劉 波

白城市洮北區(qū)長慶社區(qū)衛(wèi)生服務中心，吉林 白城 137000

檔案管理是事業(yè)單位信息資源的重要組成部分，是謀求發(fā)展的重要參考和依據(jù)。檔案管理質量與事業(yè)單位正常運行息息相關，高效的檔案管理有助于推進事業(yè)單位良性發(fā)展。信息化檔案管理工作對于社會的安全穩(wěn)定具有重要意義[1]，事業(yè)單位檔案管理需要不斷研究新問題、掌握新方法，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。為此，本文探討事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理的必要性和有效策略，以充分發(fā)揮檔案信息及其管理的職能。

1 創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

1.1 實現(xiàn)檔案信息高度共享

檔案信息化管理應同步于事業(yè)單位信息化建設，不僅能實現(xiàn)各部門信息的及時對接，實現(xiàn)真正意義的檔案信息高度共享，還能促進檔案信息的有效利用。

1.2 實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理

加強檔案信息數(shù)字化管理，能保證及時形成電子檔案，便于檔案的查找和歸檔，便于充分利用檔案信息，促進事業(yè)單位和經(jīng)濟社會的協(xié)調快速發(fā)展。

1.3 實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化管理

實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化管理，利用互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案進行科學管理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡在檔案信息共享和利用中的重要作用。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的有效策略

2.1 優(yōu)化管理體系和管理機構

根據(jù)科技發(fā)展和實際工作中存在的問題，不斷出臺并完善檔案管理法律法規(guī)規(guī)范，提高事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度。在檔案管理過程中，事業(yè)單位應基于自身現(xiàn)實，嚴格以檔案管理法律法規(guī)規(guī)范為基礎，力求構建并優(yōu)化符合本單位工作實際的檔案管理制度體系和管理機構，根據(jù)現(xiàn)代管理手段不斷完善現(xiàn)有檔案管理制度和規(guī)范，根據(jù)可能發(fā)生的突發(fā)事件制定檔案管理應急方案。

應重視多元化分類事業(yè)單位的檔案信息資源，不斷提高規(guī)范化及實效性檔案管理的能力和水平。在檔案信息采集過程中，應采取措施提高檔案管理各環(huán)節(jié)的嚴謹性和整體質量，不斷提高檔案信息更新速度，滿足并同步于事業(yè)單位發(fā)展速度；要建立高實效性檔案利用體系，在提高服務質量的同時大幅提升檔案信息資源利用率，產生更高的經(jīng)濟價值和社會效益；事業(yè)單位應積極和同類單位協(xié)作交流，相互提供科技信息服務，充分發(fā)揮檔案管理服務的實效性，促進同類事業(yè)單位共同發(fā)展。

2.2 完善管理機制

完善管理機制能更好地推動事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理進程，嚴格監(jiān)督和控制檔案管理創(chuàng)新工作，確保各項配套設施設備的齊全性，為檔案信息化管理提供有力的保障。要及時更新和優(yōu)化相關硬件設施，優(yōu)化設備運行系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理的作用，為充分利用檔案信息提供有力的保障。

2.3 完善現(xiàn)代化檔案管理制度

事業(yè)單位檔案信息化管理必須以現(xiàn)代化檔案管理機制作為基礎和保障，檔案管理制度必須與電子檔案管理手段和方式相適應，實行科學化、規(guī)范化、程序化管理。事業(yè)單位應結合《中華人民共和國檔案法》及其他法律法規(guī)和電子檔案的形成過程，建立并不斷完善符合單位實際和科技發(fā)展的檔案管理制度、方法和規(guī)范。為確保檔案信息的安全性，事業(yè)單位要嚴格遵循檔案保密機制，認真貫徹《中華人民共和國保密法》并將其有效融入構建檔案信息保密管理制度中，賬號權限設計依據(jù)包括檔案信息化管理系統(tǒng)特點和檔案文件使用需求，將最新保密技術應用于數(shù)據(jù)傳輸與存儲過程中。

2.4 強化檔案信息化安全保密

網(wǎng)絡技術、大數(shù)據(jù)技術等促進檔案信息化管理手段的發(fā)展和進步。事業(yè)單位要強化檔案信息系統(tǒng)安全保密，應做到：（1）保證檔案信息系統(tǒng)安全。為消除安全隱患，應不斷優(yōu)化邊界防火墻策略，及時排查檔案信息系統(tǒng)開放端口；為避免信息泄露或越權訪問，應加大運維檢查和系統(tǒng)監(jiān)控頻次，提高賬號口令密碼的安全性。（2）嚴格檔案管理系統(tǒng)賬號權限。為保證檔案信息安全共享，應對系統(tǒng)賬號和運維賬號進行定期審查，臨時賬號要及時予以清理，確保檔案信息系統(tǒng)業(yè)務授權許可使用合規(guī)。（3）安全存儲檔案數(shù)據(jù)資源。制定檔案安全備份和恢復測試方案，依據(jù)方案規(guī)定定期開展檔案數(shù)據(jù)異地備份和恢復測試，禁止移動終端輸入或輸出電子檔案[2]。

