歸檔范圍,力求使檔案材料準(zhǔn)確記錄學(xué)校的發(fā)展歷程。

(三)提供新的服務(wù)方式。檔案館的服務(wù)方式也在不斷發(fā)生變化,從傳統(tǒng)的等待用戶上門查檔,到主動提供編研材料,再到異地郵寄檔案材料,再到遠(yuǎn)程調(diào)閱檔案。首先服務(wù)理念不斷創(chuàng)新,真正為用戶所想,在保證檔案安全的前提下,想方設(shè)法簡便利用手續(xù)、拓寬利用渠道。其次服務(wù)條件不斷創(chuàng)新,努力構(gòu)建數(shù)字檔案館,為遠(yuǎn)程利用提供障。從單機(jī)版系統(tǒng)到網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng),再到文檔一體化資源整合:從館內(nèi)查詢到遠(yuǎn)程查詢,再到遠(yuǎn)程歸檔,無縫對接,檔案館一直在努力創(chuàng)建數(shù)字檔案館。

(四)開展新的宣傳方式。最近幾年,檔案館十分重視開展“國際檔案日”活動,從櫥窗畫冊宣傳到電臺、微信平臺宣傳,向師生員工宣講檔案知識,強(qiáng)化檔案意識,不僅有利于學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展,還豐富了校園文化。

三、結(jié)語

“狀態(tài)不凡、堅守平凡、創(chuàng)造非凡”。檔案工作人員在檔案管理工作上認(rèn)真負(fù)責(zé),及時、準(zhǔn)確提供相關(guān)的檔案資料,不為名利,不計得失,提振工作狀態(tài),敢做幕后英雄,把別人認(rèn)為“枯燥無味”的檔案工作辦得有滋有味。發(fā)揚(yáng)檔案的工匠精神,力求成才成家,服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局,在平凡的崗位上實現(xiàn)人生價值。

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