文/中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 喬俏

信息技術(shù)改變了人們的生活和工作方式，給企業(yè)的管理模式和生產(chǎn)經(jīng)營帶來了革新，同時(shí)也為企業(yè)檔案工作帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字化出版及歸檔管理對(duì)于勘察設(shè)計(jì)企業(yè)而言，不僅是企業(yè)管理工作的創(chuàng)新，也是企業(yè)降本增效的重要途徑。國家檔案局2017年發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中明確要求，“（企業(yè)）數(shù)字檔案館（室）建設(shè)期間應(yīng)完成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實(shí)現(xiàn)至少一個(gè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔?！倍O(shè)計(jì)文件數(shù)字化是勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)發(fā)展方向，數(shù)字化出版將有效解決原有藍(lán)圖審查、施工、歸檔方式存在的溝通共享效率低、出版圖紙和歸檔圖紙內(nèi)容不一致等問題。通過為數(shù)字化出版管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)建立接口，對(duì)工程檔案進(jìn)行全過程在線化管理，保證文件自形成伊始就處于可控狀態(tài)。勘察設(shè)計(jì)類企業(yè)形成的工程檔案數(shù)量浩繁，管理流程環(huán)環(huán)相扣且情況復(fù)雜多變，簽署不全、版次較多，尤其遇到勘測(cè)設(shè)計(jì)成品變更的情況更要嚴(yán)加規(guī)范。

一、勘察設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字化出版及歸檔管理的必要性

勘察設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字化出版及歸檔管理是對(duì)工程設(shè)計(jì)成品質(zhì)量控制的有效途徑，是提高設(shè)計(jì)工作效率的必由之路，也是企業(yè)降本增效的客觀要求。傳統(tǒng)的歸檔模式以難以滿足信息化背景下企業(yè)高效管理與運(yùn)轉(zhuǎn)的要求，工程設(shè)計(jì)成品數(shù)字化出版和歸檔是勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)發(fā)展方向。而數(shù)字化交付是貫通工程項(xiàng)目全生命周期信息共享和行業(yè)管理的關(guān)鍵，數(shù)字化和白圖交付將徹底解決原有藍(lán)圖審查、施工、歸檔方式存在的溝通共享效率低、圖紙多版次管理難度大等問題，有助于勘察設(shè)計(jì)企業(yè)加強(qiáng)過程管控與內(nèi)部質(zhì)量控制，有助于節(jié)約資源、提高質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化出版及歸檔管理系統(tǒng)是貫穿電子文件圖紙收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、打印等全過程出圖管理平臺(tái)。該方式將徹底取消公司現(xiàn)有的通過打印硫酸紙底圖并曬圖的模式，以提高出圖和圖紙歸檔效率為核心，規(guī)范出圖和圖紙歸檔的標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目圖紙的批量出圖及自動(dòng)歸檔。

二、數(shù)字化出版歸檔與傳統(tǒng)歸檔的模式比較

（一）歸檔流程。傳統(tǒng)出版歸檔模式為：設(shè)計(jì)輸出（PLTPDF）-打印硫酸紙-手工簽名／蓋章-曬藍(lán)圖-歸檔。這-出版歸檔模式在勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)得到了多年的廣泛應(yīng)用。數(shù)字化出版上線后的歸檔模式為：通過設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)編制卷冊(cè)計(jì)劃清單-創(chuàng)建卷冊(cè)目錄-進(jìn)行成品圖紙校審（DWGDOCEXCEL）-設(shè)計(jì)輸出（PDF）-委托出版-成品歸檔。數(shù)字化出版及管理系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)的電子文件符合電子文件的前端控制理念，從電子文件生成伊始就處于可控狀態(tài)，保證了電子文件的真實(shí)性與完整性。