2.5 整合檔案信息資源

傳統(tǒng)手工檔案管理已經(jīng)無法適應現(xiàn)代科技發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理的要求，必須合理應用現(xiàn)代信息技術于檔案管理工作之中，將檔案收集、歸檔保管、查閱利用、編研統(tǒng)計、信息開發(fā)等管理過程信息化。

整合電子檔案信息資源有助于提高檔案管理水平。整合事業(yè)單位檔案信息，需要以信息化技術為基礎，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成檔案信息管理利用平臺，不斷完善和健全整合流程，滿足利用需求，服務事業(yè)單位科學發(fā)展的需要，最大限度發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用和價值，提升事業(yè)單位檔案管理質量與服務水平，為事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展提供客觀依據(jù)。

整合檔案信息資源應做到：（1）實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA 辦公系統(tǒng)的有機對接，將各科室作為檔案信息的資料，通過OA 系統(tǒng)直接轉存至檔案管理系統(tǒng)。（2）為保障檔案信息的真實性、有效性和完整性，在檔案管理過程中事業(yè)單位需要拓展創(chuàng)新管理觀念，處理和收集非網(wǎng)絡環(huán)境下產生的檔案信息，然后傳輸檔案信息資料。（3）為避免檔案信息缺失、丟失和損壞，圖片、音視頻等檔案資料應重點保存，到期檔案銷毀時應做好記錄。

2.6 提高檔案管理人員的綜合素質

為了進一步推進事業(yè)單位檔案信息化管理進程，應重視檔案管理人員的培養(yǎng)和引進工作，不斷提高管理人員的檔案信息系統(tǒng)操作能力和業(yè)務能力，以提升整體素質，為經(jīng)濟社會和單位發(fā)展提供檔案信息。

事業(yè)單位要定期舉辦關于檔案管理業(yè)務知識、信息化管理技能和提高職業(yè)素養(yǎng)的培訓教育活動，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識、現(xiàn)代化管理意識和責任意識，使其充分發(fā)揮主觀能動性，獲得職業(yè)歸屬感，提高檔案管理效率，創(chuàng)新檔案管理工作，從枯燥的檔案管理工作之中體會到快樂和自豪感。

事業(yè)單位要加大檔案管理人力資源建設，構建和諧環(huán)境，引入競爭機制，吸引更多的優(yōu)秀專業(yè)人才進入檔案管理隊伍之中，激活全體管理人員的積極性和能動性，通過檔案管理系統(tǒng)的合理有效應用、拓展和維護，提高檔案管理工作整體效率和工作質量。

3 討論

檔案學是專業(yè)性和技術性較強的一門學科。檔案管理是集社會性、服務性、政治性、文化性、系統(tǒng)性、效益性于一體的工作，為事業(yè)單位管理的重要內容，是事業(yè)單位高效、有序、協(xié)調發(fā)展的重要保障，管理水平與單位長遠發(fā)展息息相關。大數(shù)據(jù)時代，應深度開發(fā)和高效利用檔案資源，確保檔案資源的完整與安全[3]，創(chuàng)新現(xiàn)階段檔案管理服務模式，更好地適應網(wǎng)絡時代發(fā)展要求[4]；摸透檔案管理工作效率提升和資源開發(fā)創(chuàng)新舉措的有效途徑，以創(chuàng)新的思維、創(chuàng)新的模式推動檔案事業(yè)發(fā)展[5]，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作。

隨著科學和信息技術的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機遇[6]，在檔案管理工作中要轉變傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新思路，不斷提升信息化時代背景下檔案管理工作水平[7]。在創(chuàng)新檔案管理過程中，存在軟件技術與硬件設施不到位、資源共享的意識不足和檔案系統(tǒng)信息化水平發(fā)展不均衡等問題，運用數(shù)字化技術進行檔案管理也存在不足，需探索新管理方法[8]。事業(yè)單位應合理應用信息化技術和現(xiàn)代管理技術，發(fā)揮檔案管理的協(xié)調作用，引入創(chuàng)新思想[9]，不斷提升事業(yè)單位檔案管理和整體管理水平。在思想觀念上創(chuàng)新，在服務機制上創(chuàng)新，增強中心意識、時效意識、質量意識和攻關意識，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，完善檔案管理制度，建立檔案管理激勵機制，提高工作效率[10]，達到縮短紙質檔案歸檔時間、促進快速檢索查閱和提升檔案管理水平的目的，優(yōu)化檔案管理，確保事業(yè)單位科學管理。