王穎

摘? 要：本文以檔案管理中的“收、管、用”這三個(gè)主要環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，對(duì)檔案管理模式的變革加以分析和闡述，同時(shí)從構(gòu)建“大檔案”體制、拓展“大數(shù)據(jù)”資源、建設(shè)“大技術(shù)”平臺(tái)、貫穿“大服務(wù)”理念四個(gè)方面提出高校檔案管理模式的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;模式變革

1? 引言

大數(shù)據(jù)作為一個(gè)物質(zhì)名詞概念，具有數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)類(lèi)型多、價(jià)值密度低和流轉(zhuǎn)速度快等特征。大數(shù)據(jù)這一概念的提出，最重要的意義還在于通過(guò)對(duì)龐大的含有意義的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化處理，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的增值。

大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)意義上數(shù)據(jù)的終極價(jià)值都在于分析與應(yīng)用，創(chuàng)造新價(jià)值。[1]高校檔案管理工作的主要客體是產(chǎn)生于教學(xué)、科研、學(xué)生管理等大量的檔案信息，這些檔案信息構(gòu)成了學(xué)校的“資源中心”。引入大數(shù)據(jù)概念，促進(jìn)檔案管理模式提質(zhì)升級(jí)，是新時(shí)代檔案管理工作的必然要求。

2? 高校檔案管理模式的現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)模式下，檔案管理的收集環(huán)節(jié)主要是被動(dòng)地接收檔案資源，保管環(huán)節(jié)也是以保管傳統(tǒng)實(shí)體檔案為主，在利用環(huán)節(jié)則表現(xiàn)為共性的“重藏輕用”問(wèn)題。

2.1 檔案資源的接收以被動(dòng)接收為主。檔案資源體系建設(shè)的第一步就是進(jìn)行檔案資源的接收。

目前，高校各檔案形成單位根據(jù)歸檔范圍和歸檔期限等要求，對(duì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理，然后將歸檔材料的案卷級(jí)、文件級(jí)目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)上傳相關(guān)材料的電子版。上述各環(huán)節(jié)完成后將歸檔材料移交至學(xué)校檔案部門(mén)進(jìn)行保管。所以，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)就是“交什么就保管什么，交多少就保管多少”。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門(mén)就是這樣進(jìn)行著檔案資源的被動(dòng)接收。

高校檔案工作者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到這種被動(dòng)接收的局限性，已經(jīng)在“走出去”主動(dòng)開(kāi)展一些檔案的征集和收集，但效果并不理想。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，究其原因還是檔案部門(mén)工作人員主動(dòng)性思維有欠缺，只有變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”的數(shù)據(jù)化思維，才能應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)帶來(lái)的檔案工作新問(wèn)題。

2.2 檔案資源的保管以實(shí)體檔案為主。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案資源的保管都是以傳統(tǒng)實(shí)體檔案為主要保管對(duì)象，包括紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等，其中又以紙質(zhì)檔案占比最多。

近年來(lái)，在建設(shè)數(shù)字檔案館的目標(biāo)指引下，本著“存量數(shù)字化，增量電子化”的原則，各高校都在大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。即使如此，檔案的數(shù)字化資源占比仍較低，主要原因在于高校檔案管理部門(mén)整體投入有限，檔案的數(shù)字化加工工作相對(duì)滯后，數(shù)字檔案資源也相對(duì)匱乏。

2.3 檔案資源的利用仍然是“重藏輕用”。檔案管理的價(jià)值是對(duì)檔案資源信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)再利用，即“藏以致用”。

目前，檔案實(shí)體信息和數(shù)字信息的有效整合和深度挖掘還相對(duì)缺乏。高校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校信息存儲(chǔ)的“資源中心”“信息高地”，檔案實(shí)體信息和數(shù)字信息的數(shù)量都在逐年大幅攀升，卻缺乏對(duì)這些信息的有效整合和深度挖掘，這使得許多檔案資源長(zhǎng)期處于休眠狀態(tài)，一些有價(jià)值的珍貴檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

高校檔案管理機(jī)構(gòu)“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀(guān)念是導(dǎo)致檔案資源開(kāi)發(fā)利用不足的首要原因;檔案工作人員自身能力的欠缺和軟件硬件設(shè)施配備的滯后也在一定程度上影響了檔案的開(kāi)發(fā)再利用。