（二）歸檔方式。1.傳統(tǒng)出版歸檔模式下的歸檔方式。將簽署齊全完整后的硫酸紙底圖曬制藍(lán)圖，實(shí)體檔案分為底圖檔案和藍(lán)圖檔案分別歸檔，電子文件則是通過對(duì)底圖進(jìn)行掃描生成，將其掛接至數(shù)字檔案館系統(tǒng)內(nèi)已著錄的相應(yīng)卷冊(cè)條目下。這種模式因自動(dòng)化程度不高存在一系列固有弱點(diǎn)：首先，對(duì)底圖和藍(lán)圖歸檔保管最直觀的缺陷在于資源的浪費(fèi)和高昂的成本。其次，分別管理已歸檔的底圖和藍(lán)圖占用了大量的庫房面積。傳統(tǒng)出版歸檔模式由于在工程設(shè)計(jì)產(chǎn)品形成開始階段不受系統(tǒng)的約束，導(dǎo)致存在設(shè)計(jì)、校核、審核和批準(zhǔn)等簽署不齊全和檔號(hào)重復(fù)等問題，不僅影響工程設(shè)計(jì)成品質(zhì)量，還給檔案管理工作帶來相應(yīng)問題。2.數(shù)字化出版及歸檔管理模式下的歸檔方式。當(dāng)某一項(xiàng)目的首個(gè)卷冊(cè)出版及歸檔同時(shí)，在數(shù)字檔案館中對(duì)應(yīng)的工程項(xiàng)目類別下自動(dòng)新建條目，并生成該項(xiàng)目級(jí)信息，支持自動(dòng)新建案卷級(jí)條目與案卷信息，支持自動(dòng)新建文件級(jí)條目，即項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)條目生成后，將卷內(nèi)目錄導(dǎo)入數(shù)字檔案館內(nèi)，自動(dòng)生成文件級(jí)（含卷內(nèi)目錄、套用圖）條目，并生成文件信息。卷內(nèi)文件級(jí)條目生成后，電子文件應(yīng)自動(dòng)匹配至所屬文件級(jí)條目下，套用圖自動(dòng)匹配所屬實(shí)體文件。而工程設(shè)計(jì)圖紙電子文件經(jīng)過流轉(zhuǎn)后點(diǎn)擊出版即可發(fā)送至印制出版部門打印藍(lán)圖，檔案部門人員收到藍(lán)圖后，核字檔案館內(nèi)相對(duì)應(yīng)卷冊(cè)信息確認(rèn)無誤便可操作歸檔。通過協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)流轉(zhuǎn)，打印藍(lán)圖歸檔，節(jié)約了高昂的硫酸紙成本同時(shí)，還契合了電子文件的前端控制理念；通過系統(tǒng)約束設(shè)、校、審流程與圖號(hào)、檔號(hào)的編制，有效規(guī)避了簽署不齊全和標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤等問題；在數(shù)字化出版及歸檔系統(tǒng)中形成的案卷及文件等信息和數(shù)據(jù)可以被充分利用，極大減輕檔案整編人員等工作量，使得后續(xù)的檔案管理工作在效率和質(zhì)量方面都得到顯著提升。

三、數(shù)字化出版及歸檔管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）數(shù)字化出版及歸檔管理模式覆蓋檔案類型單一。目前本公司實(shí)行的數(shù)字化出版及歸檔系統(tǒng)只能全面覆蓋工程設(shè)計(jì)成品，因工程設(shè)計(jì)成品自其形成至歸檔流程相對(duì)可控、規(guī)范，故基本可以保證其順利形成、流轉(zhuǎn)直至歸檔。但對(duì)于形成過程較為復(fù)雜、類型多樣且流程不盡相同的檔案類型則難以控制，故數(shù)字化出版及歸檔管理目前無法完全覆蓋原始檔案、設(shè)備檔案等檔案類型。

（二）設(shè)計(jì)變更控制流程仍需嚴(yán)格規(guī)范。工程設(shè)計(jì)成品會(huì)根據(jù)工程的需要進(jìn)行更改或替換，確認(rèn)版次的最終性和正確性則是質(zhì)量把控的關(guān)鍵一環(huán)。如何在數(shù)字化出版及歸檔管理系統(tǒng)中嚴(yán)格控制流程以保證已歸檔卷冊(cè)的準(zhǔn)確性和有效性，給檔案工作也帶來新的問題。

（三）歸檔電子文件“四性”控制難度較大。一方面，雖然系統(tǒng)已約束了工程設(shè)計(jì)成品的流轉(zhuǎn)過程和標(biāo)準(zhǔn)格式信息，但仍存在一些人為誤操作導(dǎo)致的電子文件信息不完整、標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤等問題。在歸檔前需經(jīng)過檔案管理人員的反復(fù)核查確認(rèn)才能保證歸檔電子文件的準(zhǔn)確性和有效性以及與歸檔藍(lán)圖的一致性；另一方面，電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性以及案卷和文件的描述信息均依賴于數(shù)字化出版及歸檔管理系統(tǒng)的流程與檢測(cè)技術(shù)，要保證歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性也為數(shù)字化出版及歸檔系統(tǒng)及數(shù)字檔案館帶來更大的挑戰(zhàn)與更高的要求。

四、數(shù)字化出版及歸檔管理存在問題的建議

（一）將數(shù)字化出版及歸檔要求納入質(zhì)量管理體系。所謂“無規(guī)矩不成方圓”，為保證數(shù)字化出版及歸檔管理模式下的工程檔案電子文件與藍(lán)圖檔案的質(zhì)量，需要通過將標(biāo)準(zhǔn)固化在系統(tǒng)中、將數(shù)字化出版及歸檔系統(tǒng)中生成的文件要求納入企業(yè)的質(zhì)量管理體系，建立相關(guān)的質(zhì)量績(jī)效考核，才能更好地予以實(shí)現(xiàn)。

（二）推動(dòng)數(shù)字化出版及歸檔系統(tǒng)的優(yōu)化提升。事物的發(fā)展總是經(jīng)過量變到質(zhì)變的過程，通過發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷對(duì)問題進(jìn)行總結(jié)和梳理，針對(duì)系統(tǒng)不同的問題制定相應(yīng)的對(duì)策，從電子文件“四性”檢測(cè)、系統(tǒng)架構(gòu)完善、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的嵌入等方面著手，對(duì)系統(tǒng)不斷優(yōu)化提升，以適應(yīng)檔案管理的需求。對(duì)于數(shù)字化出版及歸檔系統(tǒng)難以覆蓋的檔案類型，分析其形成規(guī)律、全生命周期過程以及歸檔要求，建立能夠滿足企業(yè)各類型檔案管理需求的高度集成的信息系統(tǒng)，完善數(shù)字化出版及歸檔管理系統(tǒng)。