姚麗文

城市建設檔案是城市規(guī)劃、建設和管理過程的真實記錄，是城市寶貴的信息資源和社會財富。建筑工程檔案是在工程建設過程中形成的。它們反映了整個工程的建設過程，并有各種形式的記錄，如文字、圖表、聲音和圖像，具有保存價值。建設工程檔案是城市建設檔案的重要組成部分，對城市規(guī)劃建設、城市應急管理和科技創(chuàng)新具有非常重要的歷史和社會價值。它是工程使用、維護、改造、擴建和應對城市突發(fā)事件的重要依據(jù)。建設項目檔案的完整性和真實性直接關系到檔案的利用價值。然而，從接收文件的現(xiàn)狀來看，仍有一些地方不能令人滿意。關于工作中發(fā)現(xiàn)的問題和需要解決的方法，提一些想法。

一、發(fā)現(xiàn)的問題

1．重建設輕檔案現(xiàn)象嚴重

目前城市建設實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，越來越多的建設項目開工、建設。有些單位的領導只關注工程的進度，忽視資料的形成和整理。城建檔案館對項目現(xiàn)場進行業(yè)務指導，并始終有事先通知，但項目負責人僅僅只派資料人員參與，對檔案工作會議不予重視。相當多的領導者和資料員對檔案存在一些誤解。他們認為檔案可以在項目完成后進行歸集。在施工過程中有些部門對城建檔案的法律法規(guī)缺乏深入的了解。許多單位仍然不適應相應的項目檔案管理系統(tǒng)的健全管理，他們不承認項目檔案和項目質量之間的關系，對施工項目檔案質量要求不高，項目檔案不能全面，真實地反映施工過程。

2．資料編撰存在問題

施工過程中檔案編撰存在突出問題。在去年檢查指導的一個項目中，我們發(fā)現(xiàn)工程建設與檔案記錄嚴重脫節(jié)，一些工程主體已經完成，基礎部分的檔案尚未形成，有些項目只修建到二樓，數(shù)據(jù)已經到達頂層。再有，資料審查簽證不負責任，資料表格中的一些數(shù)據(jù)記錄明顯錯誤，甚至有些數(shù)據(jù)是任意捏造的，而一些責任人仍然不負責檢查和審批。資料員代寫報告甚至代其簽字情況嚴重。有些使用施工圖作為竣工圖，另一些使用非檔案筆，如鉛筆和圓珠筆。我們的指導中還發(fā)現(xiàn)，有些項目先開工后再辦理手續(xù)，設計審查合格書上單位工程名稱與施工許可證上的項目名稱不同，因此在編制竣工檔案時出現(xiàn)了多個項目名稱。上述現(xiàn)象的存在，導致建設工程檔案缺乏真實性，無法對工程質量進行監(jiān)督，造成有關單位和責任人的責任漏洞和嚴重后果，給檔案的有效利用造成嚴重的影響。

3．項目檔案管理人員職責不明

在實際工作中，建設工程檔案管理人員擔任固定職務的工作十分困難。從我們的日常工作中，我們發(fā)現(xiàn)一些項目資料員身兼多職，或者兼顧多個項目的資料管理，工作量大，時間有限。資料員不能到崗位上隨時跟蹤了解項目情況，閉門造車現(xiàn)象難以避免，無法確保項目檔案的真實性。檔案管理員的流動也很頻繁，有的項目部已經撤銷，資料還沒有歸檔，資料員只有帶回家中或者寄存在其他項目部，很容易造成資料的遺失或者損毀。管理制度的不完善，會造成一些資料丟失。前后各階段不一致、施工項目文件不完整等問題嚴重。

二、研究措施，解決問題

確保建設項目檔案的完整性和真實性，是加強檔案質量保證體系建設的必要前提。在項目建設過程中，要提高建設項目檔案管理人員素質，加大城建檔案管理規(guī)范的宣傳力度，加大對城建檔案執(zhí)法監(jiān)督力度，加強業(yè)務指導，是加快城建檔案館建設，加強建設工程質量保證體系的必然措施。

