廖利香 吳青霞

摘 ? 要：地方高校檔案管理工作是學(xué)校管理的重點(diǎn)工作之一。各地方高校檔案管理在共性中存在著個(gè)性，具體工作中可以相互借鑒和共勉。以湖南科技學(xué)院檔案館為例，從管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案宣傳力度、檔案收集、檔案制度化管理水平和檔案信息化建設(shè)等五個(gè)方面對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出通過(guò)加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、加大檔案宣傳力度、健全并落實(shí)檔案管理機(jī)制和加快檔案信息化進(jìn)程等對(duì)策來(lái)提升地方高校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：地方高校 ?檔案管理 ?檔案信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）07（c）-0187-03

地方高校是指隸屬各省、自治區(qū)、直轄市、港澳特區(qū)，由地方行政部門(mén)劃撥經(jīng)費(fèi)的普通高等學(xué)校，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展為目標(biāo)，著力為地方培養(yǎng)高素質(zhì)人才。由于歷史原因，大部分地方高校的地理位置比較偏僻，各種教學(xué)服務(wù)配套設(shè)施比較落后，檔案管理也相對(duì)滯后。然而隨著當(dāng)前國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、各地方高校的辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大和各種管理水平提升，地方高校的檔案種類(lèi)和數(shù)量越來(lái)越多，來(lái)源、內(nèi)容和形式也越來(lái)越復(fù)雜[1]。要做好地方高校檔案管理工作，就必須嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案法》和相關(guān)部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度開(kāi)展工作，學(xué)習(xí)和吸取檔案管理工作開(kāi)展較好的高校的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校實(shí)際來(lái)進(jìn)行檔案管理。本文以湖南科技學(xué)院檔案館為例，對(duì)地方高校檔案管理進(jìn)行探討。

1 ?地方高校檔案管理現(xiàn)狀

地方高校檔案管理工作是學(xué)校管理中的重要工作之一。湖南科技學(xué)院比較重視檔案管理工作，聘用專(zhuān)業(yè)和專(zhuān)門(mén)人員對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行歸類(lèi)和管理。其檔案管理的現(xiàn)狀如下。

1.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)比較重視

由于學(xué)?？焖侔l(fā)展和對(duì)檔案管理工作的重視，湖南科技學(xué)院于2015年4月成立了檔案館，將原來(lái)隸屬于人事處的文書(shū)、人事檔案管理和隸屬于教務(wù)處的學(xué)生檔案管理等檔案管理工作分離出來(lái)，專(zhuān)門(mén)成立檔案館，檔案工作由校長(zhǎng)直接分管，在人員、經(jīng)費(fèi)及設(shè)施設(shè)備方面，學(xué)校給予有力保障。檔案館館長(zhǎng)是檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，一直從事檔案管理工作，精通地方高校檔案管理業(yè)務(wù)。

1.2 管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)基本合理

檔案管理工作好壞，管理人員是首位條件。湖南科技學(xué)院檔案館配備了5名工作人員。從學(xué)歷來(lái)看，其中研究生2人，大學(xué)本科3人;從職稱(chēng)來(lái)說(shuō)，副高職稱(chēng)4人，中級(jí)職稱(chēng)1人;在年齡結(jié)構(gòu)上，45歲以下3人，45歲以上1 人。5名工作人員畢業(yè)于檔案學(xué)、管理學(xué)、英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、化學(xué)等專(zhuān)業(yè)，文理科兼具。為配合檔案材料的收集和整理工作，湖南科技學(xué)院在各院系和部門(mén)設(shè)置了兼職檔案員。由于檔案館工作人員結(jié)構(gòu)基本合理，檔案管理工作開(kāi)展順利。