3? 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革

高校檔案的主要特點(diǎn)是來(lái)源多、數(shù)量大、價(jià)值密度低、數(shù)據(jù)形成快。這些特點(diǎn)與大數(shù)據(jù)的基本特征相契合。因此，在大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式必將發(fā)生一場(chǎng)大的變革。

3.1 檔案資源的接收將更多采用“主動(dòng)獲取”。利用計(jì)算機(jī)手段直接從學(xué)校各網(wǎng)站、各管理系統(tǒng)獲取有效的檔案數(shù)據(jù)信息，將成為今后檔案資源的主要接收方式并逐步實(shí)現(xiàn)由“被動(dòng)接收”向“主動(dòng)獲取”的轉(zhuǎn)變。

應(yīng)用信息抓取技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)直接歸檔，不僅要將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各職能管理系統(tǒng)相對(duì)接，同時(shí)還要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)分辨，以獲取有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，自動(dòng)歸檔至檔案管理系統(tǒng)。

在歸檔過(guò)程中，需要制定相應(yīng)的數(shù)字資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件、音頻、視頻等數(shù)據(jù)信息能夠規(guī)范地進(jìn)入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為將來(lái)檔案資源的有效整合奠定基礎(chǔ)。

3.2 檔案資源的構(gòu)成將逐步實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化覆蓋”。運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維，推進(jìn)高校建設(shè)“數(shù)字檔案館”。高校檔案館引入大數(shù)據(jù)管理方式，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息資源總量，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的“數(shù)字化覆蓋”。

在推進(jìn)“存量數(shù)字化”的同時(shí)，做好與學(xué)校各管理系統(tǒng)間的對(duì)接，推進(jìn)“增量電子化”，豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)總量，為大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3.3 檔案資源的開(kāi)發(fā)利用將轉(zhuǎn)向“藏用并重”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案職業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)向知識(shí)和信息的科學(xué)管理、優(yōu)質(zhì)提供和快捷傳播。[2]

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，確立“藏用并重”的新思維，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行深度整合、深入挖掘，通過(guò)對(duì)各類(lèi)信息關(guān)聯(lián)性的研究，揭示隱藏在其背后的內(nèi)在規(guī)律，從而預(yù)測(cè)事物發(fā)展，為科學(xué)決策提供有力的信息保障。

4? 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的發(fā)展

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理模式應(yīng)向構(gòu)建“大檔案”體制、拓展“大數(shù)據(jù)”資源、建立“大技術(shù)”平臺(tái)、貫穿“大服務(wù)”理念四個(gè)方面轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境，做好新形勢(shì)下的檔案管理工作。

4.1 構(gòu)建“大檔案”體制。“大檔案”這一概念最早是由孫嘉焯在其文章《試論“大檔案”》中提出的。“大檔案”不僅是一個(gè)技術(shù)性的名詞概念，更是一種新的檔案觀(guān)、方法論。[3]將“大檔案”的理念引入高校檔案管理，構(gòu)建“大檔案”管理體制，符合高校檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

確立“大檔案”管理理念。通過(guò)多種形式的宣傳，營(yíng)造“大檔案”管理的氛圍，形成“大檔案”聯(lián)動(dòng)格局，讓師生認(rèn)識(shí)自己是檔案材料的形成者。

完善“大檔案”網(wǎng)絡(luò)體系。已建成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系要不斷予以完善，及時(shí)開(kāi)展檔案法規(guī)宣講、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則下，檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門(mén)之間要密切協(xié)作、相互配合、各司其職，確保檔案資料和信息數(shù)據(jù)及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地接收保管。

對(duì)接“大數(shù)據(jù)”管理模式。建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)特征的檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建開(kāi)放式高校檔案管理格局，走出“信息孤島”窘境，高效地完成檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)。

4.2 拓展“大數(shù)據(jù)”資源。大數(shù)據(jù)研究專(zhuān)家舍恩伯格指出，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們處理的數(shù)據(jù)從樣本數(shù)據(jù)變成全部數(shù)據(jù)。對(duì)此，拓展信息數(shù)據(jù)的收集途徑，豐富大數(shù)據(jù)資源十分重要。