1．加強宣傳教育，加強對檔案工作重要性認識

加強對城市建設檔案法律法規(guī)的知識宣傳，增強社會各界對城市建設檔案的法律意識。作為各級城市建設檔案管理部門，要做好國家和地方政策的宣傳貫徹和相關法律法規(guī)工作。通過不同渠道，開展宣傳教育，提高各界和建設領域對城市建設檔案政策、法規(guī)和專業(yè)知識的認識。通過加大政策法規(guī)宣傳教育力度，城市建設檔案管理人員和有關單位、建設活動負責人可以明確認識到自己在工程檔案質量管理中的責任，增強城市建設檔案從業(yè)人員的守法意識。提高城市建設檔案專業(yè)人員的素質至關重要。隨著城市建設檔案管理的現(xiàn)代化和技術發(fā)展，其內容的多樣性要求城市建設檔案工作者具備廣泛的知識，包括城市建設知識，檔案管理知識，掌握提高計算機應用能力和網(wǎng)絡運用，迫切要求我們的專業(yè)人員更新知識結構以適應新環(huán)境的要求。

2．加強執(zhí)法檢查，嚴格追究責任

開展城市建設檔案執(zhí)法檢查，嚴格質量責任制，在加強執(zhí)法監(jiān)督的同時，杜絕建設工程檔案的偽造，保證檔案的質量。要進一步完善移交檔案的責任制，誰簽字，誰負責。我館實行的建設工程文件要錄就是以書面的形式，明確責任人，并且承諾對移交的資料承擔一切法律責任。我館專門成立了檔案執(zhí)法科，加大執(zhí)法力度，對全市建設項目進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題。及時整改，同時對沒有及時歸檔的建設工程項目要加大執(zhí)法力度，采取行之有效的辦法，保證竣工檔案歸檔保存。

3．加強業(yè)務指導，保證檔案質量

城建檔案業(yè)務指導工作，是城建檔案收集接收工作的重要環(huán)節(jié)，是豐富館藏保證進館檔案質量的關鍵。行之有效的方法是搞好業(yè)務指導工作的有力保證。

目前，我館業(yè)務指導科室的指導類別分為建筑工程房建檔案和市政工程檔案（包括重點工程檔案和地下管線工程檔案）兩大類，實行分類指導、分區(qū)管理，責任落實到人。要求各區(qū)域負責人按照各自的責任，和相關信息與建設工程檔案形成單位建立長期聯(lián)系，了解工程動態(tài)，對在建工程有計劃地進行跟蹤服務。在分類指導的前提下，采取集中指導的方式，集中一段時間，集中相關人員，對城建檔案業(yè)務工作中的問題進行培訓式指導，能在有效時間較大范圍內對一些普遍性問題進行輔導，時間省效率高。這種方法特別適用于大型建設工程項目，因為往往大型建設工程項目的施工單位多，資料員相對也會多，集中指導即可以對普遍性問題統(tǒng)一講解，又可以對大家提出的問題予以輔導，相互學習，信息、資源互通。

工程開工前，城建檔案館主動與服務對象進行溝通，幫助各單位全面理解和掌握國家有關城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章。對建設、施工、監(jiān)理單位的建設工程檔案進行具體指導，對建設工程項目檔案形成過程的具體責任和注意事項進行交底，明確各方責任。指導各單位落實專職檔案管理人員，要求設置專柜存放檔案資料，建立健全檔案工作制度，強調領導重視。在工程建設過程中，業(yè)務指導工作人員要經常深入工地，對建設工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔以及報送、移交工作進行不定期的現(xiàn)場指導。對檔案編制人員進行輔導，檢查檔案編制情況，幫助各單位解決工程檔案歸集過程中的重點和難點，保證竣工檔案的完整、真實。

我們一般都會在第一次工程現(xiàn)場指導交底時留下電話號碼和QQ群號。由于城市大、項目多，不可能隨時都能到工程現(xiàn)場進行指導，我們采取電話咨詢的方式，隨時和建設、施工單位的相關人員保持聯(lián)系，有疑問隨時電話溝通。為了工作便利，更好的服務，我們開通了城建檔案網(wǎng)上辦公，建立了城建檔案QQ群，在線上進行咨詢， QQ群還能成為一個交流的平臺，各項目檔案人員在上面交流、溝通，傳輸文件，效果很好，這也是現(xiàn)代化通訊工具給我們帶來的便利，一定要利用好。

建設工程檔案的指導、收集、報送過程，還會不斷出現(xiàn)一些新的問題，要保證建設工程檔案的完整性、真實性，還需要我們不斷總結，不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，建立健全法規(guī)制度，宣傳檔案的重要性，加強檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平，加強執(zhí)法力度，完善業(yè)務指導的方式方法，是建設工程檔案真實完整的必要保證。