1.3 檔案門(mén)類(lèi)基本齊全

目前湖南科技學(xué)院檔案館的實(shí)物檔案管理主要有人事、文書(shū)、學(xué)生、基建、照片、設(shè)備、實(shí)物及會(huì)計(jì)檔案等，除會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)務(wù)處管理外，高校十一類(lèi)檔案全部由檔案館管理。根據(jù)當(dāng)前檔案管理技術(shù)發(fā)展和信息化要求，在實(shí)物管理的基礎(chǔ)上，逐漸整理了相應(yīng)的電子檔案，便于信息查詢和管理歸類(lèi)。

1.4 檔案制度建設(shè)漸趨完善

根據(jù)國(guó)家和相關(guān)部門(mén)的檔案管理方面法規(guī)和制度，湖南科技學(xué)院檔案館制定了《湖南科技學(xué)院檔案管理辦法》、《湖南科技學(xué)院文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》、《湖南科技學(xué)院檔案實(shí)體分類(lèi)方案》、《湖南科技學(xué)院人事檔案管理辦法》等制度。在具體工作開(kāi)展中，制定了檔案員工作職責(zé)、庫(kù)房管理制度、工作流程，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理提供了保障。另外，檔案館內(nèi)部檔案日常管理工作的記錄健全，建立了檔案移交接收臺(tái)賬、檔案查閱借閱登記簿等。

1.5 檔案信息化建設(shè)已有初步發(fā)展

為方便檔案管理使用者，檔案館在校園網(wǎng)上建立了檔案館網(wǎng)站，網(wǎng)站欄目?jī)?nèi)容豐富，包括部門(mén)概況、檔案法規(guī)、服務(wù)指南、檔案快訊、業(yè)務(wù)專(zhuān)區(qū)、檔案花絮、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)生檔案查詢等。檔案館建立以來(lái)，在滿足日常工作基礎(chǔ)上，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，建立了文書(shū)綜合檔案目錄檢索系統(tǒng)和人事檔案目錄系統(tǒng)，各門(mén)類(lèi)檔案的目錄均已輸機(jī)。

2 ?地方高校檔案管理存在的問(wèn)題

湖南科技學(xué)院檔案館成立以來(lái)，工作人員在日常工作基礎(chǔ)上，對(duì)以往工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，組織開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，歸類(lèi)檔案和進(jìn)行檔案信息電子化工作。在開(kāi)展工作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在著一些問(wèn)題。

2.1 管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)有待提高

湖南科技學(xué)院檔案館共有5名檔案專(zhuān)職人員，僅館長(zhǎng)1人是由檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，其他4名工作人員是在檔案管理工作過(guò)程中，累積了相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，但接觸檔案管理工作的年限不長(zhǎng)，業(yè)務(wù)知識(shí)不夠?qū)I(yè)。隨著現(xiàn)在高校對(duì)檔案管理工作的重視，檔案查閱和使用數(shù)量大增，日常管理工作任務(wù)較重。由于專(zhuān)業(yè)檔案管理員不足，使得管理人員外出培訓(xùn)少，專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)更新不足。由于編制緊張，人手不足，教學(xué)檔案、基建檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等門(mén)類(lèi)無(wú)人管理，館長(zhǎng)只好親自擔(dān)任這些業(yè)務(wù)工作的管理，無(wú)暇顧及史料編輯和思考籌謀工作。

2.2 檔案宣傳力度不夠

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十五條明確規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開(kāi)展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課?！?/p>