第一，加強(qiáng)實(shí)體檔案資源建設(shè)。實(shí)體檔案是館藏檔案的主要部分，也是檔案數(shù)據(jù)資源的一個(gè)主要來(lái)源。做好現(xiàn)有實(shí)體資源接收工作的同時(shí)，還要拓展檔案征集渠道，擴(kuò)大實(shí)體檔案資源總量。

第二，加快“存量數(shù)字化”建設(shè)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化是基礎(chǔ)工作，對(duì)此，全國(guó)“十三五”檔案發(fā)展規(guī)劃中已對(duì)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)提出了明確的要求，高校檔案館需要加大投入，快速推進(jìn)。

第三，做好“增量電子化”建設(shè)。高校的辦公系統(tǒng)建設(shè)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等均逐步接入智慧校園管理平臺(tái)，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)、自動(dòng)歸檔架起了便捷橋梁。高校檔案館應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段將檔案管理系統(tǒng)與智慧校園管理平臺(tái)相對(duì)接，高效完成增量數(shù)據(jù)的館藏建設(shè)工作。

4.3 建設(shè)“大技術(shù)”平臺(tái)。與智慧校園管理平臺(tái)相適應(yīng)，高校檔案館應(yīng)建立“大技術(shù)”平臺(tái)。通過(guò)“大技術(shù)”平臺(tái)，將不同種類(lèi)、格式和來(lái)源的數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)集成，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的規(guī)范化整合、存儲(chǔ)和共享利用。

高校檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)已開(kāi)放的檔案數(shù)字資源信息，應(yīng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建立信息共享平臺(tái)，為學(xué)校和社會(huì)提供利用;對(duì)不宜對(duì)外公開(kāi)的檔案數(shù)字化信息，也應(yīng)在校園網(wǎng)、局域網(wǎng)內(nèi)部提供利用，及時(shí)服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研、黨政管理等各項(xiàng)工作。

4.4 貫穿“大服務(wù)”理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案服務(wù)發(fā)展的方向是社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性和先進(jìn)性，以用戶(hù)的個(gè)性化需求為導(dǎo)向，強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。[4]將“大服務(wù)”理念貫穿于高校檔案工作中，方能使沉睡的數(shù)據(jù)變成活躍的信息。

首先，個(gè)性推送服務(wù)理念。高校檔案管理機(jī)構(gòu)通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，挖掘師生以及各職能部門(mén)、教學(xué)單位最需要的檔案服務(wù)需求，提供精準(zhǔn)的、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的檔案利用服務(wù)。

其次，價(jià)值增值服務(wù)理念。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行深入的價(jià)值挖掘。通過(guò)檔案信息自動(dòng)分析，為學(xué)校發(fā)展發(fā)揮智庫(kù)作用。例如，利用學(xué)校各年度的基層報(bào)表、人事報(bào)表、科研報(bào)表等數(shù)據(jù)，建立與學(xué)校規(guī)模、師資建設(shè)、科研產(chǎn)出等關(guān)聯(lián)模型，預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，為學(xué)校規(guī)劃發(fā)展提供決策依據(jù)。

最后，拓展服務(wù)方式理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)化、智慧型服務(wù)。高校檔案機(jī)構(gòu)可以充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立微信公眾號(hào)服務(wù)平臺(tái)，展示館藏資源，傳播校園文化，開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代為高校檔案管理模式帶來(lái)了新機(jī)遇。高校檔案工作者要緊跟時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，更新知識(shí)，順勢(shì)而為，運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維豐富檔案信息資源，挖掘檔案資源價(jià)值，滿(mǎn)足高校日益提升的個(gè)性化需求，讓智慧檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李彥，王雪君.大數(shù)據(jù)背景下高?！按髾n案”管理體制構(gòu)建研究[J].浙江檔案，2018（7）：17-19.

[4]周美蘭.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源體系建設(shè)的思考[J].山西檔案，2015（1）：68-71.

（作者單位：山東藝術(shù)學(xué)院辦公室? 來(lái)稿日期：2019-08-10）