湖南科技學(xué)院檔案館每年都有一場(chǎng)專(zhuān)門(mén)針對(duì)學(xué)校各部門(mén)兼職檔案員的培訓(xùn)。為方便工作開(kāi)展，建立了檔案館網(wǎng)站，在網(wǎng)站上有檔案法規(guī)、服務(wù)指南、檔案快訊、業(yè)務(wù)專(zhuān)區(qū)等欄目的介紹，在人文與社會(huì)科學(xué)學(xué)院秘書(shū)學(xué)系開(kāi)設(shè)了檔案管理課程。檔案專(zhuān)職人員利用到各個(gè)部門(mén)指導(dǎo)工作的機(jī)會(huì)，給兼職檔案員講解檔案法律法規(guī)知識(shí)和歸檔要求等。但仍然有很多教職工不知道檔案館保管些什么資料，也不知人事檔案、文書(shū)檔案以及學(xué)生檔案所包含內(nèi)容的區(qū)別，對(duì)人事檔案里面的十大類(lèi)更是無(wú)從得知，對(duì)檔案的查借閱規(guī)則也不知曉，檔案館給他們以神秘感，檔案館就如保密局。這樣一來(lái)，他們不知道如何去利用檔案，哪些可利用，也就不會(huì)主動(dòng)去配合檔案館的檔案收集工作。

2.3 檔案材料收集困難

檔案材料收集是檔案管理的第一步，也是關(guān)鍵性的一步。檔案材料收集的完整性和及時(shí)性，關(guān)系到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作。《檔案法》第十條中明確規(guī)定“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。雖然《檔案法》中對(duì)檔案收集有明確規(guī)定，我校也建立了部門(mén)立卷制度，但在具體工作中，檔案材料收集工作仍然缺少有效的監(jiān)督和約束力，一些部門(mén)的材料很難按時(shí)上交。個(gè)別兼職檔案員認(rèn)為收集檔案材料應(yīng)該是檔案館工作人員的工作，從內(nèi)心開(kāi)始抵觸;還有部分兼職檔案員疲于應(yīng)付本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)交待的工作，無(wú)暇來(lái)做檔案的收集整理工作，造成檔案材料收集的滯后和材料的不完整。

2.4 檔案制度化管理水平不高

湖南科技學(xué)院檔案館在成立后，在滿足日常工作需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)家和各級(jí)部門(mén)的要求，努力完善各項(xiàng)制度。但由于歷史原因，檔案制度化管理還有很大的提升空間。

其一，檔案制度建設(shè)還需細(xì)化或健全，如只在《人事檔案管理員工作職責(zé)》中提到“做好人事檔案的安全、保密工作”，并沒(méi)有具體的人事檔案保密制度;全校的設(shè)備、照片、基建、實(shí)物等門(mén)類(lèi)檔案今年才集中整理好，其制度還未建立。

其二，在檔案材料收集和管理工作中，部分工作已經(jīng)建立了相關(guān)的管理制度，但在實(shí)際操作過(guò)程中，落實(shí)力度不夠，制度執(zhí)行不到位，導(dǎo)致檔案管理工作有時(shí)候比較被動(dòng)。

其三，檔案管理工作缺乏有效考核。湖南科技學(xué)院檔案館要求各部門(mén)推行立卷制度，但有些部門(mén)不以為然，能推就推，能拖就拖。當(dāng)前急需建立全校檔案考核辦法，形成制度，嚴(yán)格執(zhí)行。

2.5 檔案信息化建設(shè)處于起步階段

檔案管理信息化是指電腦和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于檔案管理工作中，方便檔案的查閱、咨詢和使用等，包括檔案文書(shū)、實(shí)物和照片等內(nèi)容的電子化保存和檔案網(wǎng)站建設(shè)等工作。目前各地方高?；窘⒘藱n案信息化管理系統(tǒng)，都能做到文件級(jí)的目錄檢索，但離檔案全文數(shù)字化的目標(biāo)還有一定距離。高校檔案網(wǎng)站建設(shè)逐步從“公告板”到“服務(wù)人員”角色的轉(zhuǎn)型[2]，但網(wǎng)站內(nèi)容大多是本館基本信息介紹，檔案有關(guān)的內(nèi)容更新緩慢，信息較滯后，沒(méi)有展示出檔案工作最新動(dòng)態(tài)[3]。

3 ?改進(jìn)地方高校檔案管理的對(duì)策

地方高校的檔案管理工作存在著先天不足。做好地方高校檔案管理工作，一方面要學(xué)習(xí)和吃透《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)章制度內(nèi)容，按規(guī)章制度辦事，另一方面要學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)檔案管理開(kāi)展較好的高校管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際來(lái)建立和完善自己的辦公和管理制度，并落實(shí)到位。

3.1 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

管理隊(duì)伍是管理工作開(kāi)展好壞的第一要素。要提升地方高校檔案管理工作，首先要加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。由于檔案管理工作的保密性，其工作人員不宜頻繁流動(dòng)。

地方高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，要做好外引和內(nèi)培并行，重點(diǎn)是內(nèi)培。外引就是引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才對(duì)口管理。內(nèi)培就是加強(qiáng)檔案館內(nèi)部人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的提高，可以采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)等多種形式，組織檔案管理人員和各部門(mén)的兼職檔案員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)自身對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí);組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)和交流，提升管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平等;邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家指導(dǎo)工作和開(kāi)展講座，增強(qiáng)檔案管理人員的見(jiàn)識(shí)。地方高校檔案館要重視各部門(mén)兼職檔案員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，既保證了立卷部門(mén)移交案卷的質(zhì)量，也增強(qiáng)了全校師生的檔案意識(shí)。

3.2 加大檔案宣傳力度

檔案管理工作，關(guān)鍵是檔案材料的收集、整理和使用?！稒n案法》第三條明確規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)?！痹诘胤礁咝?，宣傳和普及檔案法律法規(guī)知識(shí)非常重要。通過(guò)宣傳和檔案知識(shí)普及，讓大家清楚檔案工作的重要性和檔案正確使用，可以提高檔案材料收集效率和檔案順利使用。對(duì)此，可以通過(guò)校園網(wǎng)站、檔案館網(wǎng)頁(yè)、學(xué)報(bào)、校報(bào)和宣傳欄等校園媒介宣傳檔案法律法規(guī)及檔案工作的重要性，使檔案管理工作深入人心[4];檔案館可以組織專(zhuān)門(mén)人員到輪流到各院系和部門(mén)做檔案管理培訓(xùn)和宣傳講座，面對(duì)面交流，在宣傳檔案保密性的同時(shí)消除檔案神秘性;在宣傳中重視收集意見(jiàn)和建議，改進(jìn)自身工作，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3 健全并落實(shí)檔案管理機(jī)制

無(wú)規(guī)矩不成方圓，無(wú)制度難以成事。完善的檔案管理機(jī)制是檔案工作順利進(jìn)行的基本保障。一方面，地方高校應(yīng)建立、健全檔案管理機(jī)制，在實(shí)際工作中做到有法可依，有章可循[5]。根據(jù)檔案管理的相關(guān)法規(guī)和制度，借鑒其他高校的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，地方高校檔案館應(yīng)依據(jù)學(xué)校和檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，對(duì)缺失的制度要建立起來(lái)，對(duì)具體的檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化。另一方面，制度是基礎(chǔ)，落實(shí)是關(guān)鍵，地方高校要建立具體可行的全校檔案考核辦法。要根據(jù)《高校檔案管理辦法》制定考核細(xì)則，把檔案管理工作納入各部門(mén)的考核中，作為一項(xiàng)“硬指標(biāo)”使檔案管理制度落到實(shí)處。

3.4 加快檔案信息化進(jìn)程

2016年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，將檔案管理信息化確定為全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”發(fā)展目標(biāo)。內(nèi)容包括檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)等內(nèi)容。

高校檔案信息化建設(shè)要以資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)[6]。地方高校檔案館應(yīng)繼續(xù)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持，從人力、物力、財(cái)力方面加大檔案信息化建設(shè)的投入力度，加速檔案全文數(shù)字化的進(jìn)程;從網(wǎng)站內(nèi)容、形式、更新速度、檢索功能等方面對(duì)檔案館網(wǎng)站進(jìn)行優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

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